如何一劳永逸地将 Gmail 中的收件箱清零

我们每天都被电子邮件淹没，这使得跟踪任务和管理工作流程变得困难。 然而，整理电子邮件并不一定是一件痛苦的事情。 事实上，只需 15 分钟即可将您的 Gmail 收件箱清零。

虽然我们无法阻止新电子邮件的传入，但我们可以帮助您更好地整理邮件。

几年前，我偶然发现了 Andreas Klinger 的 Gmail 收件箱清零方法，直到今天他的方法仍然对我有效。 在这篇文章中，我将向您展示如何根据 Klinger 的方法组织您的 Gmail 收件箱，使其变得干净、系统化且易于导航，从而使您成为一个更高效、生产力更高、整体更快乐的人。 我还将向您展示我如何为内容营销人员调整他的标签系统。

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如何在 Gmail 中将收件箱清零

在深入讨论之前，我们先回顾一下基本方法：

• 您在 Gmail 中设置了多个收件箱，并为每个收件箱指定了一个名称，例如“需要操作/回复”和“等待响应”。
• 然后，您的常规收件箱将显示在左侧，带标签的收件箱（Gmail 称之为“窗格”）将显示在右侧，如下所示：

• 您知道可以按黄色星形图标将电子邮件标记为重要吗？ 事实证明，您还可以在 Gmail 中打开其他彩色星星和图标，例如刘海（即感叹号）和问号。 Gmail 将这些图标称为“特殊星星”。 在这种方法中，每个窗格都由不同的特殊星星代表。
• 每次您的收件箱中收到一封新电子邮件时，您都需要：
  • 立即回复您可以回复的内容。 对于那些您想要跟踪为“正在等待回复”或“已委托”的人，请标上相应的特殊星号。
  • 通过用适当的特殊星标来标记您稍后需要处理的电子邮件。
  • 对于那些您不需要处理或不是最新的内容，可以将它们存档而不带特殊星号，或者完全删除它们。
• 最后，将所有内容存档。 这样，您的收件箱就会保持为零，而其他所有内容要么在其指定的窗格中，要么被存档，要么被删除。

结果？ 一个干净的收件箱，易于导航，让您轻松分类新电子邮件。

以下是在 Gmail 中进行设置的方法。

Gmail 中收件箱归零的分步指南

第 1 步：准备新的收件箱布局。

为了使整个过程顺利进行，您需要删除“社交”和“促销”选项卡。 （专业提示：如果您担心每天收件箱中会收到大量社交通知和促销电子邮件，请借此机会设置过滤器，以便自动存档或删除您的社交通知，并批量取消订阅促销电子邮件你不会使用像 Unroll.Me 这样的工具来阅读。）

在“设置”中，转到“收件箱”选项卡并执行以下操作：

1. 将收件箱类型更改为“默认”。
2. 取消选择所有选项卡（“主要”除外）。
3. 选择“无标记”。
4. 选择“使用我过去的操作...”或“不要使用我的操作...” - 它不会直接影响您的新系统。
5. 选择“不覆盖过滤器”。

点击“保存更改”，Gmail 将自动重新加载。

第 2 步：使收件箱的显示密度紧凑。

单击齿轮图标并从下拉菜单中选择“紧凑”。

步骤 3：启用多个收件箱。

单击齿轮图标，然后从下拉菜单中选择“设置”。 转到“实验室”选项卡，然后启用多个收件箱。 （这些是不同的“窗格”。）

滚动到底部并单击“保存更改”。

第四步：打开右侧的特殊星星。

在“设置”中，转到“常规”选项卡并向下滚动，直到看到标有“星星”的部分。 添加您想要用来代表每个窗格的星号。

作为内容营销人员，我选择：

• 黄色刘海：代表“需要操作/回复”
• 红色爆炸：用于紧急的“需要操作/回复”项目
• 紫色问号： “等待回复”（以便我可以在需要时跟进）
• Greenstar：代表“写作”
• Bluestar：用于“编辑”
• 橙色 guillemet（双箭头）：代表“委托”，意思是我委托给其他人的电子邮件（以便我可以在需要时跟进）

不是内容营销人员？ Klinger 使用窗格名称“需要操作/回复”、“等待回复”、“委派”和“已安排”（用于安排的会议、航班、活动门票、安排的通话以及他可能需要快速参考的任何其他内容）。

滚动到底部并单击“保存更改”。

第 5 步：设置过滤器，将带有特殊星标的电子邮件拉入右侧窗格。

在“设置”中，转到“多个收件箱”选项卡。 每个面板代表您的多个收件箱之一（最多 5 个），您可以按照您选择的任何方式命名和排列它们。

这就是我所做的：

请注意我如何使用“OR”，以便不同的星星可以进入同一窗格：黄色感叹号表示重要的操作项目，红色感叹号表示紧急操作项目。

以下是所有可能的搜索查询的列表：

专业提示：如果您经常使用 Gmail 移动应用程序，Klinger 建议对重要操作项使用默认的黄色星号，因为它是移动应用程序支持的唯一特殊星号。

当您仍在“多个收件箱”选项卡中时，将最大页面大小设置为您想要的任何值（我每页进行 20 个对话），并将面板放置在收件箱的右侧。

单击“保存更改”，您将返回收件箱。

现在是有趣的部分。

收件箱归零之路

到目前为止，您所做的一切都是为了让自己的收件箱为空。 现在，您可能会在收件箱中查看数百甚至数千封电子邮件。

不要不知所措。

你将会归零，但你现在需要处理它。 其实没那么难。 相信我，感觉很好。 以下是克林格的有用说明：

浏览收件箱的前两页或三页。

对每封电子邮件执行以下三件事之一：

1. 用特殊的星号标记它，然后存档。 这会将其发送到适当的窗格，同时将其从常规收件箱中删除。
2. 无需使用特殊的星号即可将其存档。 这将保留电子邮件的保存状态，但会将其从主页中清除。
3. 删除它。

关于特殊星星（相对于标签）的最好的部分之一是，您不需要点击进入电子邮件或按照多个步骤来用特殊星星标记它。

相反，只需单击发件人姓名右侧的空白星星即可，然后继续单击以滚动浏览所有特殊星星，直到找到您想要的星星。

这将需要几秒钟的时间，但该电子邮件随后将显示在相应的窗格中。 当您用特殊的星标标记电子邮件后，请记住将其存档，以便将其从您的常规收件箱中清除。

一旦您浏览完收件箱的前几页，并且感觉没有任何更重要的电子邮件，那么就该采取克林格所说的“大胆举措”了。

存档其他所有内容。

单击左上角的复选框选择您的所有电子邮件。 确认您确实指的是所有数千封电子邮件，而不仅仅是当前页面。

然后，单击“存档”。

噗。

鳍

哒哒！ 你已经完成了。 从那时起，我就可以轻松地保持收件箱为空。 电子邮件不再像以前那样从裂缝中溜走。 我还能够更好地跟踪我发送的所有需要​​回复或我必须以某种方式跟进的电子邮件。 使用此方法可以整理您的收件箱并更好地组织您的工作流程。

编者注：本文最初发表于 2015 年 6 月，为了全面性已进行了更新。