如何组织您的电子邮件：11 种管理工具

大多数人对他们的电子邮件收件箱都是又爱又恨。 一方面，电子邮件非常有用——无论您是与客户取得进展，用（效率更高的）电子邮件线程取代会议，还是收到有趣的社交聚会的邀请。

但另一方面，电子邮件可能会让人不知所措——尤其是当你失去控制时。 男孩很容易失去控制。 我们中的许多人定期受到新电子邮件的轰炸，并且知道我们可能会在大量不太相关的内容中错过真正重要的内容，这让我们感到很有压力。

幸运的是，有很多适合初创公司的工具和免费应用程序可以帮助我们变得更有条理。 在这篇文章中，我们将介绍如何最好地组织您的电子邮件，并建议一些工具来简化该过程。

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如何组织您的电子邮件

在我们深入研究可以帮助您控制收件箱的工具之前，让我们先回顾一下一些可以帮助您尽可能维护电子邮件组织的基本最佳实践。 以下是我们的三个黄金法则：

• 删除您不需要的旧电子邮件。 我仍然收到 2006 年活动的电子邮件邀请，其中大部分我什至从未参加过。 我需要它们吗？ 不，我应该删除它们吗？ 是的。 清除收件箱中的所有内容，除了新电子邮件和以前的电子邮件（您稍后绝对需要参考）。
• 取消订阅。 严重地。 我们都有那些我发誓你真的会尽快阅读这份时事通讯的电子邮件。 你不会读它们——把它们扔掉。 下面的一些工具将帮助您批量完成此操作。
• 合并多个电子邮件帐户。 我坚信将工作和个人电子邮件分开 - 但有时，必须在两者之间切换并不利于保持井井有条。 下面的一些工具可以帮助您整合不同的电子邮件地址 - 例如，Mac 设备上的 Mail 和 iCal 允许您在一个地方简化多个帐户。

组织电子邮件的最佳方式

现在我们已经介绍了一些电子邮件组织基础知识，让我们深入研究如何最好地完成这项任务。

1.使用标签和文件夹

您不能简单地删除所有电子邮件，因此一种简单的整理方法是为重要内容创建标签和文件夹。 将电子邮件存储在文件夹中可以使它们远离您的主收件箱并减少混乱。

您可以将这些文件夹命名为“需要尽快回复”，或者如果您收到一堆与某个主题相关的电子邮件，则可以将这些文件夹命名为特定项目。 标签是您可以部署的另一种组织工具。 每个邮件提供商都会略有不同，但如果使用 Gmail，标签的功能就像便签一样，并且不会像文件夹那样从收件箱中移动电子邮件。 相反，您可以搜索标签名称并查看带有该特定标签的所有电子邮件。

2. 对重要电子邮件加注星标或标记

大多数电子邮件提供商都会附带星号或旗帜（或两者兼而有之）功能，使您能够标记要稍后返回的电子邮件。 用标志或星号标记电子邮件不会将其从收件箱中删除，但可以快速为您提供下一步要关注的电子邮件的直观表示。

在 Gmail 中，只需打开收件箱并单击邮件左侧的星号即可。 如果您想查看所有已加星标的电子邮件，请点击左侧菜单中的“已加星标”，如下图所示。

在Outlook 中，您可以标记电子邮件，而不是星标。 转到您的收件箱，然后点击您要标记的邮件旁边的标记列。 从那里，您可以选择为自己设置跟进的截止日期。

3. 设置过滤器

无论您组织得多么好，总会有源源不断的新电子邮件进入您的收件箱。 应用过滤器可以帮助您管理收到的新电子邮件。过滤器是您可以应用于传入邮件的规则，这些规则会自动将它们发送到正确的文件夹、添加正确的标签、存档或删除它们。

对于其他电子邮件提供商来说，设置过滤器可能很复杂，但对于 Gmail 用户来说，这非常简单。 要在 Gmail 中创建新过滤器：

1. 转到您的收件箱
2. 在顶部的搜索框中，单击“显示搜索选项”。
3. 输入您的搜索条件。 如果您想检查搜索是否正确，请单击“搜索”查看显示的电子邮件。
4. 在搜索窗口底部，单击“创建过滤器”。
5. 选择您希望过滤器执行的操作。
6. 单击创建过滤器。

对于 Outlook 用户，您可以在此处找到创建电子邮件规则的分步说明。

4.使用存档功能

有时，您可能会收到一些不重要或不像其他邮件那么紧急的电子邮件，但也不准备删除。 对于这些，您可以使用存档功能将其从收件箱中删除并存储以供以后使用。

例如，您可以存档电子邮件以供将来的任务使用。 准备好完成任务后，您可以提取电子邮件，完成任务，并在完成后将其删除。

5.定期清理收件箱

我们定期进行春季大扫除并整理我们的家，您的电子邮件收件箱也应该如此。 我们每天都会被电子邮件淹没，而且很容易让它失控——即使使用了上面的组织技巧。

这就是为什么定期整理收件箱很重要，这样它就不会变得如此不堪重负。 考虑每月或每季度清理一次收件箱。 如需更详细的清单，请查看我们管理电子邮件收件箱的提示。

11 个整理电子邮件的工具

1.HubSpot销售

价格：免费； 提供付费版本

曾经想知道谁打开了您的电子邮件、何时、有多少人 次， 从哪里来？ 当您下载 HubSpot Sales Chrome 扩展程序时，您可以选择在有人打开或点击您电子邮件中的链接时接收实时通知。 它与 Gmail 和 Outlook 集成。

另一个很酷的功能是当您打开电子邮件线程时会弹出联系信息侧边栏。 它包括有关您发送电子邮件的人的所有相关信息，包括过去的联系历史记录（有点像 LinkedIn 的“关系选项卡”功能）、社交媒体内容、相互联系等。 很快，该扩展将允许您安排稍后发送的电子邮件。

Sales Hub 的免费版本提供电子邮件打开通知，以及安排稍后发送电子邮件的功能，以及一些其他功能。 对于无限制的打开和点击通知（以及一系列其他升级功能），您可以每月支付 45 美元升级到 Starter。

2. 转变

价格：免费； 提供付费版本

Shift 允许您从一个方便的桌面应用程序访问和使用所有电子邮件帐户。 不仅如此，您还可以访问大量应用程序和扩展程序，包括 HubSpot Sales、Grammarly、Asana、WhatsApp 等等。

Shift 还具有出色的搜索功能，适用于您的所有帐户，因此您可以快速检索和恢复对话。 使用 Shift 等工具的最大好处是您的所有工作和工作流程都集中在一个地方。 使用此功能可以节省大量在应用程序和电子邮件帐户之间切换的时间。

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3. 展开我

价格：免费

让您的收件箱摆脱所有电子邮件的第一步是取消订阅您多年来订阅的所有新闻通讯。 但手动取消订阅数十甚至数百份时事通讯将需要很长时间。

进入 Unroll.me，这是一个免费工具，可让您批量取消订阅所有您不读的新闻通讯。 您可以一次性清除所有内容并取消订阅，也可以选择。

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4. 跟进然后

价格：免费； 提供付费版本

这是另一个简单但有用的工具，这次用于提醒您（甚至您的客户，如果您愿意）跟进特定电子邮件。

其工作原理如下：撰写电子邮件，然后在电子邮件的“密件抄送”、“抄送”或“收件人”字段中包含[随时]@followupthen.com。 这 ” 任何时候“ 这里的措辞非常灵活：可以是“[电子邮件受保护]、“ ”[电子邮件受保护]、“ ”[电子邮件受保护]、“ ”[电子邮件受保护]、“ ”[电子邮件受保护]”等。

当您点击“发送”时，该电子邮件会发生什么情况取决于您将 @followupthen.com 电子邮件地址放在何处：

• 密件抄送：您将收到有关电子邮件的后续信息（不会打扰原始收件人）。
• 抄送：该工具将为您和收件人安排提醒。
• 收件人：该工具将向未来的您发送一封电子邮件。

以下视频更详细地解释了该工具：

它适用于每个电子邮件客户端，每月最多 50 个后续跟进是免费的。 您可以增加跟进数量并添加团队日历集成等功能，费用为每位用户每月 4 美元。

5. IFTT

价格：免费

IFTTT 是“If This then That”的缩写，是一款令人惊叹的生产力工具，可帮助您将每天使用的应用程序和设备与“如果这样，则那样”语句（他们称之为“食谱”）连接起来。

当谈到收件箱生产力时，IFTTT 可以在自动化一些更繁琐的手动任务方面创造奇迹。 以下是我最喜欢的一些：

• 当特定人员向您发送电子邮件时收到短信。
• 将电子邮件附件发送到 Dropbox。
• 将加星标的电子邮件保存到 Evernote。
• 为您今天在收件箱中加注星标的电子邮件安排明天的提醒。
• 将“收据”或“订单”电子邮件添加到 Google 电子表格中。
• 每次到达或离开办公室时，通过在 Google 电子表格中添加一个条目来跟踪您的工作时间。
• 将电子邮件变成 Trello 卡片。

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6. Gmail“特别星星”

价格：免费

如果不包含我实现并维护收件箱归零的首选策略，我就无法撰写有关收件箱组织的博客文章。 该工具不是一个附加工具；而是一个附加工具。 它是由 Andreas Klinger 开发的一种方法。 它使用 Gmail 中的两个内置功能：“特殊星星”（比 Gmail 标签稍微复杂的标签系统）和多个收件箱。 自从去年写那篇文章以来，很多人告诉我，这改变了他们使用电子邮件的方式，让他们的生活变得更加轻松。 我强烈推荐它。

只有一个， 值得注意的警告：Gmail 的移动应用程序不支持除黄色星标之外的特殊星标，因此您将无法在移动设备上查看您的列表。 如果您经常使用移动设备对电子邮件进行排序，请尝试 已排序，这是列表中的下一个。

7.排序

价格：免费； 提供付费版本

Sortd 基本上是我上面描述的 Gmail Special Stars 方法的更简洁版本，因为您不需要以任何方式对电子邮件加注星标、标签或标记。 但它在 Gmail 中确实可以正常工作：他们的团队将其称为“Gmail 智能皮肤”，这意味着它就位于您的 Gmail 收件箱中，因此您根本不必离开该应用程序。

它所做的就是解决重要电子邮件在折叠下丢失的问题 - 最重要的是，通过将收件箱扩展为一组灵活的列表，并整齐地组织成列。 这使您的电子邮件、待办事项列表和优先级可以集中在一个位置，并且可以轻松地将电子邮件从一列拖放到另一列。

HubSpot 的前营销副总裁梅根·基尼·安德森 (Meghan Keaney Anderson) 是 已排序。 “我认为我的收件箱就像一条传送带，为我带来快速连续的请求、资源和待办事项，”她告诉我。 “电子邮件分类意味着跟上流量的涌入，不让任何东西漏掉。 在我发现之前 已排序，我将任何需要进一步操作的电子邮件标记为“未读”，希望返回该电子邮件以完成审核或跟进。 它的效果和你想象的一样糟糕。”

这是 Anderson 使用 Sortd 后的收件箱的样子：

“ 已排序将您的收件箱与拖放待办事项列表合并，这样我就可以快速评估电子邮件的紧迫性，然后决定如何处理它，”安德森说。 “我将其拖至适当的响应类别，并将其重命名为所需操作的快速摘要。 然后，我就可以鸟瞰我这一周的工作。”

“特别好的一点是 已排序允许我添加未通过电子邮件发送的任务，例如，有人通过聊天或亲自向我提出的请求，”她补充道。 “所以我的收件箱真正成为我的中央命令。 我有一个专栏，其中包含立即行动的项目、本周的任务、下周的待办事项以及我希望快速获得的资源。”

另一个优点是 已排序超过特殊的明星？ 下载后即可在手机上使用 已排序iOS 或 Android 上的移动伴侣应用程序。 （请记住，Gmail 移动应用程序不支持除一颗星之外的所有特殊星标 - 因此，如果您想在移动设备上对电子邮件进行排序，这是您的最佳选择。）

8. 萨内盒子

价格：7 美元/月起； 提供高级选项

如果您希望自动对每封收到的电子邮件进行优先级排序，您可能想尝试一下 SaneBox。 这里不需要安装任何东西：基本上，它可以与任何电子邮件客户端一起使用来创建新文件夹，例如 SaneLater 和 SaneNews。 当一封新电子邮件进入您的收件箱时，SaneBox 会快速分析它以确定其重要性。 此分析基于您过去与收件箱的交互。 如果 SaneBox 发现新电子邮件很重要，它会将其保留在您的收件箱中。 如果没有，它会将其发送到这些文件夹之一。

稍后，您将获得发送到这三个文件夹的电子邮件的摘要，以便您可以在有时间时决定是否需要您注意其中任何一个。 随着时间的推移，您“训练”SaneBox 将某些类型的电子邮件过滤到每个文件夹中。

SaneBlackHole 是第四个文件夹，可帮助您一次性删除电子邮件并取消订阅。 当您手动将电子邮件拖到 SaneBlackHole 文件夹中时，它会自动删除该电子邮件并取消订阅源。

这里还有其他很酷的功能，比如“附件”功能，可以自动将所有电子邮件附件发送到 Dropbox 文件夹中。

9.检查加

价格：免费

Checker Plus 是 Gmail 的 Chrome 扩展程序，可帮助您同时管理多个 Gmail 帐户，这样您就不必翻阅多个收件箱。 主要功能之一是即时电子邮件通知，即使 Gmail 未打开也是如此。 因此，如果您喜欢通知，那么您一定会喜欢这个。

无需在浏览器中打开 Gmail，Checker Plus 就会在您收到新电子邮件时向您提供桌面通知，以及阅读、收听或删除电子邮件的选项。

我非常喜欢该扩展程序的语音通知功能。 如果我在忙着做饭或做其他事情时收到电子邮件，我可以选择让扩展程序大声朗读该电子邮件给我听，即使 Gmail 未打开也是如此。 （只要记住在进入办公室时将其关闭即可。）

10. 邮鸟

价格：免费； 提供付费版本

还有其他电子邮件客户端，但 Mailbird 脱颖而出。

虽然该电子邮件客户端仅适用于 Windows 用户，但它通过将电子邮件和所有日历、任务和消息应用程序整合到一个一体化界面中，将您的收件箱与应用程序统一起来。 它是一个简单的用户界面，您可以自定义不同的颜色和布局。

以下是电子邮件和 WhatsApp 集成的布局示例：

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Mailbird 适用于桌面和移动设备上的 Windows 用户。 Lite 版本是免费的，但如果您想要其他更高级的功能（例如“暂停”电子邮件的功能），那么您必须以每个用户/月 3.25 美元的价格获得付费版本。

11. 简单文件

价格：起价 47.88 美元/年

虽然 Outlook 没有像其他电子邮件客户端那样多的组织工具，但这里有一个仅供 Outlook 用户使用的工具，可以帮助您减少归档电子邮件的时间。 SimplyFile 在您的收件箱中添加了一个工具栏（或“功能区选项卡”），其中包含不同的可自定义文件，可以轻松访问该工具栏，以便您可以快速归档新电子邮件。

当收到电子邮件时，只需将其拖到适当的文件夹中即可。 您可以整理收件箱中收到的邮件以及正在发送的邮件 - 您可以在发送邮件时将其归档。

掌控您的收件箱

准备好开始了吗？ 伟大的。 开始探索这些工具，并一劳永逸地整理收件箱。

编者注：本文最初发表于 2017 年 10 月，为了全面性已进行了更新。