如何举办完美的启动会议

在没有启动会议的情况下开始项目就像在没有地图的情况下徒步旅行一样。 当然，您可能会喜欢一些很酷的小径，但如果没有地图和清晰的计划，您可能会迷路。

在没有启动会议的情况下启动项目时也会发生同样的情况。 只有通过可靠的沟通和计划，您才能使您的项目步入正轨。 它就像一个 GPS，帮助您到达目的地。

让我们进一步了解它。

目录

什么是启动会议？

启动会议通过明确项目目标、定义角色和职责以及概述项目时间表，为成功奠定基础。

总而言之，这使得项目执行顺利。 将其视为您的项目的正式开始 - 就像奥运会开幕式一样。

有两种类型的启动——内部启动和外部启动。 内部启动侧重于协调内部团队，而外部启动则将参与项目的外部利益相关者或合作伙伴聚集在一起。

启动会议的好处

1. 改善协调和沟通

启动会议的魅力是什么？ 它们允许每个人分享他们的优先事项、见解和计划。 这意味着您的团队可以从一开始就就关键要素进行协调并达成一致。

Sage Journals 进行了一项基于社区的研究，强调了启动活动对研究项目的重要性。

这些活动涉及在每个会议阶段进行协作、通过挑战彼此的观点来建立关系以及分享专业知识。

建议召开启动会议，以促进团队成员之间的对话并促进公平的伙伴关系。

专业提示：开展对话，利用团队的集体专业知识，产生有价值的见解，并培养共享主人翁意识。

2. 简化项目规划和执行

开球就像比赛的开始哨声——您分配角色并识别潜在的冲突。

这可以帮助团队节省大量的精力和时间，让您能够通过制定可靠的项目管理计划立即开始运行。

Heather Negley 在她的《Salesforce 顾问指南：实施或改进客户 Salesforce 解决方案的工具》一书中强调了这一点：

“启动会议是项目中最重要的会议之一。

这是团队留下最重要的第一印象并与客户讨论他们的项目目标的时候。 项目方法论也传授给客户。

“在发现过程中，项目团队使用各种技术进行业务分析，以了解当前和未来的流程。 项目成员编写用户故事，为构建阶段做准备。”

3.明确的里程碑和截止日期

想象一下一群积极性很高的人聚集在一起将计划变成现实。

他们一丝不苟地执行从规划阶段到最终测试的每个里程碑，密切关注时间并公开交流他们的进展。

这种级别的协作确保了无缝流程和及时交付成品。 Figma 战略项目经理 Jean Kang 表示：

“举办 30 分钟的启动会议，轰动一时地启动您的计划。

• 设定目标、介绍团队成员并制定执行计划。
• 定义资源的真实来源、向谁寻求什么信息以及正确的沟通渠道（Slack、Intake 表单、微型网站）。
• 共享 DACI、RACI 或 RAPID 等决策框架。”

4. 早期反馈

Joao Varajao、Gabriela Fernandes 和 Helio Silva 表示，最常用的五种项目管理工具和技术是“启动会议”、“进度会议”、“进度报告”、“需求分析”和“活动清单” 。

这些方法对于项目的成功至关重要，因为它们使团队能够收到早期反馈并实时做出必要的调整，从而更准确、更高效地完成项目。

专业提示：使用 Slido 的表情符号云提出简单问题并通过表情符号获取反馈。 通过这种游戏化，您可以收集定性和定量反馈，并减轻任何紧张和不舒服的感觉。

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4 种类型的启动会议

内部启动会议

最适合：项目团队

内部启动是一次关键的会议，它将项目团队聚集在一起，并为更大或即将进行的项目定下基调。 它通常称为项目启动，让团队成员能够相互了解。

内部启动会议的目标：

• 建立清晰的沟通渠道、会议频率和工作流程。
• 识别潜在的瓶颈并制定缓解瓶颈的时间表。
• 确保所有团队成员对项目信息有相同的理解。
• 协调项目的优先级和期望。

理想情况下，内部启动应涵盖团队成员的角色、项目背景、项目框架和目的。

季节性启动会议

最适合：即将到来的季节

季节性启动有助于为公司即将到来的季节或年度注入活力，并庆祝上一年/季节的成就。

大公司通常会在财政年度、新季节或新年开始时召开季节性启动会议。

该内部事件可以是特定于部门的，也可以是针对整个公司的。 它通常持续一天，但也可以在几个小时内完成。

季节性启动会议的目标：

• 增强企业文化和团队信心。
• 为新赛季设定优先事项和目标。
• 解决一些过去的问题。
• 激励大家做好今后的工作。

新团队启动会议

最适合：建立新团队成员的信任

新团队启动会议也称为“了解你”会议，可确保新团队成员和现任团队成员之间进行适当的介绍和协调。

该会议通常在场外举行，提供了交流、鼓舞人心的演讲、协作头脑风暴和富有成效的分组会议的机会。

一天结束时，团队成员在离开时清楚地了解如何有效地合作并实现目标。

新团队启动会议的目标：

• 注入积极的态度。
• 展示每个人的角色。
• 决定会议频率、沟通渠道等。
• 建立信任并了解每个人。

外部启动会议

最适合：与客户团结

想象一下第一次见到新客户。 你不知道他们的工作方式、偏好或期望。 这就是外部启动的用武之地。

这次会议将公司和客户聚集在一起，以协调他们的目标，定义项目范围，并建立清晰的沟通渠道。

在外部启动期间，设定工作审查的期望并确定最佳的协作方式。 正式的甲板也将是一个很好的补充。 探索启动会议平台模板。

外部启动会议的目标：

• 定义项目范围。
• 创建项目路线图。
• 识别项目利益相关者并与之互动。
• 建立定期状态报告的协议。

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如何举办成功的启动会议

如果您从未计划过启动，以下分步指南将向您展示具体的操作方法。

1. 准备工作

决定会议参加者和启动持续时间。 具体细节取决于启动会议的形式和目的。 以下是准备过程中需要考虑的一些基本因素：

• 最终确定邀请名单。
• 安排好持续时间和时间，并留出一些时间来提问。
• 制定议程。

您可以使用此项目前启动清单。

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专业提示：指定一名记录员，以便任何缺席的与会者都可以收到回顾。 另外，如果开球是虚拟举行的，请记录下来。

2. 简介

介绍新的团队成员或第一次与客户会面？ 不要低估热情介绍的价值。 以积极的基调开始可以为富有成效和成功的会议定下基调。

例子：

“HubSpoters，让我们欢迎我们的最新团队成员，莎拉！ 莎拉是一位营销专家，她迫不及待地想与我们分享她的智慧。 我们很高兴您来到这里！

“莎拉，你愿意告诉我们更多关于你自己的事吗？”

专业提示：考虑一些有趣的破冰问题来缓解气氛。 例如， “告诉我们你头发最糟糕的一天。” 但要确保回答者对此类问题感到满意。

三、项目目的

确保团队中的每个人都在同一页面上。 他们都必须知道该项目为何重要以及他们可以期待什么结果。

不幸的是，令人震惊的是，74% 的员工感到与公司的目标脱节。 事实上，他们甚至不明白他们的工作如何融入更大的图景，这是非常可悲的。 不要让您的团队落入该统计数据之中。

相反，花时间向每个团队成员解释您的目标。 最重要的是，向他们展示为什么他们的角色对于取得成功很重要。

专业提示：确保与每个人进行一对一的交谈（如果可能）。

四、项目计划

将这一非常重要的组成部分纳入会议议程中，以便与会者在活动开始前深入了解细节。

在启动过程中，重点关注真正重要的主要信息——核心可交付成果、关键里程碑和项目时间表。

专业提示：在此阶段鼓励提问。

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五、项目范围

概述核心项目计划后，请明确哪些内容在范围内，哪些不在范围内。

这使每个人都达成共识，并防止对可交付成果产生任何混乱和意外的惊喜。 然后，明确定义项目的边界。

专业提示：在项目范围中包括登陆页面、资源、目标和创意需求。

6. 项目角色

决定您的项目角色——谁将成为执行发起人和主要联系人？ 该项目会有批准人吗？

这将为团队提供清晰度和方向。 请记住，提前做一些计划可以在以后避免很多麻烦。

专业提示：将 RACI 图表共享为操作项。 它是一个有用的项目管理框架，用于澄清特定任务和可交付成果的角色和责任。

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7. 项目更新和数据

我们都容易浪费大量时间搜索文档和收集信息。 结果？ 专注于高影响力工作的时间更少。

因此，建立项目相关信息的中心事实来源。 当团队成员知道从哪里获取他们需要的信息时，您可以期待更高的生产力。

专业提示：确保可以在易于查找的位置访问实时更新、可交付成果、里程碑和文档。 例如，使用 Notion 作为您的中央知识中心。

8. 问题

会议结束后，不要让您的团队蒙在鼓里。 让他们提出有关该项目的问题。 这个额外的步骤可以带来更好的一致性和洞察力。

专业提示：通过投入充足的时间回答问题来鼓励积极参与。

9. 启动会议议程

为了让您更容易理解这一切，我们精心制作了启动会议议程样本。

介绍

让与会者自我介绍。 通过提出一些有趣且有创意的问题来让事情变得轻松起来，这些问题一定会引发一两个微笑。

背景资料

• 解释为什么该项目对于您团队的目标和公司的成功至关重要。
• 分享有关先前项目和客户的适当信息，以帮助团队了解项目的范围和利害关系。

项目目标

• 详细讨论项目范围和目标。
• 定义衡量项目成功的指标。

突出任务和时间表

• 通过列出包含关键里程碑的清晰时间表，让您的项目步入正轨。
• 定义每个团队成员的角色，以确保每个人都知道对他们的期望。
• 详细讨论时间表和里程碑，并明确每个团队成员的职责。

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后勤

• 建立清晰的沟通渠道和协议以确保有效的协作。
• 共享所有团队成员的联系信息，以促进沟通和协作。
• 就报告策略和频率达成一致，以使每个人都了解情况并步入正轨。

可能的资产和挑战

• 讨论项目期间可能出现的潜在机会，并集思广益如何利用它们。
• 评估现有资源并确定是否需要额外资源。

您还可以使用 Smartsheet 模板来记录项目启动会议的出席情况和会议记录。

它涵盖议程项目、行动项目、后续计划、会议规则、项目目标、角色和责任以及潜在问题。

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6 启动会议最佳实践

掌控会议需要多年的练习。 幸运的是，我们指南的最后一部分将分享一些宝贵的智慧，以进一步提高您的开球技巧。

1、散发正能量。

丢掉正装，把冰冷的外表留在门口。 相反，把你阳光的性格和温暖带到餐桌上。

Tactical Project Manager 的创建者 Adrian Neumeyer 分享了他实现非凡开局的五个最重要的个人技巧：

诺伊迈尔认为，良好开球的关键是正能量。 通过以“我能做”的态度迎接挑战和挫折，您可以激励您的团队并为项目的成功奠定基础。

2. 定义目标。

成功对于每个公司和团队来说意味着不同的事情，所以问问自己成功的定义是什么，并与大家分享。 设定一个可衡量的目标，以便团队成员能够自动采取行动并努力实现它。

询问团队成员项目如何才能成功，讨论每个指标的目标，并确定如何衡量一切。

“任何成功的启动会议的一个重要部分就是确定整个项目的目标。 您应该花时间解释为什么这个特定项目很重要，以及它如何符合您公司的总体目标或使命。

通过这样做，团队中的每个人都会了解他们的工作为何重要，并更有动力相应地完成任务。” ANDECO 研究所美国政府合同项目经理兼 PM 教练 Thad Heiges 说道。

3. 密切关注每个人的感受。

有时，某些成员可能会觉得项目偏离了轨道，或者可能因缺乏合作而感到失望。 当然，没有一个项目经理希望团队成员不敬业或冷漠。

专业提示：我们建议在会议后分享想法和感受，以确保每个人都一致。 如果您发现团队成员的行为有些不对劲，请尽快与他们进行一对一的交谈，以听取并解决原因。

另外，请考虑 Stephanie Middaugh 在活动或培训后从团队获取反馈的创造性方法。

Phoenix GTM Consulting 首席执行官 Stephanie 成为 Kahoot！ 在一项调查中进行测验，发现大多数销售团队都想要简单的信息。

米多说，适应当前的困难时期并使用各种方法收集反馈非常重要。

4.提前分享作业。

在开始前与您的团队分享所有重要文件。

不要发送一封带有一堆附件的枯燥电子邮件，而是在一个知识中心组织材料。 鼓励团队成员事先探索、提出问题并分享他们的想法。

5. 支持参与。

是的，您可能是项目经理。 但这并不意味着只有您应该在会议期间发言。

鼓励您的团队和利益相关者分享他们的想法和想法。 他们的杰出贡献可能会让您感到惊讶。

专业提示：考虑让不同的团队成员有机会进行开球的不同部分。 这不仅减轻了您的压力，还使会议对每个参与者来说更具互动性和乐趣。

6. 发送后续电子邮件。

趁热打铁，在会议结束后 24 小时内发送后续电子邮件。 不要等到你的对话伙伴完全忘记了你们的互动。

使用后续模板：

大家好，

我们召开了多么精彩的启动会议啊！ 我很幸运能够领导这样一支出色且积极进取的团队。 让我们回顾一下我们的讨论并强调我们的后续步骤，让事情继续下去。

• 回顾一下。 在会议期间，我们讨论了[项目时间表、团队角色和职责以及潜在的障碍]。 我们还就项目可交付成果集思广益，讨论了保持正轨和有效沟通的方法。 这些都是： …
• 下一步。 在接下来的几天里，我将根据我们的讨论发送详细的行动项目和作业。 我们将安排下一次团队会议于 2023-09-19T11:00:00Z 回顾我们的进度并保持联系。

非常感谢大家为我们的启动会议的成功做出的贡献。 我们的成就是团队努力的结果。

最好的，

你的名字

像老板一样完成你的开球

繁荣！ 您现在已经配备了工具、模板和框架，可以像老板一样负责您的启动。 让您的能量和热情焕发光芒，让每个人都感到受到重视和受到启发。