如何在 2023 年成功举办虚拟活动，以及 Eventbrite 首席营销官的最佳实践

由于大流行，近年来已经转向虚拟会议。

但是虚拟会议策略不能是物理会议策略的复制和粘贴。 虚拟会议带来了独特的挑战，需要新的视角才能取得成功。

在这里，让我们探讨虚拟会议的好处，看看一些成功的虚拟会议示例来激发您的灵感，并查看一些可以帮助您规划自己的工具。

此外，听听 Eventbrite 首席营销官 Tamara Mendelsohn 讲述她在 2023 年及以后成功举办虚拟活动的最佳实践。

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虚拟会议的好处

举办虚拟会议有很多主要好处。

一方面，它可以降低入场费，使预算有限的小型企业能够购买您的会议门票并提供他们自己的独特见解。

它还降低了您的企业必须为会议空间、现有员工、餐饮、安全等支付的成本。

此外，它允许来自世界各地的人们相互交流，而无需在航班和酒店上花费过高的金额。 想象一下，对于来自印度、爱尔兰、澳大利亚和美国的营销人员来说，虚拟协作比面对面聚会要容易得多。

它还可以帮助您吸引没有时间参加面对面会议但乐于通过快速视频通话或预先录制的演示分享行业要点的高需求演讲者。

此外，在线会议使您能够创建一个产品（会议录音），您可以在首次现场发布后的数月和数年内继续共享并用作潜在客户生成工具。

最后，显而易见的一点是：有时不可预见的情况，例如全球大流行病，可能使在某些地点举行面对面会议变得根本不可能。

HubSpot 品牌和战略合作伙伴营销经理 Emily Raleigh 如果您突然发现自己将现场活动转移到虚拟活动，她会提供一些建议：“如果您从现场活动转移，请尝试为观众增加额外价值现在正在在线调整。 做一个额外的会议。 提供更多的问答时间。 提供额外的特别优惠。 寻找创造性的方法来增加额外的快乐时刻。”

此外，Raleigh 提到，“虚拟活动很容易失去现场活动的最大好处之一：人际关系。 为了缓解这种情况，请保持活动的吸引力并让观众参与进来。”

现在我们已经探索了一些好处，让我们深入了解 Mendelsohn 的技巧，让您的下一次虚拟活动取得成功。

根据 Eventbrite 的 CMO，6 种虚拟活动最佳实践

1. 确定你的听众。

当您与团队坐下来组织虚拟活动时，您首先需要确定活动的对象——也称为目标受众。 您的目标受众几乎会影响您活动的方方面面，例如您选择的演讲者、您涵盖的主题，甚至您举办活动的时间。

Mendelsohn 告诉我，“深入了解你想参加你的活动的人，并了解他们的挑战和目标。 什么会激发他们注册？ 你提供什么价值？ 您如何才能在虚拟环境中最好地实现这一目标？”

她补充说：“请记住，虚拟活动可以扩大您的受众群体，使其超越面对面的身体限制，因此这是一个与新受众建立联系的机会——甚至可能是全球性的。”

这是虚拟活动的主要好处之一：有机会接触比其他方式更广泛的受众。 当然，在定义目标受众时，您需要考虑哪些地区最适合您的活动。

例如，您的主题是否广泛到足以覆盖全球，或者为北美​​参与者举办一场会议，为南美或欧洲的特定地区举办另一场会议是否更好？ 或者，也许最好从一个城市的一小群人开始，然后从那里扩展。

2. 制定您的活动策略。

在全球大流行期间，许多营销人员急于将现场活动重新包装成虚拟活动。 但实际上，虚拟事件需要完全不同的策略。 毕竟，媒介不同，技术不同，与会者互动的方式——你猜对了——也不同。

根据 Mendelsohn 的说法，一个全面的策略应该概述你的目标、预算和重要日子的行动计划。

一个好的起点是回答“为什么”或活动的目的。 在业务方面，您希望实现什么目标？ 例如，您可能想要建立品牌知名度、增加收入或增加会员人数。 考虑与会者希望从您的活动中得到什么也很重要。 这可能是网络、教育、娱乐或三者的结合。

Mendelsohn 举了 Eventbrite 的创建者之一的例子，即定制玻璃工作室UrbanGlass，该工作室举办了讲师指导的玻璃工艺培训。 在出勤率低于预期后，他们重新审视了他们的策略以了解原因。 他们意识到与会者正在寻求社区和合作机会。

通过试验他们的虚拟小组课程以确保他们提供更好的社区和协作意识，UrbanGlass 最终取得了更大的成功。

3. 让您的观众轻松互动和交流。

让人们亲自参与已经很困难，但一旦将活动转移到网上，就必须与不必要的干扰竞争。

也就是说，您不必满足于低参与度。 事实上，47% 的人更有可能在虚拟活动中提问，37% 的人更有可能在虚拟展台中与真实展台中的人交谈。 关键是寻找人们互动的机会。

“创造观众参与的机会。 这可以是活动开始时的投票或脉搏检查，中间的头脑风暴，或者最后的问答环节，”门德尔松告诉我。

她继续说道，“如果适合您的活动，请将参与者送到分组讨论室。 人们更有可能参加较小的团体。”

如果您的活动有身体活动——例如瑜伽课或烹饪课——就更容易吸引观众。 但如果没有，Mendelsohn 建议跳出框框思考：“鼓励观众站起来、四处走动或参加集体活动会非常有趣和强大。”

4. 在活动之前、期间和之后宣传您的活动。

无论您的活动是面对面的还是虚拟的，您仍然需要参与者——这意味着活动推广。 根据 Mendelsohn 的说法，这应该发生在活动之前、期间和之后。

她说，“这可能需要付费或合作伙伴促销、活动期间的社交媒体直播帖子，以及活动结束后的‘感谢’电子邮件。 确保利用您的网络并请其他人传播信息。”

事件品牌是促销的另一个重要方面。 这可以是从您的徽标和标语到您的网站和宣传材料的任何内容。 对 Mendelsohn 而言，一切都是为了打造强大的品牌并在整个项目中保持一致。

5. 安排技术排练。

虚拟事件依赖于技术——但技术并不总是可靠的。 这就是门德尔松推荐技术排练的原因。

她建议，“与你的演讲者和工作人员一起主持练习——并制定一个后备计划，以防意外发生。”

技术的另一个错误是假设您的与会者都精通技术。 实际上，人们对技术的舒适程度各不相同。

Mendelsohn 强调了这一点：“对于不经常参加在线活动的人来说，即使找到 Zoom 链接或知道输入密码也可能很棘手。”

为了应对这一挑战，请考虑从与会者的角度对活动进行试运行。 单击任何链接，在聊天中发送消息，然后启动不同的会话。

此外，您可能会尝试使用各种平台来根据人们的平台偏好来增加可访问性。

例如，Mendelsohn 告诉我，“Eventbrite 的创建者之一，伯克利的 Eastwind Books，在引入虚拟编程时看到了这一挑战。 他们的解决方案？ 在 Facebook Live 等多个平台上进行流媒体播放，然后在 YouTube 上存档活动，这样人们就可以通过他们喜欢的技术参加并在以后再次访问。”

6. 表现谦虚，享受过程。

最后——玩得开心，如果事情没有按计划进行，愿意表现出谦逊。

Mendelsohn 说：“在我们去年的 RECONVENE 峰会上，林肯公园动物园的 Victoria Luisi 说了一些让我印象深刻的话：'虚拟现在是我们的游乐场，可以尝试我们以前无法尝试的事情。' 这种方法可以扩展我们对虚拟事件的整体思考，对于吸引虚拟观众尤其具有指导意义。”

她补充道，“我们都处在这个不断发展的虚拟/混合世界中。 当事情没有按计划进行时，拥抱那些轻浮的时刻，并将它们作为一种方式，让你在镜头前更加人性化，并与观众建立融洽的关系。”

现在我们已经探索了一些最佳实践，让我们深入研究可以帮助您创建自己的虚拟会议的工具。

虚拟会议工具

1.合宾

Hopin 是一个用于规划在线会议的一体化平台，提供从虚拟招待会到分组会议、主舞台和社交活动的一切服务。

网络工具特别有用，你可以为每个与会者设置一个计时器，在进入下一个对话之前与另一个人交流几分钟（而且，如果对话进行得非常顺利，他们可以点击“连接”以接收联系其他与会者的信息稍后跟进）。

您的活动可以包括网络研讨会和现场直播，在线聊天功能使与会者可以实时提问。 此外，与会者可以使用虚拟展位来宣传他们的产品或服务，并提供折扣。

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2.哇哦

自 2014 年以来，Whova 活动应用程序一直是与会者参与和社交方面的领导者。Whova 连续四年获得活动技术奖的最佳活动应用程序奖和大众选择奖。

活动组织者可以使用 Whova 帮助在线活动在活动之前、期间和之后变得高度互动、有趣和富有成效。 该工具直接与 Zoom、Google Hangout、YouTube、Vimeo 等直播和视频托管工具集成。它还提供现场问答、与会者网络、讨论板、会议匹配、虚拟展厅，甚至虚拟会议-UPS。

许多组织者在活动开始前提供对 Whova 应用程序的访问权限，让与会者以虚拟方式进行社交和讨论各种主题，一对一或虚拟群组，让每个人在活动开始时感觉联系更紧密。 每个与会者都有专业资料，使他们能够找到与他们有共同兴趣的其他人。 尤其是破冰机制和应用内聊天让陌生人在个人层面上相互了解并与新老朋友交流变得有趣。

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3.加速事件

Accelevents 是一个可定制且灵活的活动平台，用于运行虚拟、混合和面对面会议。它是一个强大的平台，提供强大的注册、真正的白标、集成的直播、深入的分析以及众多的参展商和赞助商机会。尽管该平台很直观，但他们仍然非常重视支持，平均响应时间不到 30 秒。

他们以提供强大的与会者参与度的网络工具套件而闻名。 网络工具包括休息室、研讨会、1:1 与会者视频、自动速度网络和现场与会者聊天。

此外，参展商和赞助商能够定制自己的展位，并与参观其展位的潜在客户进行视频聊天。 内置的游戏化和推送通知工具是推动整个活动进一步参与的好方法。 他们还可以在整个平台上展示的横幅上做广告，并可以轻松访问潜在客户管理和有洞察力的参展商分析。

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虚拟会议的例子

游戏开发者大会

2022 年游戏开发者大会 (GDC) 将其面对面的会议改为在 GDC Twitch 频道上播放录制的版本。 会议仍将举行独立游戏节 (IGF) 和游戏开发者选择奖 (GDCA) 的颁奖典礼，并将于太平洋时间 3 月 16 日至 20 日每天上午 9 点开始播放会议内容。

GDC 在他们的网站上发布了一个组织良好的行程，由游戏行业的影响者和专家主持的分组会议。

此外，如果您以后有兴趣观看，您可以暂停直播会话，并且 GDC 在屏幕左侧包含“推荐频道”和人数。 一些会议吸引了超过 30,000 名观众，可以肯定地说 GDC 已经成功推出了他们最初面对面活动的虚拟版本。

2. HubSpot 合作伙伴日

2020 年 4 月 7 日至 8 日，HubSpot 推出了自己的虚拟合作伙伴日。 合作伙伴团队使用了流行的视频会议工具 Zoom，并向每位演示者发送了带有麦克风、摄像头、灯光和背景幕的“视频套件”，以便与会者可以从当天的每一位虚拟演讲者那里体验到最佳的观看体验。 此外，与会者还使用 Zoom 与其他合作伙伴建立联系。

我与 HubSpot 合作伙伴营销团队的经理 Arden Brust 进行了交谈，以了解您在规划自己的虚拟体验时可能遇到的一些挑战。

Brust 告诉我：“在计划在线活动时，保持灵活和开放的心态至关重要。 对于虚拟活动，您会面临技术问题的风险，以及如果您让每个人都亲自参加的情况下可能不会考虑的日程安排问题（包括时区问题）。 为了解决这个问题，请继续与您的团队一起迭代并计划调整——不要过于执着于计划 A，以至于您没有考虑计划 B 可能如何更好地发挥作用。”

3. 我是如何构建它的，由产品中的女性撰写

借助 Run The World 虚拟会议工具，非营利组织 Women In Product 于 2020 年 3 月 7 日至 8 日发起了一场完全虚拟的活动。Women In Product 会议的参与者来自中国、印度、加拿大和硅谷。

会议邀请了 10 位成功打造产品的演讲者——包括 GoDaddy 的产品总监、PayPal 产品负责人和 Ebay 的高级产品经理。 虚拟活动包括炉边聊天、主旨演讲和社交活动，使女性能够了解产品在不同市场推出的挑战和成功。

4.网络研讨会精通峰会

乔恩·舒马赫 (Jon Schumacher) 在发起网络研讨会精通峰会 (Webinar Mastery Summit) 时曾举办过一段时间的在线网络研讨会，但收效甚微，这是一个面向希望提高网络研讨会技能的人的虚拟会议。

他的第一次虚拟峰会有 25 位专家参加，并通过他的 All-Access Pass 销售产生了 7,000 个新的电子邮件订阅者和超过 55,000 美元的收入。 通过 All-Access，他的参与者可以终生访问 17 个专家视频会议、所有会议的完整 MP3 录音、三个月的课程创建软件，以及访问私人社区的额外网络。

最终，通过虚拟会议，即使在最初的现场发布之后，您也可以为未来的潜在客户生成和销售创建录制的打包内容——这是面对面的会议，尽管它具有所有网络优势，但无法做到这一点。

5. HubSpot 用户组 (HUG)

负责 HubSpot 用户组和活动的 HubSpot 营销经理 Meghann Keogh 曾遇到过一些情况，她发现有必要取消现场活动并创建虚拟活动。 Keogh 告诉我她在旧金山、纽约、柏林、伦敦、赫尔辛基、巴黎、波哥大和墨西哥城举办了虚拟 HUGs 活动。

此外，她还创建了虚拟炉边聊天，包括即将与首席执行官兼联合创始人 Brian Halligan 和销售副总裁兼 EMEA 董事总经理 Christian Kinnear 进行的聊天。

当被问及如何举办一场成功的虚拟活动时，基奥告诉我——“无论是面对面的还是虚拟的，人们都渴望建立联系。 到目前为止，我们收到的反馈非常积极。 连接的不仅仅是城市，还有国家。”

“到目前为止，是什么让我们的虚拟活动取得了成功？ 我们出色的演讲者启发、教育和创新了我们的 HUG 社区。”

Keogh 补充说：“我们致力于为我们的 HUG 带来相关内容，无论是面对面的还是虚拟的。 我们希望确保我们的社区仍然有机会相互交流，我们致力于实现这一目标。”