如何写备忘录 [模板和示例]

备忘录（也称为备忘录或“提醒”）用于组织内有关程序或官方业务的内部沟通。

与电子邮件不同，备忘录是您发送给一大群员工的消息，例如您的整个部门或公司的每个人。 您可能需要编写一份备忘录来通知员工即将发生的事件或广播内部变化。

如果您需要告知员工正式的内部事务，我们将向您展示如何编写备忘录以更好地传达您的信息。 但在我们详细分析之前，让我们先谈谈备忘录的许多用途。

共享备忘录是为了让读者了解新信息，并为不同的社区和企业提供应用程序。

社区可以使用备忘录向社区内的人们介绍公共安全准则、宣传各种活动、提高对影响他们生活的主题的认识。

企业可以使用备忘录来传达涉及新更新的政策、程序变更的信息，或说服员工采取行动，例如参加即将举行的会议、大会或组织里程碑的庆祝活动。

接下来，我们将引导您编写自己的备忘录。

您可以通过几个简短的步骤来整理一份备忘录。 所有备忘录应包括以下内容：

1. 写一个标题。

无论您写什么类型的备忘录，都需要包含标题。 此部分应包括备忘录的对象（无论是个人还是部门）、日期、备忘录的发件人以及主题行。

您的主题行应该简短、引人注目，并让读者大致了解备忘录的内容。

2.写简介。

您的介绍应该用两到三句话总结备忘录的目的。 它应该突出显示问题以及您决定继续推进的解决方案。

3. 提供问题的背景。

在本节中，解释备忘录背后的原因。 例如，可能是预算变化、公司重组或新程序的推出。 此解释应为正在实施的更改提供理由。

4. 概述行动项目和时间表（可选）。

根据备忘录的目的，您可能需要让员工完成操作项目或提供发生更改的时间表。 例如，他们可能需要在特定期限内完成任务或提供信息。 本节应包括以下内容：

• 员工何时可以预期变革生效
• 已经发生了哪些变化以及未来的预期
• 他们需要遵守的最后期限

如果不需要代表员工采取任何操作，您可以省略此部分。

5. 附上结案陈词。

您的结束语将包括您想要强调的任何信息。 读者如有问题应联系哪些具体联系人？ 如果是这样，请将它们包含在这里。

6. 发送前审核并校对。

此步骤可能看起来很简单，但在发送之前检查您的文档非常重要。 备忘录旨在告知读者即将发生的变化并传递重要信息。 您不想冒因拼写错误或误述而造成混乱的风险。

要开始制作自己的业务备忘录，这里有一个易于遵循的业务备忘录模板，其中包含如何使用它们来满足不同需求的示例作为指导。

业务备忘录模板

备忘录

到：

从：

日期：

主题：

我写信是为了通知您[写备忘录的原因]。

随着我们公司的不断发展……[支持你的开头段落的证据或理由]。

请让我知道，如果你有任何问题。 同时，感谢您在[官方商业信息]发生时的合作。

业务备忘录模板格式

业务备忘录模板格式旨在有效地传达您的信息。 备忘录应该以易于大量员工理解的方式传播必要的信息。

准确的主题行将提醒他们该备忘录与他们具体相关。 从执行摘要开始，收件人可以在深入了解细节之前先了解总体信息。 背景信息提供了消息的上下文，概述和时间表应该回答可能出现的问题。

标题：

在标题中，您需要清楚地标记您的内容“备忘录”，以便您的读者确切地知道他们收到的内容。 如前所述，您需要包含“收件人”、“发件人”、“日期”和“主题”。 此信息与提供内容相关，例如您要向谁讲话以及原因。

第一段：

在第一段中，您需要快速而清晰地说明备忘录的目的。 您可以用“我写信是为了通知您……”或“我写信是为了请求……”来开始您的句子。 备忘录应该简短、清晰、切题。 您需要预先提供最关键的信息，然后利用后续段落作为深入了解更多细节的机会。

第二段：

在第二段中，您需要提供上下文或支持证据。 例如，假设您的备忘录正在通知公司内部重组。 如果是这种情况，第二段应该这样说：“随着我们公司的不断发展，我们决定将我们的视频制作团队与内容团队分开更有意义。 这样，这些团队就可以更加专注于他们的个人目标。”

第三段：

在第三段中，您需要包含对每位员工的具体要求 - 如果您计划团队外出，则可以在此处添加“请回复饮食限制”或“请通过电子邮件向我发送问题。”

相反，如果您向工作人员通报大楼即将施工，您可能会说：“非常感谢您在此期间的合作。” 即使您没有期望员工采取任何具体行动，包括您希望他们如何处理新闻以及您是否希望他们根据备忘录做一些事情也会很有帮助。

可下载的备忘录模板

想要查看上述备忘录格式的最终​​形式吗？ 下载 HubSpot 的免费商业备忘录模板，如下所示。 该文档为您提供了一个框架，可以将备忘录分类为子主题，以帮助员工更好地消化信息并了解阅读后对他们的期望。

下载此模板

备忘录示例

不同的行业或情况需要的备忘录略有不同。 某些内容需要更长或更短，其他内容可能没有时间表，还有一些内容需要广泛的背景信息。 您的备忘录的格式应该更改以适应您希望员工收到的消息。

启动延迟备忘录

本备忘录的目的是宣布产品的推出将被推迟。 简介包括新日期，因此不需要时间表或长概述。 本备忘录的这种格式可以应用于其他正在发生简单但重要的变化的情况。

我们喜欢什么：发布备忘录为读者提供了产品发布延迟背后的见解，这可以减轻客户或员工在不知情的情况下可能感到的一些挫败感。

其他日期变更、促销、里程碑或产品公告也可以使用这种格式。

建筑更新备忘录

企业的后勤方面涉及您的员工，但不一定涉及他们的工作。 本备忘录描述了办公室厨房改造的一个例子。 这有点不便，但不是很大。

我们喜欢什么：这份备忘录展示了企业对翻修可能对员工产生的影响的理解，并表现出对他们需求的尊重和考虑。

这种备忘录格式可以应用于其他建筑更新、在家工作日或其他广泛但次要的公告。

社区备忘录

庆祝活动、活动、主题日或其他有趣的事情也可以通过备忘录传达给您的员工。 像本示例这样的社区备忘录通常较短，因为它们不需要太多背景信息或细节。

我们喜欢什么：这份备忘录明确说明了在哪里可以找到正在举办的活动，如果只包含楼层号码，效果会不太好。

这种性质的备忘录至少应包括摘要、日期和地点。

说服备忘录

说服备忘录用于鼓励读者针对事件或主张采取行动，例如投票或请愿。

我们喜欢什么：这份说服备忘录优先向读者提供信息，让他们自己学习并根据他们的发现做出决定。

说服备忘录的主要组成部分应包括对手头任务的概述、了解更多信息的背景以及强调读者可能产生的影响的号召性用语。

将你的备忘录写成要点

备忘录和电子邮件之间的主要区别不在于复杂程度，而在于受众的规模。 备忘录可以简单也可以复杂，只要它能有效地传达您的信息并且与接收的员工群体相关即可。 无论您使用哪种备忘录格式，消息本身都应该清晰简洁。

编者注：这篇文章最初发表于 2018 年 10 月，为了全面性已进行了更新。