如何写备忘录 [模板和示例]

备忘录（也称为备忘录或“提醒”）用于组织内有关程序或公务的内部沟通。

与电子邮件不同，备忘录是您发送给一大群员工的消息，例如您的整个部门或公司的每个人。 你可能需要写一份备忘录来通知员工即将发生的事件或广播内部变化。

如果您需要将官方内部事务通知您的员工，我们将向您展示如何编写备忘录以更好地传达您的信息。 但在我们分解它之前，让我们谈谈备忘录的许多用途。

共享备忘录是为了让读者了解新信息，并为不同的社区和企业提供应用程序。

社区可以使用备忘录向社区内的人们介绍公共安全指南，宣传各种活动，提高对影响他们生活的主题的认识。

企业可以使用备忘录来传达涉及最新更新的政策、程序变更的信息，或说服员工采取行动，例如参加即将举行的会议、大会或组织里程碑的庆祝活动。

接下来，我们将引导您编写自己的备忘录。

您可以通过几个简短的步骤整理一份备忘录。 所有备忘录应包括以下内容：

1.写标题。

无论您写的是哪种备忘录，都需要包含一个标题。 此部分应包括备忘录的对象（个人或部门）、日期、备忘录的来源以及主题行。

您的主题行应该简短、引人注目，并让读者大致了解备忘录的内容。

2.写介绍。

你的介绍应该用两到三句话总结你的备忘录的目的。 它应该突出问题或问题以及您决定继续推进的解决方案。

3. 提供问题的背景。

在本节中，解释备忘录背后的原因。 例如，它可能是预算变更、公司重组或新程序的推出。 该解释应为正在实施的更改提供理由。

4. 概述行动项目和时间表（可选）。

根据备忘录的目的，您可能需要员工完成行动项目或提供变更发生的时间表。 例如，他们可能需要在某个截止日期前完成一项任务或提供信息。 本节应包括以下内容：

• 员工何时可以预期变更生效
• 已经进行了哪些更改以及将来会发生什么
• 他们需要遵守的最后期限

如果不需要代表员工采取任何行动，您可以省略此部分。

5. 附上结束语。

您的结语将包含您想要强调的任何信息。 读者是否应该联系任何特定的联系人来解决问题？ 如果是这样，请将它们包括在这里。

6. 发送前审核校对。

这一步似乎很简单，但在发送之前检查您的文件很重要。 备忘录旨在通知读者即将发生的变化并传递重要信息。 您不想冒因拼写错误或错误陈述而引起混淆的风险。

要开始制作您自己的业务备忘录，这里有一个易于遵循的业务备忘录模板，其中包含如何使用它们来满足不同需求的示例作为指导。

商务备忘录模板

备忘录

至：

从：

日期：

主题：

我写信是为了通知你[写备忘录的原因]。

随着我们公司的不断发展……[支持您开头段落的证据或理由]。

请让我知道，如果你有任何问题。 同时，感谢您在[官方商业信息]发布时的合作。

商务备忘录模板格式

商务备忘录模板格式旨在有效地传达您的信息。 备忘录应该以一种易于大量员工消化的方式传播必要的信息。

准确的主题行将提醒他们这份备忘录与他们特别相关。 从执行摘要开始，收件人可以在深入了解细节之前了解一般信息。 背景信息为消息提供上下文，概述和时间表应回答可能出现的问题。

标头：

在您的标题中，您需要清楚地标记您的内容“备忘录”，以便您的读者确切地知道他们收到的是什么。 如前所述，您需要包括“TO”、“FROM”、“DATE”和“SUBJECT”。 此信息与提供内容相关，例如您要与谁联系以及原因。

第一段：

在第一段中，您需要快速清楚地说明备忘录的目的。 你可以用这样的短语开始你的句子，“我写信是为了通知你……”或“我写信是为了请求……”。 备忘录应该简短、清晰、切题。 您需要预先提供最关键的信息，然后使用后续段落作为深入了解更多细节的机会。

第二段：

在第二段中，您需要提供背景或支持证据。 例如，假设您的备忘录通知公司内部重组。 如果是这种情况，第二段应该这样说：“随着我们公司的不断发展，我们决定将视频制作团队与内容团队分开更有意义。 这样，这些团队就可以更专注于他们的个人目标。”

第三段：

在第三段中，您需要包括您对每位员工的具体要求——如果您计划团队出游，这就是您要包括的空间，“请回复饮食限制”或“请给我发电子邮件问题。”

相反，如果您要通知员工大楼即将施工，您可能会说：“在此期间感谢您的合作。” 即使您没有期望员工采取任何具体行动，包括您希望他们如何处理新闻以及您是否希望他们对备忘录做出回应也是有帮助的。

可下载的备忘录模板

想以最终形式查看上述备忘录格式吗？ 下载 HubSpot 的免费商务备忘录模板，如下所示。 该文档为您提供了一个框架，可以将您的备忘录分类为子主题，以帮助员工更好地消化信息并在阅读后理解对他们的期望。

下载此模板

备忘录示例

不同的行业或情况需要略有不同的备忘录。 有些需要更长或更短，有些可能没有时间表，有些则需要大量背景信息。 你的备忘录的格式应该改变以适应你希望你的员工收到的信息。

启动延迟备忘录

这份备忘录的目的是宣布产品的发布将被推迟。 介绍包括新日期，因此不需要时间表或长篇概述。 本备忘录的这种格式可以应用于发生简单但重要的变化的其他情况。

我们喜欢什么：发布备忘录为读者提供了产品发布延迟背后的洞察力，这可以减轻客户或员工在不知情的情况下可能会感到的一些挫败感。

其他日期更改、促销、里程碑或产品公告也可以使用此格式。

建筑更新备忘录

企业的后勤方面与您的员工有关，但不一定涉及他们的工作。 本备忘录描述了办公室厨房改造的示例。 这有点不便，但不是很大的一个。

我们喜欢什么：这份备忘录展示了企业对装修可能对员工产生的影响的理解，并表现出对他们需求的尊重和考虑。

这种备忘录格式可以应用于其他建筑更新、在家工作日或其他广泛但次要的公告。

社区备忘录

员工的庆祝活动、活动、主题日或其他有趣的事情也可以通过备忘录进行传达。 像这个例子这样的社区备忘录通常比较短，因为它们不需要太多的背景信息或细节。

我们喜欢什么：这份备忘录清楚地说明了在哪里可以找到活动发生的地方，如果它只包括楼层数，那将是不太有效的。

这种性质的备忘录至少应包括摘要、日期和地点。

说服备忘录

说服备忘录用于鼓励读者对事件或提议采取行动，例如投票或请愿。

我们喜欢什么：这份说服备忘录优先为读者提供信息，让他们自己学习并根据他们的发现做出决定。

说服备忘录的主要组成部分应包括手头任务的概述、了解更多相关信息的背景，以及强调读者可能产生的影响的行动号召。

把你的备忘录写到重点

备忘录和电子邮件之间的主要区别不在于复杂程度，而在于受众的规模。 备忘录可以简单也可以复杂，只要它能有效地传达您的信息并且与接收的员工群体相关即可。 无论您使用哪种备忘录格式，消息本身都应该清晰简洁。

编者注：这篇文章最初发表于 2018 年 10 月，为了全面性已经更新。