如何编写有效的沟通计划 [+ 模板]

还记得“Tide Pod Challenge”吗？ 2018 年初青少年拍摄自己服用洗衣粉的那个可怕时刻？

虽然新年的开局很有趣（尽管很危险），但这种小小的声名狼藉却给相关洗涤剂品牌 Tide 带来了公关混乱，其危机沟通团队必须弄清楚如何应对美国青少年吞下有毒物质产品。 Tide 的母公司 Procter & Gamble 反应迅速，这在很大程度上要归功于他们的沟通计划。

在这篇文章中，您将学习如何制定有效的沟通计划，让您和您的公司为任何情况做好准备。

沟通计划可以帮助您阐明产品发布或新计划的目的，并正式确定您要向目标受众传递的信息。

此外，如果之前的营销信息或业务决策损害了您在内部利益相关者或客户中的声誉，那么沟通计划可以在危机时期为您的企业提供帮助。

如果公司没有沟通计划，当灾难来临时他们将措手不及。 您的公司可能不太可能会发现青少年为了在网络上出名而吃您的产品，但也不太可能您永远不会发现自己需要一个程序来有效地处理困难的情况。

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这是工具包中提供的模板的一部分。 对于这个特定的模板，组织分为阶段、阶段描述以及需要完成该操作的人员。

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现在我们已经了解了沟通计划的作用，接下来让我们学习如何编写有效的沟通计划。

1. 对您当前的通讯材料进行审核。

在坐下来制定您的计划之前，您需要先决定它适合您的业务的哪些方面。 因此，完成“工会状况”或对公司内部当前沟通氛围的审核非常重要。 这可以帮助您识别任何问题区域。

例如，假设您需要为新产品发布制定沟通计划。 要制定您的计划，您首先需要执行审核以找出您当前营销方法中的差距。

执行审核后，您可能会发现您的营销材料存在重大差距，您很少在其中讨论与您的新产品非常吻合的主题。 您需要确保将此主题纳入您的沟通计划。

要进行审核，您需要仔细收集和解释有关您当前营销计划绩效的数据，并根据这些结果制定前进的道路。 此外，您可以考虑举办焦点小组会议或向您的听众发送调查，以找出您当前的沟通材料中的差距。

当然，在进行审核时，您需要牢记沟通计划的目标。 在上面的示例中，只有当您的目标是推动潜在客户和转化为与该主题相符的产品时，注意到您缺少某个主题的材料才有意义。

例如，如果您要推出一种新的电子邮件营销工具，并且发现您在 Google Ads 上缺少内容，那么这可能不是您的沟通计划的相关信息。 但是，如果您缺少有关电子邮件营销最佳实践的内容，那么您可以使用这些重要信息来适当地定制您的通信计划。

2. 根据审核结果为您的沟通计划设定 SMART 目标。

审核后，您需要根据结果中的数据制定一些目标。 你想通过这个计划达到什么目的？

如有疑问，请记住您的目标应该是明智的：具体的、可衡量的、可实现的、相关的和基于时间的。

例如，如果一家小型机构正在为其客户编写沟通计划，他们可能会按照以下思路编写目标：“我们计划在一个季度内为客户增加 25% 的求职申请。”

或者，您的人力资源团队可能需要编写一份沟通计划，为不想成为管理者的个人贡献者设计一个新的增长矩阵。

如果是这种情况，您的人力资源团队将需要确定他们希望通过计划实现的具体目标，即使结果不太可量化——例如，他们的目标可能是“将员工保留率提高 10% 以上明年”甚至“提高员工满意度，正如他们下一个 NPS 分数所表明的那样。” 他们需要向利益相关者推销这些目标，以获得领导层的支持。

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3. 确定您计划向其提供沟通计划的受众。

良好的沟通始于了解和理解您的听众。 在这种情况下，如果危机沟通计划是针对利益相关者的，那么您要为哪些利益相关者编写？ 利益相关者的例子包括员工、投资者、客户、地方政府官员或媒体机构。

如果您正在为媒体机构撰稿，那么详细说明您的目标的新闻稿对于该受众来说是个好主意。 应该有一个流程来确定谁将与媒体机构交谈，他们将说些什么的大纲，以及制定的行动计划。

或者，如果您的受众是您的员工，您可能希望创建一份最新的内部文档供员工参考，以及内部 DRI 的联系信息（如果他们有后续问题）。

4. 概述并编写您的计划，牢记您的听众。

当您准备好概述和编写您的计划时，最简单的方法可能是您从表格或图表开始，以确定您需要宣传的消息、您将这些消息定位到谁以及在哪个或哪些渠道上。

一旦你创建了一个大纲，你将如何构建你的沟通计划（随意将这些部分复制到你自己的计划的目录中）：

• 目的（此沟通计划的目的是什么）
• 升级框架（包括“第一道防线”和“更大的响应团队”）
• 每个员工的角色和责任
• 该做什么和不该做什么
• 如何维持有效的应对计划

（如果您在编写沟通计划时需要帮助，请下载我们免费的随时可用的沟通计划模板。）

在编写沟通计划时，与利益相关者的团体或代表合作以提高准确性。 策略应该解决目标或潜在风险。

例如，如果您在一家旨在推广客户产品的机构工作，风险可能是在没有保证投资回报率的情况下花钱购买付费广告。 为了解决该风险，该机构应详细说明不同的步骤，以确保广告在公开之前有效。

5. 确定您需要传递消息的渠道。

您选择与听众交流的渠道取决于您的信息，以及您希望将该信息传递给谁。 例如，如果您正在为内部员工制定沟通计划，您可能会在公司范围内的电子邮件中发送您的沟通计划，或者使用面对面的团队会议来传达您的信息。

或者，如果您要与客户沟通，您可能会确定最好通过电子邮件通讯或新闻稿进行沟通。

当然，您选择的渠道将取决于您的目标，但是在您编写沟通计划时牢记您的分发方法很重要。

6. 决定哪些团队成员负责传递信息。

一旦你确定了你将传递你的沟通计划的受众和渠道，就可以计算出用于传递消息的 DRI。

例如，如果您的人力资源团队正在向领导层推销一个新的增长矩阵，您可能会要求您的人力资源总监在第一次会议上进行初步推介。 一旦领导层就职，您可能会要求每位人力资源代表为每个内部团队提供一次培训课程，以确保每位员工都了解内部正在发生的变化以及原因。

7. 估计每个步骤需要多长时间的时间表。

您应该大致估计执行策略的每个步骤将花费多少时间。 例如，如果您的计划需要从上级下达至员工，那么最好考虑通过指挥链需要多长时间。 推断媒体周期将持续多长时间也很聪明。

例如，对于广告活动中的一个小失误，广告公司可能估计控制该问题的周期将需要一个月——包括与客户、利益相关者和员工会面以讨论前进的步骤。

8. 在向利益相关者展示后衡量计划的结果，并确定成功之处​​和需要改进的地方。

总有改进的余地。 在向利益相关者展示计划后衡量计划的结果，并确定进展顺利的方面以及下次需要改进的地方。

例如，广告代理可能无法实现其在一个季度内将潜在申请增加 25% 的目标。 他们可能会重新制定目标以给自己更多时间或调整季度重点以适应这些目标。

或者，如果您注意到沟通计划中的某些语言引起了内部利益相关者的一定程度的压力或恐惧，请考虑下次如何重新措辞以确保您的沟通计划感觉有帮助、有益和积极。

制定沟通计划的某些方面可以是“选择你自己的冒险”之旅。 关键是在有效沟通至关重要的时候选择最能反映您的业务需求的方面。 你的利益相关者需要知道什么，你将如何最好地传达这些信息？

沟通计划可能会变得棘手，但编写一个有效的计划将以其持久性证明自己。 以下沟通计划包括对您要回应的利益相关者的分析以及这些沟通中包含的内容的程序。

1. 战略沟通计划

Bright Hub Project Management 的沟通计划解释了在其组织内进行沟通的方式、时间和原因。

这个例子很棒，因为它详细说明了沟通经理如何编写危机计划，并承认有时忙碌的营销人员或项目经理会承担此责任。

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2. 项目沟通计划

以下是 Simplicable 的计费升级项目示例。 该沟通计划列出了项目所需的所有重要会议和文件。 如您所见，它还包括必要的部分，包括受众、目标、格式和 DRI。

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3. 营销传播计划

营销传播计划对于与目标市场进行沟通至关重要，尤其是在推出新产品或计划时。 Smartsheet 中的这个示例允许您为客户、销售前景、媒体合作伙伴、内部利益相关者和事件规划营销传播策略。

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4. 企业传播计划

公司沟通计划概述了组织如何进行内部和外部沟通。 Smartsheet 中的这个示例是一个九步路线图，其中包括用于任务说明、执行摘要、情况分析、关键信息等的空间。

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5. 危机沟通计划

下面的这份沟通清单由 Prezly 提供，从头到尾对危机计划的细节进行了很好的概述。 在起草危机管理策略时，它可以作为有效的指南。

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沟通规划技巧

沟通计划可能很棘手，因此请牢记以下一些额外提示，以帮助您的计划大放异彩：在描述处理危机的程序时，包括情况涉及的人员。 这让利益相关者可以设想决策过程。

此外，如果您隶属于一家拥有广泛利益相关者名单的大公司，则可以为您的计划划分目标受众。

例如，也许您的听众不仅仅是“消费者”。 拆分利益相关者群体以获得更容易理解和更独特的解决方案。

最终，您的沟通计划需要向参与业务决策、产品发布或公关危机的每个人提供清晰简洁的必要信息。 使用上述策略以及我们的沟通计划模板，以确保您的沟通计划尽可能有效。

编者按：这篇文章最初发表于 2019 年 9 月，为了全面性已经更新。