如何在 16 个快速步骤中编写出色的电子邮件

你想成为一个更自信、更成功的企业家吗？ 停止发送平庸的电子邮件。

“第一印象很重要”这句话在电子邮件世界中比以往任何时候都更加真实。

如果您看到一大堆文字或拼写错误的术语，无论这封电子邮件是由 c 级主管、家庭成员还是销售故事的营销人员发送的，您都可能会反弹或注意力不集中。

糟糕的电子邮件礼仪可能会破坏与客户、同事和合作伙伴的关系。

由于我自己的电子邮件有缺陷而无法沟通，然后通过这个频繁的问题指导其他作者和客户，我允许以下原则来驱动清晰和有意识的电子邮件。

以下是关于如何停止发送无聊电子邮件的 16 条建议。 独一无二。

1. 首先，不要使用古怪的电子邮件地址。

使用真实的名字而不是愚蠢的名字，这看起来很专业。

对于个人电子邮件，以下公式始终有效：名字和姓氏的首字母或全名，例如 [email protected] 或 [email protected]

为团队使用的其他电子邮件使用更通用的名称，例如访问客户网站或绩效数据，例如 [电子邮件保护]、[电子邮件保护] 等。

2.有用的主题行

不要回避。 主题行的两个主要方面是电子邮件的内容和需要采取的行动。 这简化了事情并消除了任何误解。

此公式还有助于在搜索时发现电子邮件。

您还可以通过在主题行开头使用方括号和圆括号来影响主题行开头。 使用它们来设置电子邮件部分的语气和大写，同时保留句子的其余部分大写。 作为团队成员的示例，请考虑以下内容：

[需要编辑] XXX代笔文章需要最终修改。

这是客户端的示例：

[需要采取行动] 代写有关电子邮件礼仪的文章需要获得批准。

3. 回复时，换个话题。

回复电子邮件时，请务必编辑主题行以清晰明了。

这是一个快速的方法来完成它：

[James 的反应] Re: 你收到更新的 SEO 报告了吗？

4. 每个主题一个主题

这是一条牢不可破的清晰法则。 回复电子邮件时，只讨论讨论的主要主题。

这使得事情变得不那么复杂，并且在扫描电子邮件线程时更容易识别答案（这就是为什么总是需要一个明确的主题行来指示相关主题和操作）。

5. 你好……问候：向收件人致辞

首先，始终按姓名称呼对方。 不要简单地开始说话。 这表明您没有时间和他们不在乎（尽管电子邮件应该简短而切题）。

禁止使用俚语或街头词汇，例如“嘿”。

想想你会如何称呼一位受人尊敬的退伍军人或一位 100 岁的老太太。 诚实但直截了当。

前三名如下：

1. 你好（姓名）
2. 早上好（姓名）
3. 晚上好（姓名）

告别时，使用相同的程序。

前三名分别是：

1. 最好的
2. 感谢您的时间
3. 向前

6. 个性化您的签名，帮助您和您的公司脱颖而出。

始终拥有个性化签名，其中至少包括以下内容：

• 全名
• 标题
• 电话号码
• 该公司的标志与其网站相连。
• 社交媒体链接

此外，如果您经常在第三方出版物上撰稿、出版一本书或在知名媒体频道上亮相，请在您的签名中提供以下信息：阅读我最近的一本书“标题”； 阅读我最近的企业家文章； 等等。

7. 用简短的段落格式化并观看有趣的视频

你有没有收到过一封很长的邮件？ 这段文字看起来很难，你会失去注意力。

让你的段落更短。 只有一两句。

此外，请保持您的短语简洁明了。 这使您的信息能够迅速而清晰地传达给读者。

此外，避免使用感叹号或表情符号。

8. 永远不要创作情绪化的作品。

不要在情绪高涨时撰写电子邮件，尤其是当情绪令人讨厌或紧张时。 如果有任何重要的事情，比如客户发来的关于错过最后期限的紧急电子邮件，请花点时间喘口气。 快速漫步。 拿出一本书。 做任何事，但担心一会儿回答。

然后，当您精神焕发时，做出反应，或者如果您正在与需要高度紧急响应的人打交道，请说您会尽快回复他们。 然后给自己一个心理休息。

这也是绘图员的才华。 将它们用于最重要的电子邮件，然后继续阅读它们。 第二天，你很可能会改变你想说什么的想法，你的信息会更好，更有吸引力。

9. 尽快回复

响应时间因紧急程度而异。

如果您知道您需要额外的时间来回复，请在 24 小时内写一份快速回复，解释为什么以及他们应该预期回复回复的确切日期：

帕姆在这里。
我希望一切都很好。 让我进一步调查此事，并在星期五之前回复您。

10. 不要在周末或非工作时间发送或回复电子邮件。

除非这是你的工作要求。 这里有一些例子：

这向潜在客户表明你很绝望。

这向客户或您的团队表明您很担心，这表明时间管理不善。

这表明了工作狂，这与缺乏注意力相得益彰。

您还将教育人们相信您一直在“在线”，即使您不在，他们也会开始期待您的回复。 而且，如果真的是紧急情况，例如客户网站关闭或客户/团队成员发生可怕的事情、短信或电话。

11. 了解您的时区。

了解您正在发送电子邮件的人的时区。 同样，这表明您花费了额外的时间来学习某些东西，这表明您很关心。

考虑在以色列的一位客户开始新的一天并且您即将上床睡觉时收到一封电子邮件，上面写着“早上好”。 这再次表明他们缺乏专注力。

12. 提供收件人的电子邮件地址。

您不小心按了多少次发送按钮？ 一些系统，例如 Google Gmail，包括一个用于传输的缓冲区，但不是全部。 撤回未完成或未经编辑的电子邮件时，这可能会阻止您看起来自命不凡。

13. 留意你的反应。

电子邮件广泛可用。 在单击发送按钮之前，请务必仔细检查您的收件人信息。 您可能对一个人说话与另一个人不同，并且信息可能会变得混乱（或者如果存在消极情绪，您会遇到麻烦）。

另外，请记住，其他人可能只会对您做出反应。 在将同一封电子邮件发送给多个人之前，请记住这一点。

14. 不要使用“对不起”这个词。

“抱歉耽搁了”是最糟糕的。 这传达了您杂乱无章的信息。 相反，请说“请原谅延迟”。 没有必要进入细节。

另一种明智的做法是避免使用“对不起”这个词。 这个词表明了弱点。 你不想表现得很虚弱。 曾经。

15.与读者互动

减少你对“我”的使用，并直接与接收者交谈。 对于客户来说尤其如此。

始终直接与接收者联系，并尽可能多地省略“我”。

16. 负数应转化为正数

词语在有意识和潜意识层面都有意义。 避免使用诸如“我不能”、“我的公司希望它可以”和“如果我能”这样的短语。”

这些是几个级别的负面评论，可能会减损您的整体正面信息。 这些类型的交互，在没有深入研究神经生物学的情况下，为您和您的客户建立了糟糕的编程。 而且这些动作重复得越多，就越会成为一种习惯。

利用积极因素。 用罐头代替罐头来创造更积极的对话。 与其说“我的公司希望它能产生更及时的结果”，不如说“我的公司希望它能产生更及时的结果”。 “当我们专注于您的需求时，我的公司会提供更及时的工作……”

电子邮件是决定成败的联系方式，尤其是现在远程工作已经改变了许多企业的沟通方式。

这些快速的想法可以通过简化和澄清你的信息来帮助你从人群中脱颖而出。 他们将使您成为更好的电子邮件作者，这将帮助您成为更好的企业家。