如何编写流程文档

无论您是完成重复性任务还是创建新程序，流程文档都可以帮助您正式确定您的业务努力。 事实上，创建文档有助于改善组织中的协调、结构和一致性。

这篇文章收集了流程文档的最佳实践。 在这里，您将学习：

流程文档可以是关于新软件工具的分步教程，也可以是新员工的入职文档。 这种做法使您能够积极主动地设计内部系统和流程，从而节省时间、资金和宝贵的能源。

为什么过程文档很重要

如果您缺乏核心组织流程的结构和细节，您的企业更有可能面临效率低下的风险。 流程文档为您的组织提供额外的保护层。

缺乏文档可能会导致以下组织挑战。

缺乏信息保留

如果只有一个人对流程有广泛的了解，那么如果他们离开，组织就有失去这些知识的风险。 流程文档有助于概述此人持有的信息，并允许您以其他人可以访问的方式存储这些信息。

冗余

没有路线图，时间就更有可能浪费在不必要或重复的任务上。 流程文档可以帮助您概述和可视化这些冗余，以便您可以创建更好的解决方案。

瓶颈

瓶颈可能发生在流程的任何阶段。 找出瓶颈的来源和原因很重要。 识别这些延迟和障碍将有助于提高效率。

收入损失

较低的生产力意味着在您的组织中执行流程会耗尽更多的时间和精力。 这样一来，团队成员承担新项目的时间就会减少。 这种混乱可能会导致您的企业收入损失，甚至营业额下降。

过程文档的好处

流程文档对于组织内系统的整体功能和流程至关重要。 流程文档的其他常见好处如下。

它创造了应对变化的弹性。

流程文档允许您的组织保持稳定的步伐和势头，尽管有变动。 通过分解所有内容（尽可能细化），可以相当轻松地移动或替换流程的各个组件。

当您的组织进行重组或人员变动时，这尤其有用。 当一个人离开你的团队时，他们的知识可以继续存在。 如果有新队友加入，文档将帮助他们快速提升。

您将确定可有可无的过程和步骤。

在深入研究您的组织流程时，您将确定流程是否为您的组织带来了合理的价值。 您将能够确定流程中哪些步骤是必要且有效的。

在不牺牲功效的情况下，是否可以更改或删除任何步骤？ 这种做法将为您的团队创造清晰度。

它收集和组织知识。

过程文档包含关于某个主题的给定方法的集体知识。 通过使团队成员可以轻松访问这些文档，您可以在整个组织内实现信息的增长和流动。

它允许自我评估并考虑变量。

过程文档允许团队成员反思他们的个人贡献。 他们可以准确地看到他们对给定过程的结果的影响。

创建文档还有助于确定在何处进行调整以改进流程以获得更好的结果。

它确保合规性。

您的团队应在入职和培训过程中包含相关流程文件。 然后，您可以确保团队成员，无论新老，都拥有完成任务所需的所有信息。

通过指定参数，您可以确保实现安全、法律或其他合规性。

它最大限度地减少了错误。

错误是生活中很自然的一部分。 但是，您需要尽可能避免在您的业务中出现失误。 完成任务的分步说明可以帮助您最大限度地减少这些错误。

创建过程文档

现在您已经了解流程文档对您的组织有多么重要，让我们探讨如何在您自己的业务中实施它。

1. 确定你的目的。

在开始写作之前，举行一次头脑风暴会议。 在此期间，您应该确定您的最终文档应该完成什么。 您正在创建培训指南吗？ 您是否正在为高层领导制定流程？

您需要为您正在记录的过程建立一个清晰的名称，并为您试图完成的事情建立一个明确的目标。

2. 确定你的听众。

接下来，确定您的听众以及您需要向他们解释此过程的原因。 例如，这是针对销售团队还是新员工？ 听众将决定您包含的信息。

3. 确定格式。

您需要决定将哪些内容包含在您的文档中是必不可少的。 这超越了文本。 你需要视觉效果吗？ 也许您的文档会受益于图形、表格或流程图。 也许 PDF 或网页不是最佳格式。 有些过程最好通过视频来解释。

在这里，您将确定哪种格式或视觉效果最能传达必要的信息。

4. 定义范围。

您的范围将确定您的文档中包含和不包含的内容。 这可以帮助您将注意力集中在正在记录的特定任务上。 在定义的范围内工作将帮助您的团队避免信息过载。

5. 确定必要的工具和资源。

接下来，确定完成任务所需的条件。 这包括流程每个步骤所需的相关软件、工具和资金。 这些资源有时称为输入。

6. 确定顺序。

如果可能，概述重复过程所需的顺序步骤。 这在提高效率和决定任何任务的整体成功方面起着巨大的作用。

然而，并非每个任务都有明确的顺序。 有时您需要评估各种场景和潜在结果以确定流程的操作顺序。 在这种情况下，为每个场景创建不同的序列。

7. 确定责任方。

下一步是考虑每个利益相关者的角色。 您文档的这一部分应尽可能详细。 包括对每个人的时间表期望以及这些截止日期如何支持您的总体时间表目标。

8. 确定界限。

您的文档应该列出影响流程的所有边界。 这包括流程时间表、截止日期、预算限制、关键绩效指标等。

如果您正在考虑改变您的流程，建立严格的界限将帮助您了解任何限制。 您将能够确定哪些可以改变，哪些必须保持不变。

在下面的人员配置流程文件中，与人力资源相关的界限被明确界定。 该文件还列出了人力资源部门停止参与的地方。

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9. 解释例外情况和意外情况。

请注意可能出现的异常情况，并在您的流程文档中说明这些情况。 突发事件也是如此。 您应该概述团队成员何时必须偏离指定的步骤顺序。

10. 审查和测试。

一旦您考虑了所有这些因素并记录了您的过程，您将审查您的工作。 编辑您的文档。 然后，通过完成概述的任务来测试您的说明。 如果一切顺利，您应该实现任务的预期结果。

请记住：如果您的过程涉及多个利益相关者，这可能最终成为一个涉及多层反馈的项目。 每个观点都为您提供了一个更好的机会来优化流程的改进。

流程文档的提示

在您的团队开始写作之前，这里有一些提示可以帮助您充分利用自己的努力。

1. 保持简短。

您可以随心所欲地选择冗长或人手不足。 我们建议尽可能简洁。 说得足够多以传达想法，不要重复或使用填充词。

2. 包括视觉效果（如适用）。

视觉效果可以使您的文档更具吸引力。 例如，图像或信息图表可以分解大块文本。 这可以使您的文档更易于阅读。

在其他情况下，图形或表格可能是显示信息最有用的方式。 对于复杂的主题或视觉过程，视频可能效果最好。

专业提示：如果您要展示一个步骤如何导致下一步，请考虑使用流程图。

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3. 赋予您的团队编辑权。

让您的利益相关者能够编辑流程文档。 这种对文档权限设置的简单调整可以节省大量时间和团队之间的来回交流。 随着流程随时间变化，您的组织中将有多个成员可以使您的内容保持最新。

4. 保持灵活。

请记住：记录流程没有唯一正确的方法。 错误处理流程文档的唯一方法是完全跳过它。

您创建文档的方式可能会随着时间而改变。 事实上，您的文档本身可能会经历多次迭代。 保持灵活的心态以获得最佳结果。

文档入门

现在，您已经探索了流程文档的最佳实践，可以开始编写了。

请记住：记录您最常遵循的流程的步骤可以使您的团队免于不断地重新发明轮子。 相反，您的团队将拥有坚定的基线。 相反，如果需要，他们可以创新轮子。