实施内部知识库的 5 个好处

已发表: 2021-02-04

出于许多不同的原因，越来越多的组织正在实施内部知识库。随着业务的发展，您还需要一个让员工可以联系和检索宝贵信息的地方，这些信息可以帮助他们做出明智的决定。

通过实施内部知识库，您可以从组织内部的这种有组织的信息和知识集合中获得许多好处。那么，当您将这些信息提供给需要它的每个人时，究竟会发生什么呢？

让我们仔细看看，您就会明白为什么您的组织需要内部知识库。总之，它将使您的运营更加高效，您的员工更加高效。

提高所有部门的生产力

生产力的重要性根本不需要解释，但看到过去几年生产力下降了多少，令人非常担忧。由于各种因素，普通员工每天只能工作 2 小时 53 分钟，而这种情况需要改变。

生产力如此低的原因之一是员工花费大量时间搜索信息。对于拥有大量员工的大型组织以及没有适当的系统来存储和查找信息的组织来说尤其如此。

如果您曾经不得不在杂乱无章的盒子中搜索、滚动浏览旧的 Slack 消息或找到可能拥有您正在寻找的信息的同事，您就会知道这会浪费多少时间。但是，如果您实施一个内部知识库来存储所有基本数据，那将成为过去。

敬业员工和非敬业员工之间的差异是惊人的。员工敬业度提高了士气，提高了盈利能力，并导致缺勤率降低了 41%。确保提高参与度的最简单方法之一是让所有员工都能访问您的知识库。

如果您通过知识库工具提供来自组织的所有知识和信息，您将表明您的企业重视透明度高于一切。这反过来又会促进信任，因为您的所有员工都会觉得他们被保持在循环中。

对他们工作的公司有信心的员工更愿意分享他们的知识，他们可以通过你的知识库方便地做到这一点。由于现代基地具有惊人的协作功能，您的员工将能够比以往更多地进行互动。

多亏了允许他们评论帖子或文档的功能，比如喜欢他们、标记其他同事、提问、关注主题等等，协作和参与度无疑会增加。无论您的员工是并排坐着还是在世界各地工作，他们都将始终保持联系，并且觉得他们的声音在公司内受到重视。

没有人会永远在一个组织中工作，员工离开公司的原因有很多，有些是暂时的，有些是永久的。无论是换工作、退休，还是去度假，都会带走很多有价值的知识和信息。

每个员工都是您业务的重要组成部分，如果您仅仅因为某人不再与您的公司合作而失去他们的专业知识，这可能会导致灾难并产生问题。幸运的是，如果您知道如何轻松处理知识转移，这一切都可以避免。

鼓励公司内雇用的每个人记录他们完成的每个项目、他们提出的问题、他们编写的内容、他们开发的协议等等。这样，将任何任务和信息从一个人转移到另一个人将更加直接。

此外，如果您聘请主题专家，您需要使用允许用户以不同格式共享内容的平台。如果您允许在您的知识库中发布图像、音频、视频和文本帖子，您就可以让专家以对他们来说最方便的方式共享信息。

9 到 5 个办公时间的日子正慢慢被另一种工作形式所取代，那就是远程工作。您不必与某人共享办公室即可与他们协作，尤其是因为越来越多的人正在过渡到在家工作。

远程工作人员的数量每年都在增加，自 COVID-19 大流行开始以来，这个数字甚至更高。您的公司很可能也有许多远程员工，但这并不意味着协作必须受到影响。

只要您拥有基于云且适合移动设备的内部知识库，任何员工都可以访问它，无论他们身在何处。

如果您采用灵活的工作模式并允许您的员工在他们需要的时候工作，他们就可以在需要时访问他们需要的信息。因此，即使某人在特定时间不可用，他们的专业知识也将始终存在。

如果您公司的某人需要访问时间敏感的信息，那么易于访问的知识库是您最大的武器。例如，如果远程工作的客户服务代表需要立即回答客户的问题，他们可以毫无问题地做到这一点。

请记住，公司的声誉在很大程度上取决于它向客户或客户提供服务的速度。如果您的工作需要您的员工及时提供帮助，那么他们可以立即找到答案和信息的知识库是必不可少的。

长期以来，组织内的工作人员依靠电子邮件和各种消息平台相互分享知识，这种做法仍然存在于许多企业中。但是，像这样共享内容有一个明显的问题，那就是版本控制。

当您通过电子邮件与某人共享文档并且收到该文档的人需要对其进行编辑时，他们将不得不重新发送新的最新版本。有时多个人必须同时处理一个文档，这会导致该文档有许多不同的版本。

此外，如果通过电子邮件就本文档进行多次一对一对话，则可能会出现问题，这通常会导致该信息被污染。

如果您学会鼓励您的员工使用知识库并在每次与多人一起处理项目时发布到它，您可以确保所有内容始终是最新的。而且您还可以查看谁随着时间的推移进行了哪些更改，这将增加责任感。

我们在这里讨论的所有好处都不是推测，它们是经过反复证明的简单事实。每家实施了自己的知识库的公司都见证了员工生产力、敬业度等方面的提高。

您的业务的规模和利基是无关紧要的，因为这种类型的知识保存和共享对任何组织都有益。只要您确保所有员工都了解知识库的存在是为了使他们的工作更轻松、更高效，那么实施它就不会有任何问题。