项目管理基础知识完整指南

项目管理不仅仅是构建软件和硬件。 项目经理适当地分配资源，管理时间表，并在整个过程中照顾利益相关者。

然而，这往往说起来容易做起来难。 毕竟，项目经理不断调整他们的方法并重新思考他们的流程是有原因的。

在本文中，您将学习项目管理基础知识以及如何在您的业务中实施这些基础知识。 让我们开始吧。

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该过程包括制定满足最后期限的计划，同时在时间和预算限制内保持质量目标。 该学科可以由专职经理或项目负责人负责。

为什么项目管理很重要？

项目管理流程对于项目的成功至关重要。 项目管理协会的研究发现，不整合项目管理的组织的项目失败率将增加 2/3。

这是一个令人震惊的统计数据。 因此，让我们更深入地了解成熟的项目管理流程带来的一些主要好处。

你会在重要的最后期限前完成。

项目管理允许您将大型任务分解为更小的期限。 通过坚持这些里程碑，项目可以很容易地从头到尾按计划进行。

事实上，拥有成熟价值交付流程的公司比没有项目管理的公司更能按时交付项目（63% 比 39%）。

你会增加买入。

项目管理使团队能够在同行、客户和利益相关者之间建立信任和信誉。 毕竟，如果您始终如一地按时提交高质量的可交付成果，那么您一定会赢得人们的青睐。

您可以轻松跟踪支出。

您将能够保持在预算之内，甚至低于预算。 PMI 发现所有资源中有 11.4% 由于项目管理流程不佳而被浪费。

在只有 43% 的公司报告说他们“大部分时间”或“总是”按预算完成项目的情况下，省钱尤为重要。

你会改善你的文化。

您可以通过知识管理培养持续流程改进的文化。 如果您营造一个优先考虑优化和学习的环境，您很可能会激励他人并吸引具有相同心态的员工。

项目经理职责

项目经理计划、组织和领导项目的执行。 这确保它在时间和预算限制内交付所需功能的同时满足预期目标。

项目管理专业人员通过有效的环境扫描、将信息合成为有意义的数据以及客观分析来发挥领导作用。 这是一组广泛的职责，需要培训和经验。

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我们将讨论担任此职位所需的技能（包括通过经验培训和发展的技能）。

项目经理技能组合

为确保团队保持高效并确保项目步入正轨，项目经理需要具备广泛的技能。 以下是您胜任该职位所需的一些最重要的技能。

人际交往能力

项目经理 (PM) 必须与许多人互动，包括团队成员、利益相关者和其他项目经理。 优秀的 PM 可以与各种各样的人一起工作以实现共同的目标。

利益相关者通常有相互竞争的目标。 为了创造凝聚力，PM 必须善于外交，因为他们要与可能具有不同观点、技能水平和个人政治的人打交道。

良好的关系可以使团队成员保持积极性，并使解决团队纠纷变得更加容易。

沟通技巧

项目经理必须安排协作者之间的频繁会议，并提供有关绩效的反馈。 您不仅需要知道与谁会面以及何时会面，您还需要平衡多种沟通方式。

例如，法律部门希望您更新合同和风险方面的信息。 同时，财务部门会很想知道你的预算和开支。 工程师和营销团队也会有不同的兴趣，需要不同类型的沟通。

决策技巧

项目经理必须做出决定并对结果负责。 明确目标并设定高期望有助于保持士气。

决策技能包括确定资源的优先级、制定备选估计、评估风险以及确保适当的预算管理。

管理技巧

项目经理负责领导团队并向更高级的团队报告进度。

您需要具备领导团队、进行一对一交流以及应对出现的挑战的经验。 PM 还应该能够代表他们的团队与领导层进行沟通。

在某些情况下，项目经理需要为他们的主动性建立团队。 这可能包括寻找合适的内部参与者或寻找组织外部。 理想情况下，PM 具有招募新团队成员的经验。

项目管理生命周期

最好将整个 PM 过程视为一系列阶段。 每个阶段都有一个目标。 项目管理生命周期总共有五个关键阶段。 我们将简要概述每个阶段。

• 引发。 在这个阶段，项目经理会现实地看待一个项目。 他们估计项目需要多长时间，最终确定项目的基准预算和时间表。
• 规划。 规划阶段包括分析技术细节、将任务分配给合适的团队成员，以及识别与项目不同部分相关的风险。
• 执行。 在这里，您开始执行您在先前状态中创建的计划。
• 监测和控制。 此步骤可确保您在截止日期前完成。 你不仅在做你计划中安排的工作，你也在监控你的进展。 在这里，您可以确定您是否遵守所有政府法规和行业标准。 您还可以跟踪所有项目支出和进度。
• 关闭。 结束一个项目是它的最后阶段。 在这里，您可以确定项目是否交付了预期结果以及是取消还是继续该项目。

流行的项目管理方法

虽然大多数组织都认为项目管理很重要，但 PM 使用的风格有很多种。 在本节中，您将探索四种流行的项目管理方法。

基于产品的规划

基于产品的规划将其方法以产出和项目可交付成果为中心。 这种方法侧重于从概念到完成推出产品或服务，最终结果是产品或服务的销售。

基于过程的规划

基于过程的规划确保所有项目活动都有助于实现组织目标。 通过这种方法，项目经理可以创建、管理和改进符合企业核心价值的项目。

分阶段的产品管理方法

由于外部限制，这种方法涉及分阶段规划和实施项目。 每个阶段都经历产品管理生命周期中的五个步骤。 因此，这种方法非常适合小型且定义明确的项目。

项目生产管理

这种方法使用运筹学理论和原则来理解和优化项目交​​付。 项目生产管理使用活动数据来预测限制和确定成就水平。

项目管理最佳实践

无论您选择哪种方法，都有一些通用技巧可以帮助每个人。 以下是适用于任何行业或领域的任何项目的一些最佳实践。

1. 投资项目管理软件解决方案。

如今，不到四分之一的组织使用任何类型的项目管理软件。 相反，团队依赖电子表格、纸质笔记和电子邮件的拼凑。 这种方法会导致混乱。 无法实时查看项目的位置。

项目管理软件将帮助您跟踪项目和议程、组织任务和活动、与您的团队有效沟通以及管理风险和问题。

您还可以自定义仪表板以跟踪 KPI 并创建报告以帮助根据历史数据和当前趋势进行预测以进行未来规划。

2. 通过保持灵活的时间表来预测变化。

大多数项目都会出现延误。 不幸的是，当您遵循固定的时间表时，轻微的延误可能会导致严重的问题。 另一方面，灵活的时间表可以从容应对大多数变化。

虽然一些截止日期具有灵活性，但其他截止日期可能是严格的。 保留一个不能更改的日期列表。 这使您可以在设定的时间范围内满足外部截止日期，同时允许在其他领域灵活的截止日期。

3. 跟踪沟通方式。

在项目开始时，与重要的利益相关者坐下来。 询问他们希望多久收到一次您的来信以及他们希望如何沟通。

例如，一些利益相关者希望每周与您的团队召开一次 Zoom 会议。 其他人可能更喜欢每日 Slack 更新或每月通过电子邮件发送进度。

您可以将此信息组织到电子表格或项目管理软件的一部分中以保持井井有条。

4. 了解你的指标。

任何项目面临的最大挑战之一就是衡量成功与否。 因此，您需要在项目执行之前和期间设置可衡量的点。 了解哪些指标对您的项目很重要以及何时。

请记住，基本指标会随着时间而改变。 如果您的项目刚刚开始，您可能只是庆祝快速达到重要的里程碑。

随着时间的推移，您将需要证明您的项目影响。 这包括潜在客户数量或对投资回报率的贡献等指标。

提升您的项目管理水平

仔细研究基础知识，您会发现项目管理是一个广阔的领域，需要对沟通和特定行业的细微差别有深刻的理解。

通过将上述工具和技术融入您的日常工作经验，您可以提高项目经理的绩效。

为了帮助您开始工作，请立即查看我们的免费项目管理模板——它将帮助您节省大量宝贵的时间和资源。