利益相关者管理的完整指南

成功的项目得到整个组织利益相关者的支持。 这就是为什么利益相关者管理对于任何计划都是必不可少的。

利益相关者管理使您能够确定并满足领导者的需求，同时保持沟通畅通。

在本文中，您将了解什么是利益相关者管理、为什么它很重要，以及如何制定利益相关者管理计划。

目录

为什么利益相关者管理很重要？

当利益相关者的利益和需求被忽视时，项目就会失败。 这导致关键利益相关者缺乏支持，这可能危及项目的成功。

当利益相关者觉得他们的需求得到满足时，他们就更有可能支持该项目。 另一方面，如果他们的需求得不到满足，他们可能会试图阻止你的主动性。 利益相关者管理有助于建立积极的关系，使您的项目顺利进行。

有效的利益相关者管理策略可以帮助您：

• 避免或解决利益相关者之间的冲突。
• 获得主要利益相关者的认同和支持。
• 与利益相关者进行有效沟通。
• 管理利益相关者的期望。
• 在整个项目中监控利益相关者的参与。

利益相关者管理的好处

有效的利益相关者管理策略有很多好处，包括：

• 改善沟通。 通过确定利益相关者的利益和需求，您可以根据他们的特定需求调整您的沟通。 这可确保您的消息被接收和理解。
• 买入量增加。 根据毕马威 (KPMG) 的数据，61% 的项目都有高度参与的发起人。 当利益相关者觉得他们的利益和需求得到考虑时，他们就更有可能支持该项目。
• 降低风险。 通过与利益相关者接触，您可以及早发现潜在风险并采取措施避免或减轻这些风险。 这有助于降低项目的整体风险。
• 改进的性能。 有效的利益相关者管理策略可以帮助您优化资源并使项目活动与利益相关者的利益保持一致。 这可以提高项目绩效。

利益相关者管理流程内部

虽然利益相关者管理对某些人来说可能看起来很直观，但您可以通过更正式的路线图开始系统地建立信任。

以下六个步骤可以帮助您了解利益相关者的优先事项以及如何满足这些需求。

1. 确定利益相关者。

首先确定可以对您的项目产生正面和负面影响的所有个人和团体。 这包括内部利益相关者（例如团队成员）和外部利益相关者（例如客户或供应商）。

要确定您的利益相关者，请问自己以下问题。

• 谁将受到您的项目的影响？
• 谁对您的项目感兴趣？
• 谁有权影响您的项目？
• 谁希望您的项目失败？
• 谁希望您的项目成功？

2. 优先考虑利益相关者。

确定所有利益相关者后，下一步就是确定优先级。 这将帮助您将注意力集中在对项目成功最重要的利益相关者身上。

您应该确定他们的期望在哪里、他们的影响程度、他们希望从您那里获得什么信息以及他们希望您的团队报告的频率。 您可以使用利益相关者映射来帮助您确定关键领导者的优先级。

运行利益相关者映射练习

图片来源

上面的利益相关者映射练习要求您在两两网格上绘制领导者。 一个轴标记为权力，另一个轴标记为兴趣。

在权力轴上，您对每个利益相关者影响项目的能力进行评分。 在兴趣轴上，您根据每个利益相关者对项目的兴趣程度对其进行评分。 这将使您清楚地了解哪些利益相关者最需要参与以及如何最好地参与。

有几种不同的方式来映射利益相关者，包括：

• RACI 矩阵。 这是一种流行的利益相关者映射方法，使用字母 R（负责）、A（负责）、C（咨询）和 I（知情）来评估利益相关者对项目的参与程度。
• 权力/利益网格。 这是一种绘制利益相关者地图的简单方法，可用于确定参与的优先级。 它也被称为显着性模型。
• 影响/影响矩阵。 这是一种更详细的利益相关者映射方法，可用于评估每个利益相关者对项目的潜在影响。

3. 评估利益相关者的需求和利益。

成功的利益相关者管理计划的关键是了解您的利益相关者。 这将帮助您评估他们希望从项目中获得什么以及如何最好地与他们互动。

在这个阶段，问自己以下问题。

• 您了解他们的需求、优先事项和问题吗？
• 他们有影响项目的权力吗？
• 他们对项目的结果有什么经济或情感上的兴趣？
• 是什么激励着他们？

通过了解这些问题的答案，您可以更好地制定适合每位领导者的利益相关者管理计划。

4. 定义利益相关者的动机。

一旦您确定并评估了您的利益相关者，您就可以开始定义他们的动机。 这将帮助您了解他们希望从项目中获得什么以及如何最好地与他们互动。

您可以通过多种方式定义利益相关者的动机，包括：

• 采访。 您可以采访利益相关者以了解他们对项目的看法。 这可以亲自、通过电话或电子邮件完成。
• 调查。 您可以向利益相关者发送调查，以获得他们对项目的反馈。 这是从大量利益相关者那里收集数据的快速方法。
• 专门小组。 您可以与利益相关者举行焦点小组讨论，以获得他们对项目的意见。 这可用于产生想法和识别问题。

通过了解利益相关者的动机，您可以制定有效的利益相关者管理计划来满足他们的需求和利益。

5. 制定参与计划。

利益相关者参与的目标是管理期望和建立关系。 这可以通过几种不同的方法来完成，包括：

• 经常交流。 这是利益相关者参与的最重要方面。 您必须定期与利益相关者沟通，以更新他们的项目并获得反馈。 这可以通过面对面的会议、电话、电子邮件或项目管理软件等在线工具来完成。 每个利益相关者可能需要自己的沟通策略。
• 咨询。 这涉及在决策过程中咨询利益相关者。 这可以通过会议、调查或焦点小组来完成。
• 合作。 这涉及与利益相关者合作以完成任务或实现目标。 这可以通过共同创造、联合规划或共同决策来完成。

与不同领导者接触的最佳方式将取决于利益相关者和项目。 您应该为每个人量身定制您的参与计划。

利益相关者管理计划模板

确定利益相关者后，就该为每个组制定管理计划了。

以下模板可以帮助您制定参与计划并组织您的利益相关者沟通。

体式

如果您是利益相关者管理的新手，Asana 的这个模板提供了一种保持井井有条的简单方法。 在此计划中，您写下每个利益相关者、他们对您的项目的兴趣程度以及他们对您的工作的影响力。

然后，您可以选中一个框来确定他们的通信偏好。 这包括他们希望多久收到您团队的消息，以及他们希望您如何联系。

我们喜欢什么：使用此模板，您一眼就能知道您的哪些领导更喜欢快速 Slack 还是喜欢正式电子邮件。

项目管理文档

如果您正在寻找更详细的参与计划，请考虑项目管理文档中的此选项。 使用此文档，您可以全面规划您的项目愿景以及您的计划将影响哪些部门。

我们喜欢什么：此模板包含图表和表格，您可以使用它们来确定每个利益相关者对您的项目的重要性级别。 您可以使用此文档集思广益并概述您的最终草案。

知识小屋

如果您正在寻找编写参与计划的完整指南，KnowledgeHut 可为您提供帮助。 此模板包含的部分可帮助您确定利益相关者并为每个人的参与创建时间表。 您还可以跟踪成本和人力资源参与情况。

我们喜欢什么：此模板包含图表，您可以用利益相关者数据填写这些图表。 如果您遇到困难，每个部分都会提供有用的自我反省问题，以指导您一路走来。

PM-培训

如果您一直在寻找一个简单的电子表格来管理您的利益相关者，那就别无所求。 这个来自 PMTraining 的模板提供了一种管理利益相关者的直接方法。

我们喜欢什么：此模板列出了参与人员、他们需要为您的项目做什么，以及您计划如何让他们参与进来。 如果您正在寻找一种快速开发单页利益相关者管理指南的方法，这就是了。 此外，所有内容都可以在 Google 文档中进行编辑。

利益相关者管理技巧

正式化利益相关者管理可能感觉像是一个压倒性的过程。 无论您是刚刚起步还是拥有多年经验，以下提示都可以帮助您确保成功的利益相关者管理。

1. 定义项目的目的。

根据 PMI， 44% 的项目失败是因为业务目标与项目目标之间缺乏一致性。

在开始与利益相关者接触之前，定义项目的目的至关重要。 这将帮助您确定您需要接触的对象及其目标。

2. 定义角色和职责。

在项目开始时，明确定义每个利益相关者的角色和职责。 这将有助于确保每个人都清楚他们参与了该项目。

3.定期沟通。

定期沟通对于成功的利益相关者管理至关重要。 您应该定期更新项目的利益相关者并征求他们的反馈。

在与利益相关者的沟通中，您的战略目标应始终明确。 这使您的团队能够管理利益相关者的期望并建立积极的关系。

4. 透明。

对项目的利益相关者保持透明是很重要的。 这将有助于建立信任并确保每个人都在同一页面上。

5.寻求反馈。

反馈对于成功的利益相关者管理至关重要。 您应该在项目的每个阶段寻求利益相关者的反馈。

跟踪他们的建议并实施他们的见解。 然后您可以报告您如何实施他们的解决方案以进一步获得他们的支持。

6.选择合适的软件。

如今，只有四分之一的团队使用项目管理软件。 实施这些工具之一可以帮助您保持井井有条。

其范围从项目管理软件（如 Basecamp 或 Asana）到协作软件（如 Google Drive 或 Trello）。 选择最适合您项目需求的技术栈。

7.要灵活。

利益相关者管理不是一个放之四海而皆准的过程。 您应该灵活并针对与您一起工作的每个人量身定制您的方法。

制定有效的利益相关者管理计划

利益相关者拥有影响您的项目的权力，因此让领导者参与进来，同时将他们的需求放在首位将有助于保持项目顺利进行。

在制定利益相关者管理策略以保持正轨时，请牢记这些提示。