成功的 NPO 电子邮件策略终极指南

有效的电子邮件和新闻通讯营销对于非营利组织 (NPO) 的成功至关重要。 由于资源稀缺、人员有限和领导注意力分散，营销工作的投资往往让位于更紧迫的事情。

幸运的是，与其他 NPO 营销策略相比，电子邮件营销既经济又省时。 定期发送精心制作的时事通讯可以赋予您的非营利组织权威，同时还可以帮助您始终站在捐赠者心目中的最前沿。

通过阅读这篇文章，您将发现您的非营利组织如何通过个性化且有意义的电子邮件营销与捐助者保持联系并吸引令人兴奋的新潜在客户。

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为什么电子邮件对非营利组织有用？

研究表明，电子邮件继续提供所有外展策略中最高的投资回报率 (ROI)。 TruConversion 报告称，电子邮件营销活动每花费 1 美元可带来 40 美元的回报。 这使得电子邮件成为非营利组织可以用来接触潜在捐助者的投资回报率最高的渠道。

此外，91% 的美国消费者仍然每天使用电子邮件。 因此，电子邮件可以让非营利组织接触到可能不会参与社交媒体营销活动的受众。

专业提示：在开始新的电子邮件活动之前，请确保它符合您的非营利营销计划并帮助您实现组织的目标。

非营利组织的电子邮件营销最佳实践

1. 承诺定期发送。

非营利组织往往资源紧张，而且很容易将营销搁置在看起来更紧迫的事情上。 但是，定期的电子邮件营销是发展您的组织的最有效方式之一。 电子邮件的内容时间表可以让您保持井井有条，您可以经常参与并稳步扩大您的捐助者基础。

让电子邮件成为您营销策略中“始终在线”的一部分，将对您在渠道上的成功发挥重要作用。 “永远在线”并不意味着您用不断的消息轰炸您的电子邮件列表——它意味着您致力于保持发送电子邮件的频率的一致性。

按照可预测的时间表发送信息性电子邮件，而不是仅在您积极开展活动或寻求捐款时发送。 这将有助于培养您的受众在未来更深入地参与（如捐赠或参加活动）。 请记住：目标是建立长期关系。

为您的电子邮件设置正确的节奏对于让列表中的成员与您的组织保持互动非常重要。 当您刚开始时，这需要谨慎的平衡。 您不想发送太少的电子邮件，但也不想转向潜在的垃圾邮件领域。 更多内容在下一节。

专业提示：在发送之前仔细检查您的电子邮件是否为您的读者提供价值。 价值可能包括有关您的非营利组织的最新信息、参与方式、即将发生的事件或您的组织最近完成的项目。

2. 警惕垃圾邮件文件夹。

如果您的听众只习惯于一次性收到您的来信，则您需要逐渐转变为发送更多电子邮件。 突然的切换可能会触发某些用户的电子邮件客户端将您发送到垃圾邮件文件夹。

电子邮件的可送达性可能是一个复杂的主题，但如果您要过渡到更频繁的电子邮件营销，请记住以下重要事项。

• 不要直接在电子邮件中嵌入表格或包含附件。 使用表单链接到网页是一种更好的做法。
• 从可识别的地址发送电子邮件。 如果可以，请避免从[email protected]地址发送。 使用您的读者可以识别的名称。
• 以信息丰富的主题行开头，而不是直接呼吁捐款。 查看我们关于挑选优秀电子邮件主题行的博文。
• 如果您要通过电子邮件发送不习惯频繁发送的列表，请让他们知道发生了什么。 告诉您的读者您计划开始发送更多信息丰富的电子邮件，最重要的是，允许他们选择退出。 短期内这似乎有悖常理，但从您的电子邮件列表中清除不参与的人对您的电子邮件程序的长期健康很重要。

专业提示：指派一名工作人员使用他们的名字发送您的每月时事通讯。 这会增加您避开捐助者垃圾邮件文件夹的机会。

有关提高电子邮件送达率的更多提示，请在此处查看我们关于该主题的博客文章。

3. 利用与听众的个人联系。

个性化您的电子邮件是一个简单但功能强大的步骤，您可以通过它与读者建立个人联系。

首先，确保您使用的是支持个性化的电子邮件工具。 这可能是一项前期投资，但能够使用个性化功能将大大提高您的受众从您发送的电子邮件中获得的价值。

担心令人毛骨悚然或不确定从哪里开始？ HubSpot 营销、自动化和需求生成副总裁 Rachel Leist 建议，着重根据电子邮件收件人在您的网站上执行的操作来个性化电子邮件。 与其在您的联系人管理系统中使用个人数据，不如感谢他们的捐赠或下载报告。

“如果一个人收到一封电子邮件，提及他们在您的网站上采取的行动，他们将不会像您针对碰巧在他们身上的特定个人信息进行个性化设置时那样紧张，”Leist 解释说。

专业提示：通过使用名字和有趣的标语来个性化您的电子邮件。 带有个性化主题行的电子邮件产生六倍的交易率。

4. 分割你的数据库。

分段的电子邮件列表可以帮助您确保正确的人在正确的时间收到正确的电子邮件。 虽然电子邮件列表中的每个人都相信您的组织，但您不需要将每封电子邮件都发送给每个人。 您数据库中的每个人都处于他们与您组织的旅程的不同阶段，他们收到的电子邮件应该反映出这一点。

例如，去年向您的组织捐赠了 5 美元的人可能不如上个月向您的组织捐赠了 1,000 美元的人那么投入。

捐赠金额、参加的活动以及在您的网站或社交媒体渠道上采取的行动等因素都是参与度的重要指标，发送电子邮件时不应忽略这些因素。

更多参与的听众可能会对更频繁的电子邮件做出更积极的回应，而接触点较少的人应该收到更少的电子邮件，向他们提供有关您的 NPO 的更多基本信息。

专业提示：当人们下载您的内容或订阅您的时事通讯时，请确保您将他们输入到一个特定的点滴活动中，该活动会向他们发送与他们感兴趣的主题相关的自动电子邮件。

5. 相应地进行测试、分析和调整。

最后，运行电子邮件程序并不是“一劳永逸”的营销策略。 您需要注意关键绩效指标，并根据实际数据对您的方法进行更改。

如果您刚刚起步，行业基准可能是一个有用的比较点。 但请记住，并不是所有的 NPO 都是一样的，也不是所有的 NPO 受众都会以相同的方式回复电子邮件。

首先，跟踪一些关键的电子邮件指标，在每封电子邮件发送时对其进行衡量，并寻找一段时间内的趋势。 如果您不确定要跟踪什么，我们关于初学者电子邮件营销指标的文章提供了一个有用的起点。

专业提示：使用 Hubspot 电子邮件健康工具定期监控您的电子邮件打开率。

如何撰写精彩的非营利通讯

1.写一个引人注目的主题行。

主题行可能很棘手。 您正在寻找一个既能传达您的意图又能保留您的非营利组织独特声音的简短短语。 一个有趣的主题行应该包括以下元素。

1. 紧急。 您希望收件人感到打开来自您的 NPO 的电子邮件并采取行动的紧迫感。
2. 特异性。 如果您有有趣的统计数据或数据点要分享，请务必将其放在主题行中。
3. 接下来的活动。 为了增加参与度，您的时事通讯应该让人们知道他们可以参加或自愿参加哪些即将举行的活动。
4. 名称识别。 通过在主题行中包含他们的名字（适当时）来激起观众的兴趣。
5. 关联。 如果时事或政治影响您的非营利组织的目标，引用这些事件可以使您的时事通讯更加相关和及时。

专业提示： 46% 的电子邮件打开是在移动设备上进行的，因此请确保您的主题行不超过 50 个字符，以便移动查看者可以阅读整封邮件。

浏览此博客以了解更多主题行最佳实践。

2. 提供引人注目的更新。

一份令人惊叹的非营利通讯应包括您组织的最新和最重要的信息。 告知您的收件人最近达到的目标、您所帮助的人的感人故事、员工和志愿者的生活更新以及其他任何值得注意的事情。

专业提示：为了使您的电子邮件在视觉上更有趣，请在活动期间拍照以包含在您的时事通讯中。 经许可，包括照片中志愿者的姓名并描述发生的活动。

3、要有感恩的态度。

对于订阅您时事通讯的人来说，您的事业是近在咫尺的。 他们花在志愿服务上的时间和捐赠的金钱应该始终怀着感恩的精神接受。

通过有趣的数据点让电子邮件收件人了解他们的捐赠的直接影响。 例如，“您的捐赠帮助了 x 个家庭”或“您的志愿工作为 x 个儿童提供了食物”。

专业提示：您的某些时事通讯收件人会比其他人更多地参与其中。 考虑通过发送一封个性化的非自动电子邮件来与这些捐助者建立沟通渠道，并提及他们为这一事业所做的具体努力。

4.包括号召性用语

号召性用语 (CTA) 是邀请您的听众做某事。 在电子邮件或新闻通讯中，您的 CTA 应该是一个按钮，链接到您希望收件人下一步采取的行动。

非营利电子邮件的 CTA 示例可以是“订阅时事通讯”、“立即捐赠”、“推荐朋友”等。 不要害怕在 CTA 上发挥创意，并确保衡量您的转化率。

专业提示：您可以使用许多 CTA 工具来更轻松地链接到下一步。 在此处探索常见选项。

非营利筹款电子邮件的示例

想要整理一封有效的筹款电子邮件？ 查看一些示例以了解您的时事通讯的外观。

老年痴呆症协会

这封来自阿尔茨海默氏症协会的欢迎电子邮件并未以捐款请求开头。 相反，该团队通过为接受者提供资源来了解疾病，将他们与原因联系起来。

主要的 CTA 敦促读者“了解事实”。 通过加深对阿尔茨海默氏症的了解，我们鼓励电子邮件收件人采取行动——通过为团体发声、志愿服务或捐赠。

我们喜欢什么：这封电子邮件中显示了多种资源，针对受阿尔茨海默病影响的不同群体。 亲人可以访问支持小组。 寻找护理解决方案的家庭可以探索他们的选择。 最重要的是，阿尔茨海默氏症患者拥有自主权，可以与护理团队相匹配。

黑人女孩守则

这封来自 Black Girls Code 的电子邮件重点关注一个对所有人开放的网络研讨会。 通过包括活动和参与机会，该非营利组织向其电子邮件列表中的人展示了价值。 作为订阅者，您将确保不会错过任何活动。

我们喜欢什么：这封电子邮件利用设计来战略性地吸引读者的注意力。 包含面板扬声器信息和时间的图形设计精美，在黑色背景上采用醒目的颜色。 唯一的其他多彩元素？ 两个大胆的薰衣草注册号召性用语。

结束加州儿童贫困联盟 (ECPC)

ECPC 的电子邮件展示了让您的捐助者和志愿者了解情况的重要性。 该组织通讯的这一部分解释了联盟的想象运动获得了多少保障以及资金的使用地点。 信息图使理解国家预算编制的复杂性变得容易。

我们喜欢什么： ECPC 掌握了透明度。 该组织承认，并非其所有优先事项都包含在国家预算中。 之后，联盟庆祝他们能够取得的胜利。 诚实的使用使非营利组织感到值得信赖并获得更多支持。

特雷弗计划

宣传日、假期和重要的纪念日提供了吸引观众的特殊机会。 当您可以将活动与非营利组织的使命或研究联系起来时，尤其如此。

Trevor Project 在双性人意识日发送了一封专门的电子邮件。 在电子邮件中，该组织解释了双性人的含义以及承认这个社区的重要性。 然后，它链接到一份报告，人们可以在其中更多地了解双性人青年的福祉。

我们喜欢什么：这封电子邮件不仅突出了双性人意识日，还提醒收件人十月是 LGBTQ 历史月。 没有标记日历的读者现在会收到通知，并且更有可能参与其他 Trevor 项目研究。

国际救援委员会

国际救援委员会（IRC）面临救助冲突地区和灾区民众的紧迫任务。 这封电子邮件既解释了该组织的工作及其历史影响。

我们喜欢什么：突出显示文章和组织的历史可以增加订阅者的情感投入。 读者也将更好地理解 IRC 的价值观。

史密森学会

史密森尼学会是世界上最大的博物馆和研究网络之一。 跟上每个博物馆和部门的步伐会很累。 幸运的是，该非营利组织的营销团队已将重点内容收集到一份易于阅读的时事通讯中。

我们喜欢什么：当我们去博物馆时，我们会惊叹于展出的手工艺品和物品。 史密森尼通讯使用照片在任何设备上复制这种体验。

救救孩子

当人们第一次注册您的电子邮件时，这是一个很好的指标，表明他们对您的使命很感兴趣。 查看来自救助儿童会的这封自动欢迎电子邮件，向新订户介绍该组织并在最后请求捐款。 您的听众想要提供帮助——不要让他们等待！

我们喜欢什么：救助儿童会创建了一个简单的信息图来展示小额捐赠如何产生巨大影响。 这可以鼓励支持者做出贡献。

市民气候大厅

Citizens' Climate Lobby (CCL) 在下面的电子邮件中演示了如何向订阅者更新重要时事。 通过引用最近对他们的事业有帮助的政策变化，CCL 既可以感谢他们的电子邮件订阅者的辛勤工作，又可以让他们对未来的进步感到兴奋。

我们喜欢什么：这封电子邮件很好地为非营利组织的对话提供了相关性和及时性。

826 波士顿

826 Boston 是一家与学生和社区成员合作的写作、辅导和出版非营利组织。 作为当地的非营利组织，社区活动为波士顿居民提供了参与和了解该组织更多信息的机会。 这封电子邮件重点介绍了早餐书籍，包括有关活动举办地点和时间的重要信息。

专业提示：如果您的组织依赖企业赞助商的捐赠，电子邮件提供了展示您的合作伙伴关系的机会。 这会为与您合作的企业创造附加值。

维基媒体

并非每个捐助者或订阅者都应该每天都收到电子邮件。 维基媒体对捐款的呼吁很谨慎，使他们不经常发送的捐款更具影响力。 通过强调过去的行动并表明再次捐赠的紧迫性，接受者将更有可能捐赠。

这种类型的电子邮件最适合您的电子邮件列表中过去的捐助者和不太活跃的成员。 即使他们不会每天访问您的网站，他们也可能愿意偶尔捐款。

我们喜欢什么：来自维基媒体的这封电子邮件显示了您捐赠的百分比用于组织的哪些部分。 这创造了透明度，并使捐助者对他们的贡献感到满意。

非营利组织的免费电子邮件营销软件

想要在不破坏资金的情况下为您的非营利组织使用专业的电子邮件软件吗？ 您可以使用多种免费版本的专业营销软件。 查看一些最受欢迎的程序提供的内容。 然后，决定哪个选项最适合您。

1. HubSpot 电子邮件营销软件

HubSpot 提供与免费 CRM 软件集成的付费电子邮件营销软件的免费版本。 用户可以开展复杂的营销活动并访问表单、登录页面、Facebook、Instagram、Google 和 LinkedIn 广告以及模板。

HubSpot 还可以访问联系人管理和实时聊天功能。 这些工具可让您优化每位订阅者的体验。 还有用于活动优化的流量和转换分析功能。

2.发件人

想要通过美观、个性化的电子邮件吸引很多人吗？ 发件人可能正适合您。 该程序具有广泛的 HTML 编辑和个性化功能。 Sender 还具有令人印象深刻的分析功能，可让您跟踪单个电子邮件的发送和打开情况。 您还可以建立个人收件人资料以进一步优化您的策略。

3. 发送蓝

如果您正在寻找电子邮件的多样性，Sendinblue 可以满足您的需求。 该程序包括 70 多个可针对任何屏幕设计的电子邮件响应模板。 免费版使您能够每天发送 300 封电子邮件。

您还可以使用 A/B 测试来查找有效的电子邮件内容和分段选项，以确保合适的人收到您的消息。

4.发送网格

SendGrid 专注于根据个人喜好量身定制的电子邮件活动。 它的免费版本让您可以访问范围广泛的个性化工具，包括 API、Webhook 和 STMP 中继。

您还可以使用范围广泛的递送优化工具精细控制谁接收您的电子邮件。 此外，您还可以访问复杂的电子邮件编辑和分析工具，从而为您的目标受众优化发送。

从今天开始

您无需成为专业的营销人员即可从电子邮件营销中获得专业的结果。 但是，您确实需要预留一些时间才能开始。

请记住，经过深思熟虑的电子邮件营销可以获得丰厚的回报。 如果您还没有开始，请立即开始，您可以为您的组织带来比以往更多的关注！