RFP 终极指南

您的任务是创建提案请求或 RFP 吗？

无论您是不知道那是什么还是有一段时间没有写过，今天的指南都可以提供帮助。

今天，我们将深入探讨 RFP 的具体内容、您可能需要它的原因，以及如何创建您的第一个 RFP。

首先，您应该了解所有这些字母的含义。

当您的公司有一个新的（通常是大型的）项目，或者一个更复杂并且需要一些外包的项目时，RFP 可以帮助您在第一时间完成工作。

RFP 文档成为您快速发现潜在供应商与您的项目相关的优势和劣势的一种方式，而无需花费太多时间自己寻找它们。

RFP 还可以让您先睹为快，了解您可能没有考虑过的不同策略，因为每个供应商都会在出价时包含他们自己独特的行动计划。

在您必须向供应商做出承诺之前，您将获得这些信息。

请记住，这不应与 RFQ 混淆。

RFP 与 RFQ

RFQ 或报价请求与 RFP 略有不同，因为它只是报价本身。 在这里，公司从不同的供应商那里征求多个报价单，以仅根据价格来比较服务。 虽然 RFP 包括报价（以及其他一些细节），但 RFQ 除了价格之外没有任何细节。

与 RFP 不同，RFQ 是报价单或报价单的请求。

以下是理解差异的方法：

当您在技术上收到 RFP 中的报价时，您还会获得完成时间表、交付时间表以及提供的服务列表等信息。

但是使用 RFQ，您只会收到您有兴趣购买的服务或产品的报价本身。

在大多数情况下，仅仅比较报价不足以了解潜在供应商是否适合您的公司，这就是为什么 RFP 在这些情况下更合适。

什么是市场营销中的 RFP？

在市场营销中，RFP 通常用于外包任何可以帮助您的品牌扩大影响力的营销活动。 这些活动包括您不能在内部进行的任何与营销相关的活动。

例如，如果你在一家小型初创公司工作，你可能会创建一个 RFP 来寻找一家提供全方位服务的通信和营销公司来为你的企业制定一个整合营销计划。 如果是这种情况，您会在 RFP 中概述您正在寻找一家公司来帮助您“增加 SEO 影响力”或“吸引社交媒体关注者”等。

另一方面，如果您在营销机构工作，则需要留意您所在地区与您提供的服务相关的 RFP。 例如，如果您在一家网页设计公司工作，您会想要寻找已经为网页设计服务创建 RFP 的企业。

什么是销售中的 RFP？

在销售中，当企业希望购买适合其需求的产品或服务时，通常会创建 RFP。 例如，如果一家企业公司正在寻找新的 CRM 软件，则该企业可能会发布一份 RFP，概述其正在寻找的内容以及希望通过新的 CRM 软件实现的目标。

因此，RFP 可以在企业销售周期中发挥关键作用。 发布 RFP 的企业公司通常在寻找能够为他们提供 IT 支持、安全、入职和培训以及其他附加服务的企业。 要关闭这些较大的客户，您的销售团队必须准备好 RFP 响应流程，并能够在分配的时间内有效地响应这些大公司。

RFP 流程说明

在潜在投标人可以提交他们的提案之前，请求工作的公司必须起草一份 RFP。 （PS 我们将在本指南的后面部分向您展示如何执行此操作）

这让潜在的承包商更好地了解您的公司正在寻找什么。

一旦您的 RFP 发出，承包商或供应商可以对其进行审查并提交他们的最佳出价来竞争这项工作。

在这些提案中，供应商通常包括以下项目：

• 他们将如何解决问题的行动计划
• 您可以期待的时间表
• 任何必要的背景资料
• 他们期望整个项目花费多少

在某些情况下，投标人可能会回来说 RFP 的特定组成部分需要根据他们在行业中的经验进行调整。

此时，您可以查看他们的反馈并创建新的 RFP 以针对更改进行调整，或者您可以保留原样并在考虑其他提交的投标时牢记它。 接下来我们将分解创建完美 RFP 的过程。

获得最佳投标的 5 个 RFP 阶段

1. 评估你需要什么。

在起草 RFP 之前，您需要做一些准备工作，弄清楚您需要什么以及想要完成什么。 此过程将帮助您定义目标、项目范围并发现障碍。

利用这段时间进行竞争对手和行业研究，以评估您的立场。 您是否遵循当前的行业标准和指南？ 您的产品是否与竞争对手提供的产品相提并论，或者您是否缺少可以增加价值的功能？

2. 列出任何技术规格。

在您的 RFP 中预先包含技术规格允许供应商确定他们是否可以提供您需要的东西。 这也可以保护您的业务，因为如果供应商同意他们最初可以满足您的规范，但在他们接手项目后未能交付，您可以让他们对 RFP 中列出的规范负责。

3. 分发 RFP。

RFP 写好后，就可以发送了。 您可以将其发布在您的网站上，甚至可以为其创建特定的登录页面。 利用您所属的任何与行业相关的专业团体并在那里做广告。 如果您更愿意与当地供应商合作，利用您当地的商会也是宣传您的 RFP 的好地方。

4. 评估您的报价。

收到所有建议后，几乎可以毫不费力地比较每个建议并确定哪个供应商最适合您的公司。

从众多投标人中，您需要将范围缩小到您最喜欢的前三名、前五名或前十名中的少数几名，具体取决于您收到的数量或感兴趣的数量。从这里开始，您需要花时间进一步审查潜在的供应商，以确定谁真正适合这份工作。

5. 为工作选择最好的供应商。

在开始谈判过程后，一些公司可能会要求他们的顶级供应商再提供一份最好的和最终的报价，以确保他们不仅能找到合适的人或公司来完成这项工作，而且还能以合适的价格。

虽然这听起来像是一个额外的步骤，但它可以为您节省金钱、时间，并减少以后的麻烦。

但这也引出了一个大问题：这一切真的有必要吗？

您不能只花时间自己审查两三个供应商吗？

正如您接下来将看到的，这条路线绝对不符合您的最佳利益。

为什么要发出征求建议书？

让我们简单比较一下这两种情况：

• 选项#1：花时间自己寻找完美的供应商。
• 选项 #2：使用 RFP 让潜在的供应商来找你。

选择第一条路线，您可能会利用您的同事、朋友和网络团体来帮助征求可能的工作推荐。

或者您可以执行 Google 搜索以查看您所在地区的顶级供应商。

在查看可能的职位候选人的网站后，您将制作完美的信息以联系并了解他们是否可以提供帮助。

然后，您必须解释项目的具体细节，并且在决定为您的项目选择他们之前，您可能会或可能不会要求他们提交提案。

这不是一个复杂的过程，但我们有没有提到您必须为遇到的每个有前途的推荐人或供应商重复这个过程？

想象一下这需要多长时间！

现在，如果这些潜在的承包商已经知道您的项目细节，并且他们带着他们最好的行动计划和正式的投标书回来供您审查，该怎么办？

因此，不必每次都解释您的需求，您只需简单地概述一次，然后将其发送给大众。

为了节省您更多的时间，是否需要联系潜在承包商而不是您。

RFP 的好处

虽然创建 RFP 需要预先花费时间，但跑腿工作当然是值得的。 创建 RFP 的好处包括：

• 节省时间：如上文所述，RFP 可为您节省大量与供应商联系的时间。 相反，您可以创建一个 RFP 文档，发布它并让供应商来找您。
• 不受你的网络限制：当你自己进行外展时，你很可能会留在自己的网络中，依靠推荐。 虽然推荐很棒，但在线发布 RFP 可以让您接触到更多的供应商。
• 经过审查的解决方案：RFP 路线还可以让您先睹为快，了解每个供应商的真实行动计划，而不是他们通过电话或亲自说服您的计划。 由于潜在候选人必须提交正式投标，他们需要花时间概述解决方案并真正解决手头的问题。

借助 RFP，您可以轻松地淘汰供应商并相当快速地从众多选项中脱颖而出。

但是，要做到这一点，您不能再犯下一个错误。

RFP不能做什么

如果您想找到合适的供应商，您需要具体的 RFP。

只问“是”或“否”的问题不会让你有任何进展。

这就是为什么您必须创建需要深思熟虑的答案的具体问题。 提出开放式问题，要求他们在解决问题时解释他们的思维过程。

尝试使用类似于以下的句子：

• 您能否分享一个示例，说明您是如何为另一家公司解决这个问题或类似问题的？ 你有没有遇到任何不可预见的障碍？ 这次你会做哪些相同或不同的事情？

• 根据您提议的重新设计，不懂技术的人需要多长时间才能完成新的注册表？ 您估计这可以节省多少时间？

牢记这些提示后，您就可以起草第一个 RFP 了。

如何编写 RFP

以下是 RFP 的基本结构以及您的 RFP 中应包含的内容：

一、项目概况

在详细介绍贵公司之前，您应该简要介绍项目本身，以便供应商立即了解它是否值得竞标。

2. 您的公司背景

这不应该是贵公司的悠久历史。 相反，它应该让承包商更好地了解您的公司做什么以及您作为目标市场服务的对象。

3. 项目目标

清楚地确定你希望通过这个项目完成什么以及你认为什么是“胜利”，这样每个人都在同一个页面上。

四、项目范围

项目的详细信息在 RFP 中至关重要。 就像您不想使用模糊的问题一样，模糊的项目范围也不会帮助您找到合适的供应商。

花时间真正详细说明您的项目范围，以免以后出现意外。

5.目标交付时间表

即使您的截止日期不是很紧，您仍然应该牢记目标交付时间表。 这需要包含在您的 RFP 中，以便潜在供应商可以正确衡量他们是否有资源和带宽来按时完成工作。

6. 可能的障碍

如果您希望它们消失，请不要隐藏您现有或潜在的问题。 成功的 RFP 清楚地说明任何技术问题或可能的障碍，例如：您是在处理自定义编码还是过时的平台？ 您的团队资源有限吗？

通过预先解释这一点，潜在的供应商将确切地知道他们正在进入什么领域。

您还会自然地淘汰由于这些限制而无法处理任务的承包商。

但您还将与知道如何以技巧和技巧解决这些常见问题的公司建立联系。

请记住，现在发现这一点比接受投标并开始工作要好得多。

7. 预算限制

预先制定预算也很重要。 你越能消除意外，对所有相关方就越好。

8. 你在潜在供应商中寻找什么

减少或消除意外的另一种方法是准确解释您在潜在承包商中寻找的东西。

您所要做的就是概述对您的项目最重要的内容（即时间、解决方案、预算等），并展示您将如何基于此评估他们的提案。

我们很快就会向您展示这是如何完成的，但在此之前，还有一件事要在这里添加：RFP 求职信。

就像简历的求职信一样，RFP 求职信可以为您的品牌打造专业形象，并为潜在供应商定下基调。 这表明他们应该认真对待提案和项目。

好消息是，有许多工具可以使创建 RFP 比您想象的更容易、压力更小。

对 RFP 的响应示例

如果您已发布 RFP 并正在收集回复，您可能想知道在有效的 RFP 回复中应该寻找什么。 在这里，让我们看几个令人印象深刻的 RFP 示例响应示例。

示例一：网页设计服务的一般 RFP 响应

亲爱的 [RFP 的作者]：

关于您的提案请求 (RFP)，[我们公司] 很高兴有机会为您提供网页设计服务。 在与 [过去客户的简要列表] 合作后，我们相信与 [您写信给的公司] 的合作伙伴关系会对您的客户满意度和底线产生巨大影响。

作为[客户的主要服务]的[客户行业]领先供应商之一，您知道每年的这个时候对您的客户来说有多重要。 平均而言，交付成本为 $[xxxx.xx]，[客户名称] 致力于“[客户的使命宣言]”。

随着这些挑战变得越来越普遍，为客户提供功能强大、经过 SEO 优化的网站以吸引新线索变得越来越重要。 考虑到这一点，[我们公司]打算帮助[客户姓名]：

• 创建一个时尚、令人印象深刻的网站，该网站简洁、用户友好且可移动响应以在所有设备上工作，因此网络浏览者对您的品牌有强烈的第一印象，无论他们使用什么设备找到您。

• 通过新徽标和新的、有凝聚力的调色板帮助您加强品牌标识。

• 确保您的每个网页都经过 SEO 优化以快速排名，这将吸引新客户访问您的网站并展示您在行业中的领导地位。

如执行摘要中所述，[我们公司] 打算帮助 [客户姓名] [简要提及执行摘要中概述的客户利益]。 为此，我们的团队概述了一组拟议的可交付成果、操作顺序、劳动分工和预计完成日期，以确保 [贵公司] 和 [客户名称] 之间的合作成功。

[贵公司] 迫不及待地想与您合作，帮助 [客户名称] 解决 [执行摘要中描述的客户挑战]。 回顾一下，请参阅下面对该合作伙伴关系中包含的服务的简要概述。

此示例响应清晰简洁地解释了供应商的服务将如何解决买家在创建强大网站时的关键痛点。 通过概述主要优势，您向客户展示了您如何将他们放在首位并关注他们的需求以完成工作。

示例二：视频制作公司提供服务

图片来源

在响应 Anthem Blue Cross 和 Blue Shield 的 RFP 时，Paul Horton Visuals 选择创建一个完整的网页专门用于他们的 RFP 响应。 网页格式使 Paul Horton 的团队能够创建完整的示例视频处理和流程，以向 Anthem 展示如果 Anthem 选择他们，他们将能够提供什么。 该页面还包括一​​个嵌入式视频，以突出 Paul Horton 的优势：视频制作。

帮助您管理 RFP 的提案软件工具

在本文中，我们概述了 10 种工具，可帮助您在更短的时间内管理和创建具有专业外观的提案。

对于今天的目的，以下五个工具是很好的入门工具：

1. 征求意见稿

RFPIO 解决了响应 RFP 的问题，从项目管理到协作，再到与其他软件的集成。 他们的解决方案包括报告仪表板、自动响应功能以及从您的 CRM 中自动生成主动建议。 RFPIO 还包括一个智能答案库，可将以前的 RFP 响应转化为按需智能，使收入团队无论在何处工作，都能轻松获得企业内容。

什么更好？ RFPIO 与 HubSpot 集成，可自动将您的 RFP 与您的门户同步，从而轻松与您的团队共享信息。

2.熊猫医生

要使用您自己的品牌创建定制的 RFP，请考虑使用提案软件 PandaDoc。

在这里，您可以在几分钟内设置您的第一个 RFP，甚至可以使用文档本身的实时更新与团队成员协作。

3.努西

与市场上的其他提案软件类似，Nusii 使用拖放式编辑器，使构建 RFP 变得轻而易举——尤其是对于初学者而言。

由于其干净、现代、简单的设计，它也很容易理解。

Nusii 最有用的功能之一是使用它来修改现有的 RFP 以节省您的时间。 只需从您喜欢的 RFP 中复制内容并编辑信息以满足您的新要求。

4. 循环

您计划如何组织对您的 RFP 的所有回复？

一个突出的特点是 循环是其 RFP 响应库，可让您即时访问之前 RFP 中的所有答案。 这为您省去了在拥挤的收件箱中四处寻找所需内容的麻烦。

他们的神奇功能甚至可以帮助您自动填充与您已经完成的回复相似的回复。

此外，您可以管理整个 RFP 流程（包括发送自动回复），并通过直观的仪表板在一处与您的团队协作。

如果建议工具现在超出预算，或者如果您想先尝试创建自己的工具，请使用此模板作为起点。

5.RFP360

RFP360 简化了您的 RFP 响应管理方法。 其直观的知识管理、工作流程和协作功能使您可以轻松地在单个图书馆中创建、审查、更新和批准引人注目的回复。 建议自动化和智能回答 (AI) 功能可加快您回答问题的能力，建议最佳回答并自动批量完成。

您还可以导入各种格式的 RFP 并生成完善的最终提案，并且集成的扩展功能允许您组织中的任何人在 Microsoft Office 文件、在线问卷和表格中使用您的知识库中的内容，而无需离开这些应用程序。

免费和可编辑的 RFP 模板

下载免费的、可编辑的 RFP 模板。

要使用此模板，只需在此处下载或填写下表。 您可以删除与您的项目无关的部分或信息片段，并添加您的 RFP 所需的任何其他内容。 您还可以使用这个久经考验的提案公式来确保您的 RFP 也很专业和完善。