它是什么以及如何编写它 [+5 模板]

业务需求文档 (BRD) 是任何软件项目或业务解决方案的起点。 本文档使团队成员在构建什么、构建它的原因以及如何完成它方面保持一致。

本文探讨了业务需求文档的基础知识。 这包括为什么你需要一个，如何有效地写一个，等等。 我们还收录了来自知名公司的 5 个最酷的 BRD 示例。

继续阅读完整指南。

目录

什么是业务需求文件
为什么记录业务需求很重要
如何通过 9 个简单的步骤编写业务需求文档
业务需求文档示例

BRD 记录了产品开发的每一步，从执行摘要到预期结果。 业务需求文档通常包括：

• 当前的痛点和项目目标。
• 公司需要什么资源。
• 项目的交付阶段和里程碑。
• 新解决方案的功能需求（技术和非技术）。
• 项目限制（所有可能减慢或阻碍项目进展的因素）。
• 利益相关者。
• 风险。
• 预期的投资回报率。

业务需求文档的结构可能因项目类型而异。 例如，如果您打算构建的解决方案不是软件，您将切断技术功能需求。

我们将解释如何完整地编写 BRD。 您可以在下面看到一个示例模板。

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为什么业务需求文档很重要？

BRD 描绘了一个潜在项目的全貌。 这些文件汇集了参与项目启动的所有团队，并确保项目成功交付。

事实上，项目管理研究所发现，没有事先计划的团队项目失败的频率是准备好的团队的两倍。 PMI 还透露，计划可以帮助团队实现 77% 的目标，而项目管理成熟度较低的团队则为 56%。

BRD 还允许您的团队：

• 监控整个项目的健康状况。
• 将利益相关者和团队成员聚集在一起，以达成共识和协作。
• 对冲项目意外变更的风险。
• 了解您的预算和预期的投资回报率。
• 了解您的项目限制并找到解决这些限制的最佳解决方案。
• 通过设定清晰、透明的目标来培养团队的责任感。

如何编写业务需求文档

在这里，您将了解在业务需求文档的每个部分中要写什么。 为了使该过程易于理解，我们将在示例中解释每个步骤。

因此，首先，假设您的公司想要为 TikTok 专家创建一个内容管理系统。 你现在拥有的是一堆乱七八糟的谷歌表格和纸上的笔记。 您的目标是在一个地方规划、管理和衡量 TikTok 的性能。

考虑到这一点，让我们开始概述我们的业务需求。

1. 从你的执行摘要开始。

执行摘要为您的高管或其他相关方（例如，业务合作伙伴）简明扼要地描述了一个项目。 本节提供了项目目的的高级说明。 执行摘要应包含以下内容：

• 当前的痛点以及它们如何影响业务。
• 您提供的解决方案。
• 相关数据，如预期投资回报率。
• 项目的最后期限。

您的执行摘要应该易于理解。 您的读者应该通过阅读本节了解为什么该项目很重要并且值得投资。

对于我们的 TikTok CMS 项目，执行摘要如下：

我们的组织正在寻求一个 TikTok 内容管理系统来衡量 TikTok 团队的绩效。 我们的目标是分析活动、广告支出和投资回报率，以扩大最有益的活动。

我们预计该产品将在第三季度末建成。

2. 沟通业务目标。

列出您希望通过该项目实现的业务目标。 HubSpot 的SMART 系统提供了一种简单的目标设定方法。 您的目标应该是具体的、可衡量的、可实现的、相关的和有时限的。

让我们为 TikTok CMS 设定目标：

• 将 11 月 TikTok 广告的投资回报率提高 10%。

• 加快帖子创建速度，每天发布 2 个帖子。

• 构建分析报告以在一个地方访问和分析 TikTok 指标。

• 定义 TikTok 表现最佳的广告系列以扩展它们。

如果您无法指定数字或很难预测它们，请详细说明您希望从项目的全面实施中获得的具体结果。

3. 解释项目的背景以及为什么需要它。

列出您打算通过该项目解决的一些紧迫问题。 提供数据和研究来支持你的陈述。 例如，您可以比较当前和预期的支出。 请务必在本节中包含过去实验或项目的摘要。

这是我们的 TikTok 示例的背景：

我们的团队没有我们的 TikTok 投资回报率的详细记录。 TikTok CMS 将有助于降低 TikTok 活动的成本并提高投资回报率。 我们还将确定在投资回报率方面表现最佳的广告系列。

4. 设定你的工作范围。

这是 BRD 中最重要的部分。 本节应包括：

• 项目目标的详细概述。
• 里程碑。
• 项目交付。
• 验收标准。

您的工作范围确定了在特定时期内需要完成的工作。 确保清楚地传达每个开发步骤的项目要求。 这促进了利益相关者和将从事该项目的团队成员之间的清晰沟通。 您还将降低项目偏离轨道的风险。

5. 定义项目的功能需求。

列出产品的所有特性和必要的功能。 本节包括需要构建的内容以及新项目所需的任何功能。 您还可以在“工作范围”下描述此部分。

对于我们的 TikTok CMS，我们需要：

• 用于内容管理的日历任务视图。

• 独立帖子和一组帖子的每月绩效分析。

• 按不同的广告系列过滤。

6. 确定您的主要利益相关者。

BRD 的这一部分列出了项目的关键利益相关者。 花时间概述每个人的角色和责任。 确保包括内部和外部各方。

让我们深入研究我们的示例。

• 首席营销官：批准创建 TikTok CMS。

• 项目经理：负责分解项目，分配团队成员，确保项目按期完成。

• TikTok 团队负责人：负责制作内容和收集性能指标。

7. 沟通项目约束。

指定影响项目开发的现有边界非常重要。 您的限制可能来自您的预算、当前工具包、技术限制、团队可用性或依赖关系。

这是技术产品项目边界的一个很好的例子：

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8. 制定时间表。

与您的项目经理携手合作，为您的计划的每个阶段指定截止日期。 外部客户的 BRD 应包括最终期限和里程碑周围的预计交付日期。

对于我们的 TikTok CMS，这是我们的日程安排。

• 第 1 阶段。在 2022 年 12 月之前完成 X

• 第 2 阶段。在 2023 年 3 月之前开发并执行 X 功能的质量保证

9. 总结你的成本收益分析。

成本收益分析确定项目的收益是否超过其成本。 创建一个电子表格，概述因效率低下而损失的当前费用和预算。 预测公司将获得的金钱和其他收益。

你的目标是让高管相信一个新项目是值得投资的。 通过提供事实和数据来支持你的案例。

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5个杰出的业务需求文件示例

我们收集了 5 个业务需求文档模板的集合。 浏览每一个并选择最适合您的项目的一个。 请务必调整每个模板以满足您的项目要求。

PandaDoc BRD 模板

如果您想为产品开发准备 BRD，这是一个很棒的模板。 PandaDoc 提供了您应该在每个部分中放置哪些文本的简单示例。 您还将找到模板中提到的每个实体的最佳实践。

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TechWhirl BRD 模板

此模板专为新技术解决方案而设计。 TechWhirl 包括 17 个部分，详细介绍了项目摘要、范围、业务流程概述、业务需求等。 您甚至可以在图表和图形中包含数据。

最适合：解释复杂的业务流程和依赖关系。

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体式 BRD 模板

Asana 提供了一个免费的 BRD 模板，您可以对其进行实时编辑。 这个紧凑的模板只包含必要的字段，每个部分都有写什么的提示。 该模板最适合获得内部利益相关者的支持。

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Smartsheet BRD 模板

Smartsheet 提供了一种万能的 BRD 模板。 您可以将它用于小型内部项目，也可以用于外部供应商的复杂、昂贵的项目。 每个部分都附有简短描述或应写内容的示例。

想查看更多模板？ 这里有10 个来自 Smartheet 的免费 BRD 模板（都遵循相同的模式）。

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ClickUp BRD 模板

正在寻找一个简单的 BRD 来指导您的项目？ 试试 ClickUp 的这个模板。 只有基本部分（带表格），您可以轻松地在线填写。 营销和销售团队可以使用此模板来获得 CRM 调整、API 连接器开发等的支持。

最适合：要求和可交付成果很少的小型内部项目。

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编写您的业务需求文档

无论您的项目范围如何，业务需求文档都可以帮助您保持流程整洁。 有了这份文档，您将有一个明确的计划来指导您的项目。 此外，您还将获得一份关于推动您的计划的商业案例的简洁摘要。

如果您希望将您的业务作为一个整体进行宣传，请探索 HubSpot 的免费业务提案模板。 我们将介绍如何总结您的解决方案、共享定价和设定时间表。