使用文档管理系统在 WordPress 中成功管理文件：完整指南 (2022)

正如数字所示，作为内容管理系统 (CMS)，WordPress 优于市场上几乎所有其他解决方案。 但是，它并非在所有情况下都是完美的。 例如，作为文档管理系统 (DMS) 的 WordPress 可以说是平淡无奇。 因此，问自己一个问题很重要：您当前组织文件的方式是否最有效和最符合您的需求？

尽管存在一些缺点，但 WordPress可以作为 DMS 提供，因为它有许多优点。 例如，它集中了您的文件，您可以对它们进行标记和分类，并且毫不费力地找到它们。 这就是电子书商等电子商务企业使用 WordPress 的原因。 这个行业依赖于组织和文件管理，系统中的错误会耗费时间、金钱和客户。

在本教程中，我们将向您展示如何使用一些可用的最佳工具在 WordPress 中创建文档管理系统。 稍后我们将提供逐步的方法，但首先，让我们讨论手动方法。

如何使用 WordPress 作为文档管理系统（手动）

鉴于平台内的灵活性和自定义选项，可以创建手动 WordPress 文档管理系统。 理论上，这需要几个步骤。 首先，您需要在您的网站上创建一个专用页面来托管下载链接。

您还需要一种从您的站点上传和下载文档的方法。 在某些情况下，您可以使用安全文件传输协议 (SFTP)：

但是，这不是以用户为中心的。 相反，您可以选择 HTML 表单：

这提供了一个漂亮的前端，但不能帮助您管理系统上的文件。 就像您在自己的计算机上执行此操作一样，您还需要考虑如何最好地组织服务器的文件。 一种典型的方法是按日期命名、排序和排列文件。 例如，您可以选择如下格式：

文件名-YYYY-MM-DD

但是，此顺序可以是您识别的任何内容。 WordPress 使用基于文件夹的系统，分为不同的时间段：

目标是坚持您实施的系统，就好像任何偏差都是不可协商的一样。 如果你这样做，系统本身并不重要——重要的是一致性。

要显示下载列表，您需要创建一个页面来包含它们（下载监视器的页面插件扩展可以帮助您）。 这将包括特定下载，在许多情况下按日期排列。 您选择的主题和目的将决定它的外观。 当然，电子商务网站通常会提供产品列表，而其他网站可能会将链接转储到标准的无序列表中。 这里的选择取决于你。

总的来说，这很快就变成了一个很好的系统，它陷入了手动管理的困境，并且仅限于我们建议的应用程序。 相反，有一种更好的方法可以实现上述目标，并且还可以“获得”一些额外的好处。

为什么要使用 WordPress 插件而不是手动方法？

总体而言，手动方法确实提供了一些优点：对于初学者，您可以完全控制流程，并可以根据自己的需要调整和定制解决方案。 然而，另一方面，您花费的时间和金钱可能会侵蚀您从该过程中获得的任何积极因素。

当然，使用手动方法的最大缺点之一是您需要技术知识。 不过，这并不止于构建文档管理系统。 您还需要维护您的系统。

像这样的解决方案将有很多活动部件。 这在可用性方面很好，但意味着有很多元素可能会失败，并且会相互层叠。 总体而言，您可能会花费更多的时间和精力来弄清楚如何维护和修复手动系统，而不是使用它。

相比之下，强大的文件和文档管理插件可以提供许多实质性好处：

• 您可以设置单独的文档和文件进行下载，并实现各种访问渠道，例如支付处理。
• 通过扩展，您还可以为文件、文件夹和文档设置高级权限。 这使您可以决定哪些用户可以访问文件，并将加强您网站的整体安全性。
• 结合起来，这两个好处将使您的团队成员更直接地找到他们需要的文档，而管理任务所需的时间更少。
• 一般来说，每个人都可以在 WordPress 管理屏幕中更好地管理文档，从长远来看，这将节省时间和金钱。

除了上述之外，一流的文档管理系统还可以帮助您完成多项任务：

• 您可以以一种简单、熟悉且易于访问的方式与用户共享下载文件，例如 PDF 文件。
• 默认情况下，您将能够销售需要下载或其他文件访问权限的在线课程和会员资格。
• 您将能够管理更大的库或文档和媒体文件，例如视频、图像和音频。 对于刚起步的企业来说，这将是一个重要的奖励。
• 文档管理系统还可以让您与正确的团队成员无误地共享重要文档，并根据您设置的访问权限保护您的数据。

WordPress 文件管理器插件将是管理和组织文件的最佳方式，因此，您需要选择最适合自己的选项。 接下来，我们将看看其中的一些。

一些可用的最佳文档管理插件

在本节中，我们将介绍几个不同的文档管理插件。 这里有不止三个，但我们认为下面的每一个都带来了一些你应该考虑的东西。

当然，Download Monitor 是 WordPress 文档管理系统的第一选择：

Patreon、Tripadvisor 和 American Express 等公司都使用该插件来管理他们的文档库。 但是，您可以做的不仅仅是管理文件。 例如，您可以以不同格式呈现文件的多个版本以及镜像位置，以便您的用户可以在世界任何地方访问文档。

此外，您还可以保护这些文件、跟踪使用情况，并使用这些数字更好地为用户服务。 凭借在前端显示下载数量并记录对文档的访问权限的能力，您将拥有一个等待中的超级明星插件。

另一个解决方案是 WordPress 下载管理器：

与下载监视器一样，您可以从 WordPress 仪表板管理您的下载，并从媒体库中保护这些文件。 还有一组强大的安全功能可帮助您安全地保存文件。

最后，您还应该考虑 Easy Digital Downloads：

这本身就是一个流行的数字电子商务平台，但也可用作 WordPress 文档管理插件。 下载监视器具有类似的功能，例如文件访问控制和高级日志。 它还将支持第三方存储平台，例如 Dropbox 和 Amazon S3 等。

如何使用下载监视器来管理您在 WordPress 网站中的文档

接下来，我们将深入了解如何开始使用 Download Monitor。 您需要有一个具有可靠互联网连接的 WordPress 网站，但除此之外，我们将提及完成以下步骤所需的任何其他内容。

1. 在您的网站上安装下载监视器

首先，您需要安装免费版本的下载监视器。 您可以从您的 WordPress 仪表板执行此操作，特别是插件 > 添加新页面，因为它连接到 WordPress.org。 在这里，搜索“下载监视器”：

接下来，单击立即安装按钮，当它发生变化时，选择激活。 WordPress 完成安装后，您将进入插件屏幕——您会在此处看到一条横幅，要求您完成安装过程。

我们接下来会讨论这个，但我们稍后会回到安装过程。

2.设置下载监视器

在您使用下载监视器之前，您需要创建一些页面。 但是，您可能不需要全部创建它们。 在任何情况下，Download Monitor 都可以为您处理。

如果您之前单击了插件页面上的链接，您将已经在正确的屏幕上。 单击三个按钮后，Download Monitor 将创建必要的页面。

如果没有，您仍然可以在 WordPress 中创建页面。 您需要向受限用户显示“无访问权限”页面，如果您出售下载，则可能需要“购物车和结帐”页面。

请注意，还有一个全面的设置页面（下载>设置）：

这使您可以根据您的确切需求微调下载监视器。 例如，“常规”选项卡可让您为下载按钮选择模板，并激活“商店”模式。 这使您可以通过插件出售下载。

“高级”选项卡可以更精细地控制所需页面的设置，以及黑名单功能、活动记录、生成哈希等：

您会注意到有很多选项需要扩展才能访问。 这是我们将在下一节中介绍的内容，但在此之前，让我们向您展示如何在基本级别上使用下载监视器。

3. 使用下载监视器来管理您的 WordPress 文档

Download Monitor 的核心功能很简单：设置上传，让用户通过按钮下载。 要开始此操作，请前往“下载”>“添加新”屏幕。 这将打开一个编辑页面，您可以在其中为您的下载指定标题和描述：

请注意，您不使用“添加媒体”按钮在此处包含您的下载：相反，您将使用底部的“可下载文件/版本”元框：

在这里，填写所有相关字段 - 越多越好 - 然后为您的文件添加 URL。 上传文件按钮的作用类似于标准媒体库上传器。 但是，“浏览文件”按钮可让您对文件进行服务器级访问。 这样，您可以将所有内容存储在此处的合适文件夹中，并链接到它：

完成此操作后，您可以发布下载。 但是，您可能需要查看侧边栏：您会看到与特征图像和分类法相关的典型选项，还有一个下载选项框：

这使您可以设置仅成员或特色下载以及其他选项，您应该在发布下载链接之前使用这些选项。

添加扩展以增强下载监视器的功能

Download Monitor 提供了许多附加组件或扩展，以帮助您增强站点的功能，并创建一个独特的文档管理系统。

您会注意到有许多面板和选项会提示您签出扩展程序。 一旦您购买了其中一个、下载 ZIP 文件并安装扩展程序，您就可以使用这些选项。

首先，您需要安装扩展程序。 这很简单：首先，返回Plugins > Add New屏幕，然后单击Upload Plugin按钮：

这将打开一个上传文件，您可以拖放 ZIP 文件，或在您的计算机上搜索它。 无论哪种方式，一旦您选择Install Now ，WordPress 就会执行必要的操作。

从这里，您将可以访问所提供的功能，并且可以使用“下载”>“设置”屏幕中的选项，或根据需要使用下载编辑器。

使用下载监视器的好处：总结

这篇文章抛出了很多关于如何创建WordPress文档管理系统的信息。 总而言之，一个理想的系统应该为您提供以下好处：

• 在您的网站前端展示文件和文档的能力。
• 一种在档案中显示文档的方法。
• 完全控制您如何让用户访问您的文档。
• 创建和管理可下载文件的能力。

下载管理器可以实现所有这些事情； 更重要的是，您可以通过购买高级捆绑包来扩展插件的功能。 这为您提供了许多额外的功能，例如：

• 一种在全局和每次下载级别创建高级下载限制的方法。
• 您可以构建自定义下载按钮，而无需编码或文件编辑。
• 您将能够添加 Google reCAPTCHA 支持，这样您就可以在用户执行下载之前对其进行验证。
• 为了进一步安全，用户可以填写一些预先确定的字段。 例如，您可以要求提供电子邮件地址、阅读并接受条款和条件、发送推文等，然后他们才能下载文件。
• 您还可以在用户下载文件时收到电子邮件通知。
• 您将能够使用简码构建专用的下载页面。 这将列出您的可用文件，显示分类，并为用户提供有关您的下载的更多信息。
• 如果需要，Download Monitor 还允许您将包含类别和标签、文件版本号等的下载内容导出或导入到 CSV 文件中。

最好的消息是，Download Monitor 的基本许可价格合理，起价为每年 39 美元！

包起来

使用 WordPress 的一大好处是它的灵活性。 例如，考虑如何创建 WordPress 文档管理系统。 该平台可让您根据自己的独特需求和用例选择最佳方法。

但是，专用插件是您最好的选择，因为它可以成为您的 WordPress 生态系统的一部分并随着您的业务扩展。 它可以成为您其余运营的稳定支柱，并且平稳运行的解决方案将让您专注于您的业务需求，而不是您的站点的需求。
下载监视器是快速创建 WordPress 文档管理系统的可靠方法。 超过 100,000 名用户依靠 Download Monitor 来管理他们的文件，尤其是当您希望从您的网站销售数字下载内容时。 更重要的是，您可以扩展下载监视器以满足您自己的需求——它是一个适合您的插件，不会影响您的工作流程！