工作流程自动化解释和 2022 年 6 个最佳工作流程软件

手动数据输入可能是企业界最乏味和效率最低的任务之一。 它不仅会让您入睡，而且还会浪费宝贵的时间和资源，将您的工作效率降低到一点点。

据 Zapier 称，94% 的工人执行耗时、重复的任务。 幸运的是，有一种技术可以自动化这些令人麻木的任务，消除人为错误，让您专注于真正重要的工作——工作流程自动化。

通过利用运行手动任务的自操作流程，工作流自动化可以帮助您的企业节省时间和金钱、减少错误并提高生产力。

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工作流自动化如何工作？

工作流自动化通常依赖于一系列 if/then 语句来触发另一个任务。 然后，它会根据领导、员工或其他利益相关者采取的行动进行分支。

让我们看一下将表单提交转化为交易机会的示例工作流程。

• 网站访问者提交表单。
• 该操作会自动将访客注册到点滴活动中。 它创建一个新交易并将状态设置为“新”。
• 滴灌活动的第一封电子邮件被发送给领导，要求安排会议。
• 潜在客户点击进入会议安排程序并创建约会。
• 一封感谢电子邮件将发送给负责人，确认日期和时间。
• CRM 创建新任务并将其分配给销售代表。
• 然后销售代表亲自联系，结束自动化工作流程。

这是工作流程从开始到结束的样子。

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您企业中的几乎每个部门都可以从工作流程自动化中受益。 无论是营销、人力资源还是财务，该技术都可以帮助您更聪明地工作，而不是更努力地工作。

下面，我们将介绍一些最流行的工作流自动化示例。

工作流自动化几乎可以在任何团队和任何业务场景中使用。 虽然它主要与营销和销售有关，但也可用于客户服务、运营、人力资源和财务。

营销工作流程自动化

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营销中一些最重复的任务，例如发送电子邮件和发布社交媒体更新，可以通过工作流自动化实现自动化。 使用营销自动化软件，您可以安排整个社交媒体日历并设置工作流程，通过电子邮件优惠培育某些类型的潜在客户。

营销中的自动化工作流程包括：

• 当用户从您的网站下载资源时为他们订阅滴灌活动
• 在用户购买产品后欢迎他们加入您的公司
• 提醒用户在将各种商品添加到购物车后结账
• 跨多个平台安排社交媒体帖子
• 在团队成员之间分配营销任务

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销售工作流程自动化

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销售工作流程自动化简化了繁琐的潜在客户和潜在客户管理任务，使销售代表可以专注于销售，而不是输入数据。 除了根据他们的行为自动通过管道获取潜在客户外，自动化的销售工作流程还可以让潜在客户参与滴灌活动，并随着交易的推进更新交易阶段。

销售中的自动化任务包括：

• 当他们采取某种行动时，将每个潜在客户置于管道的不同阶段
• 如果他们停止回复电子邮件，则将潜在客户移出管道
• 在销售代表下载电子书后，将介绍电子邮件发送给潜在客户
• 潜在客户安排约会或会议后更新交易阶段
• 潜在客户安排会议后为销售代表创建任务

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客户服务工作流程自动化

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工作流程自动化在客户服务中非常有用。 除了启动调查之外，工作流自动化还可以通过发送一系列电子邮件或创建任务来处理工单、案例和常见问题。

客户服务中的自动化任务包括：

• 当有人通过社交媒体或电子邮件联系时，在系统中创建新工单
• 通过一系列有用的电子邮件入职客户
• 发送 NPS 调查并根据他们的评级将其注册到不同的电子邮件活动中
• 根据消息或电子邮件的语气为工单分配优先级标签
• 达成解决方案后解决和归档票证

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运营工作流程自动化

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运营是任何组织的命脉，它也可以自动化以减少手动数据输入的情况。

运营中的自动化任务包括：

• 检测到重复项后删除或合并两个属性（如果它们相同）
• 管理新团队成员的团队权限
• 为不同的业务流程确定优先级
• 每季度末自动编制报告
• 在 Asana、Slack 或 Zoom 等第三方工具中创建任务

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人力资源工作流程自动化

无需手动将所有新员工的个人信息（如地址、社会保险号和其他员工信息）输入工资单、费用和保险系统，人力资源自动化软件可以在几分钟内为您完成。

人力资源中的自动化任务包括：

• 如果候选人在一段时间内处于非活动状态，则从数据库中删除他们
• 向未进入决赛的候选人发送电子邮件
• 在工作历史中使用某些关键字过滤候选人
• 向当前员工发送 W2
• 收集员工在公司工作一段时间后的反馈

财务工作流程自动化

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通过允许您构建表单、设计工作流程和跟踪流程，财务流程自动化软件可以简化您的所有差旅请求、报销和预算审批。

财务中的自动化任务包括：

• 从头到尾进行费用审批流程
• 管理供应商和合同批准
• 为 ACH 和电汇请求分配优先级
• 根据位置和活动管理差旅费用请求
• 根据一组预先确定的参数批准预算

现在您已经了解了有关使用自动化工作流程的所有知识，让我们来看看您可以使用的顶级工具。

2022 年最佳工作流程自动化软件

1. HubSpot：最佳一体化工作流程自动化软件

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HubSpot 的营销、销售、服务和运营软件在单一平台上运行，使其成为一体化工作流程自动化的最佳选择之一。 一切都联系在一起，使您可以协调所有团队的流程并减少任务之间的摩擦。

您可以轻松地将潜在客户从营销部门转移到销售部门，将服务单与现有联系人记录联系起来，并清理客户数据——所有这些都在一个用户友好的平台中完成。

最适合：HubSpot 强烈推荐给尚未尝试工作流自动化的成长型企业和已建立流程的企业。 您可以从 Starter 订阅开始，然后在需要更多功能时进行升级。 特别推荐给市场、销售、服务和运营部门。

营销中心的定价：免费； 50 美元/月（入门）； 890 美元/月（专业）； 3,200 美元/月（企业）

销售中心定价：免费； 50 美元/月（入门）； 500 美元/月（专业）； 1,200 美元/月（企业）

服务中心定价：免费； 50 美元/月（入门）； 400 美元/月（专业）； 1,200 美元/月（企业）

Operations Hub 的定价：免费； 50 美元/月（入门）； 800 美元/月（专业）

2. Nintex：最佳企业工作流程自动化软件

Nintex 目前在其平台上运行超过 300 万个工作流应用程序，帮助 8,000 多家企业客户管理、自动化和优化他们的业务流程，而无需任何编码经验。

通过提供大量工作流程自动化工具（如流程映射、高级工作流程和流程智能），您的企业能够绘制出每个流程、执行它们并监控它们的性能。

最适合：强烈推荐 Nintex 用于已建立流程的企业业务。 它是一款功能强大的软件，将用户友好的工作流程设计工具与强大的集成相结合，将连接您的每一个应用程序。 特别推荐给 IT、法律、人力资源和财务部门。

定价：910 美元/月（标准）； 1,400 美元/月（企业）

3. Kissflow：最适合初学者的工作流程自动化软件

Kissflow 受到包括多米诺、米其林和百事可乐在内的 10,000 多家公司的信赖，提供一体化的工作流程自动化软件，让您的企业创建工作流程，自动执行人力资源、销售、财务、行政、营销和采购部门的任务.

Kissflow 预装了 50 多个业务流程管理应用程序——例如费用和销售订单、条件和触发器，以及工作流的报告仪表板——Kissflow 可以简化几乎所有的业务流程。

最适合：Kissflow 强烈推荐给刚刚开始尝试工作流程自动化的小公司。 该工具的简单性和用户友好性将使开始自动化流程变得更加容易。 特别推荐给采购、人力资源和财务部门。

定价：200 美元/月（基本）； 495 美元/月（高级）； 1,900 美元/月（满载）

4. Integrify：最佳日常管理工作流程自动化软件

Integrify 是一款工作流自动化软件，可让您在拖放式构建器中构建工作流并运行并行或顺序流。 通过在任务和请求上进行协作、测试流程和设置提醒，您可以轻松简化业务流程并自动执行手动任务。

Integrify 还提供了工作流示例和用户知识库、基于 rest 的开放 API，允许您与外部数据库集成，以及从 Excel 甚至 PDF 导入和导出数据的能力。

最适合：强烈建议希望将日常任务自动化的中小型企业使用 Integrify。 它的拖放式“流程构建器”使从开始到完成的流程变得简单易行。 特别推荐给行政部门。

定价：可根据要求提供定价

5. Zapier：用于连接应用程序的最佳工作流程自动化软件

凭借与 Facebook、QuickBooks 和 Google Drive 等 1,000 多个网络应用程序连接和共享数据的能力，Zapier 可以自动化几乎任何类型的业务流程。 您所要做的就是在他们的编辑器中构建一个工作流程，选择您想要包含在工作流程中的应用程序，然后进行设计。

例如，如果您希望能够将所有附件保存在 Dropbox 中，您可以设计一个工作流程，自动将任何附件从您的 Gmail 收件箱复制到 Dropbox，然后向您发送一条有关下载的 Slack 消息。

最适合：Zapier 强烈推荐给自由职业者和中小型企业，这些企业使用各种不相互交流的工具。 例如，如果您使用 MailChimp 发送电子邮件并使用 Typeform 收集潜在客户，您可以使用 Zapier 连接这两个工具。 特别推荐给营销和服务部门。

定价：免费； 19.99 美元/月（入门）； 49 美元/月（专业）

6. Flokzu：最佳项目管理工作流自动化软件

无需编写任何代码，Flokzu 允许您创建任务、截止日期、业务规则和通知。 他们的软件还会将待处理的任务发送到您项目的每个受让人的收件箱，并且随着工作流程的每个阶段完成，它会自动将每个新任务分配给用户或角色。

此外，Flozku 提供了一个报告仪表板，显示您的业务流程

性能和指标，例如当前延迟任务的数量、分配给每个用户和角色的任务、完成的任务以及每个任务花费的时间，这将为您提供必要的数据来完善和优化您未来的工作流程。

最适合：强烈建议希望优化时间管理和任务工作流程的个人团队使用 Flokzu。 该工具的一个关键特性是用户将在收件箱中收到待处理的任务，使其成为出色的项目管理工具。 推荐给任何团队。

定价：免费； 19.99 美元/月（入门）； 49 美元/月（专业）

工作流自动化将帮助您更好地成长

工作流自动化对于想要扩大规模和发展而又不让任何事情漏掉的企业来说至关重要。 通过让技术完成手动任务，您可以有效地发展业务，而不会遇到任何成长的烦恼。

编者注：这篇文章最初发表于 2019 年 1 月，为了全面性而进行了更新。