成為更高效的編輯所需的 11 種編輯技巧

當我第一次開始在 HubSpot 營銷博客上練習我的編輯技巧時，我並沒有完全意識到每個人需要多少時間。

根據長度、主題和其他變量，編輯一篇博文可能需要 20 分鐘到整個下午。

這篇文章不是關於偷工減料； 這是關於有效地編輯。 這有時意味著提前提供更深思熟慮的反饋，以便在最終草稿出現時您的工作更容易。其他時候，這意味著保留一些關鍵網站以便您可以快速參考它們 - 無論您是檢查作者的數學還是添加一個 Pinterest 的“Pin It”按鈕到一張圖片上。

想要一些在保持完整性的同時更有效地編輯的方法嗎？ 當你坐下來拿出那支眾所周知的紅筆時，這裡有 12 種節省時間的方法。

編輯一篇文章時節省時間的 11 種方法

1. 找一個安靜的地方進行編輯。

不要試圖在會議中完成編輯，或者當你和健談的同事在一起時。

研究表明，像這樣的多任務處理會使我們的工作效率大大降低，並增加錯誤和壓力。 當你在編輯時，你會試圖抓住那些錯誤，所以你想更加勤奮。

相反，找到一個可以插入並完全專注於你面前的作品的地方。 當你到達那裡時，關掉那些討厭的電子郵件和社交媒體通知，把你的手機調成飛行模式（或者，更好的是，把它放在包裡）。

事實上，根據加州大學的一項研究，每收到一條通知，可能需要 23 分鐘才能回到正軌。

如果你正在寫一篇需要幾個小時以上仔細編輯的文章，請考慮將不間斷的時間塊隔開，並在其間留出一些小間斷——番茄工作法。

2. 確保主題與您的內容策略一致。

您可能很想深入挖掘作品的精髓並立即開始精心編輯。 但是，作為一名編輯，在深入了解細節之前將內容置於上下文中是很重要的。

首先，快速瀏覽一下工作標題和文章中涵蓋的主要思想。 自己想想：

• 這個主題是否符合我們的內容策略？
• 我們的讀者和買家角色會關心它嗎？
• 每個部分是否自然地流入下一個部分？

如果您擔心這篇文章不是關於您的讀者會感興趣的主題，請考慮如何調整角度。

你還需要反思這篇文章如何與你過去寫的內容相吻合——尤其是如果這篇文章是一篇博客文章。

像谷歌這樣的搜索引擎可能會將第二個帖子視為重複內容並在搜索中懲罰您。 即使 Google 不認為它是重複內容，與您自己博客中的另一篇文章競爭關鍵字排名也會損害您的 SEO 策略。

這裡要問的問題是：

• 我們過去是否全面介紹過這個主題？
• 這是否提供了一個新的角度和視角？

如果兩個答案都是肯定的，您可能會考慮更新並重新發布原始草稿。

3.首先閱讀內容和想法，其次是語法。

在通讀整篇文章之前，切勿開始潛入詳細的編輯。 重要的是要從整體上進行反思，這樣您就可以確定可以改進內容和想法的地方。

這似乎是我們在這裡增加了時間，但相信我，從長遠來看，這將為您節省大量時間和痛苦。 如果你曾經開始逐行編輯一個片段，只是意識到它需要完全重組，你就會明白我的意思。

這裡的關鍵要點是識別作品何時需要作者更多的工作。

HubSpot 的網站 CRO 策略師兼 HubSpot 文案撰稿人 Corey Wainwright 表示：“有時，作者在準備編輯之前將其發送進來。” “學會識別這些實例可以為你節省大量時間，否則你就開始重寫文章，這對你們倆都沒有幫助。”

HubSpot 的前營銷博客經理 Ginny Soskey 對此表示贊同。

“作為一名編輯，你的工作是保持作者的聲音，同時確保他們符合你的質量標準。”

您可能會注意到文章的流暢性不好，或者介紹需要收緊，或者文章中沒有足夠的點來滿足您的質量標準。 在這種情況下，請通過電子郵件將該反饋發送給作者，因為這可能比自己切換所有內容更有效率。

如果文章需要大量的編輯幫助，那麼作者的作品可能不適合您的出版物——您可以通過直接告訴投稿人來節省大量時間。

4.檢查作者可以填空的地方。

除了提供更大、更廣泛的反饋外，您還應該通讀這篇文章，以確定您可能希望（或需要）作者幫助的較小改進。

這裡有一些問題要問自己：

• 作品中是否存在結構上的不一致？ 例如，如果他們在文章的每個部分都包含一個示例，除了一兩個部分，您可能會要求他們為每個部分找到一個示例。
• 是否有任何要點需要任何、更多或更好的證據？ 統計數據和數據可以提高內容的質量，讓讀者更感興趣。
• 是否有任何來源缺少引用？ 這是一個很大的。

在您閱讀時，請在給作者的電子郵件草稿中記下這些要點。 完成後，請確保清理筆記以使它們易於理解。

5. 收藏有用的網站以便快速參考。

一旦文章的內容、想法和結構都準備就緒，您就可以深入了解細節了。

這是我喜歡保留一些網站的書籤以供參考。 這是我喜歡的。

6. 將有用的代碼片段放在手邊。

除了為有用的網站添加書籤之外，讓所有有用的 HTML 片段或您傾向於使用的其他代碼易於訪問也是一個好主意。

例如，您可以使用特定代碼在 CMS 中包含“精選片段”模塊。

為了簡化這個過程，我將代碼片段保存在我的 Evernote 中。 當需要將它們添加到我的博客文章的源代碼中時，我只需拉出註釋並根據需要插入片段。

這是對 HTML 的深入介紹，因此您可以學習有用的編碼技巧。

7. 大聲朗讀這篇文章。

這一步的重要性怎麼強調都不為過。

大聲朗讀不僅有助於記憶保留，還有助於發現錯誤。 如果您大聲朗讀，您更有可能發現笨拙的句子和拼寫檢查無法捕捉到的其他內容。

暢銷書作家大衛塞達里斯使用這種口頭方法來微調他的寫作。

根據Fast Company的說法， Sedaris 通過向現場觀眾大聲朗讀來測試他正在進行的作品，因為這有助於他注意到文本中的不完美之處。 當他閱讀時，他會圈出從令人困惑或誤導性的措辭到重複出現的單詞的所有內容。

“當一本書出版或一個故事出版時，我曾經討厭它，我會像該死的，我怎麼沒有抓住它？'”塞達里斯說。 “但當你大聲朗讀時，你幾乎總能聽到它。”

大聲朗讀將幫助您在第一輪中發現這些錯誤，這將節省您以後的時間。

8.使用“查找和替換”快速修復常見錯誤。

無論我們寫作或編輯多久，我們都會遇到讓我們絆倒的單詞。

想一想：您在寫作或編輯時容易犯哪些錯誤？ 你容易錯過什麼？

開始跟踪這一點並將其添加到個人博客中。 然後，在您進行編輯時，在發布之前執行“查找和替換”以找出漏掉的任何錯誤。 與手動查找這些實例相比，這是一種拋光作品的更快方法。

要執行“查找和替換”，請在 PC 上按Control + F （或在 Mac 上按Command + F ），輸入您的問題單詞或短語，然後單擊“查找”。

9. 最後檢查 Microsoft Word。

無論您對一篇文章進行了多麼細緻的觀察並不重要：通常情況下，您會在使用拼寫檢查時發現其他錯誤，否則您會錯過這些錯誤。

如果您的寫作軟件有拼寫檢查功能，請使用它。 我們還建議將內容粘貼到 Microsoft Word（長度允許）中以進行最終檢查。

只需記住在將文檔粘貼到文檔後多花幾秒鐘來處理您的文章，因為 Word 需要更長的時間來“閱讀”您的文章並發現任何錯誤。

然後，您可以通過它並評估您看到的任何紅色或綠色波浪線。

10.知道什麼時候內容足夠好。

我和其他任何編輯一樣都知道，放棄完美主義是很難的。 但事實證明，完美主義雖然在某些情況下很有幫助，但也可能成為生產力的主要障礙。

你總是可以做一些事情來改進一篇文章。 您可能會認為“完成”是花費每一分鐘改進、拋光和精煉一件作品，直到它被削減到完美為止。

但是，你通過做出更多、微小的改進而犧牲了什麼？ 這些犧牲是現實的嗎？ 他們值得你花時間嗎？ 在某些時候，你需要問自己：“什麼時候‘足夠好’足夠好？”

當然，知道“足夠好”的門檻是什麼說起來容易做起來難。 這是一個有用的公式，可以為您提供一些指導：

1. 這篇文章成功地解決了問題，解決了需求，或者傳達了預期的信息。
2. 它在品牌上清晰而明顯。
3. 工作質量與以往工作水平一致或以上。
4. 它已經被其他合格的個人徹底而客觀地審查過。
5. 最終的偏好決定權在創作者手中。

確保完成最重要的編輯和校對任務。 然後，一旦你完善了一件足以繼續前進的作品……就繼續前進。

11. 將這份發布前清單放在手邊。

在您點擊“發布”之前，是時候進行最後一次檢查以確保您已選中所有復選框。

雖然這似乎是另一個額外的步驟，但請記住，這是一項時間投資，可以讓您免於稍後返回作品進行編輯和調整。

因此，在進行最終檢查時，請使用此在線編輯和校對清單。 您也可以隨意添加到列表中，因為您的流程中可能還有其他步驟。

歸根結底，成為一名高效的編輯需要專注、關注細節以及知道何時停止的能力。 有了這份清單供您使用，您很快就會變得更好。

編者註：這篇文章最初發表於 2016 年 4 月，為了全面性而進行了更新。