提高效率的 11 個免費電子郵件技巧

如果您和我一樣，那麼您工作日的重要部分就是在您的收件箱中進行篩選，將電子郵件信息發送到垃圾郵件，以及回复時間敏感的電子郵件。

必須有一些啟用控制嗎？ 我們已經獲得了免費的電子郵件黑客，可以讓您更好地控制您的收件箱，這樣您就可以專注於重要的事情。

提高工作效率的 11 個完全免費的電子郵件技巧

1. 關閉通知或暫停電子郵件。

除了社交媒體，電子郵件是大多數人收到大量通知的地方。 考慮到您的意識在其他地方被拉扯，這可能只是影響效率的最重要障礙之一。

解決方案？ 只需將電子郵件通知轉為專注於更緊迫的職責即可。 儘管如此，更好的是，如果您的電子郵件公司允許，您甚至可以暫停收到的電子郵件，使其不再出現在您的收件箱中。

圖片資源

Outlook 用戶可以通過 Boomerang 應用程序暫停通知，並在他們準備好處理通知時取消暫停。

2. 屏蔽批處理電子郵件評估的時間。

電子郵件可以在工作日的幾個小時內發送，如果您與工作人員異步工作，則沒有下班時間。

因此，與其不斷檢查您的電子郵件並回复即將到來的每個人，不如在一天中留出時間段來評估它們。

這可以是清晨、下午晚些時候，或者您預計會有一些停機時間的任何時間。

專業建議：一旦你確定了這個時間段，就把它記在你的日曆上，以免與​​其他工作活動發生衝突。

3. 生成模板。

您知道網站如何設置常見問題解答部分嗎？ 在我們經驗豐富的職業中，我們通常會更多地向我們的客戶、同事和利益相關者傳達相同的細節。

為了使這更容易一些，生成模板以避免每次起草電子郵件時都從頭開始。

您的模板將主要基於您最常收到的查詢、您使用最多的短語以及您分享最多的消息。 像：

• 冷電子郵件
• 重定向到其他組
• 每週團隊通知
• 面向對象概念

要在 Gmail 中進行設置，請導航至您的設置，單擊複雜選項卡，然後單擊模板部分的“啟用”。

4.製作文件夾。

業務對於生產力來說是最重要的，而電子郵件信息常常被擱置一旁。 具有諷刺意味的是，他們可能會保留我們在日常工作中使用的一些最重要的信息。

在您的電子郵件中構建文件夾不僅可以使項目更容易找到，而且在確定電子郵件的優先級時也更易於管理。

有時，您可以通過以下方式進行分類：

• 優先級（例如，必要的操作、信息性的）
• 運營（例如人力資源、財務、保險）
• 團體（例如管理層、直接經驗、同事等）

5. 過濾收到的電子郵件。

當您可以讓您的電子郵件提供商自動為您完成時，為什麼還要通過電子郵件發送？

過濾器屬性（可從大多數電子郵件供應商處獲得）使您可以對電子郵件進行排序、刪除、標記和轉發。

您可以應用以下信息這樣做：

• 電子郵件地址
• 單詞和短語和/或短語
• 主題行
• 依戀

在構建過濾器的那一刻，您指定了自動遵守操作。

用例涉及將來自管理層的電子郵件包含到特定文件夾、刪除垃圾郵件、將提醒標記為研究。

6. 使用電子郵件調度程序。

早上 6 點起床只是為了郵寄一封您在起草前一天晚上 10 點無法寄出的電子郵件的日子已經不存在了。

一些電子郵件提供商可以讓您安排一個日期和時間來發送您的電子郵件，這樣您就可以創建它並忘記它 - 無需擔心。

如果您的公司沒有這方面的功能，請考慮像 Boomerang 這樣的擴展，您可以將它與您的電子郵件結合起來以規劃電子郵件。

7. 啟用“取消發送”功能。

我們都這樣做：發送一封電子郵件，然後強制重新閱讀電子郵件，您現在在發送之前重新檢查五次只是在情況下 - 即使您對此幾乎無能為力。 直到現在。

Gmail 和其他電子郵件服務現在允許您在單擊“發送”後的幾秒鐘內取消發送電子郵件，以防萬一您發現失誤或只是改變了主意。

親的建議：只有在您的電子郵件準備發送時才增加收件人——這樣，您將永遠不會再次發送未完成的電子郵件。

8.學習捷徑。

快捷方式可讓您快速完成電子郵件工作，而無需跳過征服。

使用電子郵件快捷方式，您可以：

• 撰寫新電子郵件。
• 包括抄送和密件抄送收件人。
• 插入入站鏈接。
• 打開拼寫提示。
• 使用粗體、斜體、下劃線、縮進和對齊來格式化文本。
• 存檔電子郵件

這只是舉幾個例子。 如果有一項您經常使用的功能，很可能有一個快捷方式可以讓您只需單擊或擊鍵即可到達那裡。

當然，快捷方式因公司和機器而異。 因此，在開始使用它們之前，請確保您使用的是理想的。

9. 退訂。

如果您的收件箱幾乎和我的一樣，那麼您幾乎從未與之互動過的模特有幾千封電子郵件。

雖然刪除這些電子郵件非常耗時，但您可以通過取消訂閱您從未閱讀過的電子郵件來開始整理您的收件箱。 不幸的是，並非所有模型都具有脫離工作流程，這些工作流程通常會將您從閱讀記錄中刪除。

在這種情況下，您將不得不手動取消訂閱。 相信我，你的長期自我會感謝你。

10. 獲取語法瀏覽器擴展。

我們大多數人都是直接從“新草稿”框中起草電子郵件。 另一方面，這種方法也有一些危險——特別是拼寫錯誤或措辭不當。

像 Grammarly 這樣的應用程序將充當校對器，只要你犯了錯誤，就會立即發現錯誤。 Grammarly 還具有整潔的特性，可以向您傳達消息的語氣並提出替代短語。

使用此設備，您永遠不必擔心您的音頻方式或是否存在隱藏的拼寫錯誤。 它消除了所有猜測，因此您只需專注於按“發送”即可。

11. 優先處理您的電子郵件。

如果您還在為處理收到的大量電子郵件而苦惱，請嘗試遵循這個流行的規則：如果電子郵件需要在兩分鐘或更短的時間內回复，請迅速做出反應。

如果需要更長的時間，請保留它以備後用。 此策略旨在幫助您擺脫混亂而不會被克服。

你有它 - 免費的電子郵件黑客將幫助你讓你的收件箱低於控制和優化你的生產力。

編者註：本文最初於 2016 年 8 月發布，並已更新以確保內容全面。