製作更具創意的幻燈片的 17 個 PowerPoint 演示技巧 [+ 模板]

創建出色的 PowerPoint 演示文稿是任何專業人士都可以從中受益的技能。 問題？ 真的很容易弄錯。 從糟糕的顏色選擇到令人困惑的幻燈片，糟糕的 PowerPoint 幻燈片會分散您與團隊中的利益相關者共享的精彩內容的注意力。

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這就是為什麼從幻燈片開始學習如何從頭開始創建 PowerPoint 演示文稿如此重要的原因。 即使您熟悉 PowerPoint，複習也將幫助您製作更有吸引力、更專業的幻燈片。 讓我們開始吧。

我喜歡將 Microsoft PowerPoint 視為對基本專業技能的測試。 要創建一個及格的演示文稿，我需要展示設計技能、技術素養和個人風格。

如果演示文稿有問題（如意外的字體、斷開的鏈接或無法閱讀的文本），那麼我可能沒有通過測試。 即使我的演講排練得很好，糟糕的視覺體驗也會毀掉觀眾的演講。

如果沒有良好的 PowerPoint 演示文稿來支持，專業知識就毫無意義。 對於初學者，請在下面獲取您的免費 PowerPoint 模板集合。

無論您的主題是什麼，成功的 PowerPoint 取決於三個主要因素：您對 PowerPoint 設計工具的掌握、您對演示過程的關注以及您對一致風格的投入。 這裡有一些簡單的技巧可以幫助你開始掌握這些因素，不要忘記查看這篇文章底部的其他資源。

如何製作 PowerPoint 演示文稿

演示文稿由多張幻燈片組成，現在您知道如何製作一張，您可以更深入地研究 PowerPoint 的功能。

1. 再次打開一個空白演示文稿或從您已經創建的演示文稿開始。

如果您已經創建了演示文稿，請雙擊該圖標以打開現有文件。 否則，打開 Microsoft PowerPoint，單擊左上角的文件，然後單擊新建演示文稿。 從那裡，您可以按照提示設置新的演示文稿。

2. 選擇主題或創建您自己的主題。

Microsoft 提供內置主題和顏色變化，以幫助您設計具有凝聚力的幻燈片。 要從這些預建主題中進行選擇，請再次選擇File選項卡，選擇New ，選擇其中一個選項，然後單擊Create 。

否則，您可以使用 PowerPoint 元素、您的設計感和您品牌的調色板來製作您自己的“主題”。

3.為不同的目的創建各種幻燈片。

您不想展示完全相同的幻燈片，只是上面有不同的內容。 這會讓你的聽眾感到厭煩。 確保創建多個變體，以適應幻燈片的一些常見用途。 至少，您需要：

• 標題幻燈片
• 議程或目錄幻燈片
• 介紹演講者的幻燈片
• 各種內容幻燈片（根據您將使用的多媒體類型創建不同的佈局）

4. 使用複制幻燈片功能節省您的時間。

沒有理由一遍又一遍地創建這些設計。 現在您有一些可以藉鑑，您可以在輸入內容之前簡單地複制它們。 以下是如何做到這一點：

• 在左窗格中，右鍵單擊要復制的幻燈片的縮略圖。
• 從彈出菜單中選擇複製幻燈片。

這將自動將此幻燈片的副本添加到演示文稿中。 從那裡，您可以根據需要對其進行自定義。

5. 為您的幻燈片添加過渡（可選）。

做得好，過渡可以為您的演示文稿添加一點動感​​和表演技巧。 PowerPoint 有幾個內置的過渡供您選擇。

要訪問它們，請從頂部功能區中選擇“轉換”選項卡。 從那裡，您可以選擇要在屏幕上預覽的過渡。 要進一步自定義它，請單擊效果選項並使用功能來找到適合您的東西。 要刪除過渡，請選擇過渡並單擊無。

6. 為您的幻燈片添加動畫（可選）。

與過渡一樣，動畫可以添加動作、顯示信息並幫助您強調演講中要強調的要點。 要為元素設置動畫，請執行以下步驟：

• 通過單擊選擇要設置動畫的元素。
• 從頂部功能區中選擇動畫。
• 您可以從功能區中顯示的多種效果中進行選擇。
• 單擊一個將為您提供預覽。
• 要自定義動畫，請選擇效果選項。
• 要刪除動畫，請單擊功能區中的無。

自定義動畫的一些方法包括：

• 點擊時
• 與上一個
• 經過之前的
• 期間
• 延遲

這些描述了您希望效果如何表現，因此請嘗試使用它們，直到找到適合您喜歡的效果。

您還可以選擇在編輯幻燈片時移動動畫，方法是單擊“動畫窗格”按鈕，然後在彈出的列表中重新排序動畫。

7. 保存您的演示文稿。

單擊文件並保存，確保指定要存儲 PowerPoint 的文件夾或目的地。

8. 運行您的演示文稿。

進行試運行以確保正確設置幻燈片並且動畫按您期望的方式觸發總是好的。

要演示 PowerPoint，請轉到“幻燈片放映”選項卡，然後單擊“從頭開始播放”。 幻燈片將覆蓋您的整個屏幕，擋住您的桌面和 PowerPoint 軟件。 這樣您的觀眾（在這種情況下，是您的試運行）完全專注於您的演示文稿的視覺元素。

9. 推進幻燈片。

當您完成一張幻燈片並想要顯示序列中的下一張時，請在演示模式下單擊鼠標。 這將推進幻燈片。

PowerPoint 風格

1. 不要讓 PowerPoint 決定你如何使用 PowerPoint。

微軟希望為 PowerPoint 用戶提供大量工具。 但這並不意味著您應該全部使用它們。 以下是一些需要注意的關鍵事項：

• 在採用它們之前，請確保預設的 PPT 主題能夠滿足您的需求。
• 盡量避免使用 Microsoft Office 的默認字體 Calibri 和 Cambria。 使用這兩種字體可以使演示文稿看起來平淡無奇。
• 專業人士絕不應該使用 PPT 的動作聲音。 （請在個人偏好之上考慮您的聽眾）。
• PowerPoint 使項目符號自動化，但問問自己：項目符號真的適合您需要做的事情嗎？ 有時他們是，但並非總是如此。
• 最近的 PPT 默認設置包括所有形狀上的小陰影。 如果實際上不需要，請移除此陰影。 此外，不要將形狀保留為默認藍色。

2. 創建自定義幻燈片尺寸。

雖然您通常可以擺脫大多數演示文稿的默認幻燈片大小，但您可能需要調整它以在尺寸怪異的顯示器上進行更大的演示文稿。 如果你需要這樣做，這裡是如何。

• 在左上角，選擇File 。
• 選擇頁面設置。
• 輸入您想要的背景的高度和寬度，然後單擊OK 。
• 將出現一個對話框。 如果您還想調整內容的大小，請單擊“縮放”，否則請單擊“不縮放” 。 我們建議單擊Don't Scale ，然後手動調整較小的佈局問題。

提示：如果在向幻燈片添加任何對象之前調整幻燈片大小，則可以避免最後一步的頭痛。 否則，您的對象的尺寸將變得傾斜。

3. 編輯您的幻燈片模板設計。

通常，在開始之前編輯 PowerPoint 模板要容易得多 — 這樣，您就不必手動設計每張幻燈片。 這是你如何做到的。

• 在頂部導航中選擇查看。
• 點擊大師。
• 在下拉列表中，單擊幻燈片母版 。
• 進行您喜歡的任何更改，然後單擊頂部功能區中的關閉母版。 該演示文稿中的所有當前和未來幻燈片都將使用該模板。

4. 寫下你的聽眾的文字。

PowerPoint 內容的重要部分是文本。 出色的副本可以成就或破壞您的演示文稿，因此從幾個不同的角度評估您的書面作品可能會讓您看起來更有說服力。 考慮如何接收您的文本可以區分優秀的演講者和優秀的演講者。

排版：

許多人低估了字體的影響，但選擇正確的字體很重要——對字體類型的看法可能會影響觀眾對你的印象。 正確的字體是傳達一致的品牌個性和專業精神的機會。

有些字體被認為是乾淨和專業的，但這並不意味著它們很無聊。 一個常見的錯誤是認為您的字體不夠“令人興奮”，這可能會導致您選擇一種會分散您的整體信息的字體。 我們建議堅持使用簡單的襯線和無襯線字體。 由於潛在的可讀性問題，請避免使用腳本字體。

也就是說，你仍然可以適度使用有趣和古怪的字體。 用更專業的東西來抵消有趣的字體或大字母可以創建引人入勝的演示文稿。

最重要的是，請確保您保持一致，以便您的演示文稿在每張幻燈片中看起來都一樣。 這樣，您的觀眾就不會被太多不同的字體分心。 從 HubSpot 的公司資料模板中查看此示例：

對此演示模板感興趣？ 在這裡免費下載。

5. 確保所有對像都正確對齊。

在幻燈片上正確對齊對像是使其看起來優雅和專業的關鍵。 您可以手動嘗試排列您的圖像……但我們都知道這通常是如何工作的。 您試圖確保所有對像都掛在幻燈片的中間，但是當您將它們拖到那裡時，它看起來仍然不太正確。 擺脫你的猜謎遊戲，讓 PowerPoint 用這個技巧發揮它的魔力。

以下是對齊多個對象的方法：

• 通過按住Shift並單擊所有對象來選擇所有對象。
• 在頂部選項欄中選擇排列，然後選擇對齊或分佈。
• 選擇您想要的對齊類型。

以下是如何將對象與幻燈片對齊：

• 通過按住Shift並單擊所有對象來選擇所有對象。
• 在頂部選項欄中選擇排列，然後選擇對齊或分佈。
• 選擇對齊到幻燈片。
• 再次選擇頂部選項欄中的排列，然後選擇對齊或分佈。
• 選擇您想要的對齊類型。

PowerPoint設計

6. 使用“格式化對象”更好地控制對象的設計。

格式菜單允許您進行看似不可能的微調。 為此，請右鍵單擊對象並選擇“設置對象格式”選項。 在這裡，您可以微調陰影、調整形狀測量值、創建反射等等。 將彈出的菜單如下所示：

雖然可以在 PowerPoint 的格式工具欄上找到主要選項，但在格式窗口菜單中尋找完全控制。 其他可用選項示例包括：

• 調整形狀內的文本。
• 在對像後面創建自然透視陰影。
• 手動重新著色照片並使用自動選項。

7. 利用 PowerPoint 的形狀。

許多用戶沒有意識到 PowerPoint 的形狀工具變得多麼靈活。 結合 Microsoft 發布的擴展格式選項，具有良好形狀設計的潛力很容易獲得。 PowerPoint 為用戶提供了一系列超越傳統矩形、橢圓形和圓角矩形圖案的出色形狀選項。

今天的形狀包括功能強大的智能形狀功能，使您能夠立即創建圖表和流程圖。 當您認為 PowerPoint 是一種視覺媒體時，這些工具尤其有價值。 段落和項目符號列表很無聊——你可以使用形狀來幫助更清楚地表達你的信息。

8. 創建自定義形狀。

創建形狀時，右鍵單擊並按Edit Points 。 通過編輯點，您可以創建適合您特定需求的自定義形狀。 例如，您可以重塑箭頭以適合您喜歡的尺寸。

另一種選擇是將兩個形狀組合在一起。 為此，請選擇您要使用的兩個形狀，然後單擊頂部功能區中的形狀格式。 點擊合併形狀。

您會看到多種選擇。

• 組合創建一個自定義形狀，其中切除了兩個先前形狀的重疊部分。
• 聯合形成一個完全合併的形狀。
• Intersect僅構建前兩個形狀的重疊部分的形狀。
• 減去從另一個形狀中刪除一個形狀的重疊部分。
• Fragment會根據它們重疊的位置將你的形狀分成不同的部分。

通過使用這些工具而不是試圖精確地編輯點，您可以創建精確測量的自定義形狀。

9. 將圖像裁剪成自定義形狀。

除了在演示文稿中創建自定義形狀外，您還可以使用 PowerPoint 將現有圖像裁剪為新形狀。 這是你如何做到的：

• 單擊圖像並在選項欄中選擇圖片格式。
• 選擇Crop ，然後Crop to Shape ，然後選擇您想要的形狀。 達達！ 自定義形狀的照片。

10. 在 PowerPoint 中展示網站。

傳統上說，如果你想在 PowerPoint 中顯示一個網站，你應該只創建一個指向頁面的鏈接並提示瀏覽器打開。 對於 PC 用戶，有更好的選擇。

完全集成到 PowerPoint 開發人員選項卡中的第三方軟件可用於使用普通 HTML iframe 將網站直接嵌入到您的 PowerPoint 中。 最好的工具之一是 LiveWeb，這是一種可以安裝在 PowerPoint 程序上的第三方軟件。

通過使用 LiveWeb，您不必中斷 PowerPoint，您的演示文稿將保持流暢自然。 無論您嵌入整個網頁還是僅嵌入 YouTube 視頻，這都可以是高質量的第三方改進。 要安裝附加組件，只需前往 LiveWeb 網站並按照說明進行操作。

不幸的是，Mac 用戶沒有類似的選擇。 第二個不錯的選擇是截取網站的屏幕截圖，通過瀏覽器鏈接，或者通過直接下載到您的計算機來嵌入媒體（例如 YouTube 視頻）。

11. 嘗試使用 GIF。

GIF 是循環動畫圖像，用於傳達情緒、想法、信息等。 用戶將 GIF 添加到 PowerPoint 中以變得有趣或快速演示一個過程。 在幻燈片中添加 GIF 很容易。 為此，只需按照以下步驟操作：

• 下載並保存您想要的 GIF。
• 轉到您想要 GIF 的幻燈片。
• 轉到“主頁”選項卡，然後單擊“插入”或“圖片” 。
• 從圖片下拉菜單中，選擇來自文件的圖片。
• 導航到保存 GIF 的位置並選擇它。 然後，選擇插入。
• 它會在您插入的那一刻自動播放。

PowerPoint過程

12. 保持簡單。

PowerPoint 是一款出色的工具，可通過視覺信息、圖形和補充要點來支持您的演示文稿。 這意味著您的 PowerPoint 不應該是您的整個演示文稿。 你的幻燈片——無論多麼有創意和多麼漂亮——都不應該成為節目的明星。 保持您的文本和圖像清晰簡潔，僅使用它們來補充您的信息和權威。

如果您的幻燈片包含密集且雜亂的信息，它既會分散您的觀眾的注意力，也會使您更有可能失去他們的注意力。 幻燈片中的任何內容都不應該是多餘的！ 保持演示文稿的整潔，保持演示文稿的說服力。 有幾種方法可以做到這一點：

• 限制項目符號和文本。
• 避免段落和長引號。
• 保持“空白”或“負空間”。
• 保持百分比、圖表和數據超級基礎。

13. 嵌入你的字體文件。

演示者在使用 PowerPoint 時經常遇到的一個問題是，當演示者從一台計算機移動到另一台計算機時，字體似乎會發生變化。 實際上，字體並沒有改變——演示計算機只是沒有安裝相同的字體文件。 如果您使用的是 PC 並在 PC 上進行演示，則可以輕鬆解決此問題。

訣竅是：當您保存 PowerPoint 文件（僅在 PC 上）時，您應該單擊文件，然後單擊選項，然後打開保存選項卡。 然後，選中共享此演示文稿時保留保真度下的在文件中嵌入字體複選框。 現在，您的演示文稿將保留字體文件，並且當您移動計算機時，您的字體不會改變。

macOS PowerPoint 版本也有類似的功能。 要在 Mac 上嵌入字體，請執行以下操作：

• 打開您的演示文稿。
• 在頂部欄上，單擊PowerPoint ，然後單擊Preferences 。
• 在輸出和共享下，單擊保存。
• 在字體嵌入下，單擊在文件中嵌入字體。

14. 將幻燈片另存為 PDF 文件以供備份。

如果您仍然害怕演示文稿在演示時顯示不同，您應該創建一個 PDF 版本以防萬一。 如果您要在另一台計算機上進行演示，這是一個不錯的選擇。 如果您還遇到演示計算機未安裝 PowerPoint 的問題，您也可以使用系統查看器打開 PDF。 沒有筆記本電腦會給您這種文件類型帶來麻煩。

唯一需要注意的是，您的 GIF、動畫和過渡不會轉移。 但由於 PDF 只能作為備份，而不是作為您的主要副本，這應該沒問題。

要將演示文稿另存為 PDF 文件，請執行以下步驟：

• 轉到文件，然後單擊另存為...
• 在彈出窗口中，單擊文件格式。
• 將出現一個下拉菜單。 選擇PDF 。
• 單擊導出。

您也可以轉到File ，然後Export ，然後從文件格式菜單中選擇PDF 。

15.嵌入多媒體。

PowerPoint 允許您從外部鏈接到視頻/音頻文件或將媒體直接嵌入到您的演示文稿中。 如果可以，您應該嵌入這些文件，但如果您使用的是 Mac，則實際上無法嵌入視頻（請參閱下面的註釋）。 對於 PC，嵌入的兩個重要原因是：

• 嵌入允許您直接在演示文稿中播放媒體。 它看起來比在窗口之間切換更專業。
• 嵌入還意味著文件保留在 PowerPoint 演示文稿中，因此無需額外工作即可正常播放（Mac 除外）。

注意：PowerPoint 的 macOS 用戶在使用多媒體文件時應格外小心。

如果您使用 PowerPoint for Mac，那麼您將始終需要將視頻和/或音頻文件放在與 PowerPoint 演示文稿相同的文件夾中。 最好僅在將演示文稿和包含文件夾保存在便攜式驅動器的永久文件夾中後才插入視頻或音頻文件。 此外，如果演示文稿將在 Windows 計算機上播放，那麼 Mac 用戶需要確保他們的多媒體文件是 WMV 格式。 這個技巧有點複雜，所以如果你想有效地使用 PowerPoint，無論如何都要考慮使用相同的操作系統進行設計和演示。

16. 帶上你自己的硬件。

在操作系統之間，PowerPoint 還是有些跳動。 即使在不同的 PPT 版本之間，情況也會發生變化。 解決這些問題的一種方法是確保您擁有正確的硬件——所以在您進行演示時只需帶上您自己的筆記本電腦。

如果您非常擔心可能必須使用的不同系統，請將您的 PowerPoint 演示文稿上傳到 Google 幻燈片作為備份選項。 Google Slides 是一款基於雲的演示軟件，在所有操作系統上都以相同的方式顯示。 您唯一需要的是互聯網連接和瀏覽器。

要將 PowerPoint 演示文稿導入 Google 幻燈片，請執行以下步驟：

• 導航到slides.google.com 。 確保您已登錄 Google 帳戶，最好是您自己的帳戶。
• 在“開始新演示文稿”下，單擊帶有加號的空框。 這將打開一個空白演示文稿。
• 轉到文件，然後導入幻燈片。
• 將出現一個對話框。 點擊上傳，然後點擊從您的設備中選擇文件。
• 選擇您的演示文稿並單擊打開。
• 選擇您要導入的幻燈片。 如果要全部導入，請單擊對話框右上角的全部。
• 單擊導入幻燈片。

當我對此進行測試時，谷歌幻燈片完美地導入了所有內容，包括我操縱過的點的形狀。 如果您要跨不同的操作系統進行演示，這是一個很好的備份選項。

17. 使用演示者視圖。

在大多數演示情況下，將同時存在演示者的屏幕和用於演示的主投影顯示器。 PowerPoint 有一個很棒的工具，稱為演示者視圖，可以在 PowerPoint 的“幻燈片放映”選項卡中找到。 演示者視圖中包括一個用於註釋、計時器/時鐘和演示顯示的區域。

對於許多演示者來說，此工具可以幫助統一他們的口語演示和視覺輔助。 你永遠不想讓 PowerPoint 看起來像一堆你正在閱讀的筆記。 使用演示者視圖選項有助於創建更自然的演示文稿。

專業提示：在演示開始時，您還應該按 CTRL + H 使光標消失。 如果需要，按“A”鍵可以將其帶回來！

您的下一個精彩 PowerPoint 演示文稿從這裡開始

借助您掌握的風格、設計和演示流程，您可以使用 PowerPoint 做更多的事情，而不僅僅是為您的客戶演示。 PowerPoint 和類似的幻燈片應用程序是不應忘記的靈活工具。 借助出色的模板，您可以創建讓觀眾讚歎不已的演示文稿。

編者註：這篇文章最初發表於 2013 年 9 月，為了全面性而進行了更新。