提高企業工作流程效率的 4 個技巧

已發表: 2021-09-23

如今，大多數辦公室和企業都按照八小時的時間表運作。您可能認為這足以完成一天中必須完成的所有任務。但是，當您深入研究這些時間是如何度過的時，您確定每一分鐘都被有效地度過了嗎？或者，是否有時間浪費在流程、工具和其他功能上以完成工作？

如今，企業承受著巨大的壓力，要在相同的小時內做更多、交付更多和生產更多。技術越來越先進，企業希望利用所有可用資源來提高工作流程效率。搜索必要的工具並閱讀資源（如 CRM 比較圖表）取決於您的業務，這樣您就可以製定正確的決策來自動化您的業務工作流程。實現這一目標後，您的企業將能夠放棄工作中的任何浪費時間，從而使您的企業的生產力和盈利能力隨之提高。

在本文中，您將獲得關於如何提高企業整體工作流程效率的四個最佳技巧。所以，請繼續閱讀！

1. 學習如何確定任務的優先級

可能會損害您的整體工作流程的一件事是，當您不知道如何有效地確定必須完成的某些任務的優先級時。在確定任務的優先級時沒有硬性的、不可協商的規則，因為這樣做會根據當天必須完成的事情和緊迫的最後期限而有所不同。

然而，當你覺得清單上的每件事都很重要時，挑戰就開始出現了。您如何將一個優先於其他？這是一個指南：

專注於最重要的任務。 最多選擇三個您必須放在優先級列表頂部的任務。這三項任務應該在早上完成，那時你可能仍處於精神上最高效的季節。這樣，你下午就有“空閒時間”來完成清單上的任何其他事情。然後，在您上班的第二天再次開始相同的周期。

強調什麼是緊急的，截止日期。 通過這一點，您將確保您不會錯過任何即將到來的截止日期，因為您首先要完成那些距離截止日期還很遠的任務。

早點上班。 如果你可以讓它比你通常的打卡時間至少提前 15 分鐘上班，那實際上對於早上完成更多的事情會有很大的不同。沒有那麼多同事在的不受干擾的時間可以讓你更多地專注於你需要完成的事情。因為您提前 15 分鐘到達，這也可能讓您比其他人提前 15 分鍾離開工作場所。

當您執行上述策略時，您可能會開始意識到業務運營的變化，因為您現在可以在一天內完成更多的事情。

2. 分析您當前的流程

在對您的業務工作流程進行更改之前，分析您當前的工作流程也很重要。這很重要，因此您可以確定您在工作場所實施的任何改變都是使其更有效所必需的。當你執行這個過程時，你應該讓每個人都參與進來，包括你的員工。通過這樣做，您可以從他們那裡獲得必要的反饋，以確定哪些對這些員工有效，哪些無效。

為確保您的工作流程分析對您的業務有效，請注意以下步驟和策略：

自動化您的工作流程。 一旦您確定了工作流程中仍然頑固地手動操作的痛點，就值得考慮將這些過程自動化，一次一個程序。

找出工作流程中的某些瓶頸並製定策略。 工作流程中的瓶頸是阻礙工作順利進行的問題領域。例如，是否有步驟比其他步驟需要更長的時間才能完成？是否有一個部門反复努力完成其流程的結束？這些都是需要解決的瓶頸。

工作流分析以多種方式使您的業務受益，使您更加需要完成它。這些好處包括：

提高工作場所的整體效率。 工作流分析使您的企業能夠重新審視如何完成某些任務，從而可以識別出這些低效率並更新適當的技術。

讓客戶更開心。 通過工作流分析實現的變化也可以讓客戶更滿意。當必須就工作流程中影響客戶的方面做出決策時，您可以擁有強大的工作流程基礎，從而改善業務運營。

提振員工士氣。 當然，當其他企業的員工已經切換到更現代的系統時，沒有員工願意繼續使用古老的流程。

3. 分配合適的員工

您可能已經有一個完整的招聘流程。然後，您的公司還投資了正確的工具來完成工作。但是，您注意到從工作流的一端到另一端的移動仍然很緩慢。發生這種情況時，問題可能是您為工作分配了錯誤的員工，例如在您甚至沒有對他們進行數字營銷培訓的情況下分配營銷部門的員工。

正確的分配非常重要，因此您可以確定每位員工都非常適合分配給他們的職位。他們可以做得很好，僅僅是因為他們的工作職能是他們的強項。實現這一目標後，您的企業就更有可能獲得成功。

為確保合適的員工與適當的工作職能相匹配，以下是您可能想要應用的久經考驗的技巧：

制定準確的職位描述。 這意味著您的職位描述應該盡可能具體。留下模糊的職位描述只會造成一個漏洞，使您的公司更難以破譯這些職位描述是否實際上得到滿足。

支持團隊中每個成員的成長和才能。 每當您的團隊中的每個成員都有機會成長時，請充分利用這些機會。通過將他們送到公司付費的培訓和研討會，讓您的員工有機會成長和磨練他們的技能。這些對於您的公司來說似乎是額外的費用，但是當他們能夠做得很好並為您的業務取得更多成就時，回報會更大。

為每項任務建立一套清晰的目標，以便您的每個員工都知道他們需要為每項任務完成什麼。將職責分解為更小的任務，使流程更加清晰和精簡，消除了員工不確定每項任務應該實現什麼時出現的任何灰色區域的可能性，並幫助他們確定自己是否在做什麼，事實上，帶來了結果。

4. 優先考慮文件共享和文檔

文件是任何業務的固有部分。有些文檔必須從工作流程的一端共享到另一端，以確保信息的成功流動。無論您的工作流程的所有其他方面有多好或自動化程度如何，當您的團隊別無選擇只能手動獲取他們需要的文檔時，您仍然無法實現目標。

自動化工作流程效率的目標之一必須與花費更多時間實現目標有關，而不是浪費時間尋找某些本來很容易找到的文檔。

考慮到這一點，您可以應用以下提示來確保通過自動化系統安全共享文件：

·選擇允許端到端加密的文件共享軟件，以確保密碼和其他安全措施到位，以避免任何數據和身份盜竊。

·運行定期文件審核，以便您了解誰可以訪問某些文件以及誰當前可以控製文件。文件審核過程也是必要的，以便立即從您的雲系統中刪除不需要的文件。

·選擇企業級文件共享系統，因為消費級系統更容易受到洩漏、破壞和盜竊，而安全措施較少。企業級文件共享系統使您能夠擁有更多的安全控制，例如合規性和可見性控制等等。

· 就現有的自動文件共享方法對您的團隊進行培訓和教育，因為如果您的團隊甚至沒有更新關於如何正確使用此類軟件以及對您的業務有利，那麼您的文件共享軟件仍然毫無用處。

結論

無論您擁有何種業務類型，無論您屬於哪個部門，上述提示都有效。當您將每個部門視為整個難題的一部分時，您的業務就會得到改善並變得更有效率。工作流程流程對於完成工作至關重要，您有責任確保您的流程都有助於提高業務成功的可能性。當您的業務流程開始變得不堪重負時，這是您實際移動和調整工作流程以使其更加精簡的信號。