5個適合企業的最佳雲信息存儲理念
已發表: 2022-01-31因此,您只選擇了最好的雲存儲供應商之一,並將您公司的數據文件移動到雲上。 但是,您是否從雲事實存儲中獲得了最有效的效果,並且您是否正在盡一切努力確保您的信息安全、可靠並受到保護?
最好的企業雲存儲具有很多可以獎勵您的企業的功能。 它允許您從任何地方訪問您的文檔,這對於在家或在移動中工作的員工來說非常棒,並且它還具有大量協作應用程序,可以考慮團隊合作之外的技術難題。
此外,大多數重要的雲公司都會對您的性能進行加密和安全處理,但是如果您確實沒有適當地管理雲存儲以進行備份,則可能會給您和您的潛在客戶帶來穩定性風險。
在這篇文章中,我們將通過五種方式來指導您提升雲信息存儲體驗並確保文檔安全。
1.保持最高的穩定性
關鍵的雲信息存儲供應商擁有最先進的和定期更新的保護設備,以及加密和防火牆,因此您的數據文件在雲上可能比在國內存儲更安全。
即使現在也存在潛在的危險,但其中大部分都可以通過有效理解和使用這些保護功能以及指導您的員工進行卓越的在線保護來應對。
所有用戶都必須擁有有效的密碼,這一點至關重要。 很多人在互聯網上的所有帳戶都使用相同的密碼,這是很危險的——如果某個人員擁有私人帳戶的網站被黑客入侵,那麼黑客很可能也會獲得他們的功能帳戶。
選項是使用最好的密碼管理員,這些密碼非常安全,讓買家能夠為他們的所有帳戶擁有獨特的密碼,而無需全部召回。
雲的小型企業最終用戶也應該使用雙變量身份驗證,這意味著即使密碼被洩露,還有額外的穩定性層可以阻止黑客進入帳戶。 作為管理員,您必須能夠讓所有買家都必須進行設置。
此外,保證帳戶警報已打開。 這表明,如果有任何動作,如來自新機器的指示,您將收到通知。 大多數情況下,這些警報幾乎沒有什麼可擔心的,但它確實可以幫助您對稀有事件迅速採取行動,有人未經授權試圖訪問您的信息。
2. 充分利用同步
雲存儲的一個巨大優勢是您的信息和文件夾的快速同步。 借助雲詳細信息存儲公司提供的最有效的文件共享公司,您的所有員工都將能夠在任何地方訪問最新的數據文件,這對於更多的男性和女性在物業上表演特別有幫助.
如果您不喜歡默認的基於瀏覽器的大多數雲存儲界面,那麼許多供應商提供的一個實用屬性是能夠將您的雲文件夾組合到您的工作系統的文件組合中,例如 Windows 文件資源管理器或 Mac Finder。
一旦您下載了一個重要的應用程序,您的雲保存文件將作為一個文件夾出現在您的個人計算機上,並且只要您有在線關係,同步就應該是計算機化和無縫的。 如果您有大量未定期同步的文檔(例如,以前的、不經常查閱的信息的存檔),那麼值得檢查您的存儲公司是否可以選擇“冷存儲”這些文檔。
這是當文檔存儲在這些類型的磁帶上,並且不是實時同步的,因此必須手動檢索才能訪問。 好處是可以省下一大筆錢。 Google 和 Microsoft Azure 是為您提供冷存儲的兩個平台。
3.持有因素安排

雲信息存儲允許您在一個文件夾結構中對您的信息進行分類,就像您在經典的硬推上一樣。 如果您要與您的團隊共享獲取,則必須有一個明確規劃的框架,並為可靠的文件命名制定策略,以便每個人都可以發現他們需要的信息。
從一開始就這樣做,而不是在進行時進行排序,否則您將不可避免地以無法導航的混亂結束。 一個非常好的文件夾結構對於安全也很重要,主要是因為它會幫助你調節權限。 例如,如果您建立了一個文件夾並限制組織主管進入,那麼您在其中設置的任何文件都將被保密。 這比為每個個人文件設置文件權限要容易得多。
除了標准文件夾技術外,您還應該真正了解您的雲存儲附帶的其他組織資源。 這些從單一的服務提供商變成了更多的服務提供商,但是,為了說明,在 Google Travel 中觀察到的一個您可能不知道的特別有益的軟件是能夠將快捷方式合併到不同文件夾中的文件的能力。
為此,請選擇文件並按 Shift+Z。 然後,您將能夠決定在其中放置快捷方式的第二個文件夾。 出於編輯目的,這是完全相同的文件,而不是保留兩個獨立的副本。 當文件適用於遠不止一個團體或企業時,這很有幫助。
4. 與活文書合作
使用存儲在區域驅動器上的數據文件,您可以嘗試讓不止一個員工打開確切的文件,只是為了覆蓋每個人的表演。 但是通過雲數據存儲,可以同時訪問和編輯每個文檔,這往往會使大量工作變得容易得多。
例如,如果您在 Google 表格上託管了一個帳戶電子表格,那麼您帳戶工作人員中的任何人都可以同時從不同的小工具添加他們正在使用的帳戶的詳細信息。 也無需擔心關閉工作表,以便其他人可以獲得訪問它的開關!
監控修改也很簡單。 如果該帳戶員工主管認為表格中的某個品種不正確,他們可以查看合適單元格的編輯記錄並找出輸入它的人員和時間,這將有助於發現錯誤是如何產生的。 儘管這一獨特的方面是 Google Push 獨有的,但其他雲協作公司也包含他們自己的編輯記錄特徵。
但是,您可能會擔心,由於多個買家在一個文件上進行工作,只有一個用戶可能會意外刪除另一個用戶的工作。 但是許多雲專家服務提供版本控制——通過多次點擊恢復到文檔的先前模型的能力。 如果電線交叉,並且您想撤消工作人員因錯誤計算而設計的更改,這將非常有用。
5. 使用集成
您在公司中使用的其他應用程序可以內置在您的雲信息存儲服務提供商中,從而可以在程序之間進行順暢的對話。
例如,您可以使用聊天應用 Slack 進行員工互動。 它可以與許多雲公司集成,包括 Google Travel 和 Dropbox。 這意味著您無需離開 Slack 應用程序即可通過文件查找,在聊天中共享雲文件,甚至在文件夾調整時自動發布概念。
另一個例子是 HelloSign,它允許客戶快速快速地指示文檔。 將此集成安裝到 Dropbox 或 Google Drive 後,您只需單擊幾下即可指示存儲中的文書工作。
Dropbox 與 Salesforce 完美集成,Salesforce 是眾多組織使用的客戶合作關係管理方法。 您可以將其設置為將信息從 Dropbox 直接傳輸到您的 Salesforce 數據中,這可以簡化您的工作流程,並意味著您可以隨時隨地訪問銷售文檔。
這些只是通過一些雲提供商進行的大量集成中的一些示例。 儘管如此,為了繼續保持清潔和經濟的程序並減少潛在的安全風險,您需要記住定期查看哪些應用程序可以訪問您的雲知識存儲,並清除任何您不再使用的應用程序.
概括
通過遵循這些提示,您可以確信您在雲上的數據文件是安全可靠的,並且由於雲數據存儲提供的獎勵,您日常工作的許多因素將運行得更加順暢.
進一步研究雲存儲
確保驗證我們的最佳企業雲存儲教程,並在如何降低雲存儲價格方面發現更多與雲存儲相關的便捷策略。 我們還審查了平台的企業支持 Dropbox Small business。