撰寫有效且引人入勝的電子郵件的 8 個技巧

您是否曾經為了發送電子郵件而大肆宣傳自己？ 因為，一樣。

發送一封電子郵件給人的感覺是具有紀念意義的，而這在其他形式的交流中並不總是如此。 而且，如果您的母語不是英語，那麼這項任務似乎更加艱鉅。

本文將提供一些有用的提示，以幫助您提高電子郵件的整體質量，無論您的觀點如何。 一旦你將這些簡單的策略應用到你的寫作中，你應該能夠自信地向任何人發送電子郵件並擺脫髮送後的焦慮。

讓我們開始吧。

1.有一個引人注目的主題行。

主題行可以成就或破壞您的電子郵件的成功。 這通常是決定是否有人會打開您的電子郵件的決定因素。

不幸的是，很多人都在這方面苦苦掙扎。

看看這個例子：

這個特定的主題行（順便說一下現實生活中的例子）是模糊的、間接的，並且根本沒有向我暗示電子郵件的內容將是關於什麼的。

結果？ 我可能會刪除或完全忽略它。

這是一個更好的選擇：

它是描述性的，具體的，並告訴我這是一個介紹。

如果您是第一次聯繫某人，主題行尤其重要。 收件人不知道你是誰，只能從你的主題行判斷你。

即使您在公司內部發送電子郵件，寫一個很棒的主題行仍然是值得的，這樣您的收件人就會知道會發生什麼。 像任何忙碌的人一樣，您的隊友每天都會收到大量電子郵件，並且肯定會感謝描述性主題行的額外努力。

那麼，如何寫出好的主題行呢？

清楚、直接並描述電子郵件的內容。 不要害怕佔據整個主題行。 以下是一些很好的主題行示例：

• [需要採取的行動] 每月營銷會議
• 僅供參考/信息
• 請求[在此處插入]
• [提醒] 調查完成 | 將需要 2 分鐘
• [姓名]建議我聯繫你
• 我下週二要去城裡——你有空嗎？

如果您要發送促銷電子郵件，請避免使用具有欺騙性的主題行，例如：

• 回覆：
• 前輪驅動：
• 緊迫的
• 訂單確認
• 帳戶狀態

沒有必要僅僅為了誘導開放而訴諸鬼鬼祟祟的技巧或點擊誘餌標題。 根據 2019 年 Litmus 的一項調查，它們讓接收者感到被欺騙和欺騙。 你會失去信任，最終可能會收到他們的垃圾郵件。

您希望將積極的情緒與您的電子郵件聯繫起來，而不是憤怒和失望。

2. 從適當的問候開始。

要啟動電子郵件，您應該從適當的問候開始。 問候有兩個組成部分：稱呼和開場白。

適當的稱呼實際上取決於情況。 如果您要給銀行或政府機構寫一封正式的電子郵件，最好以“Dear [X]”開頭。

如果您要向認識的人發送電子郵件，或者在休閒環境中工作，那麼使用“Hi [name]”或“Hello [Name]”就可以了。

當您將電子郵件發送到群組電子郵件但不確定誰會閱讀它時，還有“可能關注的人”。

您要避免的一件事是使用性別和非包容性術語，例如“嗨，伙計們”和“先生/女士/夫人”。 在你的問候。

為了幫助您，以下是您可以在電子郵件中打開的稱呼列表：

• 親愛的[名字]
• [姓名]
• 早上好/下午好
• 大家好
• 嘿
• 你好呀

3.有一個強大的注意力吸引者。

一旦你擺脫了問候，就該開始你的電子郵件了。

雖然主題行決定了您的電子郵件是否被打開，但您的開頭句子決定了您的電子郵件是否被閱讀到最後。

如果是介紹，您可以打開您知道收件人會感興趣的內容。 您可以通過對他們的社交媒體資料進行一些研究來發現這一點。 也許他們在推特上發布了一些有趣的東西，或者最近在 LinkedIn 上發布了一些你可以參考的東西。

這將幫助您建立融洽關係，並表明您不會向多個人發送通用電子郵件。

當然，如果您正在向同事或您認識的人發送電子郵件，則沒有必要這樣做，但是建立某種上下文以便他們知道發生了什麼仍然很重要。

與同事一起，從“為什麼”開始。

沒有人有時間（和耐心）來猜測一封電子郵件的內容。 你越早回答“為什麼”，就會越快吸引他們的注意力。

快速提示：如果您要發送銷售電子郵件並且需要確切的內容靈感，請查看HubSpot 的免費電子郵件模板。 使用此工具，您可以訪問為客戶旅程的每個階段設計的內置模板庫。

4. 保持您的信息簡短明了。

據 Statista 稱，我們每天在全球範圍內發送和接收大約 3190 億封電子郵件。

這個統計數據清楚地表明了一件事情：我們花了很多時間閱讀電子郵件。 正因為如此，許多人只是簡單地掃描電子郵件以獲取消息的本質並繼續下一個。

考慮到這一點，您希望優化電子郵件的可讀性和可掃描性。 這看起來像：

• 保持段落簡短。
• 添加要點。
• 使用視覺效果來分解文本。

雖然您可能覺得需要在一封電子郵件中告訴他們所有內容，但不要這樣做。

沒有人急切地等待一封三頁的文章到達他們的收件箱。 這樣想：您的電子郵件的主要內容是什麼？您是否希望收件人採取特定的行動？

從那裡開始起草你的電子郵件，當你重新閱讀它時，確保你添加的每一行都有助於你實現這個目標。 如果不是，請將其刪除。

當您需要在電子郵件中包含大量信息時，建議您打電話或開會可能會更好。 您可以使用此免費會議工具更快地安排會議並避免來回發送電子郵件。

5.與你的字體保持一致。

如果我收到這樣的電子郵件，我會立即刪除或假設這是一個騙局。

電子郵件可以很有趣。 您可以添加圖像、GIF 和顏色。 但是，有一種方法可以做到這一點，不會太刺耳或分散注意力。

這是不該做什麼的一個例子。 電子郵件中使用了幾種字體，不同的字體大小和不同的顏色。 結果眼睛不知道該往哪裡走，有點不知所措。

此外，消息會丟失，因為您的收件人被所有這些爭奪他們注意力的元素分心。

因此，根據經驗：堅持使用一種字體。 如果您想使用第二個，請謹慎使用。 遵循相同的顏色規則。

如果您使用的是非英文鍵盤，您的字體可能無法在其他人的設備上正確顯示。 相反，請使用網絡安全的電子郵件字體，例如：

• 宋體
• 導遊
• 喬治亞州
• 黑爾維提卡
• 露西達·桑斯
• 塔霍馬
• 英語字體格式一種
• 投石機 MS
• 維達納

事實上，這是 Gmail 給出的確切列表：

這將確保您的收件人將以常規字體收到您的消息，而不管設備或操作系統如何。

6. 寫一個簡單的結束語。

完成電子郵件內容後，就該關閉它了。

你不必把它弄得花哨——只要讓你的結束簡單明了。

所以，沒有這樣的：

相反，堅持安全的、經過驗證的收盤線，你應該會很好。

您可以從以下一些最常見的結束行中進行選擇：

• 真摯地
• 此致
• 最好的
• 溫暖的問候
• 溫馨的祝福
• 親切的問候
• 親切的祝福
• 謝謝
• 小心

7. 安排您的電子郵件。

Sleep Advisor 在 2020 年進行的一項調查發現，大約 54% 的美國人在起床後或起床後一小時內立即查看工作電子郵件。

Litmus 關於 2021 年美國電子郵件參與狀況的另一項研究支持了這一點。 它表明，閱讀電子郵件最受歡迎的時間是早上。 開盤價從早上 6 點左右開始，但通常在當地時間上午 9 點到中午之間達到高峰。

鑑於此信息，您可以遵循以下兩種策略之一：在您知道他們正在滾動或等待不太忙的時間時在早上發送您的電子郵件。

一方面，如果您在早上發送電子郵件，您的電子郵件就有被掩埋的風險。 但是，如果您再等一段時間，您的電子郵件可能永遠不會被打開。

在與您的團隊發送電子郵件時，需要反複試驗才能找出最有效的方法。

如果您正在給另一個州或國家的某人寫一封電子郵件，您還必須考慮時區。 對你來說中午可能是其他人的晚上 7 點。 因此，請記住您的收件人是誰以及他們何時最容易接受您的電子郵件。

專業提示：您可以使用我們的免費電子郵件計劃工具來確保您的電子郵件在正確的時間發送。

8. 做最後的拼寫和語法檢查。

你快到了——不要在最後階段搞砸了。

想像一下，花時間製作完美的郵件，卻因為郵件中充滿拼寫和語法錯誤而被忽略。

以下是避免這種情況的方法：完成電子郵件起草後，將其複制並粘貼到 Microsoft Word 或 Google Docs 中，以便對其進行快速語法、措辭和拼寫檢查。

或者，您也可以在起草時使用免費的檢查器（如 Grammarly）來自動化該過程。

圖片來源

此外，大聲朗讀信息以確保句子不會太長、聽起來笨拙或機械化。 您希望您的電子郵件副本聽起來很人性化。

所有這些提示都可以幫助讀者專注於您的信息，而不是電子郵件的其他元素。

國際團隊的電子郵件寫作技巧

大多數人不會告訴你這一點，但是在你寫下一個字之前就開始製作一封好的電子郵件。 它從你的心態開始。

當您處於正確的心態時，您將能夠編寫有效的電子郵件來進行交流和說服。

聽起來合乎邏輯……但你如何進入“正確的心態”？ 嗯，有兩種方法：設身處地為對方著想，寫下你說話的方式。

更多關於下面的內容。

想像一下收到你正在寫的電子郵件。

您是否曾經收到過一封郵件如此語無倫次，以至於您甚至無法完成閱讀，更不用說考慮回復了？ 或者包括一個完全不相關的命題？

圖片來源

Ahrefs 是一個 SEO 工具，但他們收到了來自一家漁業公司的電子郵件。

電子郵件寫作的最大問題之一是對收件人缺乏同理心。 問自己這些問題：

• 我為什麼要給這個人發電子郵件？
• 考慮到我想要實現的目標，這是合適的聯繫人嗎？
• 我的信息是否清晰且中肯？
• 這在會議上討論會更好嗎？
• 每條線是幫助還是傷害了我的目標？

這在向新人發送電子郵件時尤其重要，但在聯繫同事時仍然很有價值。

像你說話一樣寫。

如果您不是以英語為母語的人，那麼在撰寫電子郵件時感覺應該更加正式是很正常的。

但是，這會導致電子郵件過於正式，並且顯得笨拙或僵硬。 例如：

以英語為母語的人寫作更隨意——他們的寫作聽起來像是一個人在和另一個人交談。

這裡有一個快速的語法提示，總能幫助你聽起來更本地化：用主動語態寫作，避免被動語態。

“主動語態”表示主語正在執行動詞的動作，例如：“Marilyn mailed the letter”。

相反，“被動語態”表明動詞是由主語作用的，例如：“The letter was mailed by Marilyn”。

不要寫“非常感謝您的反饋”，而是說“我會感謝您的反饋”。 不要寫“您的請求已收到”，而是“我收到您的請求”。

注意用主動語態寫作聽起來更人性化。

寫一封電子郵件不應該令人生畏。 通過這些簡單的提示，您將確保您的電子郵件每次都有效。

編者註：這篇文章最初發表於 2018 年 7 月，為了全面性而進行了更新。