資料流程圖初學者指南

詢問任何職業運動員或企業主管他們是如何取得成功的，他們會告訴你他們掌握了一個過程。 透過弄清楚哪些習慣可以帶來成功，哪些習慣不能，他們提高了效率和生產力。

但是，在企業、部門甚至團隊中實施流程與磨練個人流程是完全不同的事。 面對如此多的移動部件，您如何追蹤和完善業務流程的各個方面？

資料流程圖為組織提供了一種簡單、有效的方式來理解、改善和實施新流程或系統。 它們是系統的視覺表示，使其易於理解和修剪。

在我們深入探討資料流程圖如何幫助完善您的業務系統或流程之前，讓我們先了解一下它到底是什麼。

圖片來源

DFD 在 20 世紀 70 年代開始流行，並因其易於理解而保持了廣泛的使用。

DFD 有兩種類型：邏輯 DFD 和實體 DFD。 邏輯圖顯示了在系統中移動資訊的理論過程，例如資料來自何處、去向何處、如何變化以及最終去向何處。

物理圖向您展示了透過系統移動資訊的實際過程。 它可以顯示系統的特定軟體、硬體、文件、員工和客戶如何影響資訊流。

您可以使用邏輯圖或物理圖來描述資訊流。 您也可以結合使用它們來更詳細地了解流程或系統。

數據流程圖的好處

DFD 是視覺表示，幾乎可以幫助任何人掌握系統或流程的邏輯和功能。 除了易於訪問之外，它們還提供了急需的清晰度並提高了生產力。 就是這樣。

無障礙

由於視覺資訊更容易消化，DFD 通常比文字區塊更好地解釋複雜的概念。

流程如何運作的視覺呈現還可以更長時間地吸引人們的注意力，從而更容易記住資訊。

明晰

DFD 闡明了您的團隊完成最佳工作所需的系統和流程。 無論是實施新的公司範圍系統或是改善部門現有流程，DFD 都能讓您和您的團隊達成共識。

建立 DFD 還可以讓您清楚地了解業務運作。 更清晰的了解使您能夠以更少的摩擦來完善和追蹤業務流程。

生產力

使用 DFD 創建的可訪問性和清晰度將減少出錯的空間。 您的團隊將更能掌握系統和流程，因為他們了解它們。

更好的理解與可重複的流程相結合可能會提高團隊的效率和生產力。

在更廣泛的層面上，DFD 可以幫助您簡化業務運作。 在規劃流程時，您將深入了解什麼有效、什麼無效。

這些見解有助於提高您和您的團隊的生產力。 作為獎勵，您可以跨部門分享任何最佳實踐。

資料流程圖符號

在使用 DFD 之前，您需要了解用於描述它的符號。

資料流程圖符號是標準化符號，例如矩形、圓形、箭頭和短文字標籤。 這些符號代表系統的資料流向、輸入、輸出、儲存點和子流程。

DFD 中使用四種常見的表示法：Yourdon & De Marco、Gene & Sarson、SSADM 和 Unified。

所有這些都使用相同的標籤和相似的形狀來表示 DFD 的四個主要元素：外部實體、流程、資料儲存和資料流。

1. 外部實體

外部實體（也稱為終端、來源、接收器或參與者）是向圖示系統發送資料或從圖示系統接收資料的外部系統。

它們要么是資訊的來源，要么是資訊的目的地，因此它們通常放置在圖表的邊緣。

外部實體符號在各個模型中都相似，但 Unified 除外，它使用簡筆畫而不是矩形、圓形或正方形。

2. 流程

流程是透過獲取傳入資料、更改資料並產生輸出來操縱資料及其流的過程。 進程可以透過執行計算並使用邏輯對資料進行排序或更改其流向來實現此目的。

流程通常從 DFD 的左上角開始，在圖的右下角結束。

3. 資料存儲

資料儲存保存供日後使用的信息，例如等待處理的文件檔案。 資料輸入流經進程，然後流經資料存儲，而資料輸出流出資料存儲，然後流經進程。

4. 資料流

資料流是系統資訊透過進程和資料儲存從外部實體取得的路徑。 透過箭頭和簡潔的標籤，DFD 可以向您顯示資料流的方向。

DFD 級別

DFD 的範圍可以從簡單的概述到具有多個層級（從層級 0 開始）的系統或流程的複雜、精細的表示。

最常見和直觀的 DFD 是 0 級 DFD，也稱為上下文圖。 它們是對系統或流程中資訊流的易於理解的高級概述，因此幾乎任何人都可以理解。

0 級：上下文圖

此 DFD 等級著重於高階系統流程或功能以及流入或流出它們的資料來源。 0 級圖旨在簡單、直接地概述流程或系統。

第一層：流程分解

雖然 1 級 DFD 仍然是系統或流程的廣泛概述，但它們也更加詳細——它們將系統的單一流程節點分解為子流程。

第 2 級：更深層的探索

透過將每個 1 級流程分解為細粒度的子流程，下一層級的 DFD 更深入地了解細節。

第 3 級：複雜度增加

3 級及更高編號的 DFD 並不常見。 這很大程度上是由於所需的細節太多，這違背了其易於理解的初衷。

資料流程圖範例

軟體工程、IT、電子商務以及產品管理和設計等各行業的專業人士可以使用 DFD 來更好地理解、完善或實施新的系統或流程。

但數據流程圖在實務上是什麼樣子的？它對您的業務有何幫助？ 以下三個範例可協助您了解 DFD 的影響。

1. 0級DFD

此 0 級 DFD 提供了證券交易平台的上下文圖。

數據從客服助理和經紀人單向流向平台。 它還以兩個方向從客戶流向平台，然後再流回平台。

2. 1 級 DFD

該 1 級 DFD 更詳細地分解了客戶流程，並將其擴展為包括帳戶創建、現金提取和最終的證券交易。

3. 2 級 DFD

該 2 級 DFD 分解了「下訂單」流程，以將下訂單所需的步驟置於上下文中（無論是由客戶還是由經紀人）。

它甚至還建立了一個第三方股票交易中心，在下訂單後轉發交易詳細資訊。

1.了解基礎知識。

在開始繪製資料流程圖之前，您需要遵循四個最佳實踐來建立有效的 DFD。

1. 每個過程應該至少有一個輸入和一個輸出。
2. 每個資料儲存應該至少有一個資料流入和資料流出。
3. 系統儲存的資料必須經過一個流程。
4. DFD 中的所有進程都必須連結到另一個進程或資料儲存。

2. 選擇系統或流程。

首先選擇您想要分析的特定係統或流程。 雖然任何系統或流程都可以轉變為 DFD，但流程越大，圖表就越複雜，而且上下文化就越困難。

只要有可能，就從您想要改進的一個小功能或流程開始。

3. 將相關業務活動分類。

接下來，將與此流程相關的所有活動分類為外部實體、資料流、流程和資料儲存。

考慮一個餐廳的訂餐系統。 顧客是外部實體，訂餐系統是一個流程，顧客和系統之間的互動（雙向）是流程。

還值得注意嗎？ 訂購系統兼作資料存儲，因此對於 SSADA 模型，這意味著將其繪製為圓角矩形，內部有兩條水平線以表示其雙重功能。

4. 繪製上下文 DFD。

現在是時候開始畫畫了。 DFD 可以使用線上提供的免費範本或透過瀏覽器擴充功能手動建立。

從簡單的 0 級 DFD 開始：從您的流程或系統開始，然後對應所有基本連線和流程。

5.檢查你的工作。

在深入研究更複雜的 DFD 之前，請檢查您已經完成的工作以確保其準確且完整。

如果您錯過（或新增）了流程、實體或流程，則您的下一層 DFD 可能沒有意義，並且您可能被迫重新開始。

6. 建立子圖。

對於 0 級 DFD 中所述的每個流程或系統，建立一個具有自己的實體和流程的新子圖。 最終，您可以使用這些子圖將流程連接在一起。

7. 將流程擴展到 1 級 DFD。

使用子圖，您應該在每個流程之間繪製更深入的連結。

以我們的餐廳為例，這可能意味著更深入研究食品訂購系統及其與供應商、經理、客戶和廚房工作人員的聯繫。

8. 根據需要重複。

每個流程——無論大小——都可以重新想像為 0 級上下文圖，並且循環可以重新開始。

根據需要重複這些步驟以建立所需數量的 DFD，或進一步分解流程以開發 2 級、3 級等 DFD。

完善您的流程

雖然不存在「完美」的資料流程圖，但持續的實踐可以幫助簡化流程，並提供哪些有效、哪些無效以及您的企業可以在哪些方面進行有效改進的重要見解。

你最好的選擇？ 記住規則：保持簡單。 從上下文開始，建立連接的流程，然後根據需要重複以繪製整個組織的關鍵連接、流程和實體。