5 款最佳文檔協作軟件，為您的團隊賦能

“團隊合作讓夢想成真。” 約翰麥克斯韋

沒有人可以否認團隊合作在每個組織中的重要性，從蘋果或微軟等大型科技公司到中小企業。

毫不誇張地說，團隊合作和協作是決定您的業務成敗的基礎。 這被稱為員工成功的四項最重要的技能之一。 最近的研究證明，75% 的員工認為協作很重要。

要建立一個協作得當、富有成效的團隊，除了集體精神之外，還需要正確工具的幫助，以便所有成員都能有效地協同工作。 因此，文檔協作軟件是您不容錯過的。

在本文中，我們將簡要定義什麼是文檔協作軟件以及它為何對您的業務有益。 然後，我們將為您提供 5 種最佳文檔協作工具的精選列表。 這篇文章將仔細介紹它們的功能、優點和缺點。

• 什麼是文檔協作軟件？
• 文檔協作軟件的主要特點
• #1 谷歌文檔
• #2 星期一
• #3 Documents360
• #4 重新腳本
• #5 佐霍

什麼是文檔協作軟件？

文檔協作工具為您的團隊提供了在同一個文檔上相互合作的理想機會。 它可以是文本文件、電子表格，甚至是 PDF 文檔。

團隊成員可以在查看其他人在做什麼的同時對該文檔進行編輯、更新和發表評論。 這不僅使他們不必一次保存多個文件，而且還可以防止版本衝突。

文檔協作軟件的好處

文檔協作平台以多種方式對您的業務有利。 它有助於提高團隊生產力，尤其是遠程團隊，同時使您的業務更有條理。

• 提高員工生產力

據估計，協作工具可將團隊生產力提高 30%。

讓所有成員處理同一個文檔使您能夠跟踪團隊的工作流程。 永遠不會發生誤解分配的任務或他人的工作。

另外，每個人都可以處理某個部分並了解團隊的進度。 他們能夠在必要時介入以確保結果。

• 啟用快速反饋

如果沒有在線協作工具，您的收件箱將是一堆來回的電子郵件。 雇主和僱員都忍不住每天發送和接收大量電子郵件，從而導致文檔的多個版本。

值得慶幸的是，大多數協作軟件都允許用戶添加評論。 這使團隊負責人或雇主能夠快速提供反饋。 從那時起，團隊也可以快速修改文檔。

• 支持遠程工作

如今，遠程工作越來越流行，尤其是在大流行期間。 正確的協作選項允許團隊訪問物理位置或呆在家裡靈活地進行項目。 訪問團隊文件的聯網設備是必要條件。

這種工作模式仍然鼓勵團隊分享他們的想法和想法。 每個人都可以像在辦公室一樣進行公開對話。

文檔協作軟件的主要特點

每個工具都帶有一組有用的功能來滿足特定的目的。 很難找到滿足每個人需求的一體化解決方案。 在選擇量身定制的平台之前，讓我們先看看文檔協作工具的必備功能。

• 實時編輯器——當然，您的文檔是“實時的”，因此用戶的編輯和評論會實時更新。
• 自動保存文件——當文檔有任何更新時，自動保存團隊的進度。
• 文檔的版本- 使您能夠保留文件的不同版本，讓您有機會恢復舊版本。
• 評論- 讓您在評論中提供反饋和提問。 這不會影響團隊當前的工作，同時也讓編輯過程更有洞察力。
• 雲存儲– 授予大容量存儲空間，讓您的所有團隊成員都可以輕鬆訪問和保存他們的工作。
• 通知- 跟踪文檔上的所有更改。 更新團隊成員那裡的任何調整。

5 款最佳文檔協作工具

以下是您可以考慮用於在線文件存儲和管理的前 5 個工具。

#1 谷歌文檔

此列表中的第一個選項是 Google Docs。

值得一提的是，Google Docs 上手並不需要花很多錢。 它只需要您擁有 Google ID 或 Gmail 帳戶即可使用該應用程序。

它類似於基於雲的 Microsoft Word 版本，但允許人們通過任何連接 Internet 的設備（從計算機到手機和平板電腦）訪問您的文件。 您可以使用與 Word 類似的方式使用頂部欄選項來編輯文件。

由於其鏈接共享功能，共享 Google 文件從未如此簡單。 您可以邀請特定的人訪問文檔或為任何人敞開大門。 要限制權限，您可以讓他們編輯、評論或僅查看文件。

Google 免費提供 15GB 的雲存儲空間。 不過，您可以升級到高級帳戶以獲得更多存儲空間，尤其是對於大型團隊而言。 每位用戶每月 100 GB 的價格為 10 美元。

優點

• 消除註冊過程。
• 當您共享文檔或有人對您的文件發表評論時發送電子郵件通知。
• 查看文檔版本並恢復以前的版本。
• 帶有易於使用的界面。

缺點

• 強制 Internet 連接以編輯文件。
• 限製樣式和主題。
• 缺少 Word 的高級功能。

#2 星期一

Monday.com 負責項目管理，以適應任何團隊規模。 它提供了文檔協作平台應具備的所有必要功能。

您可以分配任務、關注成員的進度以及通過@標記成員。 最重要的是，您可以實時編輯文件、自動保存、共享評論以及拖放文本，而不會影響其他隊友。

值得注意的是，Monday.com 與許多應用程序無縫集成，因此您可以將文件從這些應用程序帶到平台，例如 Google Drive 和 Dropbox。

優點

• 酷，乾淨，直觀的用戶界面。
• 適用於 Web、Android、iPhone 和 iPad。
• 提供免費版本。

#3 Documents360

Document360 幫助您的團隊在某個位置捕獲和存儲重要信息。 所有成員都可以同時處理同一個文檔，並且他們的更新將自動保存。 您也可以恢復版本。

Document360 的其他一些關鍵功能包括版本歷史記錄、評論、標記和審閱提醒。

最重要的是，該軟件支持用戶角色訪問，使您能夠控制誰可以查看或編輯哪個文檔。

優點

• 有一個乾淨的用戶界面。
• 與 Slack、Microsoft Teams 和 Chrome 等流行應用程序集成。
• 啟用自動和手動備份。

缺點

• 由於文檔和學習材料的限制，很難投入使用。

#4 重新腳本

由於其廣泛的有用功能，ReSkript 成為最常見的在線文件管理和文檔協作軟件之一。 該平台旨在更有效地管理團隊的工作流程。

該工具可讓您全面了解誰訪問您的文件、他們的頻率、他們在文件上花費了多長時間，甚至他們向下滾動到了哪個部分。 除此之外，您還可以排列文件、標記和評論文檔。

優點

• 具有美觀的設計和易​​於使用的用戶界面。
• 允許視頻通話和聊天。
• 在任何規模的團隊中工作。

#5 佐霍

與 Google Docs 類似，Zoho 負責文檔、電子表格和演示文稿的創建。 您可以與他人協作，輕鬆添加、存儲、編輯和共享文件。

它通過根據團隊、項目、文件類型和作者對文件進行分類來加強團隊之間的聯繫並保持密切聯繫。 協作者還可以與他人實時聊天，以加快審閱或討論。

最讓用戶印象深刻的是它能夠設置權限、密碼保護和過期文件以阻止未經授權的訪問。

優點

• 將音樂、電影和其他文件類型上傳到 Zoho。
• 創建文件夾以更好地組織文檔。
• 與桌面同步。
• 有嚴格的安全保障。

缺點

• 沒有免費版本。 Starter 計劃的起價為每位用戶每月 2.00 美元。

哪個是您理想的文檔協作軟件？

在線文件管理工具使您的團隊能夠處理同一個文檔的工作。 它有助於簡化團隊協作項目並按時完成任務。

我們為您介紹了 5 款最佳文檔協作軟件。 如果您正在尋找具有基本文件管理和共享功能的簡單解決方案，Google 文檔就是您的選擇。 如果您尋求具有強大安全選項的強大平台，請選擇 Zoho。

雖然 Google Doc 和 Zoho 無需任何費用即可開始並授予高達 5GB 的空間，但其他人則要求您註冊高級計劃。

你最喜歡的解決方案是什麼？ 在下面的評論部分與我們分享您的想法！