遠距團隊的有效時間管理策略

已發表: 2024-09-13

現代員工每天都要處理大量的干擾，從訊息通知和電子郵件通知到社群媒體和其他個人幹擾。

例如，美國員工平均每 37 分鐘檢查一次電子郵件。這相當於每天 15 次。

對於遠距工作者來說，不必要的會議是另一個主要的干擾。據 Zippia 稱，諸如此類的低價值任務佔據了企業員工工作日的 51%。美國心理學會發現，如果這些小任務不斷幹擾其他更重要的任務，就會導致員工的工作效率下降 40%。

為了防止工作中斷導致生產力下降而造成經濟損失，您必須專注於幫助員工掌握更好的時間管理技能。

本文概述了正確管理工作時間和提高生產力的最有效方法。您還將學習如何監控在家工作的員工，以進一步支持時間管理實踐的正面影響。

遠距工作環境中高效率時間管理的好處

在遠距團隊的日常工作中實施和調整時間管理策略可以透過不同的方式提供幫助：

管理幹擾：遠距工作環境有時會阻礙紀律。幫助您的員工實施有效的時間管理方法可以讓他們更容易忽略幹擾並專注於任務。
提高生產力：熟練的時間管理可以提高專注力和生產力。一旦您的員工掌握了高效時間管理的竅門，他們將能夠在更短的時間內完成更高品質的工作。
增強的可靠性：值得信賴的是，無論身在何處，專注且有效率的員工都能準時完成所有任務。換句話說，要擁有一支可靠、高效的員工隊伍，請確保您的遠距員工具備必要的時間管理技能。
更好的工作品質：留出時間來完成要求較高的任務，讓您的員工有機會進入深度工作狀態。這可以確保更好的工作品質、提高員工滿意度並減輕壓力。
工作與生活的平衡：工作中時間管理不善通常意味著工作會佔用個人時間。當您幫助員工有效率地管理任務時，他們可以更輕鬆地實現健康的工作與生活平衡。

這些是經過驗證的策略和工具，可以幫助您的員工更有效地管理時間和任務：

在家工作可能會嚴重破壞一個人的紀律。儘管工作時間靈活，但建議您的員工製定每日時間表並盡力遵守。

他們可以將個人事務和休息時間納入此時間表。強調他們的家庭成員必須熟悉他們的日程安排。

建議他們也設立一個專門的工作空間。透過這種方式，他們可以減少當面打擾的可能性，並創造一種結構化的工作日心態，從而改善紀律。

在家裡，抵制幹擾可能會更加困難，因為你的員工是他們自己的主要主管。

與您的員工交談並指出遠距工作時最常見的時間浪費情況。這些通常是電視、家事、個人手機以及娛樂內容。

向他們解釋最好選擇一個看不到或聽不到任何常見幹擾因素的工作角落。另外，提醒他們將手機調至靜音，並指定幾個工作休息時間以檢查是否有錯過的通知。

制定短期和長期目標可以提高動力和責任感。為了幫助您的員工設定自己的時間管理目標，請考慮組織培訓課程。

遵循 SMART 框架可能是實現此目的最有效的方法。這意味著設定目標是：

時間管理目標的一些很好的例子是：

明確每個項目的優先順序。這將幫助經理確定任務的優先順序並向員工提供相關資訊。

建議您的員工在每週初列出一個基於優先順序的待辦事項清單。建議他們創建類似的每日清單。然後，他們可以為特別艱鉅的任務制定詳細的時間表並安排時間。

提醒他們在日程安排中也包括一些空閒時間。這樣，如果出現新的緊急任務，他們就可以調整清單。

為了達到最大的生產力，您的員工可以實施幾種時間管理實務：

建議您的員工在最集中的時間安排最艱鉅的任務。如果他們對某些任務沒有安全感，鼓勵他們為這些任務安排更長的時間。

不間斷的工作區塊可實現最大的生產力。指導您的員工安排專注時間來完成一項艱鉅的任務，並關閉所有個人和工作相關通知的來源。

有些人在短暫但頻繁的休息時工作得更好。番茄工作法由 25 分鐘的專注工作時間和 5 分鐘的休息時間組成。這裡棘手的部分是堅持你的時間間隔。

遠距工作

實施監控軟體主要有助於更輕鬆地追蹤時間。然而，這些工具的更強大版本可以透過更多方式幫助您的公司和員工：

更輕鬆地抵禦幹擾－知道自己受到監控有助於員工更遵守紀律。
追蹤員工遵守指定時間段的情況—追蹤時間將幫助您的員工更好地了解他們在一項任務上實際花費了多少時間。
更好地衡量員工的紀律——強大的監控軟體可以測量每一分鐘的空閒時間，因此可以真實地了解員工的紀律。
提供工作證明——追蹤員工使用的資源並啟用螢幕截圖的電腦監控工具也提供工作證明。這使得員工可以在專注工作期間關閉通知並且不回覆任何訊息，而不必擔心經理可能會認為他們偷懶。

幫助您的員工學習和提高時間管理技能對公司和員工都有好處。由於有更好的組織，員工無需延長工作時間即可達到最高生產力。透過這種方式，您可以確保財務穩定，同時讓您的公司保持競爭力，讓您的員工保持滿意和忠誠。