Office 365 遷移顧問提供的關於平穩過渡的專家建議

已發表: 2023-11-23

隨著 Microsoft 在套件中添加更多業務應用程序，Office 365 的採用率隨著其受歡迎程度和實用性而不斷提高。 引入新的生產力和協作工具（例如Microsoft Teams、Groups 和Planner）可以簡化和加快業務溝通，增加從其他平台切換到Office 365 的吸引力。以下是五個專家提示，可幫助您更輕鬆地過渡到Office 365公司，您應該正在考慮還是已經開始了。

什麼是 Office 365，為什麼需要平滑過渡到它？

Office 365 是透過訂閱制的計劃提供的多功能軟體和服務集合，提供了一系列針對個人和組織需求量身定制的優勢。 該套件包括 Word 和 Excel 等眾所周知的應用程序，使用 Office 365 的一個顯著優勢是可以訪問這些應用程式的最新版本。 該套件的一系列功能和優點簡化了專業工作的各個方面。

過渡到 Office 365 的一個關鍵方面是能夠將所有公司文件儲存在雲端上，從而可以從具有 Internet 連接的任何位置和各種設備上存取這些文件。 這種基於雲端的可訪問性對於行動性和遠端存取至關重要的企業尤其重要。 Office 365 不僅可以幫助員工在離開辦公室時輕鬆存取必要的應用程式和文件，還可以透過雙重認證等措施確保強大的安全性。 即使在設備遭到破壞的情況下，此安全功能對於防止未經授權的資料存取至關重要。

為了確保無縫且有效率地過渡到 Office 365， EPC Group 的 Office 365 遷移專家團隊的角色不可或缺。 他們的專業知識涵蓋一系列服務，包括就 Office 365 實施提供建議、促進使用者採用以及指導特定公司內 Office 365 的發展。 透過利用專家的知識和經驗，企業可以有效地將 Office 365 整合到其營運中，確保安全、可存取且最新的數位工作空間符合其獨特的需求和目標。

工作

以下是專家的建議：

提示 1：評估 IT 基礎架構的狀態

在開始遷移過程之前，請檢查您目前的 IT 基礎設施，看看它是否可以支援Office 365 遷移。 取得網路架構、DNS、郵件和其他用戶端應用程式、安全性和合規性解決方案、目錄設計、伺服器和連線的準確且最新的快照。 Microsoft 提供了一個有用的自動就緒檢查工具。

秘訣2：注意規劃

制定計劃並匹配您的Office 365 遷移，以實現業務的數位轉型。 成功行動的關鍵是準備。 需要記住的心理清單：

  • 組成多學科團隊：為了確定服務需求和必備條件，團隊應包括來自業務、工程、行銷、銷售和支援部門的成員。
  • 選擇您需要的功能：選擇您想要使用的功能、建立這些功能的順序，並根據對業務的價值來確定這些需求。
  • 選擇適當的遷移類型：包括 IMAP 遷移、分階段遷移、混合部署和簡單切換遷移。 考慮在沒有「高接觸」消費者的情況下實施測試計劃。
  • 制定全面的計劃：根據公司的目標描述您的要求和希望傳輸的資料。

提示 3：與專家交談

與其他已成功遷移到 Office 365 的人交談，以避免在您自己的遷移過程中犯下可避免的錯誤。 他們的建議可以派上用場。 此外，考慮聘請雲端整合商或顧問以實現更無縫的過渡。 當他們與您的團隊合作時，他們確實減輕了壓力。

在安全性方面，Office 365 是無與倫比的。 它專業地保護您的資料免受其控制下的事故和損失的影響，例如自然災害引起的故障。 然而，它不能保護您免受發生在您身上的事故的影響。 因此，您仍然可能因多種風險因素而丟失數據，包括病毒、駭客攻擊、同步失敗以及無意或故意刪除。 資料遺失也可能發生在本地系統中，甚至在雲端更是如此。 由於您最終負責數據，因此您必須在雲端中保護它。 使用第三方備份和復原程式（例如 Office 365 的 Spanning Backup）可確保資料的可用性和安全性。Spanning 提供完整、時間點、精細的復原功能以及郵件、行事曆的全面自動備份、OneDrive 和 SharePoint。 如果發生可能危及業務連續性的事件，您將能夠快速、順利地恢復過來。

辦公室

提示 4：讓您的員工做好準備

遷移到新平台或雲端時，既定程序和標準會改變。 透過教導您的員工如何使用新工具並減輕他們的恐懼，您可以幫助他們為轉變做好準備。 幾點建議如下：

  • 從內部倡議者開始：擁有變革的利害關係人倡議者將有助於獲得所有部門的支持，並為整個組織實施培訓計畫以促進轉型。
  • 溫和地介紹員工：使用簡短的教學、備忘錄、常見問題和幫助中心推薦來培訓員工。 最重要的是，進行小的、漸進的修改並宣傳其優勢。 因此，員工對過渡的支持將大大增加，他們將能夠更好地利用新的特性和功能。 建立一個特定的電子郵件地址，工作人員可以向該地址提交有關遷移的問題。
  • 促進調查：Office 365 提供了大量令人著迷的功能和機會。 它遠遠超出了電子郵件的範圍。 鼓勵員工使用 Microsoft Teams 的新功能並討論其優勢。

數百家公司已從 Microsoft 365 遷移專業人員領導的成功遷移專案中受益。 他們將使用經過驗證的方法和豐富的經驗，提供量身定制的解決方案，以減輕對您公司的影響。