營銷人員如何跨部門正確協作 [根據 HubSpot 營銷負責人的說法]
已發表: 2023-02-13根據招聘機構 Zippia 的一項研究，86% 的公司領導將缺乏協作歸咎於辦公室失敗的主要原因。
所以你與另一個小組分享了一堆會議，並簡單地稱之為交叉有用，對嗎？ 沒那麼快。 要有效地跨部門協作，需要的不僅僅是共享目標和召開無數次會議。
它獲得了什麼？ 我們詢問了來自 HubSpot 不同團隊的營銷和廣告領導者（看看我們在那裡做了什麼？），了解他們在跨部門協作方面的領先戰略。 結果是您今天可以執行的 11 個可行的提示。 所以放下日曆邀請並瀏覽......
跨目標策略之所以重要，是因為它們有助於使團隊與確切目標保持一致，為過時的程序引入清晰的見解，並提高相關團隊的功能。
“如今，很多人都在與目標交叉的工作作鬥爭，因為他們不只是花時間真正全面地掌握其他團隊的計劃和目標，”HubSpot 的新媒體總監 Kyle Denhoff 說。 “因此，真正成功的一種特殊方式是保持好奇心並與擔憂交談。”
“與你的朋友見面，”Denhoff 補充道，“問問他們‘他們每個月的目標是什麼？’、‘他們的主要目標是什麼？’、‘他們眼中的成功是什麼樣子的？’ 然後你就會更清楚地知道如何將你的工作與他們的一些目標聯繫起來。”
當您忙於詢問時，也只需花幾分鐘時間詢問功能設計品味。 這包括主題領域，例如他們喜歡如何處理日程安排、對話方式、會議模式/頻率等。
在一開始就詢問這些直接的問題可以幫助合作更順利地進行，並避免溝通不暢。
這對 HubSpot 電子郵件策略團隊的廣告主管 Gabrielle Herrera 來說是一個重要的教訓。
“我們從 [產品團隊] 那裡獲得的最吸引人的回應之一不僅是將促銷目標與商品優先級保持一致，而且還弄清楚了團隊的運作規範和溝通偏好！ 儘管 Solution 嚴重依賴於 GSD 的 Slack，但 Marketing 將電子郵件用作其行動產品和反饋的主要渠道。 難怪 Item 會時不時觀察到我們反應遲鈍！”
（GSD，如果你不熟悉，是 HubSpotters 完成工作的安全可靠的方式，充滿愛意地表達“get s*#t performed”。它是組件的口頭禪和部分鬥爭的吶喊。）
但是你如何決定誰的選擇優先呢？ 埃雷拉建議看看誰被問及頻率。
“這取決於詢問和溝通的途徑，這是否會產生影響。 如果產品希望廣告提供響應或評估某些內容，產品將向可接受的廣告和營銷組成員發送電子郵件。 但是，如果網絡營銷有一個解決方案組的困境，我們會在專注的 Slack 房間中討論。 通常來說，額外的戰略/更多時間的討論是在我們每月的會議上舉行的（這是一種非常理想的節奏），異步通信是額外的“快速點擊”或真正不會自動涉及每個成員的討論做工作組。
3. 圍繞其他團隊的需求和不適細節準備活動。
探究所有這些問題的另一個收穫是對物質時代的展望。 您在利益和支持前線的同事可能是宣傳競選原則和文章的最佳方式之一。
“服務很有趣，”HubSpot Progress 營銷團隊的首席廣告和營銷主管 Victor Pan 說，“因為他們經常希望通過書面內容減少客戶支持電話的呼叫，如今人們可以在互聯網上自行提供這些內容，例如常見問題。”
他們的痛苦因素通常揭示了流行的消費者考慮因素。 然後，這些可以成為網絡日誌、專業知識基礎文章內容、新聞通訊和電子郵件策略，既可以培養新的潛在客戶，又可以讓現有客戶進行自助。 這對所有相關團體來說都是雙贏的。
“流量增加，服務電話/票減少，”潘說。
其他需要考慮的信息生成查詢：
- 您希望客戶在與您交談時意識到什麼？
- 買家要求的最普遍的問題是什麼？
- 潛在客戶最常提出的反對意見是什麼？
4. 全面調整一個常見的目標。
“為全體船員簡化目標，他們顯然知道他們正在努力實現的目標，”凱爾登霍夫聲稱。
跨職能團隊的一個普遍陷阱是，當他們每個人都在朝著一個獨特的目標前進時。 當然，每個團隊都會有他們希望從風險投資中獲得的非凡結果，但了解這些人的結果會達到什麼目標可以幫助集中精力工作。
Denhoff 舉了這個例子：“假設我們可能會運行一個為期 90 天的內置活動，以考慮在我們的美國市場上用管理員和收入副總裁來填補產品銷售渠道。 我想做的是我想和我的同齡人交談並說‘為了共同表現，我們正朝著一個普遍的目標集結，目標是通過活動和重點推動 4,000 個淨新線索在美國的銷售領導者”
然後，每個員工都可以根據商定的目標對自己的目標和工作進行逆向工程。
5. 定義事實。 （目標、目標、觀眾、消息傳遞、可交付成果等。）
知道任務的高目標後，就該變得精確了。
“定義方面。 我們怎麼可能被算計？ 我們希望與誰溝通？ 概述消息傳遞並確定可交付成果。 讓你周圍的每個人都認識到他們的目的是什麼，以及他們必須在這場營銷活動中提供什麼才能讓它繁榮起來，”Denhoff 說。
但對這些問題給出不精確的、標準的回答是不夠的。 他建議盡可能獨特，並提供了這個例子：
“現在[說]我們想要定義我們的觀眾。 因此，如果我說“銷售”，那是一個非常廣泛的受眾群體，我的朋友們可以考慮和開發書面內容來接觸。 但是，如果我說“中型科技公司的銷售總監”，那是非常專注的，因為現在你正在與可能已經工作了 8-10 年的人交談。 他們處理 5 到 7 人的工作人員。 他們專注於員工管理，專注於預測和計劃，專注於增加利潤。 如果他們在技術室工作，他們很可能在類似於 SaaS 或經常性利潤小企業產品的組織模型中運作。 因此，我們可以獲得與觀眾討論的活動概念。”
6.確定方法。
現在您已經定義了“誰”和“什麼”，是時候確定“如何”和“何時”了。
這包括回答以下問題：
- 可交付成果將如何提交？
- 將採用什麼方法發表評論？
- 可交付成果將在什麼時間表上交付？
- 使用哪個團隊的價格範圍以及如何提交財務貨物？
- 誰將負責得出最終結論？
- 這些選擇將如何傳達？
儘早回答這些問題將有助於避免在事後等待澄清時耽誤工作。 想像一下，法律團隊的一名成員在 Asana 上留下了重要的反饋，儘管內容作者正在關注他們的電子郵件收件箱。
在 HubSpot，我們的許多團隊通過使用我們自己的 Approvals 軟件解決了這個問題。 此特性允許最終用戶提供或請求接受書面內容，如電子郵件、博客、登錄網頁等。 當您必須讓不同團隊的部門負責人、您的法務人員、公關人員或任何其他利益相關者更早地開展工作或交付成果時，這很實用。
該資源還保留了討論的完整記錄時間表，以便參與該項目的任何個人都可以快速了解該項目的位置。
查看 Advertising Hub Strategies 中的 Approvals Beta
7. 讓其他團隊理解工作對他們的積極影響。
如果營銷活動實際上只獲得廣告和營銷，那麼其他團隊可能會參與進來，前提是它沒有佔用太多時間。 但在一天結束時，他們（正確地）購買了專注於實現他們既定目標的表現。 另一方面，如果您確保共享功能為他們帶來切實的優勢，那麼您將獲得真正的協作。
Kyle Denhoff 告訴我們，“使用活動實例，假設我們正在發起一場活動以實現領先技術目標。 但這次營銷活動的好處在於，我們可能會創建一篇新文章，我們的產品營銷和廣告團隊實際上可以將其用作銷售支持報告。 我們可能會開發一些藝術和信息，然後我們的品牌員工可以使用這些信息在社交媒體上發布並與那裡的收入受眾進行互動。”
專門獎勵各個部門的企業將提高活動的影響力，同時也有助於每個員工證明他們的時間和勞動是合理的。
8. 幫助其他團體建立投資回報率。
向員工展示他們如何從共享活動中受益是個人的事情，但接下來的金額是幫助他們驗證它。 每個員工都有他們負責的目標，但他們可能沒有能力將這些目標與您的活動劃清界線。
Victor Pan 說：“營銷人員通常有事實或例證說明行動如何引導有益反應，這些作為網站流量、轉化率或組織利潤的提升——其他部門通常都在努力量化其職能的印象。”
通過分享您的事實並支持他們確認投資回報率，您可以加強跨部門關係並為您的員工建立知名度。 因此，下一次，您可能會遇到其他團隊會向您展示新的營銷活動概念。
或者正如 Pan 所說：“堅持你的保證，執行並慶祝那些共享的部分勝利，其他部門將主動出來共同完成這項工作！”
9.經常交流。
“無論是通過站會、Slack 消息、Loom 視頻等方式，都要確信你們經常會面，”Denhoff 建議。
這包括正式的會議，就像埃雷拉上文指出的那種“快速打擊”一樣完美。 保持正常的聯繫方式將幫助您調整您的工作，保持在您的時間表上，並及早發現可能的挑戰。 但它也有心理作用，也能留住投資於你的事業的隊友。
“絕對確保今天的人們在整個過程中體驗到參與和融合，”Denhoff 說。
您使用的技術將取決於會議的規模、範圍和目標。 在 HubSpot，我們希望以個人或 Zoom 的形式舉行規模更大的正式會議。 這往往會使真正的對話變得更簡單。 此外，一次查看營銷活動中涉及的所有面孔具有心理作用。
當一個概念不是正式的，但需要更多的解釋時，我們會經常切換到在 Loom 上錄製視頻剪輯。 當一些 HubSpotters 喜歡電子郵件時，Loom 視頻剪輯可以成為一種快速簡單的信息共享方式。 但最重要的是，它可以異步使用，因此不需要像電影聊天那樣需要觀眾快速關注。
為了快速更新或輕鬆簽到，我們通常會使用自己的評論元素。 該軟件允許您立即刪除對電子郵件、廣告、博客等的評論。 您甚至可以對 CRM 信息和工作流程發表評論，這往往會讓訪問產品銷售和服務團隊變得簡單。 這樣做的額外好處是，在嘗試進行討論時不必在工具之間來回切換。
查看 Marketing Hub Campaigns 中的 Commenting 軟件
10.使用類似的應用程序。
談到應用程序之間的切換：確保與您一起工作的部門可以獲得與您所做的類似的軟件和設備。
根據 HubSpot 的分析，74% 的組織報告說他們想要更換不同的設備來完成他們的工作。
有幾件事很煩人，比如在一個創意資產上花了好幾天，卻發現想要批准的船員指南無法打開它。 或者最後追踪你想要的信息，但它存在於你永遠沒有密碼的資源中。
我們建議——至少——使用準確的工作管理資源、協作工具、報告計算機軟件、DAM，當然還有培訓課程 CRM。
這將使整個方法的轉變更加順利，從設置到反饋，再到發布。
11.使用相似的語言。
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根據您所在的部門，解決方案可能會有所不同。因此，儘管您進行例行溝通，但請確保您也進行了徹底的溝通。 這可能建議就您的首字母縮略詞和行話向其他小組進行教育——或者完全刪除它們。
將其付諸實踐的一些簡單方法：
- 在演示開始時定義相關的首字母縮略詞和行話。
- 大聲朗讀包含首字母縮略詞等內容的幻燈片或故事時，請使用綜合術語。 （換句話說，大聲說出“每條已關閉線索的成本”而不是“CPCL”。）
- 在您的 Crew Wiki、SLA、挑戰跟踪器或幻燈片中包含詞彙表。
化戰略為步驟
不要忘記跨部門協作最重要的部分是共同努力。 提出疑問、既定目標、定義細節——然後將這些轉化為推動您的活動取得進展的動態商品。
