如何創建寫作風格指南 [+免費指南和示例]

寫作風格指南對於任何企業都是必不可少的——尤其是在團隊中有多個內容作者的情況下。

當您在網站和博客上創建越來越多的內容時，必然會出現不一致。原因之一是什麼？ 對您想要寫作的風格缺乏明確性。組織中眾多內容創建者之間的脫節溝通也可能是罪魁禍首。

無論哪種方式，未能決定接受的編輯指南都是不一致的消息傳遞的秘訣。 這就是為什麼在某些時候，大多數公司都需要製定寫作風格指南。

寫作風格指南指出了每個人都同意遵循的基本寫作規則，以確保所有內容的一致性，比如你是否應該在冒號後面大寫“a”。

注意：如果您為 HubSpot 編寫內容，則不應將“a”大寫。

但是等等……如果是這樣的話，我為什麼要把最後一個括號中的“If”大寫？ 因為“如果你為 HubSpot 寫內容，你應該……”是一個完整的句子，因此需要大寫“如果”。

這些約定在我們的寫作風格指南中指定。

如果您發現這種思路非常平庸，您可能會認為編寫風格指南是世界上最無聊的事情，並且現在非常渴望點擊。 Au contraire, mon frere。

為什麼寫作指南很重要

寫作風格指南使您免於陷入關於是否應該在省略號前後有空格、是否在標題中大寫“for”或何時必須完整寫出數字的爭論。

如果寫作風格指南讓你感到厭煩，想像一下這場辯論將是多麼平淡無奇。 樣式指南的存在意味著您可以簡單地將樣式指南作為您的小寫作規則手冊，而無需坐下來討論關於塊引用的辯論。

兩種指南的內容不同，但功能相同。 它們在潛在消費者如何看待、互動和記住您的公司方面發揮著重要作用。

為了幫助您開始使用自己的風格指南，這篇博文將引導您了解如何創建寫作風格指南以及您需要包含哪些基本元素。

在我們深入探討您需要包含在您的寫作風格指南中的重要元素之前，讓我們來談談創建一個的步驟。 您的指南應反映您的業務、目標和目標受眾。 首先，您需要：

1. 回顧您品牌的使命和價值觀。

你為什麼開始創業？ 它的目的是什麼？ 這是您在開始規劃和建立公司時問自己的兩個重要問題。 如果你沒有，現在問他們。 定義你的使命宣言。 概述您品牌的核心價值。 此信息將指導您如何與受眾建立聯繫。 它將讓您對計劃如何與他們溝通形成一個想法。

您的品牌使命和價值觀應指導您的決策，並確保您積極朝著自己的目標努力。 他們通過指導您的企業做出對公司和您的客戶有利的決策來定義和影響公司文化。

請務必注意，此信息可能會發生變化。 事實上，它應該。 隨著時間的推移和公司的發展，有必要審查和更新您的品牌使命和價值觀，以準確反映您當前的業務模式和運營。

2. 為您的目標受眾創建買家角色。

要創建您的寫作風格指南，您需要知道您在與誰交談。 想像一下與嬰兒潮一代的對話和與千禧一代的對話。 您與他們交流的方式可能會有所不同。 這些細微差別說明了創建買家角色的重要性。

需求人是您的目標客戶的半虛構的、基於研究的表示。 此信息應來自市場研究以及現有客戶的實際數據。 在創建您的買家角色時，請設想您的理想客戶。 他們的日子是怎樣的？ 他們如何做出決定？ 他們面臨哪些挑戰？ 最終，您的買家角色應該著眼於客戶人口統計、行為模式、動機和目標。

一旦你確定了你的目標受眾和他們的買家角色，你就會更好地了解如何進行溝通。

3. 定義公司的聲音和語氣。

建立公司的聲音和語氣可能具有挑戰性，因為這兩個概念很容易混淆。

您的公司聲音是您希望被觀眾感知的方式。 它包括您的品牌信息將如何傳遞。 你想給人以詼諧或友好的印象嗎？ 例如，雖然星巴克的品牌聲音富有表現力，但可口可樂的品牌聲音卻是積極的。 在定義你的聲音時，請記住這在你的寫作過程中不會改變。 如果您將公司建立為“友好”，則應將其納入您的所有消息傳遞中。

儘管您的品牌聲音應該保持不變，但您的語氣可能會改變。 品牌語氣是指您計劃如何表達您的聲音。 語氣的微妙之處完全取決於你的聽眾是誰。 想像一個朋友問你是否想和他們一起吃晚飯，你回答“好的”。 文化暗示可能會讓他們認為你不太熱衷於參加。 但是，如果您回答“一定！” 他們可能會認為你很高興去。 儘管兩個回答都表明你願意和他們一起吃晚飯，但單詞之間的內涵是不同的。

當你建立你的聲音和語氣時，決定你希望你的寫作呈現什麼樣的情感。 它是積極的、中性的、消極的還是介於兩者之間的？ 同樣，您的選擇應該反映您的目標受眾。

4. 概述品牌詞和短語。

與您的業務相關的關鍵字和詞組是什麼？ 為了在您的整個業務中保持一致性，請為您的風格指南確定這些詞。 這應該包括特定的拼寫和大寫。

以 MSNBC 為例。 有線頻道有兩個標誌，一個是小寫字母，另一個是大寫字母。 但是，當頻道以復制形式編寫時，它始終是全大寫的。 這將是寫作風格指南中需要注意的一點。

這也應該包含在與您的公司相關的任何口號或短語中。 對於他們的口號“Betcha can't eat just one”，Lay's 需要確保他們的指南指定“Betcha”的拼寫並且沒有結尾標點符號。 為了看起來有凝聚力和專業性，在所有消息傳遞中保持這種一致性至關重要。

5. 建立格式化指南。

除了關注風格指南中的內容之外，您還必須關注它的編寫方式。 您的寫作風格指南應包括以下指南：

• 頭
• 超鏈接
• 粗體、斜體和常規文本
• 項目符號與編號列表

格式化將允許您的讀者快速瀏覽和消化您的內容。 此外，當他們熟悉你的風格時，他們會期待你公司的組織崩潰。 每個企業都可以自主選擇其內容的格式。 確保您開發的格式可以有效地為您的讀者流動。

6. 使用一個風格指南模板。

下載您的免費入門模板

當您完成上述步驟來構建您的寫作風格指南時，您可能會對如何格式化它一無所知。 使用模板。 許多公司都向公眾提供他們的風格指南。 找到您想效仿的公司，以它們為起點，並自定義指南，直到它成為您業務的代表。 有關 Mailchimp、Google 和 NASA 等公司的風格指南，請參閱下面的“寫作風格指南示例”部分。

寫作風格指南中應包含的內容

您的風格指南中包含幾個關鍵部分。

1.風格手冊

風格手冊是告訴作者如何處理語法、標點符號和任何特殊用例的參考書。 大多數企業採用美聯社風格書或芝加哥風格手冊。 由您決定希望您的公司遵循哪個手冊。

您可以購買這些手冊的在線訂閱以供您的員工參考，您還應該在編輯風格指南的這一部分中包含登錄名，以使訪問變得簡單。 您可能會發現，當提供包含搜索功能的在線訂閱而不是他們必須翻閱以找到答案的紙質書時，員工更有可能參考這些工具。

雖然這些風格指南為基本語法規則提供了一個很好的參考點，但為了品牌、語氣和風格，您可能希望對規則做出一些例外。

使用您的編輯風格指南的這一部分來概述這些例外情況，並突出顯示在為您的公司寫作時通常出現的一些規則。 理想情況下，您的作者會將這些規則牢記在心，無論它是符合還是反對房屋風格。 例如：

• 你用什麼大寫？ 您是否將產品名稱大寫？ 儘管有樣式書的建議，您是否希望在標題中大寫某些介詞？
• 你縮寫什麼？ 你如何標點這些縮寫？ 你會輸入“aka”還是“aka”？ “好”還是“好”？ 還是“好”？
• 你用牛津逗號嗎？

在您的編輯風格指南的第一部分中列出此類常見問題的答案將為人們提供一個易於參考的資源，這將節省您的時間並鼓勵一致性。 隨著更多混淆的出現並在內容創建過程中得到解決，請隨意繼續添加到此列表中。 您正在創建自己的風格指南，因此請隨意從不同的風格指南中藉鑑不同的規則。 重要的是，您在創建的所有內容中始終使用相同的規則。

2. 常見的麻煩詞

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大多數公司都有特定於其行業的術語，並且並非所有這些術語都具有普遍認可的拼寫。 例如，如果您像我們在 HubSpot 所做的那樣寫很多關於數字營銷的文章，您會發現這些單詞的拼寫和大小寫有很多不一致之處：

• 電子書與電子書與電子書
• 電子商務與電子商務
• 互聯網與互聯網
• 網站與網站
• Facebook 喜歡與 Facebook 喜歡
• 轉發與轉發與轉發與轉發與轉發

與其爭論如何拼寫、大寫或連字符這些詞，不如在你的風格指南中加入一個名為“常見的麻煩詞”的部分，這樣作者就可以根據你的風格指南輕鬆查找這些詞的正確拼寫。

給全球公司的建議

如果您擁有全球讀者群並為特定的相同語言市場創建內容，您應該附上關於您是否更改這些市場的拼寫或保留您的房屋風格的註釋。

例如，如果 HubSpot 都柏林辦事處的營銷人員寫了一篇博客文章，美國編輯是否應該將“favour”的拼寫改為“favor”？ “國際化”到“國際化”？ 這些問題應該在你的風格指南中得到回答，而“常見的麻煩詞”部分是這樣做的合乎邏輯的位置。

同樣，如果您要創建多種語言的內容，則應為每種語言創建樣式指南。

3. 語音和語氣

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編輯風格指南的這一部分應該解決一些不如語法規則具體但可以說更重要的內容，這就是你的內容應該如何讓讀者聽上去。

作家可以使用第一人稱嗎？ 您如何看待行業術語的使用？ 想想你在理想世界中用來描述你的內容的詞語。 您希望您的內容喚起哪些形容詞？ 對話、教育、學術、有趣、有爭議還是客觀？

你可能認為你希望你的內容是以上所有，但強迫自己只優先考慮一些。 解釋為什麼在您的內容中實現這種風格和語氣很重要，並提供成功的內容示例（摘錄很好），特別是如果這些摘錄已經存在於您自己的網站上。

如果您的內容絕對不應該具有風格特徵，請也包含該信息。 同樣，為了比較說明，這裡不做什麼的例子很有幫助。

在決定風格和語氣時，請務必在此過程中考慮您的目標受眾和買家角色。 哪種風格和語氣最能引起他們的共鳴？ 這將我們帶到下一節。

4. 人物角色

請求角色與風格和語氣有著千絲萬縷的聯繫，所以在你的風格指南的“風格和語氣”部分之前或之後包括這個部分是很重要的。 為什麼包含角色如此重要？ 因為您採用的風格和語氣應該由您的目標受眾告知，即將閱讀您所寫的所有這些內容的人。

話雖如此，您的編輯風格指南中的角色不需要像您的銷售和營銷團隊創建的角色那樣深入。 （這些可能包括詳細信息，例如銷售過程中出現的反對意見以及如何克服這些反對意見，或者關於“在野外”識別這些角色或當你在電話中獲得這些角色的提示。）

編輯風格指南中的人物角色應該更簡短，簡單地提煉出能夠簡明扼要地解釋你的目標受眾是誰、他們的痛點、他們喜歡如何溝通、你的公司提供的價值以及給作家的圖片的亮點創建內容時要牢記的視覺效果。

當您與自由作家一起工作時，在您的風格指南中包含角色真的很方便。 如果您在自由作家管理方面做得很好，您將提供充足的上下文來告知他們正在編寫的內容。 在開始一個新的自由作家項目時，應該始終包括一個角色，以及它如何影響語氣和寫作風格。

5. 圖形和格式

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我知道，我之前告訴過你不要進入視覺指南的細節。 這仍然是正確的。 您的設計團隊或代理機構應該創建一個單獨的品牌設計風格指南，以解決更細微的視覺問題。 （你能說我不是設計師嗎？）

但是，如果您的作家曾經負責創建視覺資產和/或編輯設計師創建的視覺資產，您應該在您的書面風格指南中添加一些信息。 以下是一些可能會影響作家或編輯的常見問題：

• 作家可以從哪裡獲取圖像，以及他們如何正確地歸因於它們？
• 圖像何時應向右、向左或居中對齊？
• 文字應該環繞圖像嗎？
• 您的文本和標題的 RGB 和十六進制代碼是什麼？
• 可以使用哪些字體？
• 作者可以使用斜體、粗體或下劃線嗎？ 如果是這樣，是否僅限於某些場合，例如粗體標題和超鏈接？
• 應該使用哪種類型的項目符號（方形、圓形或其他），它們應該如何與文本的其餘部分對齊？
• 編號列表應如何顯示：“1”、“1”。 還是“1.)”？

許多這些圖形元素可以存在於您的內容管理系統中，但是當作者從其他地方復制和粘貼帶有格式的內容時，或者被具有設計天賦的過分熱心的作者所覆蓋時，它們很容易被覆蓋。 在您的編輯風格指南中概述這些期望，並將那些有更高級需求的人推薦給您的品牌風格指南。

6. 批准和未批准的內容

優秀的內容經常引用來自第三方來源的研究和數據。 通過提供他們可以藉鑑的經批准的行業資源，更重要的是，提供他們無法借鑒的資源，讓您的作家的工作更輕鬆。 將編輯風格指南的這一部分分為兩部分：推薦和批准的行業資源，以及“不要提及”資源。

“請勿提及”部分的信息應包括競爭對手和不可靠的資源，還應提及應不惜一切代價避免的有爭議的話題和觀點。 例如，許多公司嚴格禁止在其內容中提及任何政治或宗教，或者有規定解釋何時可以包含以及如何構建討論。 同樣，許多公司在某些法律限制下工作，在這種情況下，樣式指南的這一部分可能會提供在發佈內容之前獲得法律批准的說明。

這是您編輯的部分，解釋了與品牌相關的此類錯綜複雜的內容，因此您可以防止反式風格管理造成災難。

7. 採購

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偉大的研究伴隨著巨大的責任......不幸的是，還有很多選擇。 通過決定一種方法並將其記錄在您的編輯風格指南中，消除關於如何正確引用研究的困惑。 解釋如何創建與您的公司相關的腳註、參考、外部網站鏈接，甚至是參考書目。

您的編輯風格指南的這一部分不需要很長。 只需寫下規則並提供一些正確引用的示例，以便作者可以輕鬆地正確歸因其來源。

8. 舉例說明是非對錯

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您的編輯風格指南的每一部分都可以從您所解釋的概念的真實示例中受益，無論您將這些示例包含在同一頁面上還是作為指南末尾的附錄。

例如，在談論正確的格式時，請包括一個格式良好的博客文章的視覺示例，其中包含詳細說明元素成功原因的標註。 如果您正在討論語法用法，請提供一個不正確的示例，然後將其標記以顯示作者如何修復它以與您的編輯風格指南保持一致。

將您的要求與您的實際網站中的適當執行聯繫起來將有助於更清楚地說明這些概念，並減少後續問題和您制定的規則的例外情況。

什麼不包括在你的風格指南中

創建有史以來最全面的風格指南可能很誘人。 但是，當文檔變得非常長時，在日常使用中會變得有點困難。 通過有意削減某些部分來實現“全面但可用”的目標。 您應該從樣式指南中省略的常見部分包括：

內容操作說明

雖然內容操作是內容創建過程的支柱，但有關過程的詳細信息不應包含在寫作風格指南中。 向您的編輯團隊提交內容的行為是發佈內容不可替代的一步； 但是，這不會為您的作家在創作中使用的風格增加價值。 可以從您的樣式指南中省略的其他內容操作說明包括在編輯日曆或修訂週期上請求插槽。

次要視覺風格建議

許多團隊沒有意識到品牌徽標會影響 SEO。 對於那些了解此信息的人，您可能會想在您的寫作風格指南中包含有關徽標使用或其他視覺風格指南元素的規則。 不。 除了一些基本的例外，這些將被保存為單獨的品牌或視覺風格指南。

設計元素

如前所述，寫作風格指南與品牌的視覺設計元素關係不大。 它們會影響寫作的外觀，但不會在創作時為您的作家服務。 以下設計元素應該被排除在你的寫作風格指南之外。

活版印刷

本部分列出了您的品牌將使用的字體以及可以訪問它們的位置。 排版部分還提供有關何時何地使用不同字體的詳細信息，以及可接受的大小和變化。

標誌和變化

與您的徽標對您的品牌標識一樣重要，它在您的作家眼中幾乎沒有重要性。 向您的作家提供您的徽標圖像可以幫助他們與品牌的外觀和感覺聯繫起來； 然而，關於變化以及何時在印刷或數字內容上使用它們的額外細節是無關緊要的。

董事會

在選擇品牌顏色時，它們通常與品牌的感覺保持一致。 明亮的顏色用於象徵“快樂”或“新鮮”的品牌，而較深的顏色可以使品牌看起來更大膽、更大膽。 雖然調色板可以幫助鞏固品牌對作者的基調，但仍然沒有必要。 當你定義公司的聲音和語氣時，他們需要知道的一切都應該表達出來。

您的編輯風格指南將通過提供一組標準來指導作者，他們在為您的網站創建內容時必須遵守這些標準。 它消除了語法和內容極客之間關於什麼歸結為編輯意見問題的混淆、猜測和辯論。

如果您不確定某些內容是否應該存在於您的書面風格指南中，請依靠使用來告知您的決定。 如果太長無法使用，則將其剪掉； 如果它太短而無法回答最常見的問題，請加強它。

如何讓別人使用你的風格指南

如果您投入所有這些工作來創建一個全面的樣式指南，那麼如果沒有人使用它，那將是一個真正的遺憾。

事實是這樣的：有些人就是不會使用它，不管你讓他們這樣做有多容易。 所以，就接受吧。 但是在你悲傷過後，你可以做一些事情來增加被收養的可能性：

1. 從一開始就讓其他人參與其創作。

與其規定整個公司在寫作時必須使用的規則，不如讓幾個人一起幫助創建一個團隊的風格指南。 理想情況下，這個小委員會將跨越多個部門，以增加被廣泛採用的可能性。

2. 使其易於查找和使用。

我們的風格指南可在我們的內部存儲庫中找到，因此人們可以輕鬆查找、添加書籤和 Ctrl+F 以快速獲得問題的答案。 讓您的同樣易於訪問和使用。

3.不斷更新。

你的風格指南旨在成為一份活生生的文件。 隨著新問題的出現​​，作者可以輕鬆地提出有關正確使用的問題並獲得解決方案，並確保該解決方案反映在樣式指南的更新版本中。

寫作風格指南示例

如果您想查看實際的寫作風格指南，請查看以下來自 Apple、Shopify 和 Intuit 等知名公司的示例。

1. 谷歌

在 Google 的風格指南中，他們非常明確地闡述了創建清晰、準確、簡潔文本的原則。 該公司提供了明確的指令，以簡單直接地編寫，清楚地解決用戶，等等。

他們還巧妙地展示了員工應該做什麼和不應該做什麼的例子。 例如，與其說“請參閱手機隨附的文檔以獲取更多說明”，他們的作者應該寫類似“閱讀手機隨附的說明”的內容。 借助本指南，Google 可確保其文本對任何人都具有包容性，無論他們的文化或語言差異如何。

2.意會

您可能會在 TurboTax 和 Quickbooks 等程序中認出 Intuit。 雖然一些公司將其寫作風格指南格式化為正式文檔，但 Intuit 採用了不同的方法。 他們的指南顯示為留言板。

在他們最近的一次更新中，他們分享了關於何時以及如何慶祝客戶勝利的新指南。 當您滾動瀏覽他們的指南時，您會發現語音和語氣示例、單詞列表更新以及如何識別和替換有害語言的原則。

3. 購物

電子商務平台 Shopify 有一個內容廣泛的內容風格指南，通過語音和語氣、可訪問和包容的語言、語法和機制以及命名來引導其作者。 當它詳細闡述其語音指南時，它提醒作者，當以 Shopify 的聲音說話時，他們應該“真實，但不要太強硬或過於熟悉”。

它通過向客戶提供真誠的鼓勵和實用的建議來指導作家積極主動而不是咄咄逼人。 除了這些指南之外，Shopify 還創建了一個可接受的詞彙和縮寫列表，以確保其消息對於商家來說是一致且清晰的。

4.微軟

溫暖而輕鬆，清晰明了，隨時準備伸出援手：這就是微軟為客戶寫作的方式。 微軟是另一家對如何呈現其寫作風格指南有不同看法的公司。 它以一個網頁為中心，鏈接到有價值的信息，包括“掌握微軟風格和聲音的 10 大技巧”。

該頁面列出了其他推薦的內容，例如關於無偏見溝通的信息和關於如何編寫分步說明的指令。 無論內容是針對應用程序、網站還是白皮書，本指南都能使所有 Microsoft 通信保持清晰、簡潔和一致。

5. 蘋果

在 Apple 的寫作風格指南中，他們立即表達了自己的使命。 考慮到客戶的多樣性，他們強調了指南的目的——有意識地、包容地寫作。

蘋果使用的設置也非常貼牌。 它的風格指南有“上一個”和“下一個”按鈕，它模仿了熟悉 Apple 產品的人熟悉的分步教程。 Apple 還鼓勵其作者返回以獲取更新。 寫作隨著時間的推移而變化，因此它的作者需要適應蘋果對其寫作風格指南所做的改變。

6.Mailchimp

為品牌撰寫文案可能會令人困惑。 當您在媒體之間切換時，您可能需要考慮某些細微差別。 Mailchimp 在其樣式指南中很好地分解了這些組件。 它包括撰寫技術內容、法律內容、電子郵件通訊和社交媒體的原則。

為了方便其作者的流程，Mailchimp 內容樣式指南有一個超鏈接部分，允許用戶快速瀏覽網頁。

7. 美國航空航天局

美國國家航空航天局 (NASA) 以外層空間的複雜性而聞名。 在其風格指南中，它提到其目的是使其寫作風格和用法保持一致，因此其讀者避免因混淆術語和概念而分心。

該指南指導其作者使用《芝加哥風格手冊》，但也提供了特定主題，包括對其編輯風格的概述以及有關特定性別的語言、縮寫以及圖形和表格的部分。

8. 約克爾本地

這個例子來自 HubSpot 合作夥伴 Yokel Local。 在為客戶編寫和編輯營銷內容時，他們的寫作風格指南使他們的內部貢獻者和自由職業者保持在同一頁面上。

你會注意到它們也沒有在雜草中走得太遠。 整本指南有 15 頁大，字體很吸引人，指南中沒有明確說明的任何內容都留給美聯社書和韋氏風格詞典。 簡單是有效的，他們顯然很喜歡設計文檔以使其與他們的品牌指南保持一致。

潤色您的編輯和內容風格

在經營業務時，您可能會認為與您的產品或服務相比，您的言辭並不重要。 你會弄錯的。 雖然您的產品對您的業務至關重要，但您如何共享信息（您使用的詞語）對於獲得新客戶和維護現有客戶至關重要。

一致性是管理成功企業的重要因素。 使用寫作風格指南，您將減少不一致的內容和交流。 您將為您的團隊配備工具和資源，以提供吸引目標受眾的強大、有凝聚力的信息。 當您努力創建或完善您的寫作風格指南時，本文將作為您實現目標的指南。

編者註：這篇文章最初於2015年XNUMX月發布，並已進行了全面更新。