如何一勞永逸地將 Gmail 中的收件匣清零

我們每天都被電子郵件淹沒，這使得追蹤任務和管理工作流程變得困難。 然而，整理電子郵件並不一定是一件痛苦的事。 事實上，只需 15 分鐘即可將您的 Gmail 收件匣清除。

雖然我們無法阻止新電子郵件的傳入，但我們可以幫助您更好地整理郵件。

幾年前，我偶然發現了 Andreas Klinger 的 Gmail 收件匣清除方法，直到今天他的方法仍然對我有效。 在這篇文章中，我將向您展示如何根據Klinger 的方法組織您的Gmail 收件箱，使其變得乾淨、系統化且易於導航，從而使您成為一個更有效率、生產力更高、整體更快樂的人。 我還將向您展示我如何為內容行銷人員調整他的標籤系統。

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如何在 Gmail 中將收件匣清除

在深入討論之前，我們先回顧一下基本方法：

• 您在 Gmail 中設定了多個收件匣，並為每個收件匣指定了一個名稱，例如「需要操作/回覆」和「等待回應」。
• 然後，您的常規收件匣將顯示在左側，帶有標籤的收件匣（Gmail 稱之為「窗格」）將顯示在右側，如下所示：

• 您知道可以按黃色星形圖示將電子郵件標記為重要嗎？ 事實證明，您還可以在 Gmail 中開啟其他彩色星星和圖標，例如瀏海（即感嘆號）和問號。 Gmail 將這些圖示稱為「特殊星星」。 在這種方法中，每個窗格都由不同的特殊星星代表。
• 每次您的收件匣中收到一封新電子郵件時，您都需要：
  • 立即回覆您可以回覆的內容。 對於那些您想要追蹤為「正在等待回應」或「已委託」的人，請標上相應的特殊星號。
  • 透過適當的特殊星標來標記您稍後需要處理的電子郵件。
  • 對於那些您不需要處理或不是最新的內容，可以將它們存檔而不帶特殊星號，或完全刪除它們。
• 最後，將所有內容存檔。 這樣，您的收件匣就會保持為零，而其他所有內容要么在其指定的窗格中，要么被存檔，要么被刪除。

結果？ 一個乾淨的收件箱，易於導航，讓您輕鬆分類新電子郵件。

以下是在 Gmail 中進行設定的方法。

Gmail 中收件匣歸零的逐步指南

第 1 步：準備新的收件匣佈局。

為了使整個過程順利進行，您需要刪除「社交」和「促銷」標籤。 （專業提示：如果您擔心每天收件匣中會收到大量社交通知和促銷電子郵件，請藉此機會設定過濾器，以便自動存檔或刪除您的社交通知，並批量取消訂閱促銷電子郵件你不會使用像Unroll.Me 這樣的工具來閱讀。）

在“設定”中，前往“收件匣”標籤並執行以下操作：

1. 將收件匣類型變更為「預設」。
2. 取消選擇所有選項卡（「主要」除外）。
3. 選擇“無標記”。
4. 選擇“使用我過去的操作...”或“不要使用我的操作...” - 它不會直接影響您的新系統。
5. 選擇“不覆蓋過濾器”。

點擊“儲存變更”，Gmail 將自動重新載入。

步驟 2：使收件匣的顯示密度緊湊。

點擊齒輪圖示並從下拉式選單中選擇“緊湊”。

步驟 3：啟用多個收件匣。

點擊齒輪圖標，然後從下拉式選單中選擇“設定”。 前往“實驗室”選項卡，然後啟用多個收件匣。 （這些是不同的「窗格」。）

滾動到底部並點擊“儲存變更”。

第四步：打開右側的特殊星星。

在“設定”中，轉到“常規”選項卡並向下滾動，直到看到標有“星星”的部分。 新增您想要用來代表每個窗格的星號。

身為內容行銷人員，我選擇：

• 黃色瀏海：代表“需要操作/回覆”
• 紅色爆炸：用於緊急的“需要操作/回复”項目
• 紫色問號： 「等待回覆」（以便我可以在需要時跟進）
• Greenstar：代表“寫作”
• Bluestar：用於“編輯”
• 橙色 guillemet（雙箭頭）：代表“委託”，意思是我委託給其他人的電子郵件（以便我可以在需要時跟進）

不是內容行銷人員？ Klinger 使用窗格名稱「需要操作/回覆」、「等待回覆」、「委派」和「已安排」（用於安排的會議、航班、活動門票、安排的通話以及他可能需要快速參考的任何其他內容）。

滾動到底部並點擊“儲存變更”。

步驟 5：設定過濾器，將帶有特殊星標的電子郵件拉入右側窗格。

在「設定」中，前往「多個收件匣」標籤。 每個面板代表您的多個收件匣之一（最多 5 個），您可以按照您選擇的任何方式命名和排列它們。

這就是我所做的：

請注意我如何使用“OR”，以便不同的星星可以進入同一窗格：黃色感嘆號表示重要的操作項目，紅色感嘆號表示緊急操作項目。

以下是所有可能的搜尋查詢的清單：

專業提示：如果您經常使用 Gmail 行動應用程序，Klinger 建議對重要操作項使用預設的黃色星號，因為它是行動應用程式支援的唯一特殊星號。

當您仍在「多個收件匣」標籤中時，將最大頁面大小設為您想要的任何值（我每頁進行 20 個對話），並將面板放置在收件匣的右側。

點擊“儲存變更”，您將返回收件匣。

現在是有趣的部分。

收件匣歸零之路

到目前為止，您所做的一切都是為了讓自己的收件匣為空。 現在，您可能會在收件匣中查看數百甚至數千封電子郵件。

不要不知所措。

你將會歸零，但你現在需要處理它。 其實沒那麼難。 相信我，感覺很好。 以下是克林格的有用說明：

瀏覽收件匣的前兩頁或三頁。

對每封電子郵件執行以下三件事之一：

1. 用特殊的星號標記它，然後存檔。 這會將其傳送到適當的窗格，同時將其從常規收件匣中刪除。
2. 無需使用特殊的星號即可存檔。 這將保留電子郵件的儲存狀態，但會將其從主頁中清除。
3. 刪除它。

關於特殊星星（相對於標籤）的最好的部分之一是，您不需要點擊進入電子郵件或按照多個步驟來用特殊星星標記它。

相反，只需單擊發件人姓名右側的空白星星即可，然後繼續單擊以滾動瀏覽所有特殊星星，直到找到您想要的星星。

這將需要幾秒鐘的時間，但該電子郵件隨後將顯示在相應的窗格中。 當您用特殊的星標標記電子郵件後，請記住將其存檔，以便將其從您的常規收件匣中清除。

一旦您瀏覽完收件匣的前幾頁，並且感覺沒有任何更重要的電子郵件，那麼就該採取克林格所說的「大膽舉措」了。

存檔其他所有內容。

點擊左上角的複選框選擇您的所有電子郵件。 確認您確實指的是所有數千封電子郵件，而不僅僅是當前頁面。

然後，按一下“存檔”。

噗。

鰭

噠噠！ 你已經完成了。 從那時起，我就可以輕鬆地保持收件匣為空。 電子郵件不再像以前那樣從裂縫中溜走。 我還能夠更好地追蹤我發送的所有需要​​回覆或我必須以某種方式跟進的電子郵件。 使用此方法可以整理您的收件匣並更好地組織您的工作流程。

編者註：本文最初發表於 2015 年 6 月，為了全面性已進行了更新。