如何舉辦完美的啟動會議

在沒有啟動會議的情況下開始專案就像在沒有地圖的情況下徒步旅行一樣。 當然，您可能會喜歡一些很酷的小徑，但如果沒有地圖和清晰的計劃，您可能會迷路。

在沒有啟動會議的情況下啟動專案時也會發生同樣的情況。 只有透過可靠的溝通和計劃，您才能使您的專案步入正軌。 它就像一個 GPS，幫助您到達目的地。

讓我們進一步了解它。

目錄

什麼是啟動會議？

啟動會議透過明確專案目標、定義角色和職責以及概述專案時間表，為成功奠定基礎。

總而言之，這使得專案執行順利。 將其視為您的專案的正式開始 - 就像奧運開幕式一樣。

有兩種類型的啟動—內部啟動和外部啟動。 內部啟動著重於協調內部團隊，而外部啟動則將參與專案的外部利害關係人或合作夥伴聚集在一起。

啟動會議的好處

1. 改善協調和溝通

啟動會議的魅力是什麼？ 它們允許每個人分享他們的優先事項、見解和計劃。 這意味著您的團隊可以從一開始就就關鍵要素進行協調並達成一致。

Sage Journals 進行了一項以社區為基礎的研究，強調了啟動活動對研究計畫的重要性。

這些活動涉及在每個會議階段進行協作、透過挑戰彼此的觀點來建立關係以及分享專業知識。

建議召開啟動會議，以促進團隊成員之間的對話並促進公平的夥伴關係。

專業提示：開展對話，利用團隊的集體專業知識，產生有價值的見解，培養共享主人翁意識。

2. 簡化專案規劃與執行

開球就像比賽的開始哨聲——您分配角色並識別潛在的衝突。

這可以幫助團隊節省大量的精力和時間，讓您能夠透過制定可靠的專案管理計劃立即開始運作。

Heather Negley 在她的《Salesforce 顧問指南：實施或改善客戶 Salesforce 解決方案的工具》一書中強調了這一點：

「啟動會議是專案中最重要的會議之一。

這是團隊留下最重要的第一印象並與客戶討論他們的專案目標的時候。 專案方法論也傳授給客戶。

「在發現過程中，專案團隊使用各種技術進行業務分析，以了解當前和未來的流程。 專案成員編寫使用者故事，為建置階段做準備。”

3.明確的里程碑和截止日期

想像一群積極的人聚集在一起將計劃變成現實。

他們一絲不苟地執行從規劃階段到最終測試的每個里程碑，密切關注時間並公開交流他們的進展。

這種程度的協作確保了無縫流程和及時交付成品。 Figma 策略專案經理 Jean Kang 表示：

「舉辦 30 分鐘的啟動會議，轟動一時地啟動您的計劃。

• 設定目標、介紹團隊成員並制定執行計畫。
• 定義資源的真實來源、向誰尋求什麼資訊以及正確的溝通管道（Slack、Intake 表單、微型網站）。
• 共享 DACI、RACI 或 RAPID 等決策框架。”

4. 早期回饋

Joao Varajao、Gabriela Fernandes 和 Helio Silva 表示，最常用的五種專案管理工具和技術是「啟動會議」、「進度會議」、「進度報告」、「需求分析」和「活動清單」 。

這些方法對於專案的成功至關重要，因為它們使團隊能夠收到早期回饋並即時做出必要的調整，從而更準確、更有效率地完成專案。

專業提示：使用 Slido 的表情符號雲提出簡單問題並透過表情符號獲取回饋。 透過這種遊戲化，您可以收集定性和定量回饋，並減輕任何緊張和不舒服的感覺。

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4 種類型的啟動會議

內部啟動會議

最適合：專案團隊

內部啟動是關鍵的會議，它將專案團隊聚集在一起，並為更大或即將進行的專案定下基調。 它通常稱為專案啟動，讓團隊成員能夠相互了解。

內部啟動會議的目標：

• 建立清晰的溝通管道、會議頻率和工作流程。
• 識別潛在的瓶頸並制定緩解瓶頸的時間表。
• 確保所有團隊成員對專案資訊有相同的理解。
• 協調專案的優先順序和期望。

理想情況下，內部啟動應涵蓋團隊成員的角色、專案背景、專案框架和目的。

季節性啟動會議

最適合：即將到來的季節

季節性啟動有助於為公司即將到來的季節或年度注入活力，並慶祝上一年/季節的成就。

大公司通常會在財政年度、新季節或新年開始時召開季節性啟動會議。

這個內部事件可以是特定於部門的，也可以是針對整個公司的。 它通常持續一天，但也可以在幾個小時內完成。

季節性啟動會議的目標：

• 增強企業文化和團隊信心。
• 為新賽季設定優先事項和目標。
• 解決一些過去的問題。
• 激勵大家做好今後的工作。

新團隊啟動會議

最適合：建立新團隊成員的信任

新團隊啟動會議也稱為「了解你」會議，可確保新團隊成員和現任團隊成員之間進行適當的介紹和協調。

該會議通常在場外舉行，提供了交流、鼓舞人心的演講、協作頭腦風暴和富有成效的分組會議的機會。

一天結束時，團隊成員在離開時清楚地了解如何有效地合作並實現目標。

新團隊啟動會議的目標：

• 注入積極的態度。
• 展示每個人的角色。
• 決定會議頻率、溝通管道等。
• 建立信任並了解每個人。

外部啟動會議

最適合：與客戶團結

想像第一次見到新客戶。 你不知道他們的工作方式、偏好或期望。 這就是外部啟動的用武之地。

這次會議將公司和客戶聚集在一起，以協調他們的目標，定義專案範圍，並建立清晰的溝通管道。

在外部啟動期間，設定工作審查的期望並確定最佳的協作方式。 正式的甲板也將是一個很好的補充。 探索啟動會議平台範本。

外部啟動會議的目標：

• 定義項目範圍。
• 建立專案路線圖。
• 識別專案利害關係人並與之互動。
• 建立定期狀態報告的協議。

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如何舉辦成功的啟動會議

如果您從未計劃過啟動，以下逐步指南將向您展示具體的操作方法。

1. 準備工作

決定會議參加者和啟動持續時間。 具體細節取決於啟動會議的形式和目的。 以下是準備過程中需要考慮的一些基本因素：

• 最終確定邀請名單。
• 安排好持續時間和時間，並留出一些時間來提問。
• 制定議程。

您可以使用此項目前啟動清單。

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專業提示：指定一名記錄員，以便任何缺席的與會者都可以收到回顧。 另外，如果開球是虛擬舉行的，請記錄下來。

2. 簡介

介紹新的團隊成員或第一次與客戶會面？ 不要低估熱情介紹的價值。 以積極的基調開始可以為富有成效和成功的會議定下基調。

例子：

「HubSpoters，讓我們歡迎我們的最新團隊成員，莎拉！ 莎拉是一位行銷專家，她迫不及待地想與我們分享她的智慧。 我們很高興您來到這裡！

“莎拉，你願意告訴我們更多關於你自己的事嗎？”

專業提示：考慮一些有趣的破冰問題來緩和氣氛。 例如， “告訴我們你頭髮最糟糕的一天。” 但要確保回答者對此類問題感到滿意。

三、專案目的

確保團隊中的每個人都在同一頁上。 他們都必須知道該專案為何重要以及他們可以期待什麼結果。

不幸的是，令人震驚的是，74% 的員工感到與公司的目標脫節。 事實上，他們甚至不明白他們的工作如何融入更大的圖景，這是非常可悲的。 不要讓您的團隊落入該統計數據之中。

相反，花時間向每個團隊成員解釋您的目標。 最重要的是，向他們展示為什麼他們的角色對於成功很重要。

專業提示：確保與每個人進行一對一的交談（如果可能）。

四、專案計劃

將這一非常重要的組成部分納入會議議程中，以便與會者在活動開始前深入了解細節。

在啟動過程中，重點放在真正重要的主要訊息——核心可交付成果、關鍵里程碑和專案時程。

專業提示：在此階段鼓勵提問。

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五、專案範圍

概述核心專案計畫後，請先明確哪些內容在範圍內，哪些不在範圍內。

這使每個人都達成共識，並防止對可交付成果產生任何混亂和意外的驚喜。 然後，明確定義專案的邊界。

專業提示：在專案範圍中包含登陸頁面、資源、目標和創意需求。

6. 專案角色

決定您的專案角色—誰將成為執行發起人和主要聯絡人？ 該項目會有批准人嗎？

這將為團隊提供清晰度和方向。 請記住，提前做一些計劃可以在以後避免很多麻煩。

專業提示：將 RACI 圖表共用為操作項目。 它是一個有用的專案管理框架，用於澄清特定任務和可交付成果的角色和責任。

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7. 專案更新與數據

我們都容易浪費大量時間搜尋文件和收集資訊。 結果？ 專注於高影響力工作的時間較少。

因此，建立專案相關資訊的中心事實來源。 當團隊成員知道從哪裡獲取他們需要的資訊時，您可以期待更高的生產力。

專業提示：確保可以在易於找到的位置存取即時更新、可交付成果、里程碑和文件。 例如，使用 Notion 作為您的中央知識中心。

8. 問題

會議結束後，不要讓您的團隊蒙在鼓裡。 讓他們提出有關該項目的問題。 這個額外的步驟可以帶來更好的一致性和洞察力。

專業提示：透過投入充足的時間回答問題來鼓勵積極參與。

9. 啟動會議議程

為了讓您更容易理解這一切，我們精心製作了啟動會議議程範本。

介紹

讓與會者自我介紹。 透過提出一些有趣且有創意的問題來讓事情變得輕鬆起來，這些問題一定會引發一兩個微笑。

背景資料

• 解釋為什麼該專案對於您團隊的目標和公司的成功至關重要。
• 分享有關先前專案和客戶的適當信息，以幫助團隊了解專案的範圍和利害關係。

專案目標

• 詳細討論專案範圍和目標。
• 定義衡量專案成功的指標。

突出任務和時間表

• 透過列出包含關鍵里程碑的清晰時間表，讓您的專案步入正軌。
• 定義每個團隊成員的角色，以確保每個人都知道對他們的期望。
• 詳細討論時間表和里程碑，並明確每個團隊成員的職責。

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後勤

• 建立清晰的溝通管道和協議以確保有效的協作。
• 分享所有團隊成員的聯絡訊息，以促進溝通和協作。
• 就報告策略和頻率達成一致，以使每個人都了解情況併步入正軌。

可能的資產和挑戰

• 討論專案期間可能出現的潛在機會，並集思廣益如何利用它們。
• 評估現有資源並確定是否需要額外資源。

您也可以使用 Smartsheet 範本來記錄專案啟動會議的出席和會議記錄。

它涵蓋議程項目、行動項目、後續計劃、會議規則、項目目標、角色和責任以及潛在問題。

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6 啟動會議最佳實踐

掌控會議需要多年的練習。 幸運的是，我們指南的最後一部分將分享一些寶貴的智慧，以進一步提高您的開球技巧。

1.散發正能量。

丟掉正裝，把冰冷的外表留在門口。 相反，把你陽光的個性和溫暖帶到餐桌上。

Tactical Project Manager 的創作者 Adrian Neumeyer 分享了他實現非凡開局的五個最重要的個人技巧：

諾伊邁爾認為，好開球的關鍵是正能量。 透過以「我能做」的態度迎接挑戰和挫折，您可以激勵您的團隊並為專案的成功奠定基礎。

2. 定義目標。

成功對每個公司和團隊來說意味著不同的事情，所以問問自己成功的定義是什麼，並與大家分享。 設定一個可衡量的目標，以便團隊成員能夠自動採取行動並努力實現它。

詢問團隊成員專案如何才能成功，討論每個指標的目標，並確定如何衡量一切。

「任何成功的啟動會議的一個重要部分是確定整個專案的目標。 您應該花時間解釋為什麼這個特定項目很重要，以及它如何符合您公司的整體目標或使命。

透過這樣做，團隊中的每個人都會了解他們的工作為何重要，並更有動力相應地完成任務。」ANDECO 研究所 美國政府合約專案經理兼 PM 教練 Thad Heiges 說。

3. 密切注意每個人的感受。

有時，某些成員可能會覺得專案偏離了軌道，或者可能因缺乏合作而感到失望。 當然，沒有一個專案經理希望團隊成員不敬業或冷漠。

專業提示：我們建議在會議後分享想法和感受，以確保每個人都一致。 如果您發現團隊成員的行為有些不對勁，請盡快與他們進行一對一的交談，以聽取並解決原因。

另外，請考慮 Stephanie Middaugh 在活動或培訓後從團隊獲取回饋的創意方法。

Phoenix GTM Consulting 執行長 Stephanie 成為 Kahoot！ 在一項調查中進行測驗，發現大多數銷售團隊都想要簡單的資訊。

米多說，適應當前的困難時期並使用各種方法收集回饋非常重要。

4.提前分享作業。

在開始前與您的團隊分享所有重要文件。

不要發送一封帶有一堆附件的枯燥電子郵件，而是在一個知識中心組織材料。 鼓勵團隊成員事先探索、提出問題並分享他們的想法。

5. 支持參與。

是的，您可能是專案經理。 但這並不意味著只有您應該在會議期間發言。

鼓勵您的團隊和利害關係人分享他們的想法和想法。 他們的傑出貢獻可能會讓您感到驚訝。

專業提示：考慮讓不同的團隊成員有機會進行開球的不同部分。 這不僅減輕了您的壓力，還使會議對每個參與者來說更具互動性和樂趣。

6. 發送後續電子郵件。

趁熱打鐵，在會議結束後 24 小時內發送後續電子郵件。 不要等到你的對話夥伴完全忘了你們的互動。

使用後續模板：

大家好，

我們召開了多麼精彩的啟動會議啊！ 我很幸運能夠領導這樣一個出色且積極進取的團隊。 讓我們回顧一下我們的討論並強調我們的後續步驟，讓事情繼續下去。

• 回顧一下。 在會議期間，我們討論了[專案時間表、團隊角色和職責以及潛在的障礙]。 我們也針對專案可交付成果集思廣益，討論了保持正軌和有效溝通的方法。 這些都是： …
• 下一步。 在接下來的幾天裡，我將根據我們的討論發送詳細的行動項目和作業。 我們將安排下一次團隊會議於 2023-09-19T11:00:00Z 回顧我們的進度並保持聯繫。

非常感謝大家為我們的啟動會議的成功做出的貢獻。 我們的成就是團隊努力的成果。

最好的，

你的名字

像老闆一樣完成你的開球

繁榮！ 您現在已經配備了工具、模板和框架，可以像老闆一樣負責您的啟動。 讓您的能量和熱情煥發光芒，讓每個人都感到受到重視和啟發。