如何在 2023 年成功舉辦虛擬活動，以及 Eventbrite 首席營銷官的最佳實踐

由於大流行，近年來已經轉向虛擬會議。

但是虛擬會議策略不能是物理會議策略的複制和粘貼。 虛擬會議帶來了獨特的挑戰，需要新的視角才能取得成功。

在這裡，讓我們探討虛擬會議的好處，看看一些成功的虛擬會議示例來激發您的靈感，並查看一些可以幫助您規劃自己的工具。

此外，聽聽 Eventbrite 首席營銷官 Tamara Mendelsohn 講述她在 2023 年及以後成功舉辦虛擬活動的最佳實踐。

向前跳過：

虛擬會議的好處

舉辦虛擬會議有很多主要好處。

一方面，它可以降低入場費，使預算有限的小型企業能夠購買您的會議門票並提供他們自己的獨特見解。

它還降低了您的企業必須為會議空間、現有員工、餐飲、安全等支付的成本。

此外，它允許來自世界各地的人們相互交流，而無需在航班和酒店上花費過高的金額。 想像一下，對於來自印度、愛爾蘭、澳大利亞和美國的營銷人員來說，虛擬協作比面對面聚會要容易得多。

它還可以幫助您吸引沒有時間參加面對面會議但樂於通過快速視頻通話或預先錄製的演示分享行業要點的高需求演講者。

此外，在線會議使您能夠創建一個產品（會議錄音），您可以在首次現場發布後的數月和數年內繼續共享並用作潛在客戶生成工具。

最後，顯而易見的一點是：有時不可預見的情況，例如全球大流行病，可能使在某些地點舉行面對面會議變得根本不可能。

HubSpot 品牌和戰略合作夥伴營銷經理 Emily Raleigh 如果您突然發現自己將現場活動轉移到虛擬活動，她會提供一些建議：“如果您從現場活動轉移，請嘗試為觀眾增加額外價值現在正在在線調整。 做一個額外的會議。 提供更多的問答時間。 提供額外的特別優惠。 尋找創造性的方法來增加額外的快樂時刻。”

此外，Raleigh 提到，“虛擬活動很容易失去現場活動的最大好處之一：人際關係。 為了緩解這種情況，請保持活動的吸引力並讓觀眾參與進來。”

現在我們已經探索了一些好處，讓我們深入了解 Mendelsohn 的技巧，讓您的下一次虛擬活動取得成功。

根據 Eventbrite 的 CMO，6 種虛擬活動最佳實踐

1. 確定你的聽眾。

當您與團隊坐下來組織虛擬活動時，您首先需要確定活動的對象——也稱為目標受眾。 您的目標受眾幾乎會影響您活動的方方面面，例如您選擇的演講者、您涵蓋的主題，甚至您舉辦活動的時間。

Mendelsohn 告訴我，“深入了解你想參加你的活動的人，並了解他們的挑戰和目標。 什麼會激發他們註冊？ 你提供什麼價值？ 您如何才能在虛擬環境中最好地實現這一目標？”

她補充說：“請記住，虛擬活動可以擴大您的受眾群體，使其超越面對面的身體限制，因此這是一個與新受眾建立聯繫的機會——甚至可能是全球性的。”

這是虛擬活動的主要好處之一：有機會接觸比其他方式更廣泛的受眾。 當然，在定義目標受眾時，您需要考慮哪些地區最適合您的活動。

例如，您的主題是否廣泛到足以覆蓋全球，或者為北美參與者舉辦一場會議，為南美或歐洲的特定地區舉辦另一場會議是否更好？ 或者，也許最好從一個城市的一小群人開始，然後從那裡擴展。

2. 制定您的活動策略。

在全球大流行期間，許多營銷人員急於將現場活動重新包裝成虛擬活動。 但實際上，虛擬事件需要完全不同的策略。 畢竟，媒介不同，技術不同，與會者互動的方式——你猜對了——也不同。

根據 Mendelsohn 的說法，一個全面的策略應該概述你的目標、預算和重要日子的行動計劃。

一個好的起點是回答“為什麼”或活動的目的。 在業務方面，您希望實現什麼目標？ 例如，您可能想要建立品牌知名度、增加收入或增加會員人數。 考慮與會者希望從您的活動中得到什麼也很重要。 這可能是網絡、教育、娛樂或三者的結合。

Mendelsohn 舉了 Eventbrite 的創建者之一的例子，即定制玻璃工作室UrbanGlass，該工作室舉辦了講師指導的玻璃工藝培訓。 在出勤率低於預期後，他們重新審視了他們的策略以了解原因。 他們意識到與會者正在尋求社區和合作機會。

通過試驗他們的虛擬小組課程以確保他們提供更好的社區和協作意識，UrbanGlass 最終取得了更大的成功。

3. 讓您的觀眾輕鬆互動和交流。

讓人們親自參與已經很困難，但一旦將活動轉移到網上，就必須與不必要的干擾競爭。

也就是說，您不必滿足於低參與度。 事實上，47% 的人更有可能在虛擬活動中提問，37% 的人更有可能在虛擬展台中與真實展台中的人交談。 關鍵是尋找人們互動的機會。

“創造觀眾參與的機會。 這可以是活動開始時的投票或脈搏檢查，中間的頭腦風暴，或者最後的問答環節，”門德爾松告訴我。

她繼續說道，“如果適合您的活動，請將參與者送到分組討論室。 人們更有可能參加較小的團體。”

如果您的活動有身體活動——例如瑜伽課或烹飪課——就更容易吸引觀眾。 但如果沒有，Mendelsohn 建議跳出框框思考：“鼓勵觀眾站起來、四處走動或參加集體活動會非常有趣和強大。”

4. 在活動之前、期間和之後宣傳您的活動。

無論您的活動是面對面的還是虛擬的，您仍然需要參與者——這意味著活動推廣。 根據 Mendelsohn 的說法，這應該發生在活動之前、期間和之後。

她說，“這可能需要付費或合作夥伴促銷、活動期間的社交媒體直播帖子，以及活動結束後的‘感謝’電子郵件。 確保利用您的網絡並請其他人傳播信息。”

事件品牌是促銷的另一個重要方面。 這可以是從您的徽標和標語到您的網站和宣傳材料的任何內容。 對 Mendelsohn 而言，一切都是為了打造強大的品牌並在整個項目中保持一致。

5. 安排技術排練。

虛擬事件依賴於技術——但技術並不總是可靠的。 這就是門德爾松推薦技術排練的原因。

她建議，“與你的演講者和工作人員一起主持練習——並製定一個後備計劃，以防意外發生。”

技術的另一個錯誤是假設您的與會者都精通技術。 實際上，人們對技術的舒適程度各不相同。

Mendelsohn 強調了這一點：“對於不經常參加在線活動的人來說，即使找到 Zoom 鏈接或知道輸入密碼也可能很棘手。”

為了應對這一挑戰，請考慮從與會者的角度對活動進行試運行。 單擊任何鏈接，在聊天中發送消息，然後啟動不同的會話。

此外，您可能會嘗試使用各種平台來根據人們的平台偏好來增加可訪問性。

例如，Mendelsohn 告訴我，“Eventbrite 的創建者之一，伯克利的 Eastwind Books，在引入虛擬編程時看到了這一挑戰。 他們的解決方案？ 在 Facebook Live 等多個平台上進行流媒體播放，然後在 YouTube 上存檔活動，這樣人們就可以通過他們喜歡的技術參加並在以後再次訪問。”

6. 表現謙虛，享受過程。

最後——玩得開心，如果事情沒有按計劃進行，願意表現出謙遜。

Mendelsohn 說：“在我們去年的 RECONVENE 峰會上，林肯公園動物園的 Victoria Luisi 說了一些讓我印象深刻的話：'虛擬現在是我們的遊樂場，可以嘗試我們以前無法嘗試的事情。' 這種方法可以擴展我們對虛擬事件的整體思考，對於吸引虛擬觀眾尤其具有指導意義。”

她補充道，“我們都處在這個不斷發展的虛擬/混合世界中。 當事情沒有按計劃進行時，擁抱那些輕浮的時刻，並將它們作為一種方式，讓你在鏡頭前更加人性化，並與觀眾建立融洽的關係。”

現在我們已經探索了一些最佳實踐，讓我們深入研究可以幫助您創建自己的虛擬會議的工具。

虛擬會議工具

1.合賓

Hopin 是一個用於規劃在線會議的一體化平台，提供從虛擬招待會到分組會議、主舞台和社交活動的一切服務。

網絡工具特別有用，你可以為每個與會者設置一個計時器，在進入下一個對話之前與另一個人交流幾分鐘（而且，如果對話進行得非常順利，他們可以點擊“連接”以接收聯繫其他與會者的信息稍後跟進）。

您的活動可以包括網絡研討會和現場直播，在線聊天功能使與會者可以實時提問。 此外，與會者可以使用虛擬展位來宣傳他們的產品或服務，並提供折扣。

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2.哇哦

自 2014 年以來，Whova 活動應用程序一直是與會者參與和社交方面的領導者。Whova 連續四年獲得活動技術獎的最佳活動應用程序獎和大眾選擇獎。

活動組織者可以使用 Whova 幫助在線活動在活動之前、期間和之後變得高度互動、有趣和富有成效。 該工具直接與 Zoom、Google Hangout、YouTube、Vimeo 等直播和視頻託管工具集成。它還提供現場問答、與會者網絡、討論板、會議匹配、虛擬展廳，甚至虛擬會議-UPS。

許多組織者在活動開始前提供對 Whova 應用程序的訪問權限，讓與會者以虛擬方式進行社交和討論各種主題，一對一或虛擬群組，讓每個人在活動開始時感覺聯繫更緊密。 每個與會者都有專業資料，使他們能夠找到與他們有共同興趣的其他人。 尤其是破冰機制和應用內聊天讓陌生人在個人層面上相互了解並與新老朋友交流變得有趣。

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3.加速事件

Accelevents 是一個可定制且靈活的活動平台，用於運行虛擬、混合和麵對面會議。它是一個強大的平台，提供強大的註冊、真正的白標、集成的直播、深入的分析以及眾多的參展商和讚助商機會。儘管該平台很直觀，但他們仍然非常重視支持，平均響應時間不到 30 秒。

他們以提供強大的與會者參與度的網絡工具套件而聞名。 網絡工具包括休息室、研討會、1:1 與會者視頻、自動速度網絡和現場與會者聊天。

此外，參展商和讚助商能夠定制自己的展位，並與參觀其展位的潛在客戶進行視頻聊天。 內置的遊戲化和推送通知工具是推動整個活動進一步參與的好方法。 他們還可以在整個平台上展示的橫幅上做廣告，並可以輕鬆訪問潛在客戶管理和有洞察力的參展商分析。

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虛擬會議的例子

遊戲開發者大會

2022 年遊戲開發者大會 (GDC) 將其面對面的會議改為在 GDC Twitch 頻道上播放錄製的版本。 會議仍將舉行獨立遊戲節 (IGF) 和遊戲開發者選擇獎 (GDCA) 的頒獎典禮，並將於太平洋時間 3 月 16 日至 20 日每天上午 9 點開始播放會議內容。

GDC 在他們的網站上發布了一個組織良好的行程，由遊戲行業的影響者和專家主持的分組會議。

此外，如果您以後有興趣觀看，您可以暫停直播會話，並且 GDC 在屏幕左側包含“推薦頻道”和人數。 一些會議吸引了超過 30,000 名觀眾，可以肯定地說 GDC 已經成功推出了他們最初面對面活動的虛擬版本。

2. HubSpot 合作夥伴日

2020 年 4 月 7 日至 8 日，HubSpot 推出了自己的虛擬合作夥伴日。 合作夥伴團隊使用了流行的視頻會議工具 Zoom，並向每位演示者發送了帶有麥克風、攝像頭、燈光和背景幕的“視頻套件”，以便與會者可以從當天的每一位虛擬演講者那裡體驗到最佳的觀看體驗。 此外，與會者還使用 Zoom 與其他合作夥伴建立聯繫。

我與 HubSpot 合作夥伴營銷團隊的經理 Arden Brust 進行了交談，以了解您在規劃自己的虛擬體驗時可能遇到的一些挑戰。

Brust 告訴我：“在計劃在線活動時，保持靈活和開放的心態至關重要。 對於虛擬活動，您會面臨技術問題的風險，以及如果您讓每個人都親自參加的情況下可能不會考慮的日程安排問題（包括時區問題）。 為了解決這個問題，請繼續與您的團隊一起迭代併計劃調整——不要過於執著於計劃 A，以至於您沒有考慮計劃 B 可能如何更好地發揮作用。”

3. 我是如何構建它的，由產品中的女性撰寫

借助 Run The World 虛擬會議工具，非營利組織 Women In Product 於 2020 年 3 月 7 日至 8 日發起了一場完全虛擬的活動。Women In Product 會議的參與者來自中國、印度、加拿大和矽谷。

會議邀請了 10 位成功打造產品的演講者——包括 GoDaddy 的產品總監、PayPal 產品負責人和 Ebay 的高級產品經理。 虛擬活動包括爐邊聊天、主旨演講和社交活動，使女性能夠了解產品在不同市場推出的挑戰和成功。

4.網絡研討會精通峰會

喬恩·舒馬赫 (Jon Schumacher) 在發起網絡研討會精通峰會 (Webinar Mastery Summit) 時曾舉辦過一段時間的在線網絡研討會，但收效甚微，這是一個面向希望提高網絡研討會技能的人的虛擬會議。

他的第一次虛擬峰會有 25 位專家參加，並通過他的 All-Access Pass 銷售產生了 7,000 個新的電子郵件訂閱者和超過 55,000 美元的收入。 通過 All-Access，他的參與者可以終生訪問 17 個專家視頻會議、所有會議的完整 MP3 錄音、三個月的課程創建軟件，以及訪問私人社區的額外網絡。

最終，通過虛擬會議，即使在最初的現場發布之後，您也可以為未來的潛在客戶生成和銷售創建錄製的打包內容——這是面對面的會議，儘管它具有所有網絡優勢，但無法做到這一點。

5. HubSpot 用戶組 (HUG)

負責 HubSpot 用戶組和活動的 HubSpot 營銷經理 Meghann Keogh 曾遇到過一些情況，她發現有必要取消現場活動並創建虛擬活動。 Keogh 告訴我她在舊金山、紐約、柏林、倫敦、赫爾辛基、巴黎、波哥大和墨西哥城舉辦了虛擬 HUGs 活動。

此外，她還創建了虛擬爐邊聊天，包括即將與首席執行官兼聯合創始人 Brian Halligan 和銷售副總裁兼 EMEA 董事總經理 Christian Kinnear 進行的聊天。

當被問及如何舉辦一場成功的虛擬活動時，基奧告訴我——“無論是面對面的還是虛擬的，人們都渴望建立聯繫。 到目前為止，我們收到的反饋非常積極。 連接的不僅僅是城市，還有國家。”

“到目前為止，是什麼讓我們的虛擬活動取得了成功？ 我們出色的演講者啟發、教育和創新了我們的 HUG 社區。”

Keogh 補充說：“我們致力於為我們的 HUG 帶來相關內容，無論是面對面的還是虛擬的。 我們希望確保我們的社區仍然有機會相互交流，我們致力於實現這一目標。”