如何寫備忘錄 [範本和範例]

備忘錄（也稱為備忘錄或「提醒」）用於組織內有關程序或官方業務的內部溝通。

與電子郵件不同，備忘錄是您發送給一大群員工的訊息，例如您的整個部門或公司的每個人。 您可能需要撰寫一份備忘錄來通知員工即將發生的事件或廣播內部變更。

如果您需要告知員工正式的內部事務，我們將向您展示如何撰寫備忘錄以更好地傳達您的訊息。 但在我們詳細分析之前，讓我們先談談備忘錄的許多用途。

共享備忘錄是為了讓讀者了解新訊息，並為不同的社區和企業提供應用程式。

社區可以使用備忘錄向社區內的人們介紹公共安全準則、宣傳各種活動、提高對影響他們生活的主題的認識。

企業可以使用備忘錄來傳達涉及新更新的政策、程序變更的訊息，或說服員工採取行動，例如參加即將舉行的會議、大會或組織里程碑的慶祝活動。

接下來，我們將引導您撰寫自己的備忘錄。

您可以透過幾個簡短的步驟來整理一份備忘錄。 所有備忘錄應包括以下內容：

1. 寫一個標題。

無論您寫什麼類型的備忘錄，都需要包含標題。 此部分應包括備忘錄的對象（無論是個人或部門）、日期、備忘錄的寄件者以及主題行。

您的主題行應該簡短、引人注目，並讓讀者大致了解備忘錄的內容。

2.寫簡介。

您的介紹應該用兩到三句話總結備忘錄的目的。 它應該突出顯示問題以及您決定繼續推進的解決方案。

3. 提供問題的背景。

在本節中，解釋備忘錄背後的原因。 例如，可能是預算變化、公司重組或新程序的推出。 此解釋應為正在實施的變更提供理由。

4. 概述行動項目和時間表（可選）。

根據備忘錄的目的，您可能需要讓員工完成操作項目或提供發生變更的時間表。 例如，他們可能需要在特定期限內完成任務或提供資訊。 本節應包括以下內容：

• 員工何時可以預期變革生效
• 已經發生了哪些變化以及未來的預期
• 他們需要遵守的最後期限

如果不需要代表員工採取任何操作，您可以省略此部分。

5. 附上結案陳詞。

您的結束語將包括您想要強調的任何訊息。 讀者如有問題應聯絡哪些具體聯絡人？ 如果是這樣，請將它們包含在這裡。

6. 發送前審核併校對。

此步驟可能看起來很簡單，但在發送之前檢查您的文件非常重要。 備忘錄旨在告知讀者即將發生的變化並傳遞重要訊息。 您不想冒因拼字錯誤或誤述而造成混亂的風險。

要開始製作自己的業務備忘錄，這裡有一個易於遵循的業務備忘錄模板，其中包含如何使用它們來滿足不同需求的範例作為指導。

業務備忘錄模板

備忘錄

到：

從：

日期：

主題：

我寫信是為了通知您[寫備忘錄的原因]。

隨著我們公司的不斷發展…[支持你的開頭段落的證據或理由]。

請讓我知道，如果你有任何問題。 同時，感謝您在[官方商業資訊]發生時的合作。

業務備忘錄範本格式

業務備忘錄範本格式旨在有效地傳達您的訊息。 備忘錄應該以易於大量員工理解的方式傳播必要的訊息。

準確的主題行將提醒他們該備忘錄與他們具體相關。 從執行摘要開始，收件人可以在深入了解細節之前先了解整體資訊。 背景資訊提供了訊息的上下文，概述和時間表應該回答可能出現的問題。

標題：

在標題中，您需要清楚地標記您的內容“備忘錄”，以便您的讀者確切地知道他們收到的內容。 如前所述，您需要包含「收件者」、「寄件者」、「日期」和「主題」。 此資訊與提供內容相關，例如您要向誰講話以及原因。

第一段：

在第一段中，您需要快速且清楚地說明備忘錄的目的。 您可以用「我寫信是為了通知您…」或「我寫信是為了請求…」來開始您的句子。 備忘錄應該要簡短、清晰、切題。 您需要預先提供最關鍵的訊息，然後利用後續段落作為深入了解更多細節的機會。

第二段：

在第二段中，您需要提供上下文或支持證據。 例如，假設您的備忘錄正在通知公司內部重整。 如果是這種情況，第二段應該這樣說：「隨著我們公司的不斷發展，我們決定將我們的影片製作團隊與內容團隊分開更有意義。 這樣，這些團隊就可以更加專注於他們的個人目標。”

第三段：

在第三段中，您需要包含對每位員工的具體要求 - 如果您計劃團隊外出，則可以在此處添加“請回复飲食限制”或“請通過電子郵件向我發送問題。”

相反，如果您向工作人員通報大樓即將施工，您可能會說：“非常感謝您在此期間的合作。” 即使您沒有期望員工採取任何具體行動，包括您希望他們如何處理新聞以及您是否希望他們根據備忘錄做一些事情也會很有幫助。

可下載的備忘錄模板

想要查看上述備忘錄格式的最終形式嗎？ 下載 HubSpot 的免費商業備忘錄模板，如下圖所示。 該文件為您提供了一個框架，可以將備忘錄分類為子主題，以幫助員工更好地消化資訊並了解閱讀後對他們的期望。

下載此模板

備忘錄範例

不同的行業或情況所需的備忘錄略有不同。 某些內容需要更長或更短，其他內容可能沒有時間表，還有一些內容需要廣泛的背景資訊。 您的備忘錄的格式應該更改以適應您希望員工收到的訊息。

啟動延遲備忘錄

本備忘錄的目的是宣布產品的推出將被推遲。 簡介包括新日期，因此不需要時間表或長概述。 本備忘錄的這種格式可以應用於其他正在發生簡單但重要的變更的情況。

我們喜歡什麼：發布備忘錄為讀者提供了產品發布延遲背後的見解，這可以減輕客戶或員工在不知情的情況下可能感到的一些挫折感。

其他日期變更、促銷、里程碑或產品公告也可以使用此格式。

建築更新備忘錄

企業的後勤方面涉及您的員工，但不一定涉及他們的工作。 本備忘錄描述了辦公室廚房改造的一個例子。 這有點不便，但不是很大。

我們喜歡什麼：這份備忘錄展示了企業對翻修可能對員工產生的影響的理解，並表現出對他們需求的尊重和考慮。

這種備忘錄格式可以應用於其他建築更新、在家工作日或其他廣泛但次要的公告。

社區備忘錄

慶祝活動、活動、主題日或其他有趣的事情也可以透過備忘錄傳達給您的員工。 像本範例這樣的社區備忘錄通常較短，因為它們不需要太多背景資訊或細節。

我們喜歡什麼：這份備忘錄明確說明了在哪裡可以找到正在舉辦的活動，如果只包含樓層號碼，效果會不太好。

這種性質的備忘錄至少應包括摘要、日期和地點。

說服備忘錄

說服備忘錄用於鼓勵讀者針對事件或主張採取行動，例如投票或請願。

我們喜歡什麼：這份說服備忘錄優先向讀者提供訊息，讓他們自己學習並根據他們的發現做出決定。

說服備忘錄的主要組成部分應包括對手頭任務的概述、了解更多資訊的背景以及強調讀者可能產生的影響的號召性用語。

將你的備忘錄寫成要點

備忘錄和電子郵件之間的主要差異不在於複雜程度，而在於受眾的規模。 備忘錄可以簡單也可以複雜，只要它能有效地傳達您的訊息並且與接收的員工群體相關即可。 無論您使用哪種備忘錄格式，訊息本身都應該清晰簡潔。

編者註：這篇文章最初發表於 2018 年 10 月，為了全面性已進行了更新。