如何寫備忘錄 [模板和示例]

備忘錄（也稱為備忘錄或“提醒”）用於組織內有關程序或公務的內部溝通。

與電子郵件不同，備忘錄是您發送給一大群員工的消息，例如您的整個部門或公司的每個人。 你可能需要寫一份備忘錄來通知員工即將發生的事件或廣播內部變化。

如果您需要將官方內部事務通知您的員工，我們將向您展示如何編寫備忘錄以更好地傳達您的信息。 但在我們分解它之前，讓我們談談備忘錄的許多用途。

共享備忘錄是為了讓讀者了解新信息，並為不同的社區和企業提供應用程序。

社區可以使用備忘錄向社區內的人們介紹公共安全指南，宣傳各種活動，提高對影響他們生活的主題的認識。

企業可以使用備忘錄來傳達涉及最新更新的政策、程序變更的信息，或說服員工採取行動，例如參加即將舉行的會議、大會或組織里程碑的慶祝活動。

接下來，我們將引導您編寫自己的備忘錄。

您可以通過幾個簡短的步驟整理一份備忘錄。 所有備忘錄應包括以下內容：

1.寫標題。

無論您寫的是哪種備忘錄，都需要包含一個標題。 此部分應包括備忘錄的對象（個人或部門）、日期、備忘錄的來源以及主題行。

您的主題行應該簡短、引人注目，並讓讀者大致了解備忘錄的內容。

2.寫介紹。

你的介紹應該用兩到三句話總結你的備忘錄的目的。 它應該突出問題或問題以及您決定繼續推進的解決方案。

3. 提供問題的背景。

在本節中，解釋備忘錄背後的原因。 例如，它可能是預算變更、公司重組或新程序的推出。 該解釋應為正在實施的更改提供理由。

4. 概述行動項目和時間表（可選）。

根據備忘錄的目的，您可能需要員工完成行動項目或提供變更發生的時間表。 例如，他們可能需要在某個截止日期前完成一項任務或提供信息。 本節應包括以下內容：

• 員工何時可以預期變更生效
• 已經進行了哪些更改以及將來會發生什麼
• 他們需要遵守的最後期限

如果不需要代表員工採取任何行動，您可以省略此部分。

5. 附上結束語。

您的結語將包含您想要強調的任何信息。 讀者是否應該聯繫任何特定的聯繫人來解決問題？ 如果是這樣，請將它們包括在這裡。

6. 發送前審核校對。

這一步似乎很簡單，但在發送之前檢查您的文件很重要。 備忘錄旨在通知讀者即將發生的變化並傳遞重要信息。 您不想冒因拼寫錯誤或錯誤陳述而引起混淆的風險。

要開始製作您自己的業務備忘錄，這裡有一個易於遵循的業務備忘錄模板，其中包含如何使用它們來滿足不同需求的示例作為指導。

商務備忘錄模板

備忘錄

至：

從：

日期：

主題：

我寫信是為了通知你[寫備忘錄的原因]。

隨著我們公司的不斷發展……[支持您開頭段落的證據或理由]。

請讓我知道，如果你有任何問題。 同時，感謝您在[官方商業信息]發佈時的合作。

商務備忘錄模板格式

商務備忘錄模板格式旨在有效地傳達您的信息。 備忘錄應該以一種易於大量員工消化的方式傳播必要的信息。

準確的主題行將提醒他們這份備忘錄與他們特別相關。 從執行摘要開始，收件人可以在深入了解細節之前了解一般信息。 背景信息為消息提供上下文，概述和時間表應回答可能出現的問題。

標頭：

在您的標題中，您需要清楚地標記您的內容“備忘錄”，以便您的讀者確切地知道他們收到的是什麼。 如前所述，您需要包括“TO”、“FROM”、“DATE”和“SUBJECT”。 此信息與提供內容相關，例如您要與誰聯繫以及原因。

第一段：

在第一段中，您需要快速清楚地說明備忘錄的目的。 你可以用這樣的短語開始你的句子，“我寫信是為了通知你……”或“我寫信是為了請求……”。 備忘錄應該簡短、清晰、切題。 您需要預先提供最關鍵的信息，然後使用後續段落作為深入了解更多細節的機會。

第二段：

在第二段中，您需要提供背景或支持證據。 例如，假設您的備忘錄通知公司內部重組。 如果是這種情況，第二段應該這樣說：“隨著我們公司的不斷發展，我們決定將視頻製作團隊與內容團隊分開更有意義。 這樣，這些團隊就可以更專注於他們的個人目標。”

第三段：

在第三段中，您需要包括您對每位員工的具體要求——如果您計劃團隊出遊，這就是您要包括的空間，“請回复飲食限制”或“請給我發電子郵件問題。”

相反，如果您要通知員工大樓即將施工，您可能會說：“在此期間感謝您的合作。” 即使您沒有期望員工採取任何具體行動，包括您希望他們如何處理新聞以及您是否希望他們對備忘錄做出回應也是有幫助的。

可下載的備忘錄模板

想以最終形式查看上述備忘錄格式嗎？ 下載 HubSpot 的免費商務備忘錄模板，如下所示。 該文檔為您提供了一個框架，可以將您的備忘錄分類為子主題，以幫助員工更好地消化信息並在閱讀後理解對他們的期望。

下載此模板

備忘錄示例

不同的行業或情況需要略有不同的備忘錄。 有些需要更長或更短，有些可能沒有時間表，有些則需要大量背景信息。 你的備忘錄的格式應該改變以適應你希望你的員工收到的信息。

啟動延遲備忘錄

這份備忘錄的目的是宣布產品的發布將被推遲。 介紹包括新日期，因此不需要時間表或長篇概述。 本備忘錄的這種格式可以應用於發生簡單但重要的變化的其他情況。

我們喜歡什麼：發布備忘錄為讀者提供了產品發布延遲背後的洞察力，這可以減輕客戶或員工在不知情的情況下可能會感到的一些挫敗感。

其他日期更改、促銷、里程碑或產品公告也可以使用此格式。

建築更新備忘錄

企業的後勤方面與您的員工有關，但不一定涉及他們的工作。 本備忘錄描述了辦公室廚房改造的示例。 這有點不便，但不是很大的一個。

我們喜歡什麼：這份備忘錄展示了企業對裝修可能對員工產生的影響的理解，並表現出對他們需求的尊重和考慮。

這種備忘錄格式可以應用於其他建築更新、在家工作日或其他廣泛但次要的公告。

社區備忘錄

員工的慶祝活動、活動、主題日或其他有趣的事情也可以通過備忘錄進行傳達。 像這個例子這樣的社區備忘錄通常比較短，因為它們不需要太多的背景信息或細節。

我們喜歡什麼：這份備忘錄清楚地說明了在哪裡可以找到活動發生的地方，如果它只包括樓層數，那將是不太有效的。

這種性質的備忘錄至少應包括摘要、日期和地點。

說服備忘錄

說服備忘錄用於鼓勵讀者對事件或提議採取行動，例如投票或請願。

我們喜歡什麼：這份說服備忘錄優先為讀者提供信息，讓他們自己學習並根據他們的發現做出決定。

說服備忘錄的主要組成部分應包括手頭任務的概述、了解更多相關信息的背景，以及強調讀者可能產生的影響的行動號召。

把你的備忘錄寫到重點

備忘錄和電子郵件之間的主要區別不在於復雜程度，而在於受眾的規模。 備忘錄可以簡單也可以復雜，只要它能有效地傳達您的信息並且與接收的員工群體相關即可。 無論您使用哪種備忘錄格式，消息本身都應該清晰簡潔。

編者註：這篇文章最初發表於 2018 年 10 月，為了全面性已經更新。