如何編寫有效的溝通計劃 [+ 模板]

還記得“Tide Pod Challenge”嗎？ 2018 年初青少年拍攝自己服用洗衣粉的那個可怕時刻？

雖然新年的開局很有趣（儘管很危險），但這種小小的聲名狼藉卻給相關洗滌劑品牌 Tide 帶來了公關混亂，其危機溝通團隊必須弄清楚如何應對美國青少年吞下有毒物質產品。 Tide 的母公司 Procter & Gamble 反應迅速，這在很大程度上要歸功於他們的溝通計劃。

在這篇文章中，您將學習如何制定有效的溝通計劃，讓您和您的公司為任何情況做好準備。

溝通計劃可以幫助您闡明產品發布或新計劃的目的，並正式確定您要向目標受眾傳遞的信息。

此外，如果之前的營銷信息或業務決策損害了您在內部利益相關者或客戶中的聲譽，那麼溝通計劃可以在危機時期為您的企業提供幫助。

如果公司沒有溝通計劃，當災難來臨時他們將措手不及。 您的公司可能不太可能會發現青少年為了在網絡上出名而吃您的產品，但也不太可能您永遠不會發現自己需要一個程序來有效地處理困難的情況。

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這是工具包中提供的模板的一部分。 對於這個特定的模板，組織分為階段、階段描述以及需要完成該操作的人員。

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現在我們已經了解了溝通計劃的作用，接下來讓我們學習如何編寫有效的溝通計劃。

1. 對您當前的通訊材料進行審核。

在坐下來製定您的計劃之前，您需要先決定它適合您的業務的哪些方面。 因此，完成“工會狀況”或對公司內部當前溝通氛圍的審計非常重要。 這可以幫助您識別任何問題區域。

例如，假設您需要為新產品發布製定溝通計劃。 要製定您的計劃，您首先需要執行審核以找出您當前營銷方法中的差距。

執行審核後，您可能會發現您的營銷材料存在重大差距，您很少在其中討論與您的新產品非常吻合的主題。 您需要確保將此主題納入您的溝通計劃。

要進行審核，您需要仔細收集和解釋有關您當前營銷計劃績效的數據，並根據這些結果制定前進的道路。 此外，您可以考慮舉辦焦點小組會議或向您的聽眾發送調查，以找出您當前的溝通材料中的差距。

當然，在進行審核時，您需要牢記溝通計劃的目標。 在上面的示例中，只有當您的目標是推動潛在客戶和轉化為與該主題相符的產品時，注意到您缺少某個主題的材料才有意義。

例如，如果您要推出一種新的電子郵件營銷工具，並且發現您在 Google Ads 上缺少內容，那麼這可能不是您的溝通計劃的相關信息。 但是，如果您缺少有關電子郵件營銷最佳實踐的內容，那麼您可以使用這些重要信息來適當地定制您的通信計劃。

2. 根據審核結果為您的溝通計劃設定 SMART 目標。

審核後，您需要根據結果中的數據制定一些目標。 你想通過這個計劃達到什麼目的？

如有疑問，請記住您的目標應該是明智的：具體的、可衡量的、可實現的、相關的和基於時間的。

例如，如果一家小型機構正在為其客戶編寫溝通計劃，他們可能會按照以下思路編寫目標：“我們計劃在一個季度內為客戶增加 25% 的求職申請。”

或者，您的人力資源團隊可能需要編寫一份溝通計劃，為不想成為管理者的個人貢獻者設計一個新的增長矩陣。

如果是這種情況，您的人力資源團隊將需要確定他們希望通過計劃實現的具體目標，即使結果不太可量化——例如，他們的目標可能是“將員工保留率提高 10% 以上明年”甚至“提高員工滿意度，正如他們下一個 NPS 分數所表明的那樣。” 他們需要向利益相關者推銷這些目標，以獲得領導層的支持。

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3. 確定您計劃向其提供溝通計劃的受眾。

良好的溝通始於了解和理解您的聽眾。 在這種情況下，如果危機溝通計劃是針對利益相關者的，那麼您要為哪些利益相關者編寫？ 利益相關者的例子包括員工、投資者、客戶、地方政府官員或媒體機構。

如果您正在為媒體機構撰稿，那麼詳細說明您的目標的新聞稿對於該受眾來說是個好主意。 應該有一個流程來確定誰將與媒體機構交談，他們將說些什麼的大綱，以及製定的行動計劃。

或者，如果您的受眾是您的員工，您可能希望創建一份最新的內部文檔供員工參考，以及內部 DRI 的聯繫信息（如果他們有後續問題）。

4. 概述並編寫您的計劃，牢記您的聽眾。

當您準備好概述和編寫您的計劃時，最簡單的方法可能是您從表格或圖表開始，以確定您需要宣傳的消息、您將這些消息定位到誰以及在哪個或哪些渠道上。

一旦你創建了一個大綱，你將如何構建你的溝通計劃（隨意將這些部分複製到你自己的計劃的目錄中）：

• 目的（此溝通計劃的目的是什麼）
• 升級框架（包括“第一道防線”和“更大的響應團隊”）
• 每個員工的角色和責任
• 該做什麼和不該做什麼
• 如何維持有效的應對計劃

（如果您在編寫溝通計劃時需要幫助，請下載我們免費的隨時可用的溝通計劃模板。）

在編寫溝通計劃時，與利益相關者的團體或代表合作以提高準確性。 策略應該解決目標或潛在風險。

例如，如果您在一家旨在推廣客戶產品的機構工作，風險可能是在沒有保証投資回報率的情況下花錢購買付費廣告。 為了解決該風險，該機構應詳細說明不同的步驟，以確保廣告在公開之前有效。

5. 確定您需要傳遞消息的渠道。

您選擇與聽眾交流的渠道取決於您的信息，以及您希望將該信息傳遞給誰。 例如，如果您正在為內部員工製定溝通計劃，您可能會在公司範圍內的電子郵件中發送您的溝通計劃，或者使用面對面的團隊會議來傳達您的信息。

或者，如果您要與客戶溝通，您可能會確定最好通過電子郵件通訊或新聞稿進行溝通。

當然，您選擇的渠道將取決於您的目標，但是在您編寫溝通計劃時牢記您的分發方法很重要。

6. 決定哪些團隊成員負責傳遞信息。

一旦你確定了你將傳遞你的溝通計劃的受眾和渠道，就可以計算出用於傳遞消息的 DRI。

例如，如果您的人力資源團隊正在向領導層推銷一個新的增長矩陣，您可能會要求您的人力資源總監在第一次會議上進行初步推介。 一旦領導層就職，您可能會要求每位人力資源代表為每個內部團隊提供一次培訓課程，以確保每位員工都了解內部正在發生的變化以及原因。

7. 估計每個步驟需要多長時間的時間表。

您應該大致估計執行策略的每個步驟將花費多少時間。 例如，如果您的計劃需要從上級下達至員工，那麼最好考慮通過指揮鏈需要多長時間。 推斷媒體週期將持續多長時間也很聰明。

例如，對於廣告活動中的一個小失誤，廣告公司可能估計控制該問題的周期將需要一個月——包括與客戶、利益相關者和員工會面以討論前進的步驟。

8. 在向利益相關者展示後衡量計劃的結果，並確定成功之處和需要改進的地方。

總有改進的餘地。 在向利益相關者展示計劃後衡量計劃的結果，並確定進展順利的方面以及下次需要改進的地方。

例如，廣告代理可能無法實現其在一個季度內將潛在申請增加 25% 的目標。 他們可能會重新制定目標以給自己更多時間或調整季度重點以適應這些目標。

或者，如果您注意到溝通計劃中的某些語言引起了內部利益相關者的一定程度的壓力或恐懼，請考慮下次如何重新措辭以確保您的溝通計劃感覺有幫助、有益和積極。

制定溝通計劃的某些方面可以是“選擇你自己的冒險”之旅。 關鍵是在有效溝通至關重要的時候選擇最能反映您的業務需求的方面。 你的利益相關者需要知道什麼，你將如何最好地傳達這些信息？

溝通計劃可能會變得棘手，但編寫一個有效的計劃將以其持久性證明自己。 以下溝通計劃包括對您要回應的利益相關者的分析以及這些溝通中包含的內容的程序。

1. 戰略溝通計劃

Bright Hub Project Management 的溝通計劃解釋了在其組織內進行溝通的方式、時間和原因。

這個例子很棒，因為它詳細說明了溝通經理如何編寫危機計劃，並承認有時忙碌的營銷人員或項目經理會承擔此責任。

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2. 項目溝通計劃

以下是 Simplicable 的計費升級項目示例。 該溝通計劃列出了項目所需的所有重要會議和文件。 如您所見，它還包括必要的部分，包括受眾、目標、格式和 DRI。

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3. 營銷傳播計劃

營銷傳播計劃對於與目標市場進行溝通至關重要，尤其是在推出新產品或計劃時。 Smartsheet 中的這個示例允許您為客戶、銷售前景、媒體合作夥伴、內部利益相關者和事件規劃營銷傳播策略。

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4. 企業傳播計劃

公司溝通計劃概述了組織如何進行內部和外部溝通。 Smartsheet 中的這個示例是一個九步路線圖，其中包括用於任務說明、執行摘要、情況分析、關鍵信息等的空間。

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5. 危機溝通計劃

下面的這份溝通清單由 Prezly 提供，從頭到尾對危機計劃的細節進行了很好的概述。 在起草危機管理策略時，它可以作為有效的指南。

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溝通規劃技巧

溝通計劃可能很棘手，因此請牢記以下一些額外提示，以幫助您的計劃大放異彩：在描述處理危機的程序時，包括情況涉及的人。 這讓利益相關者可以設想決策過程。

此外，如果您隸屬於一家擁有廣泛利益相關者名單的大公司，則可以為您的計划划分目標受眾。

例如，也許您的聽眾不僅僅是“消費者”。 拆分利益相關者群體以獲得更容易理解和更獨特的解決方案。

最終，您的溝通計劃需要向參與業務決策、產品發布或公關危機的每個人提供清晰簡潔的必要信息。 使用上述策略以及我們的溝通計劃模板，以確保您的溝通計劃盡可能有效。

編者按：這篇文章最初發表於 2019 年 9 月，為了全面性已經更新。