如何在 16 個快速步驟中編寫出色的電子郵件

你想成為一個更自信、更成功的企業家嗎？ 停止發送平庸的電子郵件。

“第一印像很重要”這句話在電子郵件世界中比以往任何時候都更加真實。

如果您看到一大堆文字或拼寫錯誤的術語，無論這封電子郵件是由 c 級主管、家庭成員還是銷售故事的營銷人員發送的，您都可能會反彈或註意力不集中。

糟糕的電子郵件禮儀可能會破壞與客戶、同事和合作夥伴的關係。

由於我自己的電子郵件有缺陷而無法溝通，然後通過這個頻繁的問題指導其他作者和客戶，我允許以下原則來驅動清晰和有意識的電子郵件。

以下是關於如何停止發送無聊電子郵件的 16 條建議。 獨一無二。

1. 首先，不要使用古怪的電子郵件地址。

使用真實的名字而不是愚蠢的名字，這看起來很專業。

對於個人電子郵件，以下公式始終有效：名字和姓氏的首字母或全名，例如 [email protected] 或 [email protected]

為團隊使用的其他電子郵件使用更通用的名稱，例如訪問客戶網站或績效數據，例如 [電子郵件保護]、[電子郵件保護] 等。

2.有用的主題行

不要迴避。 主題行的兩個主要方面是電子郵件的內容和需要採取的行動。 這簡化了事情並消除了任何誤解。

此公式還有助於在搜索時發現電子郵件。

您還可以通過在主題行開頭使用方括號和圓括號來影響主題行開頭。 使用它們來設置電子郵件部分的語氣和大寫，同時保留句子的其餘部分大寫。 作為團隊成員的示例，請考慮以下內容：

[需要編輯] XXX代筆文章需要最終修改。

這是客戶端的示例：

[需要採取行動] 代寫有關電子郵件禮儀的文章需要獲得批准。

3. 回复時，換個話題。

回復電子郵件時，請務必編輯主題行以清晰明了。

這是一個快速的方法來完成它：

[James 的反應] Re: 你收到更新的 SEO 報告了嗎？

4. 每個主題一個主題

這是一條牢不可破的清晰法則。 回復電子郵件時，只討論討論的主要主題。

這使得事情變得不那麼複雜，並且在掃描電子郵件線程時更容易識別答案（這就是為什麼總是需要一個明確的主題行來指示相關主題和操作）。

5. 你好……問候：向收件人致辭

首先，始終按姓名稱呼對方。 不要簡單地開始說話。 這表明您沒有時間和他們不在乎（儘管電子郵件應該簡短而切題）。

禁止使用俚語或街頭詞彙，例如“嘿”。

想想你會如何稱呼一位受人尊敬的退伍軍人或一位 100 歲的老太太。 誠實但直截了當。

前三名如下：

1. 你好（姓名）
2. 早上好（姓名）
3. 晚上好（姓名）

告別時，使用相同的程序。

前三名分別是：

1. 最好的
2. 感謝您的時間
3. 向前

6. 個性化您的簽名，幫助您和您的公司脫穎而出。

始終擁有個性化簽名，其中至少包括以下內容：

• 全名
• 標題
• 電話號碼
• 該公司的標誌與其網站相連。
• 社交媒體鏈接

此外，如果您經常在第三方出版物上撰稿、出版一本書或在知名媒體頻道上亮相，請在您的簽名中提供以下信息：閱讀我最近的一本書“標題”； 閱讀我最近的企業家文章； 等等。

7. 用簡短的段落格式化並觀看有趣的視頻

你有沒有收到過一封很長的郵件？ 這段文字看起來很難，你會失去注意力。

讓你的段落更短。 只有一兩句。

此外，請保持您的短語簡潔明了。 這使您的信息能夠迅速而清晰地傳達給讀者。

此外，避免使用感嘆號或表情符號。

8. 永遠不要創作情緒化的作品。

不要在情緒高漲時撰寫電子郵件，尤其是當情緒令人討厭或緊張時。 如果有任何重要的事情，比如客戶發來的關於錯過最後期限的緊急電子郵件，請花點時間喘口氣。 快速漫步。 拿出一本書。 做任何事，但擔心一會兒回答。

然後，當您精神煥發時，做出反應，或者如果您正在與需要高度緊急響應的人打交道，請說您會盡快回复他們。 然後給自己一個心理休息。

這也是繪圖員的才華。 將它們用於最重要的電子郵件，然後繼續閱讀它們。 第二天，你很可能會改變你想說什麼的想法，你的信息會更好，更有吸引力。

9. 盡快回复

響應時間因緊急程度而異。

如果您知道您需要額外的時間來回复，請在 24 小時內寫一份快速回复，解釋為什麼以及他們應該預期回復回复的確切日期：

帕姆在這裡。
我希望一切都很好。 讓我進一步調查此事，並在星期五之前回复您。

10. 不要在周末或非工作時間發送或回復電子郵件。

除非這是你的工作要求。 這裡有一些例子：

這向潛在客戶表明你很絕望。

這向客戶或您的團隊表明您很擔心，這表明時間管理不善。

這表明了工作狂，這與缺乏注意力相得益彰。

您還將教育人們相信您一直在“在線”，即使您不在，他們也會開始期待您的回复。 而且，如果真的是緊急情況，例如客戶網站關閉或客戶/團隊成員發生可怕的事情、短信或電話。

11. 了解您的時區。

了解您正在發送電子郵件的人的時區。 同樣，這表明您花費了額外的時間來學習某些東西，這表明您很關心。

考慮在以色列的一位客戶開始新的一天並且您即將上床睡覺時收到一封電子郵件，上面寫著“早上好”。 這再次表明他們缺乏專注力。

12. 提供收件人的電子郵件地址。

您不小心按了多少次發送按鈕？ 一些系統，例如 Google Gmail，包括一個用於傳輸的緩衝區，但不是全部。 撤回未完成或未經編輯的電子郵件時，這可能會阻止您看起來自命不凡。

13. 留意你的反應。

電子郵件廣泛可用。 在單擊發送按鈕之前，請務必仔細檢查您的收件人信息。 您可能對一個人說話與另一個人不同，並且信息可能會變得混亂（或者如果存在消極情緒，您會遇到麻煩）。

另外，請記住，其他人可能只會對您做出反應。 在將同一封電子郵件發送給多個人之前，請記住這一點。

14. 不要使用“對不起”這個詞。

“抱歉耽擱了”是最糟糕的。 這傳達了您雜亂無章的信息。 相反，請說“請原諒延遲”。 沒有必要進入細節。

另一種明智的做法是避免使用“對不起”這個詞。 這個詞表明了弱點。 你不想表現得很虛弱。 曾經。

15.與讀者互動

減少你對“我”的使用，並直接與接收者交談。 對於客戶來說尤其如此。

始終直接與接收者聯繫，並儘可能多地省略“我”。

16. 負數應轉化為正數

詞語在有意識和潛意識層面都有意義。 避免使用諸如“我不能”、“我的公司希望它可以”和“如果我能”這樣的短語。”

這些是幾個級別的負面評論，可能會減損您的整體正面信息。 這些類型的交互，在沒有深入研究神經生物學的情況下，為您和您的客戶建立了糟糕的編程。 而且這些動作重複得越多，就越會成為一種習慣。

利用積極因素。 用罐頭代替罐頭來創造更積極的對話。 與其說“我的公司希望它能產生更及時的結果”，不如說“我的公司希望它能產生更及時的結果”。 “當我們專注於您的需求時，我的公司會提供更及時的工作……”

電子郵件是決定成敗的聯繫方式，尤其是現在遠程工作已經改變了許多企業的溝通方式。

這些快速的想法可以通過簡化和澄清你的信息來幫助你從人群中脫穎而出。 他們將使您成為更好的電子郵件作者，這將幫助您成為更好的企業家。