如何編寫流程文檔

無論您是完成重複性任務還是創建新程序，流程文檔都可以幫助您正式確定您的業務努力。 事實上，創建文檔有助於改善組織中的協調、結構和一致性。

這篇文章收集了流程文檔的最佳實踐。 在這裡，您將學習：

流程文檔可以是關於新軟件工具的分步教程，也可以是新員工的入職文檔。 這種做法使您能夠積極主動地設計內部系統和流程，從而節省時間、資金和寶貴的能源。

為什麼過程文檔很重要

如果您缺乏核心組織流程的結構和細節，您的企業更有可能面臨效率低下的風險。 流程文檔為您的組織提供額外的保護層。

缺乏文檔可能會導致以下組織挑戰。

缺乏信息保留

如果只有一個人對流程有廣泛的了解，那麼如果他們離開，組織就有失去這些知識的風險。 流程文檔有助於概述此人持有的信息，並允許您以其他人可以訪問的方式存儲這些信息。

冗餘

沒有路線圖，時間就更有可能浪費在不必要或重複的任務上。 流程文檔可以幫助您概述和可視化這些冗餘，以便您可以創建更好的解決方案。

瓶頸

瓶頸可能發生在流程的任何階段。 找出瓶頸的來源和原因很重要。 識別這些延遲和障礙將有助於提高效率。

收入損失

較低的生產力意味著在您的組織中執行流程會耗盡更多的時間和精力。 這樣一來，團隊成員承擔新項目的時間就會減少。 這種混亂可能會導致您的企業收入損失，甚至營業額下降。

過程文檔的好處

流程文檔對於組織內系統的整體功能和流程至關重要。 流程文檔的其他常見好處如下。

它創造了應對變化的彈性。

流程文檔允許您的組織保持穩定的步伐和勢頭，儘管有變動。 通過分解所有內容（盡可能細化），可以相當輕鬆地移動或替換流程的各個組件。

當您的組織進行重組或人員變動時，這尤其有用。 當一個人離開你的團隊時，他們的知識可以繼續存在。 如果有新隊友加入，文檔將幫助他們快速提升。

您將確定可有可無的過程和步驟。

在深入研究您的組織流程時，您將確定流程是否為您的組織帶來了合理的價值。 您將能夠確定流程中哪些步驟是必要且有效的。

在不犧牲功效的情況下，是否可以更改或刪除任何步驟？ 這種做法將為您的團隊創造清晰度。

它收集和組織知識。

過程文檔包含關於某個主題的給定方法的集體知識。 通過使團隊成員可以輕鬆訪問這些文檔，您可以在整個組織內實現信息的增長和流動。

它允許自我評估並考慮變量。

過程文檔允許團隊成員反思他們的個人貢獻。 他們可以準確地看到他們對給定過程的結果的影響。

創建文檔還有助於確定在何處進行調整以改進流程以獲得更好的結果。

它確保合規性。

您的團隊應在入職和培訓過程中包含相關流程文件。 然後，您可以確保團隊成員，無論新老，都擁有完成任務所需的所有信息。

通過指定參數，您可以確保實現安全、法律或其他合規性。

它最大限度地減少了錯誤。

錯誤是生活中很自然的一部分。 但是，您需要盡可能避免在您的業務中出現失誤。 完成任務的分步說明可以幫助您最大限度地減少這些錯誤。

創建過程文檔

現在您已經了解流程文檔對您的組織有多麼重要，讓我們探討如何在您自己的業務中實施它。

1. 確定你的目的。

在開始寫作之前，舉行一次頭腦風暴會議。 在此期間，您應該確定您的最終文檔應該完成什麼。 您正在創建培訓指南嗎？ 您是否正在為高層領導制定流程？

您需要為您正在記錄的過程建立一個清晰的名稱，並為您試圖完成的事情建立一個明確的目標。

2. 確定你的聽眾。

接下來，確定您的聽眾以及您需要向他們解釋此過程的原因。 例如，這是針對銷售團隊還是新員工？ 聽眾將決定您包含的信息。

3. 確定格式。

您需要決定將哪些內容包含在您的文檔中是必不可少的。 這超越了文本。 你需要視覺效果嗎？ 也許您的文檔會受益於圖形、表格或流程圖。 也許 PDF 或網頁不是最佳格式。 有些過程最好通過視頻來解釋。

在這裡，您將確定哪種格式或視覺效果最能傳達必要的信息。

4. 定義範圍。

您的範圍將確定您的文檔中包含和不包含的內容。 這可以幫助您將注意力集中在正在記錄的特定任務上。 在定義的範圍內工作將幫助您的團隊避免信息過載。

5. 確定必要的工具和資源。

接下來，確定完成任務所需的條件。 這包括流程每個步驟所需的相關軟件、工具和資金。 這些資源有時稱為輸入。

6. 確定順序。

如果可能，概述重複過程所需的連續步驟。 這在提高效率和決定任何任務的整體成功方面起著巨大的作用。

然而，並非每個任務都有明確的順序。 有時您需要評估各種場景和潛在結果以確定流程的操作順序。 在這種情況下，為每個場景創建不同的序列。

7. 確定責任方。

下一步是考慮每個利益相關者的角色。 您文檔的這一部分應盡可能詳細。 包括對每個人的時間表期望以及這些截止日期如何支持您的總體時間表目標。

8. 確定界限。

您的文檔應該列出影響流程的所有邊界。 這包括流程時間表、截止日期、預算限制、關鍵績效指標等。

如果您正在考慮改變您的流程，建立嚴格的界限將幫助您了解任何限制。 您將能夠確定哪些可以改變，哪些必須保持不變。

在下面的人員配置流程文件中，與人力資源相關的界限被明確界定。 該文件還列出了人力資源部門停止參與的地方。

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9. 解釋例外情況和意外事件。

請注意可能出現的異常情況，並在您的流程文檔中說明這些情況。 突發事件也是如此。 您應該概述團隊成員何時必須偏離指定的步驟順序。

10. 審查和測試。

一旦您考慮了所有這些因素並記錄了您的過程，您將審查您的工作。 編輯您的文檔。 然後，通過完成概述的任務來測試您的說明。 如果一切順利，您應該實現任務的預期結果。

請記住：如果您的過程涉及多個利益相關者，這可能最終成為一個涉及多層反饋的項目。 每個觀點都為您提供了一個更好的機會來優化流程的改進。

流程文檔的提示

在您的團隊開始寫作之前，這裡有一些提示可以幫助您充分利用自己的努力。

1. 保持簡短。

您可以隨心所欲地選擇冗長或人手不足。 我們建議盡可能簡潔。 說得足夠多以傳達想法，不要重複或使用填充詞。

2. 包括視覺效果（如適用）。

視覺效果可以使您的文檔更具吸引力。 例如，圖像或信息圖表可以分解大塊文本。 這可以使您的文檔更易於閱讀。

在其他情況下，圖形或表格可能是顯示信息最有用的方式。 對於復雜的主題或視覺過程，視頻可能效果最好。

專業提示：如果您要展示一個步驟如何導致下一步，請考慮使用流程圖。

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3. 賦予您的團隊編輯權。

讓您的利益相關者能夠編輯流程文檔。 這種對文檔權限設置的簡單調整可以節省大量時間和團隊之間的來回交流。 隨著流程隨時間變化，您的組織中將有多個成員可以使您的內容保持最新。

4. 保持靈活。

請記住：記錄流程沒有唯一正確的方法。 錯誤處理流程文檔的唯一方法是完全跳過它。

您創建文檔的方式可能會隨著時間而改變。 事實上，您的文檔本身可能會經歷多次迭代。 保持靈活的心態以獲得最佳結果。

文檔入門

現在，您已經探索了流程文檔的最佳實踐，可以開始編寫了。

請記住：記錄您最常遵循的流程的步驟可以使您的團隊免於不斷地重新發明輪子。 相反，您的團隊將擁有堅定的基線。 相反，如果需要，他們可以創新輪子。