實施內部知識庫的 5 個好處

已發表: 2021-02-04

出於許多不同的原因，越來越多的組織正在實施內部知識庫。隨著業務的發展，您還需要一個讓員工可以聯繫和檢索寶貴信息的地方，這些信息可以幫助他們做出明智的決定。

通過實施內部知識庫，您可以從組織內部的這種有組織的信息和知識集合中獲得許多好處。那麼，當您將這些信息提供給需要它的每個人時，究竟會發生什麼呢？

讓我們仔細看看，您就會明白為什麼您的組織需要內部知識庫。總之，它將使您的運營更加高效，您的員工更加高效。

提高所有部門的生產力

生產力的重要性根本不需要解釋，但看到過去幾年生產力下降了多少，令人非常擔憂。由於各種因素，普通員工每天只能工作 2 小時 53 分鐘，而這種情況需要改變。

生產力如此低的原因之一是員工花費大量時間搜索信息。對於擁有大量員工的大型組織以及沒有適當的系統來存儲和查找信息的組織來說尤其如此。

如果您曾經不得不在雜亂無章的盒子中進行搜索，滾動瀏覽舊的 Slack 消息，或者找到可能擁有您正在尋找的信息的同事，您就會知道這會浪費多少時間。但是，如果您實施一個內部知識庫來存儲所有基本數據，那將成為過去。

敬業員工和非敬業員工之間的差異是驚人的。員工敬業度提高了士氣，提高了盈利能力，並導致缺勤率降低了 41%。確保提高參與度的最簡單方法之一是讓所有員工都能訪問您的知識庫。

如果您通過知識庫工具提供來自組織的所有知識和信息，您將表明您的企業重視透明度高於一切。這反過來又會促進信任，因為您的所有員工都會覺得他們被保持在循環中。

對他們工作的公司有信心的員工更願意分享他們的知識，他們可以通過你的知識庫方便地做到這一點。由於現代基地具有驚人的協作功能，您的員工將能夠比以往更多地進行互動。

多虧了允許他們評論帖子或文檔的功能，比如喜歡他們、標記其他同事、提問、關注主題等等，協作和參與度無疑會增加。無論您的員工是並排坐著還是在世界各地工作，他們都將始終保持聯繫，並且覺得他們的聲音在公司內受到重視。

沒有人會永遠在一個組織中工作，員工離開公司的原因有很多，有些是暫時的，有些是永久的。無論是換工作、退休，還是去度假，都會帶走很多有價值的知識和信息。

每個員工都是您業務的重要組成部分，如果您僅僅因為某人不再與您的公司合作而失去他們的專業知識，這可能會導致災難並產生問題。幸運的是，如果您知道如何輕鬆處理知識轉移，這一切都可以避免。

鼓勵公司內僱用的每個人記錄他們完成的每個項目、他們提出的問題、他們編寫的內容、他們開發的協議等等。這樣，將任何任務和信息從一個人轉移到另一個人將更加直接。

此外，如果您聘請主題專家，您需要使用允許用戶以不同格式共享內容的平台。如果您允許在您的知識庫中發布圖像、音頻、視頻和文本帖子，您就可以讓專家以對他們來說最方便的方式共享信息。

9 到 5 個辦公時間的日子正慢慢被另一種工作形式所取代，那就是遠程工作。您不必與某人共享辦公室即可與他們協作，尤其是因為越來越多的人正在過渡到在家工作。

遠程工作人員的數量每年都在增加，自 COVID-19 大流行開始以來，這個數字甚至更高。您的公司很可能也有許多遠程員工，但這並不意味著協作必須受到影響。

只要您擁有基於雲且適合移動設備的內部知識庫，任何員工都可以訪問它，無論他們身在何處。

如果您採用靈活的工作模式並允許您的員工在他們需要的時候工作，他們就可以在需要時訪問他們需要的信息。因此，即使某人在特定時間不可用，他們的專業知識也將始終存在。

如果您公司的某人需要訪問時間敏感的信息，那麼易於訪問的知識庫是您最大的武器。例如，如果遠程工作的客戶服務代表需要立即回答客戶的問題，他們可以毫無問題地做到這一點。

請記住，公司的聲譽在很大程度上取決於它向客戶或客戶提供服務的速度。如果您的工作需要您的員工及時提供幫助，那麼他們可以立即找到答案和信息的知識庫是必不可少的。

長期以來，組織內的工作人員依靠電子郵件和各種消息平台相互分享知識，這種做法仍然存在於許多企業中。但是，像這樣共享內容有一個明顯的問題，那就是版本控制。

當您通過電子郵件與某人共享文檔並且收到該文檔的人需要對其進行編輯時，他們將不得不重新發送新的最新版本。有時多個人必須同時處理一個文檔，這會導致該文檔有許多不同的版本。

此外，如果通過電子郵件就本文檔進行多次一對一對話，則可能會出現問題，這通常會導致該信息被污染。

如果您學會鼓勵您的員工使用知識庫並在每次與多人一起處理項目時發佈到它，您可以確保所有內容始終是最新的。而且您還可以查看誰隨著時間的推移進行了哪些更改，這將增加責任感。

我們在這裡討論的所有好處都不是推測，它們是經過反复證明的簡單事實。每家實施了自己的知識庫的公司都見證了員工生產力、敬業度等方面的提高。

您的業務的規模和利基是無關緊要的，因為這種類型的知識保存和共享對任何組織都有益。只要您確保所有員工都了解知識庫的存在是為了使他們的工作更輕鬆、更高效，那麼實施它就不會有任何問題。