任務管理的 5 個階段

作為任務主管，您面臨哪些挑戰和障礙？ 對於許多人來說，範圍蔓延、弱交互和努力延遲是最好的記錄。

從表面上看，項目管理可能很困難。 如果沒有仔細的安排和製定戰略，你會覺得自己在盲目工作。

因此，如果您擔任風險管理職位，那麼從基礎開始是您最好的選擇。 在這裡，我們將把項目分成 5 個階段，以幫助您更好地了解需要完成的任務和時間。

挑戰管理生命週期

風險管理的 5 個階段

第一階段：挑戰的構思和發起

第二階段：任務安排

第三階段：承諾執行

第四階段：風險檢查和管理

階段 5：承諾關閉

工作管理的未來看起來比以往任何時候都更加光明。

作業管理生命週期

無論大小或範圍如何，所有項目都遵循可比較的流程。 在風險管理中，這一行動過程被稱為任務的生命週期。

任務生命週期通常由四個階段組成：啟動、準備、執行和關閉。 然而，一些挑戰管理者包含第五個階段，稱為監控。

增加的舉措可以幫助專業人員保持對項目的觀察，並確保及時確定和解決問題。

因此，5 期產品被認為更加靈活，有助於幫助任務取得成功。 事實上，工作管理協會 (PMI) 也鼓勵 5 週期生命週期。

在以下區域中，我們將更深入地了解任務管理生命週期中的每個單獨階段。

工作管理的 5 個級別

每一項有效的工作都經歷相同的 5 個階段：啟動、組織、執行、檢查和控制。

第一階段：挑戰的構思和發起

每個項目都從構思和啟動開始。 在這個階段的持續時間裡，一個戰略得到一個小的商業系統，以計劃、風險章程和利益相關者結束。

這也是項目組與項目經理一起出現的時候，為工作創建一個廣泛的路線圖。

小組在此階段需要解決許多問題，包括：

• 這項承諾的原因是什麼？

• 有哪些機會障礙？

• 誰是主要利益相關者？

• 它是否有最低金額或最佳預算？

• 這個項目需要多長時間？

作為這個階段的一部分，項目發起人（要求完成承諾的人）批准價格範圍和時間表。

第二階段：項目規劃

一旦您在更廣泛的程度上描述了挑戰，就該確定具體細節了。

在此階段，項目經理為執行、檢查和控制項目制定了全面的計劃。 這通常始於選址雄心。

在定義挑戰的目標時，SMART 和水晶般清晰的方法是最常見的。

首字母縮略詞 SMART 代表具體、可衡量、可實現、真實和及時。 應用此框架可確保您的計劃清晰明了、切實可行且可實現。

讓我們搜索一個插圖。 一個模糊的目標可能是“開發一個簡化購買成功的應用程序”。 採用 SMART 流程，這個目標看起來就像是“開發一種將訂單成功時間縮短 20% 的軟件”。

首字母縮寫詞 CLEAR 代表 Collaborative、Restricted、Psychological、Appropriate 和 Refined。

在這種方法中，項目組可以有效地實現在項目截止日期和財務範圍內明確且可實現的意圖。 每個人都必須熱衷於完成它，並且它需要與總體任務目標相關聯。

該計劃還需要涉及里程碑和可交付成果，以便每個人都知道要完成什麼要求、誰處理什麼以及何時需要完成里程碑。 它還包括工作細分、時間表、交互計劃、威脅緩解方法以及應對最壞情況的系統。

您可以採用多種思想來為此階段進行編程。 通過採用敏捷的工作管理，成功地利用了發展資源，並滿足了客戶的要求。

就像讓所有人了解最新的開發一樣完美，它可以進行簡短而輕鬆的更改。 敏捷項目管理可以更有效、更熟練地處理項目進度分配。

第三階段：挑戰執行

調度部分完成後，就該開始應用該策略了。 在這裡列出的是真正的表演已經完成。

在此階段，風險經理建立工作流程，為員工分配職責，並確保每個人都在監控之下。 隨著風險投資的進展，他們還讓利益相關者和團隊參與其中。

由於需要處理如此多的細節，許多項目經理利用 Asana、Trello 和 HubSpot 的工作管理軟件等協作工具在一個特定的中心位置跟踪職責、時間表和預算。

適當開發的挑戰管理工具將使您保持正軌並支持您實現目標。 有關最佳挑戰管理軟件程序的列表，請查看此有用的指南。

第四階段：風險監控

第 4 階段通常與第 3 階段同時進行。 畢竟，要檢查一項工作，它必須首先在現場運作。

在此期間，挑戰主管與其員工一起解決任何問題。 這將涉及對策略的定期評論和更新，以復制任務範圍或資產可用性的改進。

關注發展與系統並在重要時考慮糾正措施也很重要。 例如，可能需要修改時間表以適應不可預見的延遲或調整。

最重要的是，企業經理可以通過關鍵有效性指標 (KPI) 或基本良好結果要素 (CSF) 跟踪發展。 例如，您可以衡量您的任務是否符合日常和支出預算，或者俱體任務是否保持完成。

階段 5：風險關閉

這是項目管理生命週期的前一個階段。 這是當您將超出可交付成果的部分交給承諾發起人以供接受時。 在整個這個階段，團隊解散，任何合同僱用的任務都將終止。

關閉後不久，項目主管進行最終審查，記錄從挑戰中發現的教訓，以及任何從長遠來看有用的必要信息。

在報告展示期間，集團客戶和利益相關者也關注失敗和成功。 這有助於加強整個公司的功能和效率。

工作管理的可預見未來比以往任何時候都更加光明

傳統上，管理工作是用筆和紙完成的，或者理想情況下是電子表格。 由於任務的複雜性和勞動力的分散，這些程序已經變得無效。

跟踪進度和按時完成任務需要數字優先的解決方案。 HubSpot 的挑戰管理軟件包無疑是一種可以幫助進行項目管理的資源。

有了這個程序，團隊可以簡化他們的工作流程、監控他們的進度、共享文件和規範他們的工作。

最重要的是，HubSpot CRM 平台允許您輕鬆地將其與其他銷售和推廣應用程序結合使用。 這往往使保持對開發的監控變得毫不費力，並確保每個人都在相似的頁面上。

最重要的是，計算機軟件可以讓客戶實時了解他們的工作流程，使他們能夠識別瓶頸並進行適當的調節。

因此，如果您一直在尋找提高企業管理水平的方法，那麼這就是您的機會。 使用下面的任務管理模板來跟踪團隊的進度並簡化工作流程以提高效率。