項目管理基礎知識完整指南

項目管理不僅僅是構建軟件和硬件。 項目經理適當地分配資源，管理時間表，並在整個過程中照顧利益相關者。

然而，這往往說起來容易做起來難。 畢竟，項目經理不斷調整他們的方法並重新思考他們的流程是有原因的。

在本文中，您將學習項目管理基礎知識以及如何在您的業務中實施這些基礎知識。 讓我們開始吧。

目錄

該過程包括制定滿足最後期限的計劃，同時在時間和預算限制內保持質量目標。 該學科可以由專職經理或項目負責人負責。

為什麼項目管理很重要？

項目管理流程對於項目的成功至關重要。 項目管理協會的研究發現，不整合項目管理的組織的項目失敗率將增加 2/3。

這是一個令人震驚的統計數據。 因此，讓我們更深入地了解成熟的項目管理流程帶來的一些主要好處。

你會在重要的最後期限前完成。

項目管理允許您將大型任務分解為更小的期限。 通過堅持這些里程碑，項目可以很容易地從頭到尾按計劃進行。

事實上，擁有成熟價值交付流程的公司比沒有項目管理的公司更能按時交付項目（63% 比 39%）。

你會增加買入。

項目管理使團隊能夠在同行、客戶和利益相關者之間建立信任和信譽。 畢竟，如果您始終如一地按時提交高質量的可交付成果，那麼您一定會贏得人們的青睞。

您可以輕鬆跟踪支出。

您將能夠保持在預算之內，甚至低於預算。 PMI 發現所有資源中有 11.4% 由於項目管理流程不佳而被浪費。

在只有 43% 的公司報告說他們“大部分時間”或“總是”按預算完成項目的情況下，省錢尤為重要。

你會改善你的文化。

您可以通過知識管理培養持續流程改進的文化。 如果您營造一個優先考慮優化和學習的環境，您很可能會激勵他人並吸引具有相同心態的員工。

項目經理職責

項目經理計劃、組織和領導項目的執行。 這確保它在時間和預算限制內交付所需功能的同時滿足預期目標。

項目管理專業人員通過有效的環境掃描、將信息合成為有意義的數據以及客觀分析來發揮領導作用。 這是一組廣泛的職責，需要培訓和經驗。

圖片來源

我們將討論擔任此職位所需的技能（包括通過經驗培訓和發展的技能）。

項目經理技能組合

為確保團隊保持高效並確保項目步入正軌，項目經理需要具備廣泛的技能。 以下是您勝任該職位所需的一些最重要的技能。

人際交往能力

項目經理 (PM) 必須與許多人互動，包括團隊成員、利益相關者和其他項目經理。 優秀的 PM 可以與各種各樣的人一起工作以實現共同的目標。

利益相關者通常有相互競爭的目標。 為了創造凝聚力，PM 必須善於外交，因為他們要與可能具有不同觀點、技能水平和個人政治的人打交道。

良好的關係可以使團隊成員保持積極性，並使解決團隊糾紛變得更加容易。

溝通技巧

項目經理必須安排協作者之間的頻繁會議，並提供有關績效的反饋。 您不僅需要知道與誰會面以及何時會面，您還需要平衡多種溝通方式。

例如，法律部門希望您更新合同和風險方面的信息。 同時，財務部門會很想知道你的預算和開支。 工程師和營銷團隊也會有不同的興趣，需要不同類型的溝通。

決策技巧

項目經理必須做出決定並對結果負責。 明確目標並設定高期望有助於保持士氣。

決策技能包括確定資源的優先級、制定備選估計、評估風險以及確保適當的預算管理。

管理技巧

項目經理負責領導團隊並向更高級的團隊報告進度。

您需要具備領導團隊、進行一對一交流以及應對出現的挑戰的經驗。 PM 還應該能夠代表他們的團隊與領導層進行溝通。

在某些情況下，項目經理需要為他們的主動性建立團隊。 這可能包括尋找合適的內部參與者或尋找組織外部。 理想情況下，PM 具有招募新團隊成員的經驗。

項目管理生命週期

最好將整個 PM 過程視為一系列階段。 每個階段都有一個目標。 項目管理生命週期總共有五個關鍵階段。 我們將簡要概述每個階段。

• 引發。 在這個階段，項目經理會現實地看待一個項目。 他們估計項目需要多長時間，最終確定項目的基準預算和時間表。
• 規劃。 規劃階段包括分析技術細節、將任務分配給合適的團隊成員，以及識別與項目不同部分相關的風險。
• 執行。 在這裡，您開始執行您在先前狀態中創建的計劃。
• 監測和控制。 此步驟可確保您在截止日期前完成。 你不僅在做你計劃中安排的工作，你也在監控你的進展。 在這裡，您可以確定您是否遵守所有政府法規和行業標準。 您還可以跟踪所有項目支出和進度。
• 關閉。 結束一個項目是它的最後階段。 在這裡，您可以確定項目是否交付了預期結果以及是取消還是繼續該項目。

流行的項目管理方法

雖然大多數組織都認為項目管理很重要，但 PM 使用的風格有很多種。 在本節中，您將探索四種流行的項目管理方法。

基於產品的規劃

基於產品的規劃將其方法以產出和項目可交付成果為中心。 這種方法側重於從概念到完成推出產品或服務，最終結果是產品或服務的銷售。

基於過程的規劃

基於過程的規劃確保所有項目活動都有助於實現組織目標。 通過這種方法，項目經理可以創建、管理和改進符合企業核心價值的項目。

分階段的產品管理方法

由於外部限制，這種方法涉及分階段規劃和實施項目。 每個階段都經歷產品管理生命週期中的五個步驟。 因此，這種方法非常適合小型且定義明確的項目。

項目生產管理

這種方法使用運籌學理論和原則來理解和優化項目交付。 項目生產管理使用活動數據來預測限制和確定成就水平。

項目管理最佳實踐

無論您選擇哪種方法，都有一些通用技巧可以幫助每個人。 以下是適用於任何行業或領域的任何項目的一些最佳實踐。

1. 投資項目管理軟件解決方案。

如今，不到四分之一的組織使用任何類型的項目管理軟件。 相反，團隊依賴電子表格、紙質筆記和電子郵件的拼湊。 這種方法會導致混亂。 無法實時查看項目的位置。

項目管理軟件將幫助您跟踪項目和議程、組織任務和活動、與您的團隊有效溝通以及管理風險和問題。

您還可以自定義儀表板以跟踪 KPI 並創建報告以幫助根據歷史數據和當前趨勢進行預測以進行未來規劃。

2. 通過保持靈活的時間表來預測變化。

大多數項目都會出現延誤。 不幸的是，當您遵循固定的時間表時，輕微的延誤可能會導致嚴重的問題。 另一方面，靈活的時間表可以從容應對大多數變化。

雖然一些截止日期具有靈活性，但其他截止日期可能是嚴格的。 保留一個不能更改的日期列表。 這使您可以在設定的時間範圍內滿足外部截止日期，同時允許在其他領域靈活的截止日期。

3. 跟踪溝通方式。

在項目開始時，與重要的利益相關者坐下來。 詢問他們希望多久收到一次您的來信以及他們希望如何溝通。

例如，一些利益相關者希望每週與您的團隊召開一次 Zoom 會議。 其他人可能更喜歡每日 Slack 更新或每月通過電子郵件發送進度。

您可以將此信息組織到電子表格或項目管理軟件的一部分中以保持井井有條。

4. 了解你的指標。

任何項目面臨的最大挑戰之一就是衡量成功與否。 因此，您需要在項目執行之前和期間設置可衡量的點。 了解哪些指標對您的項目很重要以及何時。

請記住，基本指標會隨著時間而改變。 如果您的項目剛剛開始，您可能只是慶祝快速達到重要的里程碑。

隨著時間的推移，您將需要證明您的項目影響。 這包括潛在客戶數量或對投資回報率的貢獻等指標。

提升您的項目管理水平

仔細研究基礎知識，您會發現項目管理是一個廣闊的領域，需要對溝通和特定行業的細微差別有深刻的理解。

通過將上述工具和技術融入您的日常工作經驗，您可以提高項目經理的績效。

為了幫助您開始工作，請立即查看我們的免費項目管理模板——它將幫助您節省大量寶貴的時間和資源。