利益相關者管理的完整指南

成功的項目得到整個組織利益相關者的支持。 這就是為什麼利益相關者管理對於任何計劃都是必不可少的。

利益相關者管理使您能夠確定並滿足領導者的需求，同時保持溝通暢通。

在本文中，您將了解什麼是利益相關者管理、為什麼它很重要，以及如何制定利益相關者管理計劃。

目錄

為什麼利益相關者管理很重要？

當利益相關者的利益和需求被忽視時，項目就會失敗。 這導致關鍵利益相關者缺乏支持，這可能危及項目的成功。

當利益相關者覺得他們的需求得到滿足時，他們就更有可能支持該項目。 另一方面，如果他們的需求得不到滿足，他們可能會試圖阻止你的主動性。 利益相關者管理有助於建立積極的關係，使您的項目順利進行。

有效的利益相關者管理策略可以幫助您：

• 避免或解決利益相關者之間的衝突。
• 獲得主要利益相關者的認同和支持。
• 與利益相關者進行有效溝通。
• 管理利益相關者的期望。
• 在整個項目中監控利益相關者的參與。

利益相關者管理的好處

有效的利益相關者管理策略有很多好處，包括：

• 改善溝通。 通過確定利益相關者的利益和需求，您可以根據他們的特定需求調整您的溝通。 這可確保您的消息被接收和理解。
• 買入量增加。 根據畢馬威 (KPMG) 的數據，61% 的項目都有高度參與的發起人。 當利益相關者覺得他們的利益和需求得到考慮時，他們就更有可能支持該項目。
• 降低風險。 通過與利益相關者接觸，您可以及早發現潛在風險並採取措施避免或減輕這些風險。 這有助於降低項目的整體風險。
• 改進的性能。 有效的利益相關者管理策略可以幫助您優化資源並使項目活動與利益相關者的利益保持一致。 這可以提高項目績效。

利益相關者管理流程內部

雖然利益相關者管理對某些人來說可能看起來很直觀，但您可以通過更正式的路線圖開始系統地建立信任。

以下六個步驟可以幫助您了解利益相關者的優先事項以及如何滿足這些需求。

1. 確定利益相關者。

首先確定可以對您的項目產生正面和負面影響的所有個人和團體。 這包括內部利益相關者（例如團隊成員）和外部利益相關者（例如客戶或供應商）。

要確定您的利益相關者，請問自己以下問題。

• 誰將受到您的項目的影響？
• 誰對您的項目感興趣？
• 誰有權影響您的項目？
• 誰希望您的項目失敗？
• 誰希望您的項目成功？

2. 優先考慮利益相關者。

確定所有利益相關者後，下一步就是確定優先級。 這將幫助您將注意力集中在對項目成功最重要的利益相關者身上。

您應該確定他們的期望在哪裡、他們的影響程度、他們希望從您那裡獲得什麼信息以及他們希望您的團隊報告的頻率。 您可以使用利益相關者映射來幫助您確定關鍵領導者的優先級。

運行利益相關者映射練習

圖片來源

上面的利益相關者映射練習要求您在兩兩網格上繪製領導者。 一個軸標記為權力，另一個軸標記為興趣。

在權力軸上，您對每個利益相關者影響項目的能力進行評分。 在興趣軸上，您根據每個利益相關者對項目的興趣程度對其進行評分。 這將使您清楚地了解哪些利益相關者最需要參與以及如何最好地參與。

有幾種不同的方式來映射利益相關者，包括：

• RACI 矩陣。 這是一種流行的利益相關者映射方法，使用字母 R（負責）、A（負責）、C（諮詢）和 I（知情）來評估利益相關者對項目的參與程度。
• 權力/利益網格。 這是一種繪製利益相關者地圖的簡單方法，可用於確定參與的優先級。 它也被稱為顯著性模型。
• 影響/影響矩陣。 這是一種更詳細的利益相關者映射方法，可用於評估每個利益相關者對項目的潛在影響。

3. 評估利益相關者的需求和利益。

成功的利益相關者管理計劃的關鍵是了解您的利益相關者。 這將幫助您評估他們希望從項目中獲得什麼以及如何最好地與他們互動。

在這個階段，問自己以下問題。

• 您了解他們的需求、優先事項和問題嗎？
• 他們有影響項目的權力嗎？
• 他們對項目的結果有什麼經濟或情感上的興趣？
• 是什麼激勵著他們？

通過了解這些問題的答案，您可以更好地制定適合每位領導者的利益相關者管理計劃。

4. 定義利益相關者的動機。

一旦您確定並評估了您的利益相關者，您就可以開始定義他們的動機。 這將幫助您了解他們希望從項目中獲得什麼以及如何最好地與他們互動。

您可以通過多種方式定義利益相關者的動機，包括：

• 採訪。 您可以採訪利益相關者以了解他們對項目的看法。 這可以親自、通過電話或電子郵件完成。
• 調查。 您可以向利益相關者發送調查，以獲得他們對項目的反饋。 這是從大量利益相關者那裡收集數據的快速方法。
• 專門小組。 您可以與利益相關者舉行焦點小組討論，以獲得他們對項目的意見。 這可用於產生想法和識別問題。

通過了解利益相關者的動機，您可以製定有效的利益相關者管理計劃來滿足他們的需求和利益。

5. 制定參與計劃。

利益相關者參與的目標是管理期望和建立關係。 這可以通過幾種不同的方法來完成，包括：

• 經常交流。 這是利益相關者參與的最重要方面。 您必須定期與利益相關者溝通，以更新他們的項目並獲得反饋。 這可以通過面對面的會議、電話、電子郵件或項目管理軟件等在線工具來完成。 每個利益相關者可能需要自己的溝通策略。
• 諮詢。 這涉及在決策過程中諮詢利益相關者。 這可以通過會議、調查或焦點小組來完成。
• 合作。 這涉及與利益相關者合作以完成任務或實現目標。 這可以通過共同創造、聯合規劃或共同決策來完成。

與不同領導者接觸的最佳方式將取決於利益相關者和項目。 您應該為每個人量身定制您的參與計劃。

利益相關者管理計劃模板

確定利益相關者後，就該為每個組制定管理計劃了。

以下模板可以幫助您制定參與計劃並組織您的利益相關者溝通。

體式

如果您是利益相關者管理的新手，Asana 的這個模板提供了一種保持井井有條的簡單方法。 在此計劃中，您寫下每個利益相關者、他們對您的項目的興趣程度以及他們對您的工作的影響力。

然後，您可以選中一個框來確定他們的通信偏好。 這包括他們希望多久收到您團隊的消息，以及他們希望您如何联系。

我們喜歡什麼：使用此模板，您一眼就能知道您的哪些領導更喜歡快速 Slack 還是喜歡正式電子郵件。

項目管理文檔

如果您正在尋找更詳細的參與計劃，請考慮項目管理文檔中的此選項。 使用此文檔，您可以全面規劃您的項目願景以及您的計劃將影響哪些部門。

我們喜歡什麼：此模板包含圖表和表格，您可以使用它們來確定每個利益相關者對您的項目的重要性級別。 您可以使用此文檔集思廣益並概述您的最終草案。

知識小屋

如果您正在尋找編寫參與計劃的完整指南，KnowledgeHut 可為您提供幫助。 此模板包含的部分可幫助您確定利益相關者並為每個人的參與創建時間表。 您還可以跟踪成本和人力資源參與情況。

我們喜歡什麼：此模板包含圖表，您可以用利益相關者數據填寫這些圖表。 如果您遇到困難，每個部分都會提供有用的自我反省問題，以指導您一路走來。

PM-培訓

如果您一直在尋找一個簡單的電子表格來管理您的利益相關者，那就別無所求。 這個來自 PMTraining 的模板提供了一種管理利益相關者的直接方法。

我們喜歡什麼：此模板列出了參與人員、他們需要為您的項目做什麼，以及您計劃如何讓他們參與進來。 如果您正在尋找一種快速開發單頁利益相關者管理指南的方法，這就是了。 此外，所有內容都可以在 Google 文檔中進行編輯。

利益相關者管理技巧

正式化利益相關者管理可能感覺像是一個壓倒性的過程。 無論您是剛剛起步還是擁有多年經驗，以下提示都可以幫助您確保成功的利益相關者管理。

1. 定義項目的目的。

根據 PMI， 44% 的項目失敗是因為業務目標與項目目標之間缺乏一致性。

在開始與利益相關者接觸之前，定義項目的目的至關重要。 這將幫助您確定您需要接觸的對象及其目標。

2. 定義角色和職責。

在項目開始時，明確定義每個利益​​相關者的角色和職責。 這將有助於確保每個人都清楚他們參與了該項目。

3.定期溝通。

定期溝通對於成功的利益相關者管理至關重要。 您應該定期更新項目的利益相關者並徵求他們的反饋。

在與利益相關者的溝通中，您的戰略目標應始終明確。 這使您的團隊能夠管理利益相關者的期望並建立積極的關係。

4. 透明。

對項目的利益相關者保持透明是很重要的。 這將有助於建立信任並確保每個人都在同一頁面上。

5.尋求反饋。

反饋對於成功的利益相關者管理至關重要。 您應該在項目的每個階段尋求利益相關者的反饋。

跟踪他們的建議並實施他們的見解。 然後您可以報告您如何實施他們的解決方案以進一步獲得他們的支持。

6.選擇合適的軟件。

如今，只有四分之一的團隊使用項目管理軟件。 實施這些工具之一可以幫助您保持井井有條。

其範圍從項目管理軟件（如 Basecamp 或 Asana）到協作軟件（如 Google Drive 或 Trello）。 選擇最適合您項目需求的技術棧。

7.要靈活。

利益相關者管理不是一個放之四海而皆準的過程。 您應該靈活並針對與您一起工作的每個人量身定制您的方法。

制定有效的利益相關者管理計劃

利益相關者擁有影響您的項目的權力，因此讓領導者參與進來，同時將他們的需求放在首位將有助於保持項目順利進行。

在製定利益相關者管理策略以保持正軌時，請牢記這些提示。