成功的 NPO 電子郵件策略終極指南

有效的電子郵件和新聞通訊營銷對於非營利組織 (NPO) 的成功至關重要。 由於資源稀缺、人員有限和領導注意力分散，營銷工作的投資往往讓位於更緊迫的事情。

幸運的是，與其他 NPO 營銷策略相比，電子郵件營銷既經濟又省時。 定期發送精心製作的時事通訊可以賦予您的非營利組織權威，同時還可以幫助您始終站在捐贈者心目中的最前沿。

通過閱讀這篇文章，您將發現您的非營利組織如何通過個性化且有意義的電子郵件營銷與捐助者保持聯繫並吸引令人興奮的新潛在客戶。

目錄

為什麼電子郵件對非營利組織有用？

研究表明，電子郵件繼續提供所有外展策略中最高的投資回報率 (ROI)。 TruConversion 報告稱，電子郵件營銷活動每花費 1 美元可帶來 40 美元的回報。 這使得電子郵件成為非營利組織可以用來接觸潛在捐助者的投資回報率最高的渠道。

此外，91% 的美國消費者仍然每天使用電子郵件。 因此，電子郵件可以讓非營利組織接觸到可能不會參與社交媒體營銷活動的受眾。

專業提示：在開始新的電子郵件活動之前，請確保它符合您的非營利營銷計劃並幫助您實現組織的目標。

非營利組織的電子郵件營銷最佳實踐

1. 承諾定期發送。

非營利組織往往資源緊張，而且很容易將營銷擱置在看起來更緊迫的事情上。 但是，定期的電子郵件營銷是發展您的組織的最有效方式之一。 電子郵件的內容時間表可以讓您保持井井有條，您可以經常參與並穩步擴大您的捐助者基礎。

讓電子郵件成為您營銷策略中“始終在線”的一部分，將對您在渠道上的成功發揮重要作用。 “永遠在線”並不意味著您用不斷的消息轟炸您的電子郵件列表——它意味著您致力於保持發送電子郵件的頻率的一致性。

按照可預測的時間表發送信息性電子郵件，而不是僅在您積極開展活動或尋求捐款時發送。 這將有助於培養您的受眾在未來更深入地參與（如捐贈或參加活動）。 請記住：目標是建立長期關係。

為您的電子郵件設置正確的節奏對於讓列表中的成員與您的組織保持互動非常重要。 當您剛開始時，這需要謹慎的平衡。 您不想發送太少的電子郵件，但也不想轉向潛在的垃圾郵件領域。 更多內容在下一節。

專業提示：在發送之前仔細檢查您的電子郵件是否為您的讀者提供價值。 價值可能包括有關您的非營利組織的最新信息、參與方式、即將發生的事件或您的組織最近完成的項目。

2. 警惕垃圾郵件文件夾。

如果您的聽眾只習慣於一次性收到您的來信，則您需要逐漸轉變為發送更多電子郵件。 突然的切換可能會觸發某些用戶的電子郵件客戶端將您發送到垃圾郵件文件夾。

電子郵件的可送達性可能是一個複雜的主題，但如果您要過渡到更頻繁的電子郵件營銷，請記住以下重要事項。

• 不要直接在電子郵件中嵌入表格或包含附件。 使用表單鏈接到網頁是一種更好的做法。
• 從可識別的地址發送電子郵件。 如果可以，請避免從[email protected]地址發送。 使用您的讀者可以識別的名稱。
• 以信息豐富的主題行開頭，而不是直接呼籲捐款。 查看我們關於挑選優秀電子郵件主題行的博文。
• 如果您要通過電子郵件發送不習慣頻繁發送的列表，請讓他們知道發生了什麼。 告訴您的讀者您計劃開始發送更多信息豐富的電子郵件，最重要的是，允許他們選擇退出。 短期內這似乎有悖常理，但從您的電子郵件列表中清除不參與的人對您的電子郵件程序的長期健康很重要。

專業提示：指派一名工作人員使用他們的名字發送您的每月時事通訊。 這會增加您避開捐助者垃圾郵件文件夾的機會。

有關提高電子郵件送達率的更多提示，請在此處查看我們關於該主題的博客文章。

3. 利用與聽眾的個人聯繫。

個性化您的電子郵件是一個簡單但功能強大的步驟，您可以通過它與讀者建立個人聯繫。

首先，確保您使用的是支持個性化的電子郵件工具。 這可能是一項前期投資，但能夠使用個性化功能將大大提高您的受眾從您發送的電子郵件中獲得的價值。

擔心令人毛骨悚然或不確定從哪裡開始？ HubSpot 營銷、自動化和需求生成副總裁 Rachel Leist 建議，著重根據電子郵件收件人在您的網站上執行的操作來個性化電子郵件。 與其在您的聯繫人管理系統中使用個人數據，不如感謝他們的捐贈或下載報告。

“如果一個人收到一封電子郵件，提及他們在您的網站上採取的行動，他們將不會像您針對碰巧在他們身上的特定個人信息進行個性化設置時那樣緊張，”Leist 解釋說。

專業提示：通過使用名字和有趣的標語來個性化您的電子郵件。 帶有個性化主題行的電子郵件產生六倍的交易率。

4. 分割你的數據庫。

分段的電子郵件列表可以幫助您確保正確的人在正確的時間收到正確的電子郵件。 雖然電子郵件列表中的每個人都相信您的組織，但您不需要將每封電子郵件都發送給每個人。 您數據庫中的每個人都處於他們與您組織的旅程的不同階段，他們收到的電子郵件應該反映出這一點。

例如，去年向您的組織捐贈了 5 美元的人可能不如上個月向您的組織捐贈了 1,000 美元的人那麼投入。

捐贈金額、參加的活動以及在您的網站或社交媒體渠道上採取的行動等因素都是參與度的重要指標，發送電子郵件時不應忽略這些因素。

更多參與的聽眾可能會對更頻繁的電子郵件做出更積極的回應，而接觸點較少的人應該收到更少的電子郵件，向他們提供有關您的 NPO 的更多基本信息。

專業提示：當人們下載您的內容或訂閱您的時事通訊時，請確保您將他們輸入到一個特定的點滴活動中，該活動會向他們發送與他們感興趣的主題相關的自動電子郵件。

5. 相應地進行測試、分析和調整。

最後，運行電子郵件程序並不是“一勞永逸”的營銷策略。 您需要注意關鍵績效指標，並根據實際數據對您的方法進行更改。

如果您剛剛起步，行業基準可能是一個有用的比較點。 但請記住，並不是所有的 NPO 都是一樣的，也不是所有的 NPO 受眾都會以相同的方式回復電子郵件。

首先，跟踪一些關鍵的電子郵件指標，在每封電子郵件發送時對其進行衡量，並尋找一段時間內的趨勢。 如果您不確定要跟踪什麼，我們關於初學者電子郵件營銷指標的文章提供了一個有用的起點。

專業提示：使用 Hubspot 電子郵件健康工具定期監控您的電子郵件打開率。

如何撰寫精彩的非營利通訊

1.寫一個引人注目的主題行。

主題行可能很棘手。 您正在尋找一個既能傳達您的意圖又能保留您的非營利組織獨特聲音的簡短短語。 一個有趣的主題行應該包括以下元素。

1. 緊急。 您希望收件人感到打開來自您的 NPO 的電子郵件並採取行動的緊迫感。
2. 特異性。 如果您有有趣的統計數據或數據點要分享，請務必將其放在主題行中。
3. 接下來的活動。 為了增加參與度，您的時事通訊應該讓人們知道他們可以參加或自願參加哪些即將舉行的活動。
4. 名稱識別。 通過在主題行中包含他們的名字（適當時）來激起觀眾的興趣。
5. 關聯。 如果時事或政治影響您的非營利組織的目標，引用這些事件可以使您的時事通訊更加相關和及時。

專業提示： 46% 的電子郵件打開是在移動設備上進行的，因此請確保您的主題行不超過 50 個字符，以便移動查看者可以閱讀整封郵件。

瀏覽此博客以了解更多主題行最佳實踐。

2. 提供引人注目的更新。

一份令人驚嘆的非營利通訊應包括您組織的最新和最重要的信息。 告知您的收件人最近達到的目標、您所幫助的人的感人故事、員工和志願者的生活更新以及其他任何值得注意的事情。

專業提示：為了使您的電子郵件在視覺上更有趣，請在活動期間拍照以包含在您的時事通訊中。 經許可，包括照片中志願者的姓名並描述發生的活動。

3、要有感恩的態度。

對於訂閱您時事通訊的人來說，您的事業是近在咫尺的。 他們花在志願服務上的時間和捐贈的金錢應該始終懷著感恩的精神接受。

通過有趣的數據點讓電子郵件收件人了解他們的捐贈的直接影響。 例如，“您的捐贈幫助了 x 個家庭”或“您的志願工作為 x 個兒童提供了食物”。

專業提示：您的某些時事通訊收件人會比其他人更多地參與其中。 考慮通過發送一封個性化的非自動電子郵件來與這些捐助者建立溝通渠道，並提及他們為這一事業所做的具體努力。

4.包括號召性用語

號召性用語 (CTA) 是邀請您的聽眾做某事。 在電子郵件或新聞通訊中，您的 CTA 應該是一個按鈕，鏈接到您希望收件人下一步採取的行動。

非營利電子郵件的 CTA 示例可以是“訂閱時事通訊”、“立即捐贈”、“推薦朋友”等。 不要害怕在 CTA 上發揮創意，並確保衡量您的轉化率。

專業提示：您可以使用許多 CTA 工具來更輕鬆地鏈接到下一步。 在此處探索常見選項。

非營利籌款電子郵件的示例

想要整理一封有效的籌款電子郵件？ 查看一些示例以了解您的時事通訊的外觀。

老年癡呆症協會

這封來自阿爾茨海默氏症協會的歡迎電子郵件並未以捐款請求開頭。 相反，該團隊通過為接受者提供資源來了解疾病，將他們與原因聯繫起來。

主要的 CTA 敦促讀者“了解事實”。 通過加深對阿爾茨海默氏症的了解，我們鼓勵電子郵件收件人採取行動——通過為團體發聲、志願服務或捐贈。

我們喜歡什麼：這封電子郵件中顯示了多種資源，針對受阿爾茨海默病影響的不同群體。 親人可以訪問支持小組。 尋找護理解決方案的家庭可以探索他們的選擇。 最重要的是，阿爾茨海默氏症患者擁有自主權，可以與護理團隊相匹配。

黑人女孩守則

這封來自 Black Girls Code 的電子郵件重點關註一個對所有人開放的網絡研討會。 通過包括活動和參與機會，該非營利組織向其電子郵件列表中的人展示了價值。 作為訂閱者，您將確保不會錯過任何活動。

我們喜歡什麼：這封電子郵件利用設計來戰略性地吸引讀者的注意力。 包含面板揚聲器信息和時間的圖形設計精美，在黑色背景上採用醒目的顏色。 唯一的其他多彩元素？ 兩個大膽的薰衣草註冊號召性用語。

結束加州兒童貧困聯盟 (ECPC)

ECPC 的電子郵件展示了讓您的捐助者和志願者了解情況的重要性。 該組織通訊的這一部分解釋了聯盟的想像運動獲得了多少保障以及資金的使用地點。 信息圖使理解國家預算編制的複雜性變得容易。

我們喜歡什麼： ECPC 掌握了透明度。 該組織承認，並非其所有優先事項都包含在國家預算中。 之後，聯盟慶祝他們能夠取得的勝利。 誠實的使用使非營利組織感到值得信賴並獲得更多支持。

特雷弗計劃

宣傳日、假期和重要的紀念日提供了吸引觀眾的特殊機會。 當您可以將活動與非營利組織的使命或研究聯繫起來時，尤其如此。

Trevor Project 在雙性人意識日發送了一封專門的電子郵件。 在電子郵件中，該組織解釋了雙性人的含義以及承認這個社區的重要性。 然後，它鏈接到一份報告，人們可以在其中更多地了解雙性人青年的福祉。

我們喜歡什麼：這封電子郵件不僅突出了雙性人意識日，還提醒收件人十月是 LGBTQ 歷史月。 沒有標記日曆的讀者現在會收到通知，並且更有可能參與其他 Trevor 項目研究。

國際救援委員會

國際救援委員會（IRC）面臨救助衝突地區和災區民眾的緊迫任務。 這封電子郵件既解釋了該組織的工作及其歷史影響。

我們喜歡什麼：突出顯示文章和組織的歷史可以增加訂閱者的情感投入。 讀者也將更好地理解 IRC 的價值觀。

史密森學會

史密森尼學會是世界上最大的博物館和研究網絡之一。 跟上每個博物館和部門的步伐會很累。 幸運的是，該非營利組織的營銷團隊已將重點內容收集到一份易於閱讀的時事通訊中。

我們喜歡什麼：當我們去博物館時，我們會驚嘆於展出的手工藝品和物品。 史密森尼通訊使用照片在任何設備上複製這種體驗。

救救孩子

當人們第一次註冊您的電子郵件時，這是一個很好的指標，表明他們對您的使命很感興趣。 查看來自救助兒童會的這封自動歡迎電子郵件，向新訂戶介紹該組織並在最後請求捐款。 您的聽眾想要提供幫助——不要讓他們等待！

我們喜歡什麼：救助兒童會創建了一個簡單的信息圖來展示小額捐贈如何產生巨大影響。 這可以鼓勵支持者做出貢獻。

市民氣候大廳

Citizens' Climate Lobby (CCL) 在下面的電子郵件中演示瞭如何向訂閱者更新重要時事。 通過引用最近對他們的事業有幫助的政策變化，CCL 既可以感謝他們的電子郵件訂閱者的辛勤工作，又可以讓他們對未來的進步感到興奮。

我們喜歡什麼：這封電子郵件很好地為非營利組織的對話提供了相關性和及時性。

826 波士頓

826 Boston 是一家與學生和社區成員合作的寫作、輔導和出版非營利組織。 作為當地的非營利組織，社區活動為波士頓居民提供了參與和了解該組織更多信息的機會。 這封電子郵件重點介紹了早餐書籍，包括有關活動舉辦地點和時間的重要信息。

專業提示：如果您的組織依賴企業贊助商的捐贈，電子郵件提供了展示您的合作夥伴關係的機會。 這會為與您合作的企業創造附加值。

維基媒體

並非每個捐助者或訂閱者都應該每天都收到電子郵件。 維基媒體對捐款的呼籲很謹慎，使他們不經常發送的捐款更具影響力。 通過強調過去的行動並表明再次捐贈的緊迫性，接受者將更有可能捐贈。

這種類型的電子郵件最適合您的電子郵件列表中過去的捐助者和不太活躍的成員。 即使他們不會每天訪問您的網站，他們也可能願意偶爾捐款。

我們喜歡什麼：來自維基媒體的這封電子郵件顯示了您捐贈的百分比用於組織的哪些部分。 這創造了透明度，並使捐助者對他們的貢獻感到滿意。

非營利組織的免費電子郵件營銷軟件

想要在不破壞資金的情況下為您的非營利組織使用專業的電子郵件軟件嗎？ 您可以使用多種免費版本的專業營銷軟件。 查看一些最受歡迎的程序提供的內容。 然後，決定哪個選項最適合您。

1. HubSpot 電子郵件營銷軟件

HubSpot 提供與免費 CRM 軟件集成的付費電子郵件營銷軟件的免費版本。 用戶可以開展複雜的營銷活動並訪問表單、登錄頁面、Facebook、Instagram、Google 和 LinkedIn 廣告以及模板。

HubSpot 還可以訪問聯繫人管理和實時聊天功能。 這些工具可讓您優化每位訂閱者的體驗。 還有用於活動優化的流量和轉換分析功能。

2.發件人

想要通過美觀、個性化的電子郵件吸引很多人嗎？ 發件人可能正適合您。 該程序具有廣泛的 HTML 編輯和個性化功能。 Sender 還具有令人印象深刻的分析功能，可讓您跟踪單個電子郵件的發送和打開情況。 您還可以建立個人收件人資料以進一步優化您的策略。

3. 發送藍

如果您正在尋找電子郵件的多樣性，Sendinblue 可以滿足您的需求。 該程序包括 70 多個可針對任何屏幕設計的電子郵件響應模板。 免費版使您能夠每天發送 300 封電子郵件。

您還可以使用 A/B 測試來查找有效的電子郵件內容和分段選項，以確保合適的人收到您的消息。

4.發送網格

SendGrid 專注於根據個人喜好量身定制的電子郵件活動。 它的免費版本讓您可以訪問範圍廣泛的個性化工具，包括 API、Webhook 和 STMP 中繼。

您還可以使用範圍廣泛的遞送優化工具精細控制誰接收您的電子郵件。 此外，您還可以訪問複雜的電子郵件編輯和分析工具，從而為您的目標受眾優化發送。

從今天開始

您無需成為專業的營銷人員即可從電子郵件營銷中獲得專業的結果。 但是，您確實需要預留一些時間才能開始。

請記住，經過深思熟慮的電子郵件營銷可以獲得豐厚的回報。 如果您還沒有開始，請立即開始，您可以為您的組織帶來比以往更多的關注！