RFP 終極指南

您的任務是創建提案請求或 RFP 嗎？

無論您是不知道那是什麼還是有一段時間沒有寫過，今天的指南都可以提供幫助。

今天，我們將深入探討 RFP 的具體內容、您可能需要它的原因，以及如何創建您的第一個 RFP。

首先，您應該了解所有這些字母的含義。

當您的公司有一個新的（通常是大型的）項目，或者一個更複雜並且需要一些外包的項目時，RFP 可以幫助您在第一時間完成工作。

RFP 文檔成為您快速發現潛在供應商與您的項目相關的優勢和劣勢的一種方式，而無需花費太多時間自己尋找它們。

RFP 還可以讓您先睹為快，了解您可能沒有考慮過的不同策略，因為每個供應商都會在出價時包含他們自己獨特的行動計劃。

在您必須向供應商做出承諾之前，您將獲得這些信息。

請記住，這不應與 RFQ 混淆。

RFP 與 RFQ

RFQ 或報價請求與 RFP 略有不同，因為它只是報價本身。 在這裡，公司從不同的供應商那裡徵求多個報價單，以僅根據價格來比較服務。 雖然 RFP 包括報價（以及其他一些細節），但 RFQ 除了價格之外沒有任何細節。

與 RFP 不同，RFQ 是報價單或報價單的請求。

以下是理解差異的方法：

當您在技術上收到 RFP 中的報價時，您還會獲得完成時間表、交付時間表以及提供的服務列表等信息。

但是使用 RFQ，您只會收到您有興趣購買的服務或產品的報價本身。

在大多數情況下，僅僅比較報價不足以了解潛在供應商是否適合您的公司，這就是為什麼 RFP 在這些情況下更合適。

什麼是市場營銷中的 RFP？

在市場營銷中，RFP 通常用於外包任何可以幫助您的品牌擴大影響力的營銷活動。 這些活動包括您不能在內部進行的任何與營銷相關的活動。

例如，如果你在一家小型初創公司工作，你可能會創建一個 RFP 來尋找一家提供全方位服務的通信和營銷公司來為你的企業製定一個整合營銷計劃。 如果是這種情況，您會在 RFP 中概述您正在尋找一家公司來幫助您“增加 SEO 影響力”或“吸引社交媒體關注者”等。

另一方面，如果您在營銷機構工作，則需要留意您所在地區與您提供的服務相關的 RFP。 例如，如果您在一家網頁設計公司工作，您會想要尋找已經為網頁設計服務創建 RFP 的企業。

什麼是銷售中的 RFP？

在銷售中，當企業希望購買適合其需求的產品或服務時，通常會創建 RFP。 例如，如果一家企業公司正在尋找新的 CRM 軟件，則該企業可能會發布一份 RFP，概述其正在尋找的內容以及希望通過新的 CRM 軟件實現的目標。

因此，RFP 可以在企業銷售週期中發揮關鍵作用。 發布 RFP 的企業公司通常在尋找能夠為他們提供 IT 支持、安全、入職和培訓以及其他附加服務的企業。 要關閉這些較大的客戶，您的銷售團隊必須準備好 RFP 響應流程，並能夠在分配的時間內有效地響應這些大公司。

RFP 流程說明

在潛在投標人可以提交他們的提案之前，請求工作的公司必須起草一份 RFP。 （PS 我們將在本指南的後面部分向您展示如何執行此操作）

這讓潛在的承包商更好地了解您的公司正在尋找什麼。

一旦您的 RFP 發出，承包商或供應商可以對其進行審查並提交他們的最佳出價來競爭這項工作。

在這些提案中，供應商通常包括以下項目：

• 他們將如何解決問題的行動計劃
• 您可以期待的時間表
• 任何必要的背景資料
• 他們期望整個項目花費多少

在某些情況下，投標人可能會回來說 RFP 的特定組成部分需要根據他們在行業中的經驗進行調整。

此時，您可以查看他們的反饋並創建新的 RFP 以針對更改進行調整，或者您可以保留原樣並在考慮其他提交的投標時牢記它。 接下來我們將分解創建完美 RFP 的過程。

獲得最佳投標的 5 個 RFP 階段

1. 評估你需要什麼。

在起草 RFP 之前，您需要做一些準備工作，弄清楚您需要什麼以及想要完成什麼。 此過程將幫助您定義目標、項目範圍並發現障礙。

利用這段時間進行競爭對手和行業研究，以評估您的立場。 您是否遵循當前的行業標準和指南？ 您的產品是否與競爭對手提供的產品相提並論，或者您是否缺少可以增加價值的功能？

2. 列出任何技術規格。

在您的 RFP 中預先包含技術規格允許供應商確定他們是否可以提供您需要的東西。 這也可以保護您的業務，因為如果供應商同意他們最初可以滿足您的規範，但在他們接手項目後未能交付，您可以讓他們對 RFP 中列出的規範負責。

3. 分發 RFP。

RFP 寫好後，就可以發送了。 您可以將其發佈在您的網站上，甚至可以為其創建特定的登錄頁面。 利用您所屬的任何與行業相關的專業團體並在那裡做廣告。 如果您更願意與當地供應商合作，利用您當地的商會也是宣傳您的 RFP 的好地方。

4. 評估您的報價。

收到所有建議後，幾乎可以毫不費力地比較每個建議並確定哪個供應商最適合您的公司。

從眾多投標人中，您需要將範圍縮小到您最喜歡的前三名、前五名或前十名中的少數幾名，具體取決於您收到的數量或感興趣的數量。從這裡開始，您需要花時間進一步審查潛在的供應商，以確定誰真正適合這份工作。

5. 為工作選擇最好的供應商。

在開始談判過程後，一些公司可能會要求他們的頂級供應商再提供一份最好的和最終的報價，以確保他們不僅能找到合適的人或公司來完成這項工作，而且還能以合適的價格。

雖然這聽起來像是一個額外的步驟，但它可以為您節省金錢、時間，並減少以後的麻煩。

但這也引出了一個大問題：這一切真的有必要嗎？

您不能只花時間自己審查兩三個供應商嗎？

正如您接下來將看到的，這條路線絕對不符合您的最佳利益。

為什麼要發出征求建議書？

讓我們簡單比較一下這兩種情況：

• 選項#1：花時間自己尋找完美的供應商。
• 選項 #2：使用 RFP 讓潛在的供應商來找你。

選擇第一條路線，您可能會利用您的同事、朋友和網絡團體來幫助徵求可能的工作推薦。

或者您可以執行 Google 搜索以查看您所在地區的頂級供應商。

在查看可能的職位候選人的網站後，您將製作完美的信息以聯繫並了解他們是否可以提供幫助。

然後，您必須解釋項目的具體細節，並且在決定為您的項目選擇他們之前，您可能會或可能不會要求他們提交提案。

這不是一個複雜的過程，但我們有沒有提到您必須為遇到的每個有前途的推薦人或供應商重複這個過程？

想像一下這需要多長時間！

現在，如果這些潛在的承包商已經知道您的項目細節，並且他們帶著他們最好的行動計劃和正式的投標書回來供您審查，該怎麼辦？

因此，不必每次都解釋您的需求，您只需簡單地概述一次，然後將其發送給大眾。

為了節省您更多的時間，是否需要聯繫潛在承包商而不是您。

RFP 的好處

雖然創建 RFP 需要預先花費時間，但跑腿工作當然是值得的。 創建 RFP 的好處包括：

• 節省時間：如上文所述，RFP 可為您節省大量與供應商聯繫的時間。 相反，您可以創建一個 RFP 文檔，發布它並讓供應商來找您。
• 不受你的網絡限制：當你自己進行外展時，你很可能會留在自己的網絡中，依靠推薦。 雖然推薦很棒，但在線發布 RFP 可以讓您接觸到更多的供應商。
• 經過審查的解決方案：RFP 路線還可以讓您先睹為快，了解每個供應商的真實行動計劃，而不是他們通過電話或親自說服您的計劃。 由於潛在候選人必須提交正式投標，他們需要花時間概述解決方案並真正解決手頭的問題。

借助 RFP，您可以輕鬆地淘汰供應商並相當快速地從眾多選項中脫穎而出。

但是，要做到這一點，您不能再犯下一個錯誤。

RFP不能做什麼

如果您想找到合適的供應商，您需要具體的 RFP。

只問“是”或“否”的問題不會讓你有任何進展。

這就是為什麼您必須創建需要深思熟慮的答案的具體問題。 提出開放式問題，要求他們在解決問題時解釋他們的思維過程。

嘗試使用類似於以下的句子：

• 您能否分享一個示例，說明您是如何為另一家公司解決這個問題或類似問題的？ 你有沒有遇到任何不可預見的障礙？ 這次你會做哪些相同或不同的事情？

• 根據您提議的重新設計，不懂技術的人需要多長時間才能完成新的註冊表？ 您估計這可以節省多少時間？

牢記這些提示後，您就可以起草第一個 RFP 了。

如何編寫 RFP

以下是 RFP 的基本結構以及您的 RFP 中應包含的內容：

一、項目概況

在詳細介紹貴公司之前，您應該簡要介紹項目本身，以便供應商立即了解它是否值得競標。

2. 您的公司背景

這不應該是貴公司的悠久歷史。 相反，它應該讓承包商更好地了解您的公司做什麼以及您作為目標市場服務的對象。

3. 項目目標

清楚地確定你希望通過這個項目完成什麼以及你認為什麼是“勝利”，這樣每個人都在同一個頁面上。

四、項目範圍

項目的詳細信息在 RFP 中至關重要。 就像您不想使用模糊的問題一樣，模糊的項目範圍也不會幫助您找到合適的供應商。

花時間真正詳細說明您的項目範圍，以免以後出現意外。

5.目標交付時間表

即使您的截止日期不是很緊，您仍然應該牢記目標交付時間表。 這需要包含在您的 RFP 中，以便潛在供應商可以正確衡量他們是否有資源和帶寬來按時完成工作。

6. 可能的障礙

如果您希望它們消失，請不要隱藏您現有或潛在的問題。 成功的 RFP 清楚地說明任何技術問題或可能的障礙，例如：您是在處理自定義編碼還是過時的平台？ 您的團隊資源有限嗎？

通過預先解釋這一點，潛在的供應商將確切地知道他們正在進入什麼領域。

您還會自然地淘汰由於這些限製而無法處理任務的承包商。

但您還將與知道如何以技巧和技巧解決這些常見問題的公司建立聯繫。

請記住，現在發現這一點比接受投標並開始工作要好得多。

7. 預算限制

預先制定預算也很重要。 你越能消除意外，對所有相關方就越好。

8. 你在潛在供應商中尋找什麼

減少或消除意外的另一種方法是準確解釋您在潛在承包商中尋找的東西。

您所要做的就是概述對您的項目最重要的內容（即時間、解決方案、預算等），並展示您將如何基於此評估他們的提案。

我們很快就會向您展示這是如何完成的，但在此之前，還有一件事要在這裡添加：RFP 求職信。

就像簡歷的求職信一樣，RFP 求職信可以為您的品牌打造專業形象，並為潛在供應商定下基調。 這表明他們應該認真對待提案和項目。

好消息是，有許多工具可以使創建 RFP 比您想像的更容易、壓力更小。

對 RFP 的響應示例

如果您已發布 RFP 並正在收集回复，您可能想知道在有效的 RFP 回復中應該尋找什麼。 在這裡，讓我們看幾個令人印象深刻的 RFP 示例響應示例。

示例一：網頁設計服務的一般 RFP 響應

親愛的 [RFP 的作者]：

關於您的提案請求 (RFP)，[我們公司] 很高興有機會為您提供網頁設計服務。 在與 [過去客戶的簡要列表] 合作後，我們相信與 [您寫信給的公司] 的合作夥伴關係會對您的客戶滿意度和底線產生巨大影響。

作為[客戶的主要服務]的[客戶行業]領先供應商之一，您知道每年的這個時候對您的客戶來說有多重要。 平均而言，交付成本為 $[xxxx.xx]，[客戶名稱] 致力於“[客戶的使命宣言]”。

隨著這些挑戰變得越來越普遍，為客戶提供功能強大、經過 SEO 優化的網站以吸引新線索變得越來越重要。 考慮到這一點，[我們公司]打算幫助[客戶姓名]：

• 創建一個時尚、令人印象深刻的網站，該網站簡潔、用戶友好且可移動響應以在所有設備上工作，因此網絡瀏覽者對您的品牌有強烈的第一印象，無論他們使用什麼設備找到您。

• 通過新徽標和新的、有凝聚力的調色板幫助您加強品牌標識。

• 確保您的每個網頁都經過 SEO 優化以快速排名，這將吸引新客戶訪問您的網站並展示您在行業中的領導地位。

如執行摘要中所述，[我們公司] 打算幫助 [客戶姓名] [簡要提及執行摘要中概述的客戶利益]。 為此，我們的團隊概述了一組擬議的可交付成果、操作順序、勞動分工和預計完成日期，以確保 [貴公司] 和 [客戶名稱] 之間的合作成功。

[貴公司] 迫不及待地想與您合作，幫助 [客戶名稱] 解決 [執行摘要中描述的客戶挑戰]。 回顧一下，請參閱下面對該合作夥伴關係中包含的服務的簡要概述。

此示例響應清晰簡潔地解釋了供應商的服務將如何解決買家在創建強大網站時的關鍵痛點。 通過概述主要優勢，您向客戶展示了您如何將他們放在首位並關注他們的需求以完成工作。

示例二：視頻製作公司提供服務

圖片來源

在響應 Anthem Blue Cross 和 Blue Shield 的 RFP 時，Paul Horton Visuals 選擇創建一個完整的網頁專門用於他們的 RFP 響應。 網頁格式使 Paul Horton 的團隊能夠創建完整的示例視頻處理和流程，以向 Anthem 展示如果 Anthem 選擇他們，他們將能夠提供什麼。 該頁面還包括一個嵌入式視頻，以突出 Paul Horton 的優勢：視頻製作。

幫助您管理 RFP 的提案軟件工具

在本文中，我們概述了 10 種工具，可幫助您在更短的時間內管理和創建具有專業外觀的提案。

對於今天的目的，以下五個工具是很好的入門工具：

1. 徵求意見稿

RFPIO 解決了響應 RFP 的問題，從項目管理到協作，再到與其他軟件的集成。 他們的解決方案包括報告儀表板、自動響應功能以及從您的 CRM 中自動生成主動建議。 RFPIO 還包括一個智能答案庫，可將以前的 RFP 響應轉化為按需智能，使收入團隊無論在何處工作，都能輕鬆獲得企業內容。

什麼更好？ RFPIO 與 HubSpot 集成，可自動將您的 RFP 與您的門戶同步，從而輕鬆與您的團隊共享信息。

2.熊貓醫生

要使用您自己的品牌創建定制的 RFP，請考慮使用提案軟件 PandaDoc。

在這裡，您可以在幾分鐘內設置您的第一個 RFP，甚至可以使用文檔本身的實時更新與團隊成員協作。

3.努西

與市場上的其他提案軟件類似，Nusii 使用拖放式編輯器，使構建 RFP 變得輕而易舉——尤其是對於初學者而言。

由於其乾淨、現代、簡單的設計，它也很容易理解。

Nusii 最有用的功能之一是使用它來修改現有的 RFP 以節省您的時間。 只需從您喜歡的 RFP 中復制內容並編輯信息以滿足您的新要求。

4. 循環

您計劃如何組織對您的 RFP 的所有回复？

一個突出的特點是 循環是其 RFP 響應庫，可讓您即時訪問之前 RFP 中的所有答案。 這為您省去了在擁擠的收件箱中四處尋找所需內容的麻煩。

他們的神奇功能甚至可以幫助您自動填充與您已經完成的回復相似的回复。

此外，您可以管理整個 RFP 流程（包括發送自動回复），並通過直觀的儀表板在一處與您的團隊協作。

如果建議工具現在超出預算，或者如果您想先嘗試創建自己的工具，請使用此模板作為起點。

5.RFP360

RFP360 簡化了您的 RFP 響應管理方法。 其直觀的知識管理、工作流程和協作功能使您可以輕鬆地在單個圖書館中創建、審查、更新和批准引人注目的回复。 建議自動化和智能回答 (AI) 功能可加快您回答問題的能力，建議最佳回答並自動批量完成。

您還可以導入各種格式的 RFP 並生成完善的最終提案，並且集成的擴展功能允許您組織中的任何人在 Microsoft Office 文件、在線問捲和表格中使用您的知識庫中的內容，而無需離開這些應用程序。

免費和可編輯的 RFP 模板

下載免費的、可編輯的 RFP 模板。

要使用此模板，只需在此處下載或填寫下表。 您可以刪除與您的項目無關的部分或信息片段，並添加您的 RFP 所需的任何其他內容。 您還可以使用這個久經考驗的提案公式來確保您的 RFP 也很專業和完善。