什麼是項目章程？ 完整指南

項目章程為任何新計劃提供了指路明燈。 因此，無論您是項目經理還是運營專業人員，都需要成為編寫這些文檔的專家。

除了為您提供開始項目的授權外，項目章程還可以幫助您向利益相關者推銷項目的可行性。 本文檔還將幫助您的整個團隊了解您的計劃和截止日期。

在本指南中，我們將探討您需要了解的有關項目章程的所有信息。 我們將涵蓋：

創建項目章程的好處

“項目章程是一份非常重要的文件，沒有它就無法啟動項目，”著名的項目經理、培訓師和作家 Rita Mulcahy 說。 該文檔可以讓您的團隊按計劃在截止日期前實現您的項目目標。

以下是編寫良好的項目章程的其他好處：

• 您將決定項目預算。
• 您可以定義項目結果。
• 您將避免範圍蔓延並按時完成任務。
• 您可以獲得利益相關者對您的項目的支持。
• 您可以設置項目的預期開始和結束日期。
• 您可以清楚地解釋您的項目目標如何與組織目標保持一致。

接下來，我們將探索編寫項目章程的最佳實踐。

如何撰寫項目章程

在編寫項目管理章程時，從一開始就把它做好很重要。 “你不應該在項目章程獲得批准後更改它，”The Project Roadmap 的作者 Mary Beth Imbarrato 說。 最後一刻的更改可能會使利益相關者質疑項目的可行性。

本分步指南將幫助您從一開始就編寫出色的項目章程。

1. 從您的項目團隊收集見解。

在創建項目章程時，與您的團隊成員交談是必不可少的。 您的同事可以幫助您設定切合實際的項目時間表。 他們還可以幫助您發現項目的目標、範圍和風險緩解計劃。

“你應該留出時間讓你的團隊成員討論這個項目，他們想如何處理這個項目，以及他們目前的帶寬是多少，”Instrumentl 的增長主管 Will Yang 說。 “這樣做可以確保您的項目團隊在同一頁面上。”

2. 將章程存放在中央位置。

為了促進協作，將您的項目章程存儲在中央樞紐中，以便團隊成員可以對其進行評論和編輯。

這讓每個人都有項目的主人翁感。 Google Drive 和 Dropbox 等程序提供共同編輯功能。

3. 保持項目章程簡短。

您可能很想在項目章程中記錄每一個細節。 但請記住：您應該深入研究項目計劃文件，而不是項目章程。

“利益相關者沒有時間閱讀冗長的 15 頁章程，因為他們有其他優先事項，”ULTATEL 營銷主管 Konstandinos Christofakis 建議。 “這就是為什麼章程應該是對項目的高層次概述，要足夠短才能有用，要足夠長才能有價值。”

Christofakis 認為，如果信息易於消化，項目獲得批准的機會就會增加。

4. 為您的章程添加視覺效果。

使用圖像或設計元素有助於提高項目章程的可讀性並使文檔簡潔。

例如，如果您想在章程中概述一個冗長的溝通計劃或里程碑，甘特圖可以提供幫助。 這些圖表也在項目章程中脫穎而出，使團隊成員可以輕鬆參考它們。

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5. 創建項目章程模板。

你過去寫過項目章程嗎？ 或者您剛剛完成的文檔可能是傑作。 將這些文檔變成您將來可以使用的模板。

擁有項目管理章程模板有助於您節省時間並在未來保持一致性。 這種項目章程方法還可以確保您不會跳過文檔中的重要元素。

專業提示：如果您還沒有模板，可以在線瀏覽選項。 HubSpot 提供免費的項目章程模板，您可以隨時下載。

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既然您了解了創建項目管理章程的基礎知識，那麼讓我們回顧一下項目章程的剖析。

項目管理章程的剖析

制定項目章程後，項目經理將其發送給項目發起人以獲得批准。 贊助商可能包括政府、個人金融家或執行項目的組織的高層管理人員。

以下是您的項目章程需要獲得發起人批准的要素。

一、項目目標

項目目標是開展項目的高層原因。 將目標與公司目標聯繫起來是激發利益相關者對項目興趣的絕妙方法。

專業提示：使用SMART 框架使您的目標具體化、可衡量、可實現、現實和有時限。

二、項目概況

您的項目概述更詳細地介紹了項目的時間表和所有權。 本節概述項目名稱、項目發起人、項目經理、預計開始和完成日期以及估計預算等詳細信息。

專業提示：將表格添加到您的項目概覽中。 這使得信息可以略讀並易於查找。

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3. 項目成果

這是項目團隊將提供給利益相關者的服務或產品的列表。 清楚你的團隊正在交付什麼，以避免任何會讓你延長截止日期的分歧。

四、項目範圍

項目範圍解釋了項目的邊界。 雖然 PM 通常會編寫詳細的項目範圍，但在項目章程中保持簡短是最佳做法。 為什麼？ 您可以在項目規劃階段創建詳細的範圍說明書。

5.項目利益相關者

這是參與項目的各方的姓名和職責的列表。 說明誰負責不同的任務會讓你的團隊成員負責。

六、項目風險

概述項目的風險將幫助您確定項目成功的障礙及其潛在影響。 這樣做使您能夠制定風險緩解策略。

專業提示：創建一個潛在風險表。 請務必解釋風險為何對您的項目構成威脅以及您計劃實施的緩解策略。

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七、項目資源

始終創建項目需要的資源列表。 那不僅僅是錢。 您的資源應包括團隊成員、設施、設備和其他對項目成功至關重要的重要項目。 這有助於您考慮將項目帶到終點線所需的一切。

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項目章程示例

1. 精益六西格碼項目管理章程

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此示例項目章程遵循精益六西格碼格式，這是一種項目管理方法。 已經使用此框架的團隊可能會選擇以這種方式構建他們的項目章程。

我們喜歡什麼：精益六西格碼項目章程提供了明確的工作範圍。 項目目標也遵循SMART框架，使項目如何使公司受益變得非常清晰。

項目章程限制：雖然此章程概述了關鍵信息，包括項目目標和問題陳述，但缺少一些關鍵信息。 流程負責人沒有說明項目成本或風險。 如果您模擬此格式，請務必包含此信息。

2. 網站改版項目管理章程

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在這個項目章程中，圭爾夫大學確切地探討了其網絡團隊必須做些什麼來重新設計學校的圖書館網站。 這包括所有必要的利益相關者以及誰擁有該項目。

我們喜歡什麼：這個項目有明確的範圍和時間表。 發起人確切地知道誰在做什麼以及什麼時候做。

項目章程限制：雖然該項目探討了與項目相關的風險，但緩解計劃將改進文檔的這一部分。

創建項目管理章程時要避免的錯誤

1. 缺少明確的目的聲明

每個項目都應該有一個明確的目標和目的。 但有時，主要目標變得不明確。 為了解決這個問題，應用虛幻的真實效果，即重複信息的使用可以增加理解。

Lauren Ashley Consulting 的首席顧問 Lauren Carter說，她使用這種策略來幫助她的團隊記住項目的目的。 用勞倫的話來說：

“項目成員經常在工作中失去‘北極星’。 我防止這種情況的一種有效方法是在章程中有一個明確的目的聲明，我在整個項目的生命週期中以多種方式重複這一點。”

“這可以作為項目文件的標題，放在時間表或圖表的頂部，或者將其用作評估計劃和計劃外活動的指標。”

2. 創建章程中期項目

項目章程應該啟動你的主動性。 中途編寫此文檔可能會導致範圍蔓延、責任定義不明確和混亂。

“在啟動和規劃後更改項目章程意味著您必須審查已完成的所有工作，甚至返工一些已完成的任務，”在項目管理行業擁有 25 年經驗的 Mary Beth Imbarrato 說。

她補充說，“這可能會導致延誤、成本增加，並帶來更多的項目風險。”

Mary Beth 還表示，對章程的更改可能會影響團隊成員對項目的看法。 結果？ 減少承諾和參與。

底線：在開始項目之前創建章程將幫助您避免範圍蔓延，防止因重做工作而浪費時間，並避免項目的額外風險。

3. 忽略貴公司的項目章程模板

使用現有的項目章程作為模板可以節省您的時間並確保一致性。

與其從頭開始創建新章程，不如索取公司喜歡的完整章程文件樣本並將其用作模板。 此模板將幫助您了解您的組織更喜歡如何表達想法，讓您可以效仿並順利開始項目。

無失誤地開始新項目

深思熟慮的章程是在創紀錄的時間內實現項目目標的路線圖。

從您的團隊收集意見並創建一個項目章程開始，該章程將獲得利益相關者的批准。