使用文檔管理系統在 WordPress 中成功管理文件：完整指南 (2022)

正如數字所示，作為內容管理系統 (CMS)，WordPress 優於市場上幾乎所有其他解決方案。 但是，它並非在所有情況下都是完美的。 例如，作為文檔管理系統 (DMS) 的 WordPress 可以說是平淡無奇。 因此，問自己一個問題很重要：您當前組織文件的方式是否最有效和最符合您的需求？

儘管存在一些缺點，但 WordPress可以作為 DMS 提供，因為它有許多優點。 例如，它集中了您的文件，您可以對它們進行標記和分類，並且毫不費力地找到它們。 這就是電子書商等電子商務企業使用 WordPress 的原因。 這個行業依賴於組織和文件管理，系統中的錯誤會耗費時間、金錢和客戶。

在本教程中，我們將向您展示如何使用一些可用的最佳工具在 WordPress 中創建文檔管理系統。 稍後我們將提供逐步的方法，但首先，讓我們討論手動方法。

如何使用 WordPress 作為文檔管理系統（手動）

鑑於平台內的靈活性和自定義選項，可以創建手動 WordPress 文檔管理系統。 理論上，這需要幾個步驟。 首先，您需要在您的網站上創建一個專用頁面來託管下載鏈接。

您還需要一種從您的站點上傳和下載文檔的方法。 在某些情況下，您可以使用安全文件傳輸協議 (SFTP)：

但是，這不是以用戶為中心的。 相反，您可以選擇 HTML 表單：

這提供了一個漂亮的前端，但不能幫助您管理系統上的文件。 就像您在自己的計算機上執行此操作一樣，您還需要考慮如何最好地組織服務器的文件。 一種典型的方法是按日期命名、排序和排列文件。 例如，您可以選擇如下格式：

文件名-YYYY-MM-DD

但是，此順序可以是您識別的任何內容。 WordPress 使用基於文件夾的系統，分為不同的時間段：

目標是堅持您實施的系統，就好像任何偏差都是不可協商的一樣。 如果你這樣做，系統本身並不重要——重要的是一致性。

要顯示下載列表，您需要創建一個頁面來包含它們（下載監視器的頁面插件擴展可以幫助您）。 這將包括特定下載，在許多情況下按日期排列。 您選擇的主題和目的將決定它的外觀。 當然，電子商務網站通常會提供產品列表，而其他網站可能會將鏈接轉儲到標準的無序列表中。 這裡的選擇取決於你。

總的來說，這很快就變成了一個很好的系統，它陷入了手動管理的困境，並且僅限於我們建議的應用程序。 相反，有一種更好的方法可以實現上述目標，並且還可以“獲得”一些額外的好處。

為什麼要使用 WordPress 插件而不是手動方法？

總體而言，手動方法確實提供了一些優點：對於初學者，您可以完全控制流程，並可以根據自己的需要調整和定制解決方案。 然而，另一方面，您花費的時間和金錢可能會侵蝕您從該過程中獲得的任何積極因素。

當然，使用手動方法的最大缺點之一是您需要技術知識。 不過，這並不止於構建文檔管理系統。 您還需要維護您的系統。

像這樣的解決方案將有很多活動部件。 這在可用性方面很好，但意味著有很多元素可能會失敗，並且會相互層疊。 總體而言，您可能會花費更多的時間和精力來弄清楚如何維護和修復手動系統，而不是使用它。

相比之下，強大的文件和文檔管理插件可以提供許多實質性好處：

• 您可以設置單獨的文檔和文件進行下載，並實現各種訪問佢道，例如支付處理。
• 通過擴展，您還可以為文件、文件夾和文檔設置高級權限。 這使您可以決定哪些用戶可以訪問文件，並將加強您網站的整體安全性。
• 結合起來，這兩個好處將使您的團隊成員更直接地找到他們需要的文檔，而管理任務所需的時間更少。
• 一般來說，每個人都可以在 WordPress 管理屏幕中更好地管理文檔，從長遠來看，這將節省時間和金錢。

除了上述之外，一流的文檔管理系統還可以幫助您完成多項任務：

• 您可以以一種簡單、熟悉且易於訪問的方式與用戶共享下載文件，例如 PDF 文件。
• 默認情況下，您將能夠銷售需要下載或其他文件訪問權限的在線課程和會員資格。
• 您將能夠管理更大的庫或文檔和媒體文件，例如視頻、圖像和音頻。 對於剛起步的企業來說，這將是一個重要的獎勵。
• 文檔管理系統還可以讓您與正確的團隊成員無誤地共享重要文檔，並根據您設置的訪問權限保護您的數據。

WordPress 文件管理器插件將是管理和組織文件的最佳方式，因此，您需要選擇最適合自己的選項。 接下來，我們將看看其中的一些。

一些可用的最佳文檔管理插件

在本節中，我們將介紹幾個不同的文檔管理插件。 這裡有不止三個，但我們認為下面的每一個都帶來了一些你應該考慮的東西。

當然，Download Monitor 是 WordPress 文檔管理系統的第一選擇：

Patreon、Tripadvisor 和 American Express 等公司都使用該插件來管理他們的文檔庫。 但是，您可以做的不僅僅是管理文件。 例如，您可以以不同格式呈現文件的多個版本以及鏡像位置，以便您的用戶可以在世界任何地方訪問文檔。

此外，您還可以保護這些文件、跟踪使用情況，並使用這些數字更好地為用戶服務。 憑藉在前端顯示下載數量並記錄對文檔的訪問權限的能力，您將擁有一個等待中的超級明星插件。

另一個解決方案是 WordPress 下載管理器：

與下載監視器一樣，您可以從 WordPress 儀表板管理您的下載，並從媒體庫中保護這些文件。 還有一組強大的安全功能可幫助您安全地保存文件。

最後，您還應該考慮 Easy Digital Downloads：

這本身就是一個流行的數字電子商務平台，但也可用作 WordPress 文檔管理插件。 下載監視器具有類似的功能，例如文件訪問控制和高級日誌。 它還將支持第三方存儲平台，例如 Dropbox 和 Amazon S3 等。

如何使用下載監視器來管理您在 WordPress 網站中的文檔

接下來，我們將深入了解如何開始使用 Download Monitor。 您需要有一個具有可靠互聯網連接的 WordPress 網站，但除此之外，我們將提及完成以下步驟所需的任何其他內容。

1. 在您的網站上安裝下載監視器

首先，您需要安裝免費版本的下載監視器。 您可以從您的 WordPress 儀表板執行此操作，特別是插件 > 添加新頁面，因為它連接到 WordPress.org。 在這裡，搜索“下載監視器”：

接下來，單擊立即安裝按鈕，當它發生變化時，選擇激活。 WordPress 完成安裝後，您將進入插件屏幕——您會在此處看到一條橫幅，要求您完成安裝過程。

我們接下來會討論這個，但我們稍後會回到安裝過程。

2.設置下載監視器

在您使用下載監視器之前，您需要創建一些頁面。 但是，您可能不需要全部創建它們。 在任何情況下，Download Monitor 都可以為您處理。

如果您之前單擊了插件頁面上的鏈接，您將已經在正確的屏幕上。 單擊三個按鈕後，Download Monitor 將創建必要的頁面。

如果沒有，您仍然可以在 WordPress 中創建頁面。 您需要向受限用戶顯示“無訪問權限”頁面，如果您出售下載，則可能需要“購物車和結帳”頁面。

請注意，還有一個全面的設置頁面（下載>設置）：

這使您可以根據您的確切需求微調下載監視器。 例如，“常規”選項卡可讓您為下載按鈕選擇模板，並激活“商店”模式。 這使您可以通過插件出售下載。

“高級”選項卡可以更精細地控制所需頁面的設置，以及黑名單功能、活動記錄、生成哈希等：

您會注意到有很多選項需要擴展才能訪問。 這是我們將在下一節中介紹的內容，但在此之前，讓我們向您展示如何在基本級別上使用下載監視器。

3. 使用下載監視器來管理您的 WordPress 文檔

Download Monitor 的核心功能很簡單：設置上傳，讓用戶通過按鈕下載。 要開始此操作，請前往“下載”>“添加新”屏幕。 這將打開一個編輯頁面，您可以在其中為您的下載指定標題和描述：

請注意，您不使用“添加媒體”按鈕在此處包含您的下載：相反，您將使用底部的“可下載文件/版本”元框：

在這裡，填寫所有相關字段 - 越多越好 - 然後為您的文件添加 URL。 上傳文件按鈕的作用類似於標準媒體庫上傳器。 但是，“瀏覽文件”按鈕可讓您對文件進行服務器級訪問。 這樣，您可以將所有內容存儲在此處的合適文件夾中，並鏈接到它：

完成此操作後，您可以發布下載。 但是，您可能需要查看側邊欄：您會看到與特徵圖像和分類法相關的典型選項，還有一個下載選項框：

這使您可以設置僅成員或特色下載以及其他選項，您應該在發布下載鏈接之前使用這些選項。

添加擴展以增強下載監視器的功能

Download Monitor 提供了許多附加組件或擴展，以幫助您增強站點的功能，並創建一個獨特的文檔管理系統。

您會注意到有許多面板和選項會提示您簽出擴展程序。 一旦您購買了其中一個、下載 ZIP 文件並安裝擴展程序，您就可以使用這些選項。

首先，您需要安裝擴展程序。 這很簡單：首先，返回Plugins > Add New屏幕，然後單擊Upload Plugin按鈕：

這將打開一個上傳文件，您可以拖放 ZIP 文件，或在您的計算機上搜索它。 無論哪種方式，一旦您選擇Install Now ，WordPress 就會執行必要的操作。

從這裡，您將可以訪問所提供的功能，並且可以使用“下載”>“設置”屏幕中的選項，或根據需要使用下載編輯器。

使用下載監視器的好處：總結

這篇文章拋出了很多關於如何創建WordPress文檔管理系統的信息。 總而言之，一個理想的系統應該為您提供以下好處：

• 在您的網站前端展示文件和文檔的能力。
• 一種在檔案中顯示文檔的方法。
• 完全控制您如何讓用戶訪問您的文檔。
• 創建和管理可下載文件的能力。

下載管理器可以實現所有這些事情； 更重要的是，您可以通過購買高級捆綁包來擴展插件的功能。 這為您提供了許多額外的功能，例如：

• 一種在全局和每次下載級別創建高級下載限制的方法。
• 您可以構建自定義下載按鈕，而無需編碼或文件編輯。
• 您將能夠添加 Google reCAPTCHA 支持，這樣您就可以在用戶執行下載之前對其進行驗證。
• 為了進一步安全，用戶可以填寫一些預先確定的字段。 例如，您可以要求提供電子郵件地址、閱讀並接受條款和條件、發送推文等，然後他們才能下載文件。
• 您還可以在用戶下載文件時收到電子郵件通知。
• 您將能夠使用簡碼構建專用的下載頁面。 這將列出您的可用文件，顯示分類，並為用戶提供有關您的下載的更多信息。
• 如果需要，Download Monitor 還允許您將包含類別和標籤、文件版本號等的下載內容導出或導入到 CSV 文件中。

最好的消息是，Download Monitor 的基本許可價格合理，起價為每年 39 美元！

包起來

使用 WordPress 的一大好處是它的靈活性。 例如，考慮如何創建 WordPress 文檔管理系統。 該平台可讓您根據自己的獨特需求和用例選擇最佳方法。

但是，專用插件是您最好的選擇，因為它可以成為您的 WordPress 生態系統的一部分並隨著您的業務擴展。 它可以成為您其餘運營的穩定支柱，並且平穩運行的解決方案將讓您專注於您的業務需求，而不是您的站點的需求。
下載監視器是快速創建 WordPress 文檔管理系統的可靠方法。 超過 100,000 名用戶依靠 Download Monitor 來管理他們的文件，尤其是當您希望從您的網站銷售數字下載內容時。 更重要的是，您可以擴展下載監視器以滿足您自己的需求——它是一個適合您的插件，不會影響您的工作流程！