工作流程自動化解釋和 2022 年 6 個最佳工作流程軟件

手動數據輸入可能是企業界最乏味和效率最低的任務之一。 它不僅會讓您入睡，而且還會浪費寶貴的時間和資源，將您的工作效率降低到一點點。

據 Zapier 稱，94% 的工人執行耗時、重複的任務。 幸運的是，有一種技術可以自動化這些令人麻木的任務，消除人為錯誤，讓您專注於真正重要的工作——工作流程自動化。

通過利用運行手動任務的自操作流程，工作流自動化可以幫助您的企業節省時間和金錢、減少錯誤並提高生產力。

目錄

工作流自動化如何工作？

工作流自動化通常依賴於一系列 if/then 語句來觸發另一個任務。 然後，它會根據領導、員工或其他利益相關者採取的行動進行分支。

讓我們看一下將表單提交轉化為交易機會的示例工作流程。

• 網站訪問者提交表單。
• 該操作會自動將訪客註冊到點滴活動中。 它創建一個新交易並將狀態設置為“新”。
• 滴灌活動的第一封電子郵件被發送給領導，要求安排會議。
• 潛在客戶點擊進入會議安排程序並創建約會。
• 一封感謝電子郵件將發送給負責人，確認日期和時間。
• CRM 創建新任務並將其分配給銷售代表。
• 然後銷售代表親自聯繫，結束自動化工作流程。

這是工作流程從開始到結束的樣子。

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您企業中的幾乎每個部門都可以從工作流程自動化中受益。 無論是營銷、人力資源還是財務，該技術都可以幫助您更聰明地工作，而不是更努力地工作。

下面，我們將介紹一些最流行的工作流自動化示例。

工作流自動化幾乎可以在任何團隊和任何業務場景中使用。 雖然它主要與營銷和銷售有關，但也可用於客戶服務、運營、人力資源和財務。

營銷工作流程自動化

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營銷中一些最重複的任務，例如發送電子郵件和發布社交媒體更新，可以通過工作流自動化實現自動化。 使用營銷自動化軟件，您可以安排整個社交媒體日曆並設置工作流程，通過電子郵件優惠培育某些類型的潛在客戶。

營銷中的自動化工作流程包括：

• 當用戶從您的網站下載資源時為他們訂閱滴灌活動
• 在用戶購買產品後歡迎他們加入您的公司
• 提醒用戶在將各種商品添加到購物車後結賬
• 跨多個平台安排社交媒體帖子
• 在團隊成員之間分配營銷任務

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銷售工作流程自動化

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銷售工作流程自動化簡化了繁瑣的潛在客戶和潛在客戶管理任務，使銷售代表可以專注於銷售，而不是輸入數據。 除了根據他們的行為自動通過管道獲取潛在客戶外，自動化的銷售工作流程還可以讓潛在客戶參與滴灌活動，並隨著交易的推進更新交易階段。

銷售中的自動化任務包括：

• 當他們採取某種行動時，將每個潛在客戶置於管道的不同階段
• 如果他們停止回復電子郵件，則將潛在客戶移出管道
• 在銷售代表下載電子書後，將介紹電子郵件發送給潛在客戶
• 潛在客戶安排約會或會議後更新交易階段
• 潛在客戶安排會議後為銷售代表創建任務

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客戶服務工作流程自動化

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工作流程自動化在客戶服務中非常有用。 除了啟動調查之外，工作流自動化還可以通過發送一系列電子郵件或創建任務來處理工單、案例和常見問題。

客戶服務中的自動化任務包括：

• 當有人通過社交媒體或電子郵件聯繫時，在系統中創建新工單
• 通過一系列有用的電子郵件入職客戶
• 發送 NPS 調查並根據他們的評級將其註冊到不同的電子郵件活動中
• 根據消息或電子郵件的語氣為工單分配優先級標籤
• 達成解決方案後解決和歸檔票證

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運營工作流程自動化

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運營是任何組織的命脈，它也可以自動化以減少手動數據輸入的情況。

運營中的自動化任務包括：

• 檢測到重複項後刪除或合併兩個屬性（如果它們相同）
• 管理新團隊成員的團隊權限
• 為不同的業務流程確定優先級
• 每季度末自動編制報告
• 在 Asana、Slack 或 Zoom 等第三方工具中創建任務

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人力資源工作流程自動化

無需手動將所有新員工的個人信息（如地址、社會保險號和其他員工信息）輸入工資單、費用和保險系統，人力資源自動化軟件可以在幾分鐘內為您完成。

人力資源中的自動化任務包括：

• 如果候選人在一段時間內處於非活動狀態，則從數據庫中刪除他們
• 向未進入決賽的候選人發送電子郵件
• 在工作歷史中使用某些關鍵字過濾候選人
• 向當前員工發送 W2
• 收集員工在公司工作一段時間後的反饋

財務工作流程自動化

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通過允許您構建表單、設計工作流程和跟踪流程，財務流程自動化軟件可以簡化您的所有差旅請求、報銷和預算審批。

財務中的自動化任務包括：

• 從頭到尾進行費用審批流程
• 管理供應商和合同批准
• 為 ACH 和電匯請求分配優先級
• 根據位置和活動管理差旅費用請求
• 根據一組預先確定的參數批准預算

現在您已經了解了有關使用自動化工作流程的所有知識，讓我們來看看您可以使用的頂級工具。

2022 年最佳工作流程自動化軟件

1. HubSpot：最佳一體化工作流程自動化軟件

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HubSpot 的營銷、銷售、服務和運營軟件在單一平台上運行，使其成為一體化工作流程自動化的最佳選擇之一。 一切都聯繫在一起，使您可以協調所有團隊的流程並減少任務之間的摩擦。

您可以輕鬆地將潛在客戶從營銷部門轉移到銷售部門，將服務單與現有聯繫人記錄聯繫起來，並清理客戶數據——所有這些都在一個用戶友好的平台中完成。

最適合：HubSpot 強烈推薦給尚未嘗試工作流自動化的成長型企業和已建立流程的企業。 您可以從 Starter 訂閱開始，然後在需要更多功能時進行升級。 特別推薦給市場、銷售、服務和運營部門。

營銷中心的定價：免費； 50 美元/月（入門）； 890 美元/月（專業）； 3,200 美元/月（企業）

銷售中心定價：免費； 50 美元/月（入門）； 500 美元/月（專業）； 1,200 美元/月（企業）

服務中心定價：免費； 50 美元/月（入門）； 400 美元/月（專業）； 1,200 美元/月（企業）

Operations Hub 的定價：免費； 50 美元/月（入門）； 800 美元/月（專業）

2. Nintex：最佳企業工作流程自動化軟件

Nintex 目前在其平台上運行超過 300 萬個工作流應用程序，幫助 8,000 多家企業客戶管理、自動化和優化他們的業務流程，而無需任何編碼經驗。

通過提供大量工作流程自動化工具（如流程映射、高級工作流程和流程智能），您的企業能夠繪製出每個流程、執行它們並監控它們的性能。

最適合：強烈推薦 Nintex 用於已建立流程的企業業務。 它是一款功能強大的軟件，將用戶友好的工作流程設計工具與強大的集成相結合，將連接您的每一個應用程序。 特別推薦給 IT、法律、人力資源和財務部門。

定價：910 美元/月（標準）； 1,400 美元/月（企業）

3. Kissflow：最適合初學者的工作流程自動化軟件

Kissflow 受到包括多米諾、米其林和百事可樂在內的 10,000 多家公司的信賴，提供一體化的工作流程自動化軟件，讓您的企業創建工作流程，自動執行人力資源、銷售、財務、行政、營銷和採購部門的任務.

Kissflow 預裝了 50 多個業務流程管理應用程序——例如費用和銷售訂單、條件和触發器，以及工作流的報告儀表板——Kissflow 可以簡化幾乎所有的業務流程。

最適合：Kissflow 強烈推薦給剛剛開始嘗試工作流程自動化的小公司。 該工具的簡單性和用戶友好性將使開始自動化流程變得更加容易。 特別推薦給採購、人力資源和財務部門。

定價：200 美元/月（基本）； 495 美元/月（高級）； 1,900 美元/月（滿載）

4. Integrify：最佳日常管理工作流程自動化軟件

Integrify 是一款工作流自動化軟件，可讓您在拖放式構建器中構建工作流並運行並行或順序流。 通過在任務和請求上進行協作、測試流程和設置提醒，您可以輕鬆簡化業務流程並自動執行手動任務。

Integrify 還提供了工作流示例和用戶知識庫、基於 rest 的開放 API，允許您與外部數據庫集成，以及從 Excel 甚至 PDF 導入和導出數據的能力。

最適合：強烈建議希望將日常任務自動化的中小型企業使用 Integrify。 它的拖放式“流程構建器”使從開始到完成的流程變得簡單易行。 特別推薦給行政部門。

定價：可根據要求提供定價

5. Zapier：用於連接應用程序的最佳工作流程自動化軟件

憑藉與 Facebook、QuickBooks 和 Google Drive 等 1,000 多個網絡應用程序連接和共享數據的能力，Zapier 可以自動化幾乎任何類型的業務流程。 您所要做的就是在他們的編輯器中構建一個工作流程，選擇您想要包含在工作流程中的應用程序，然後進行設計。

例如，如果您希望能夠將所有附件保存在 Dropbox 中，您可以設計一個工作流程，自動將任何附件從您的 Gmail 收件箱複製到 Dropbox，然後向您發送一條有關下載的 Slack 消息。

最適合：Zapier 強烈推薦給自由職業者和中小型企業，這些企業使用各種不相互交流的工具。 例如，如果您使用 MailChimp 發送電子郵件並使用 Typeform 收集潛在客戶，您可以使用 Zapier 連接這兩個工具。 特別推薦給營銷和服務部門。

定價：免費； 19.99 美元/月（入門）； 49 美元/月（專業）

6. Flokzu：最佳項目管理工作流自動化軟件

無需編寫任何代碼，Flokzu 允許您創建任務、截止日期、業務規則和通知。 他們的軟件還會將待處理的任務發送到您項目的每個受讓人的收件箱，並且隨著工作流程的每個階段完成，它會自動將每個新任務分配給用戶或角色。

此外，Flozku 提供了一個報告儀表板，顯示您的業務流程

性能和指標，例如當前延遲任務的數量、分配給每個用戶和角色的任務、完成的任務以及每個任務花費的時間，這將為您提供必要的數據來完善和優化您未來的工作流程。

最適合：強烈建議希望優化時間管理和任務工作流程的個人團隊使用 Flokzu。 該工具的一個關鍵特性是用戶將在收件箱中收到待處理的任務，使其成為出色的項目管理工具。 推薦給任何團隊。

定價：免費； 19.99 美元/月（入門）； 49 美元/月（專業）

工作流自動化將幫助您更好地成長

工作流自動化對於想要擴大規模和發展而又不讓任何事情漏掉的企業來說至關重要。 通過讓技術完成手動任務，您可以有效地發展業務，而不會遇到任何成長的煩惱。

編者註：這篇文章最初發表於 2019 年 1 月，為了全面性而進行了更新。